信息與信息化管理

1、信息與信息化管理信息與信息化管理信息與信息化管理信息與信息化管理編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址： 電話：傳真: 郵編:信息與信息化管理信息及其特征信息的定義：信息由數(shù)據(jù)生成，是數(shù)據(jù)經(jīng)過加工處理后得到的，如報表、賬冊和圖紙等。信息被用來反映客觀事物的規(guī)律，從而為管理工作提供依據(jù)。需要注意的是，信息和數(shù)據(jù)的區(qū)別不是絕對的。有時，同樣的東西對一個人來說是信息，而對另一個人來說則是數(shù)據(jù)。對信息的評估獲取信息前，先要對所要獲取的信息進(jìn)行評估，判斷獲取這樣的信息是否值得。有兩類信息不值得管理者去獲?。阂活愋畔⒌氖找孑^高，但其獲取成本更高；另一類信息獲取成本較低，但其收益更低。信息評估的關(guān)鍵在于對信息的收

2、益和獲取成本進(jìn)行預(yù)先估計，即進(jìn)行成本收益分析。數(shù)據(jù)收集和信息產(chǎn)生有關(guān)的成本：第一部分是有形成本，有形成本是指可被精確量化的成本。第二部分是無形成本，無形成本是指很難或不能被量化的成本，這是很難或不能準(zhǔn)確預(yù)期結(jié)果。利用信息而產(chǎn)生的收益：有形收益包括銷售額的上升、存貨成本的下降及可度量的勞動生產(chǎn)率的提高等。無形收益可能包括信息獲取能力的提高、士氣大振以及更好的顧客服務(wù)等。由于信息對組織來說是新的，確定可能發(fā)生的成本要比預(yù)測潛在的收益容易。實際上，新信息的收益通常是無法預(yù)期的。有用信息的特征高質(zhì)量：質(zhì)量是有用信息最重要的特征。首先，信息必須是精確的。能精確反映現(xiàn)狀，利用這種信息進(jìn)行決策或控制。清楚的

3、。信息的含義和內(nèi)容對管理者來說必須是清楚的。排列有序的，而不是雜亂無章的。信息傳遞媒介對質(zhì)量有重要影響。及時：多數(shù)管理工作需要及時的信息。許多日常工作是時間敏感性。管理者一有需要就能獲得信息，是對及時的信息的首要要求。及時的信息的另一個要求是信息要反映當(dāng)前情況。信息要頻繁地提供給管理者。完全信息的范圍必須足夠廣泛，從而可以使管理者較全面地了解現(xiàn)狀，并采取切實有效地措施。簡潔和詳細(xì)。在簡潔和詳細(xì)之間找到一種平衡點。信息應(yīng)該以盡可能簡潔的方式呈送給管理者，同時也應(yīng)該盡可能詳細(xì)，使管理者對現(xiàn)狀有一定深度和廣度的了解。信息管理工作信息的采集：管理者根據(jù)一定的目的，通過各種不同的方式搜尋并占有各類信息的

4、過程。是信息管理工作的第一步，是做好信息管理工作的基礎(chǔ)與前提。信息采集工作的好壞將直接決定信息管理工作的成敗。衡量信息采集工作質(zhì)量的唯一標(biāo)準(zhǔn)是所采集的信息是否對組織及其管理者有用明確采集的目的：信息的采集都是為了實現(xiàn)組織特定時期的特定目標(biāo)，也就是說，信息的采集具有目的性。明確的目的便于管理者了解組織需要什么樣的信息，從而有針對性地、有選擇性地采集信息。界定采集的范圍：1.對象范圍，需要什么樣的信息2.時間的范圍，用多長時間采集這些信息3.空間范圍，從哪里采集這些信息選擇信息源：1.文獻(xiàn)信息源（書報刊，政府出版物，專利文獻(xiàn)等）2.口頭信息源（電話，交談，咨詢，調(diào)查）3.電子信息源（廣泛，廣播、電

5、視、數(shù)據(jù)庫）4.實物信息源（展銷會、博覽會、事件發(fā)生發(fā)展的現(xiàn)場）信息的加工：對采集來的通常顯得雜亂無章的大量信息進(jìn)行鑒別和篩選，使信息條理化、規(guī)范化、準(zhǔn)確化的過程。鑒別：1.是指確認(rèn)信息可靠性的活動。 2.鑒別方法：查證法、比較法、佐證法、邏輯法。B.篩選：1.在鑒別的基礎(chǔ)上，對采集來的信息進(jìn)行取舍的活動。 2.篩選的依據(jù)是信息的適用性、精約性與先進(jìn)性 3.四個步驟：1.真實性篩選2.適用性篩選3.精約性篩選4.先進(jìn)性篩選C.排序：進(jìn)行歸類整理D.初步激活：對排序后的信息進(jìn)行開發(fā)、分析和轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)信息的活化以便使用的活動。E.編寫：是信息加工過程的產(chǎn)出環(huán)節(jié)，是指對加工后的信息進(jìn)行編寫，便于人們

