KQBB004 印章及資質(zhì)證件管理辦法

印章及資質(zhì)證件管理法為保證公司印章與資質(zhì)文件使用的合法性可靠性規(guī)范用印及資質(zhì)證件程序維護(hù)印章及資質(zhì)證件的憑信作用與權(quán)威性，保持正常的工作秩序，特制訂本管理辦法。一、二、

適用范圍本辦法適用于公司各部門。管理職責(zé)管理中心出指定專人是公司印章及資質(zhì)證件的歸口管理部門，崗位職責(zé)為：(一)(二)(三)

負(fù)責(zé)制訂印章及資質(zhì)證件管理辦法，并對公司印章及資質(zhì)證件管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)公司有關(guān)印章的制發(fā)工作。負(fù)責(zé)公司公章、合同專用章等印章，以及公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、銀行開戶許可證等資質(zhì)證件的保管。根據(jù)法定代表人授權(quán)，保管法定代表人章。(四)(五)(六)

負(fù)責(zé)按照規(guī)定的審批程序和要求使用相關(guān)的印章及資質(zhì)證件。負(fù)責(zé)保管印章、資質(zhì)證件的安全。涉及各部門專用用途印章、資質(zhì)證件由本部門專人負(fù)責(zé)管理。三、

管理內(nèi)容及要求(一)

公司的印章包括：公司公章、法定代表人印章、合同專用章、業(yè)務(wù)專用章、法定代表人授權(quán)辦理特定業(yè)務(wù)代理人章、財務(wù)專用章及發(fā)票專用章等各種用途專用章。(二)

資質(zhì)證件包括：公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照正、副本)、銀行開戶許可證、以及國家或有關(guān)專業(yè)管理機(jī)構(gòu)授予公司的其它資質(zhì)證件。(三)

印章及資質(zhì)證件管理，是指對印章制發(fā)、保管、使用、改制、更換、廢止，以及對資質(zhì)證件保管、使用等事項的管理。(四)

印章的制發(fā)：刻制印章，應(yīng)當(dāng)由需用部門提出申請，說明印章的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權(quán)限，出具相關(guān)申請文件，經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審簽、辦公室核準(zhǔn)，董事長批準(zhǔn)后，由綜合管理中心負(fù)責(zé)刻制、啟用通知事宜。各部門均無權(quán)刻制公司公務(wù)印章。四、

印章及資質(zhì)證件的保管：(一)(二)(三)

公司公章、合同專用章由綜合管理中心指定專人保管。法定代表人印章由法定代表人保管或者授權(quán)綜合管理中心指定專人保管。公司各種業(yè)務(wù)專用章、法定代表人授權(quán)辦理特定業(yè)務(wù)代理人章，按業(yè)務(wù)管理范圍，由其所在部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。

(四)(五)(六)(七)

印章與資質(zhì)保管必須安全可靠，加鎖保存，不可私自委托他人代管。資質(zhì)證件并造成損失的，保管者負(fù)全部責(zé)任。印章、資質(zhì)保管員因事離崗時，須由指定人員暫時代管，以免貽誤工作。印章及資質(zhì)證件保管人員調(diào)動或臨時變更保管人，應(yīng)辦理印證交接手續(xù)，記錄存檔。五、

印章及資質(zhì)證件的使用：(一)

使用原則：專用印章及資質(zhì)證件專用、專管，不得混合使用，不得超出業(yè)務(wù)范圍或違反業(yè)務(wù)操作程序隨意使用。(二)(三)(四)

嚴(yán)格按審定的使用范圍及管理權(quán)限使用，確保印章及資質(zhì)證件的權(quán)威性與嚴(yán)肅性。遵守審批、管理程序，無手續(xù)或手續(xù)不全不得使用。嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用的，由申請人填寫《印章借出登記表》征得其部門負(fù)責(zé)人同意，并經(jīng)董事長批準(zhǔn)。印章使用完畢后，應(yīng)立即退還保管人，印章原則上不允許隔夜在外，特殊情況，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請事由，并對印章與資質(zhì)的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。(五)

嚴(yán)禁員工私自將公司資質(zhì)證件原件帶出公司使用。若員工因工作需要，確需使用公司資質(zhì)證件原件，由申請人填寫《資質(zhì)證件借出登記表》征得其部門負(fù)責(zé)人同意，并經(jīng)董事長批準(zhǔn)。公司資質(zhì)原件使用完畢后，應(yīng)立即退還保管人，證件原則上不允許隔夜在外，特殊情況，須經(jīng)董事長批準(zhǔn)。申請人使用公司資質(zhì)復(fù)印件時，要求在復(fù)印件注明使用事由且標(biāo)注“復(fù)印無效(六)

印章及資質(zhì)證件管理部門要按規(guī)定的職權(quán)范圍正確使用公章及資質(zhì)證件，不得超越本機(jī)構(gòu)工作職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍使用，嚴(yán)禁在空白的介紹信、保函、合同、公文、通知用紙上用印。(七)

印章及資質(zhì)證件遺失、被盜，管理者應(yīng)迅速向綜合管理中心遞交說明原因的報告書，并依法公告作廢、按本辦法的規(guī)定重新制發(fā)與原印章具有顯著區(qū)別的新印章，及向資質(zhì)證件管理機(jī)關(guān)申請辦理新的資質(zhì)證件。(八)

若董事長外出無法簽字時，需通過微信或短信等通信工具征得董事長意并由保管員確認(rèn)后方可使用，并在登記表上注明，后期補(bǔ)齊手續(xù)。(九)

對印有公司印章未使用及錯誤文件（介紹信、合同、公文等）必須交回綜合管理中心六、

統(tǒng)一作廢處理，不能擅自處理或隨意丟棄。未交回報廢文件，造成公司損失，借出經(jīng)辦人承擔(dān)一切責(zé)任。印章及資質(zhì)證件使用權(quán)限與審批流程(一)

印章及資質(zhì)證件的使用應(yīng)當(dāng)履行下列審批程序：

1.申請人到保管員處填寫使用/借出印章及資質(zhì)證件登記表。2.由申請人所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字執(zhí)行公司印章及資質(zhì)證件原件借用帶出公司時所在部門負(fù)責(zé)簽字外，必須由董事長簽字審批后執(zhí)行。3.保管人員根據(jù)用印或用資質(zhì)證件申請單填報的事項用印或用證不允許挪用其它事項使用。4.使用資質(zhì)證件復(fù)印件，用證人應(yīng)在復(fù)印件上填寫使用說明，且標(biāo)注“復(fù)印無效5.公司領(lǐng)導(dǎo)及其合法授權(quán)人按程序簽發(fā)的文稿及法定代表人已經(jīng)簽字的文書合同由印章及資質(zhì)證件管理人員審核后直接用印或使用營業(yè)執(zhí)照副本、代碼證書或其復(fù)印件。6.其他印章及資質(zhì)證件的使用，由所在部門比照本條規(guī)的程序、由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。(二)

責(zé)任與義務(wù)：1.各印章及資質(zhì)證件保管人應(yīng)嚴(yán)格加強(qiáng)印章及資質(zhì)證件的管理違反規(guī)定自使用印章、資質(zhì)證件，或失職造成印章、資質(zhì)證件被竊、丟失的保管人員，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。