6、認(rèn)識的活動。信息的存儲：對加工后的信息進(jìn)行記錄、存放、保管以便使用的過程。即加工后的信息記錄在相應(yīng)的載體上對載體進(jìn)行歸類對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行日常維護(hù)。信息的存儲工作由歸檔、登陸、編目、編碼、排架等環(huán)節(jié)構(gòu)成。在這些環(huán)節(jié)中應(yīng)注意以下問題：準(zhǔn)確性問題安全性問題：保證信息在存儲期間不會丟失與毀壞。對于文獻(xiàn)信息，采用先進(jìn)的保存技術(shù)，爭取做到防潮濕，防蟲咬、防火災(zāi)；對于電子信息，注意網(wǎng)絡(luò)安全，另一方便對重要信息進(jìn)行備份，防止丟失。費(fèi)用問題：節(jié)省空間，節(jié)省費(fèi)用方便性問題：1.使用方便，便于人們檢索2.更新方便信息的傳播：指信息在不同主體之間的傳遞。它具有與大眾傳播不同的特點。目的更加具體：組織中的信息傳播是管理者為

7、了完成具體的工作任務(wù)而進(jìn)行的有意行為?？刂聘訃?yán)密：直接、嚴(yán)密地控制受傳者的行為，以保證傳播目的的實現(xiàn)。時效更加顯著：該信息沒有傳播到位，就會造成直接損失。信息畸形或信息失真的原因：1.傳播主體的干擾 2.傳播渠道的干擾 3.傳播的客觀障礙的存在信息的利用：有意識地運(yùn)用存儲的信息去解決管理中具體問題的過程，是信息采集、加工、存儲和傳播的最終目的。信息的利用程度與效果是衡量一個組織信息管理水平的重要尺度。A.信息的利用過程通常包括以下步驟：管理者在認(rèn)清問題性質(zhì)的前提下，判斷什么樣的信息有助于問題的解決。對組織目前擁有的信息資源進(jìn)行梳理，在此基礎(chǔ)上，判斷所需的信息是否存在。如果組織中存在多需的信息

8、，則可直接利用。如果不存在，則要考慮是否能夠通過對現(xiàn)有信息進(jìn)行開發(fā)、整合來滿足管理者對信息的需求。如果不能考慮則要考慮重新采集信息，回到信息管理的源頭。B.為了更好地利用信息，管理者應(yīng)努力做到以下幾個方面。善于開發(fā)信息為信息價值的充分發(fā)揮提供組織上的保證用發(fā)展的眼光看待信息的價值C.為了更好地利用信息，管理者應(yīng)盡力避免以下現(xiàn)象的發(fā)生。信息孤島：由于部門利益的存在或技術(shù)上的原因，組織中的信息有時不能被共享，出現(xiàn)信息孤島。信息過載：在信息爆炸的年代，一些管理者在日常的工作中可能被大量的信息困擾，感到無所適從。信息的反饋：是信息管理工作的重要環(huán)節(jié)，其目的是為了提高信息的利用效果，使信息按照管理者的意

9、愿被使用。信息的反饋包括反饋信息的獲取、傳遞和控制措施的制定與實施三個環(huán)節(jié)。從三個環(huán)節(jié)看，信息反饋需要滿足以下各項要求反饋信息真實、準(zhǔn)確信息傳遞迅速、及時控制措施適當(dāng)、有效第三節(jié) 信息化管理信息系統(tǒng)的要素：輸入、處理、輸出、反饋和控制。輸入：系統(tǒng)所要處理的原始數(shù)據(jù)處理：把原始數(shù)據(jù)加工或轉(zhuǎn)換成有意義和有用的信息過程輸出：系統(tǒng)處理后的結(jié)果，即有意義和有用的信息反饋：指當(dāng)管理者對輸出的結(jié)果不太滿意或希望得到更好的結(jié)果時，對輸入進(jìn)行調(diào)整控制：是對輸入、處理、輸出和反饋等過程進(jìn)行監(jiān)視，使這些過程保持正常。企業(yè)信息化管理的發(fā)展世紀(jì)60年代開環(huán)的物料需求計劃（MRP）世紀(jì)70年代閉環(huán)的物料需求計劃世紀(jì)80年

10、代制造資源計劃（MRP II）世紀(jì)90年代企業(yè)資源計劃（ERP）決策與決策方法決策與決策理論（1）決策的定義：管理者識別并解決問題的過程，或者管理者利用機(jī)會的過程。 A.決策的主體是管理者。單獨(dú)做出決策個體決策；和其他管理者共同做出決策群體決策。 B.決策的本質(zhì)是一個過程（6個步驟） C.決策的目的是解決問題或利用機(jī)會（2）決策的原則：決策遵循的是滿意原則，而不是最優(yōu)原則。 A.要達(dá)到最優(yōu)原則要具備：1.容易獲得與決策有關(guān)的全部信息2.真實了解全部信息的價值所在，并據(jù)此擬定出所有可能的方案3.準(zhǔn)確預(yù)測每個方案在未來的執(zhí)行結(jié)果。（3）決策的依據(jù)管理者在決策時離不開信息。信息的數(shù)量和質(zhì)量直接影響決

11、策的水平，所以收集適量的信息作為決策的依據(jù)。收集信息要進(jìn)行成本利益分析。只有在收集的信息所帶來的收益超過為此而付出的成本時，才應(yīng)該收集該信息。（4）決策理論（一）古典決策理論1.基于“經(jīng)濟(jì)人”假設(shè)提出的2.認(rèn)為應(yīng)該從經(jīng)濟(jì)角度來看待決策問題，即決策的目的在于為組織獲取最大的經(jīng)濟(jì)效益。3.主要內(nèi)容：A.決策者必須全面掌握有關(guān)決策環(huán)境的信息情報 B.決策者要充分了解有關(guān)備選方案的情況 C.決策者應(yīng)建立一個合理的層級結(jié)構(gòu)，以確保命令的有效執(zhí)行 D.決策進(jìn)行決策的目的始終在于使本組織獲取最大的經(jīng)濟(jì)利益古典決策理論假設(shè)，決策者是完全理性的，忽視了非經(jīng)濟(jì)因素在決策中的作用（二）行為決策理論赫伯特A西蒙在管理

12、行為一書指出，理性的和經(jīng)濟(jì)的標(biāo)準(zhǔn)都無法確切地說明管理者的決策過程，提出“有限理性”標(biāo)準(zhǔn)和“滿意度”原則影響決策的不僅有經(jīng)濟(jì)因素，還有決策者的心理與行為特征，如態(tài)度、情感、經(jīng)驗和動機(jī)等。行為決策理論的主要內(nèi)容在高度不確定和極其復(fù)雜的現(xiàn)實決策環(huán)境中，人的知識、想象力和計算力是有限的人是有限理性的決策者在識別和發(fā)現(xiàn)問題中容易受到知覺上的偏差影響，而在對未來的狀況作出判斷，直覺的運(yùn)用往往多于邏輯分析方法的運(yùn)用。由于受到?jīng)Q策時間和可利用資源的限制，決策者忌食充分了解和掌握有關(guān)決策環(huán)境的情報，也只能做到盡可能了解各種備選方案的情況，不能全部了解，決策者選擇的理性是有限的決策對待風(fēng)險的態(tài)度對決策起著更為重要

13、的作用決策者在決策中往往只求滿意的結(jié)果，而不愿意費(fèi)力尋求最佳方案決策過程（1）診斷問題（識別機(jī)會）（2）明確目標(biāo)：a.目標(biāo)體現(xiàn)的是組織想要獲得的結(jié)果。所想要獲得結(jié)果的數(shù)量和質(zhì)量都要明確下來，因為這兩個方面都最終之道決策者選擇合適的行動路線。B.根據(jù)時間長短可以分為：長期目標(biāo)戰(zhàn)略決策；中期目標(biāo)戰(zhàn)術(shù)決策；短期目標(biāo)業(yè)務(wù)決策擬定方案：這一步驟需要創(chuàng)造力和想象力；通過頭腦風(fēng)暴法、名義小組技術(shù)和德爾菲技術(shù)等可以提出富有創(chuàng)造性的方案篩選方案：確定所擬定的各種方案的價值或恰當(dāng)性，并確定最滿意的方案。為此，管理者起碼要具備評價每種方案的價值和相對優(yōu)勢。劣勢的能力。在評估過程中，要使用預(yù)定的決策標(biāo)準(zhǔn)并仔細(xì)考慮每種

14、方案的預(yù)期成本、收益、不確定性和風(fēng)險，最后對各種方案進(jìn)行排序。執(zhí)行方案：1.方案的有效執(zhí)行需要足夠數(shù)量和種類的資源作為保障 2.方案的執(zhí)行將不可避免地會對各方造成不同程度的影響，一些人的既得利益可能會受到損害。管理者善于做思想工作，幫助他們認(rèn)識這種損害知識暫時的，拿出相應(yīng)的補(bǔ)償方案消除他們的顧慮。 3.方案的實施需要得到廣大員工的支持，需要調(diào)動他們的積極性評估效果：指將方案實際的執(zhí)行效果與管理者當(dāng)初所設(shè)立的目標(biāo)進(jìn)行比較，看是否出現(xiàn)偏差。如果存在偏差，則要找出偏差產(chǎn)生的原因，并采取相應(yīng)的措施。決策的影響因素一、環(huán)境因素環(huán)境的穩(wěn)定性在環(huán)境比較穩(wěn)定的情況下，組織過去針對同類問題所做的決策具有較高的參

15、考價值，因為過去決策時所面臨的環(huán)境與現(xiàn)時差不多。這種情況下的決策一般由組織的中低層管理者進(jìn)行。在環(huán)境劇烈變化的情況下，為了更快地適應(yīng)環(huán)境，組織可能需要對經(jīng)營活動的方向、內(nèi)容與形式進(jìn)行及時的調(diào)整。這種決策一般由組織的高層管理者進(jìn)行。市場結(jié)構(gòu)壟斷程度較高的市場形成以生產(chǎn)為導(dǎo)向的經(jīng)營思想競爭程度較高的市場以市場為導(dǎo)向的經(jīng)營思想買賣雙方在市場的地位在賣方市場條件下，市場居于主動、主導(dǎo)地位，決策的出發(fā)點是組織自身的生產(chǎn)條件與生產(chǎn)能力在買方市場條件下，在市場居于被動、被支配的地位，決策的出發(fā)點是市場的需求情況二、組織自身的因素（1）組織文化A.在保守型組織文化中生存的人們受這種文化的影響傾向于維持現(xiàn)狀，他

16、們害怕變化，更害怕失敗。B.在進(jìn)取型組織文化中生存的人們受歡迎變化，勇于創(chuàng)新，寬容地對待失敗。在這樣的組織中，容易進(jìn)入決策者視野的是給組織帶來變革的行動方案。組織的信息化程度：信息化程度對決策的影響主要體現(xiàn)在其對決策效率的影響上。組織對環(huán)境的應(yīng)變模式：隨著時間的推移，組織對環(huán)境的應(yīng)變方式趨于穩(wěn)定，形成組織對環(huán)境特有的應(yīng)變模式?jīng)Q策問題的性質(zhì)問題的緊迫性時間敏感型決策決策速度的要求高于對決策質(zhì)量的要求知識敏感型決策在時間寬裕的情況下對決策質(zhì)量的要求必然提高，而高質(zhì)量的決策依賴于決策者掌握足夠的知識。問題的重要性重要的問題可能引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視越重要的問題越有可能由群體決策越重要的問題越需要決策者慎

17、重決策決策主體的因素個人對待風(fēng)險：1.風(fēng)險厭惡型2.風(fēng)險中立型3.風(fēng)險愛好型個人能力：1.決策者對問題認(rèn)識能力越強(qiáng)，越能提出切中要害的決策2.獲取信息的能力越強(qiáng)，越能加快決策的速度并提高決策的質(zhì)量3.決策者溝通能力越強(qiáng)，他提出的方案越容易通過4.組織能力越強(qiáng)，方案越容易實施，越容易獲取預(yù)期效果個人價值觀組織中的任何決策既有事實成分，也有價值成分。個人價值觀通過影響決策中的價值成分來影響決策。決策群體的關(guān)系融洽程度關(guān)系融洽，較好的方案容易通過；關(guān)系緊張，最后通過是一個折中的方案影響決策成本、決策方法定性的決策方法使用定性決策方法的理由：1.信息不完全的決策問題2.決策問題與人們的主觀意愿關(guān)系密切

18、3.決策問題十分復(fù)雜集體決策方法頭腦風(fēng)暴法特點：針對解決的問題，相關(guān)專家或人員聚在一起，在寬松的氛圍中，敞開思路，暢所欲言，尋求多種決策思路。四項原則：1.各自發(fā)表自己的意見，對別人的意見不作評論 2.建議不必深思熟慮，越多越好 3.鼓勵獨(dú)立思考、奇思妙想 4.可以補(bǔ)充完善已有的建議C.頭腦風(fēng)暴法的特點提倡創(chuàng)新思維，時間一般在12小時，參加者以56人為宜名義小組技術(shù)在集體決策中，如果大家對問題性質(zhì)的了解程度有很大差異，或彼此的意見有較大分歧，可以采取“名義小組技術(shù)”過程：1.管理者先選擇一些對要解決的問題有研究或有經(jīng)驗的人作為小組成員，并向他們提供與決策相關(guān)的信息 2.小組成員各自先不通氣，獨(dú)立思考，提出決策建議，并盡可能詳細(xì)地將自己提出的備選方案寫成文字資料。 3.召集會議，讓小組成員一一陳述自己的方案 4.小組成員對全部備選方案投票，產(chǎn)生大家最贊同的方案，并形成對其他方案的意見，提交管理者作為決策參考德爾菲技術(shù)德爾菲技術(shù)是蘭德公司提出的，用于聽取專家