ISO程序書編寫培訓(xùn)

1、程序書編寫 09ISO推動工作小組 2007-07-21程序書編編寫的基基本要求求程序書編編寫的文文字要求求程序書內(nèi)內(nèi)容的框框架如何繪制制程序文文件流程程圖討論：訂訂單處理理程序本次內(nèi)容容：程序書編編寫的要要求基基礎(chǔ)要求求系統(tǒng)性應(yīng)對質(zhì)量量體系文文件結(jié)構(gòu)構(gòu)進行策策劃，要要求覆蓋蓋ISO9001全部部相關(guān)要要素的要要求和規(guī)規(guī)定，具具體等明明天手冊冊定下來來，才能能確定有有哪些需需編程序序符合性應(yīng)符合ISO9000標(biāo)準(zhǔn)條條款的要要求；應(yīng)符合本本公司流流程的實實際情況況。應(yīng)以以滿足實實際需要要為度，而不是是越多越越嚴(yán)就越越好，要要適度。通過清楚楚、準(zhǔn)確確、全面面、簡單單扼要的的表達方方式，實實現(xiàn)唯一一

2、的理解解，所有有文件的的規(guī)定都都應(yīng)保證證在實際際工作中中能完全全做到；協(xié)調(diào)性文件和文文件之間間應(yīng)相互互協(xié)調(diào)，避免產(chǎn)產(chǎn)生不一一致的地地方，從從整體上上結(jié)構(gòu)針針對編寫寫具體某某一文件件來說，應(yīng)緊扣扣該文件件的目的的和范圍圍，盡量量不要敘敘述不在在該文件件范圍內(nèi)內(nèi)的活動動。應(yīng)認真處處理好各各種過程程的接口口，避免免不協(xié)調(diào)調(diào)或職責(zé)責(zé)不清。程序書編編寫要求求文字字部分職責(zé)分明明，語氣氣肯定（避免用用“大致致上”、“基本本上”、“可能能”、“也許”之類詞詞語）；結(jié)構(gòu)清晰晰、文字字簡明、文風(fēng)一一致。；遵循“最最簡單、最易懂懂”原則則編寫各各類文件件；程序文件件的編制制框架-目目的：說明為什什么開展展該項活活

3、動。-范范圍：說明活動動涉及的的（產(chǎn)品品、項目目、過程程、活動動）范圍圍。-職職責(zé)：說明活動動的管理理和執(zhí)行行、驗證證人員的的職責(zé)。-定定義：說明文件件中使用用的專有有之名詞詞、縮寫寫。-作作業(yè)內(nèi)容容：流程步驟驟的詳細細文字說說明。-流流程圖：使用統(tǒng)一一的符號號，以圖圖解方式式說明流流程。-相相關(guān)文件件：列出支持持本程序序的第二二、第三三層文件件。-相相關(guān)表單單：列出支持持本程序序的第四四層文件件（表單單）。程序文件件編制技技巧先繪制流流程圖。首先確確保流程程正確。確定過程程的涉及及部門及及職責(zé)。結(jié)合ISO要求求和實際際工作，確定流流程圖應(yīng)應(yīng)涉及的的內(nèi)容。例如：合合約評審審時就涉涉及到對對産品

4、有有關(guān)過程程的確定定，合同同或訂單單處理程程序，評評審程序序（內(nèi)容容，權(quán)限限，結(jié)果果處理），合同同或訂單單的變更更等內(nèi)容容。根據(jù)流程程圖及程程序內(nèi)容容編寫文文件。學(xué)會繪制制流程圖圖注意意事項使用部門門稱謂應(yīng)應(yīng)統(tǒng)一如文管中中心、業(yè)業(yè)務(wù)部、生管課課、品保保課不要要出現(xiàn)許許多程序序書或流流程圖上上有文件件中心、營業(yè)部部、銷售售部、品品檢課等等。在程序書書或流程程圖中所所引用的的文件名名稱或記記錄、表表單的名名稱亦應(yīng)應(yīng)正確統(tǒng)統(tǒng)一。如有的程程序書上上引用的的是EB操作指指導(dǎo)書，有的程程序書上上引用的的是EB操作標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)書等等。學(xué)會繪制制流程圖圖圖形形形狀所引用表表單結(jié)案、歸歸檔審查、檢檢查動作處理理NoY

5、es學(xué)會繪制制流程圖圖示例舉例：訂訂單處理理程序流流程圖此流程圖圖的錯誤誤在哪里里?此流程圖圖的錯誤誤在哪里里?示例：訂訂單處理理作業(yè)程程序目的：及時并正正確處理理訂單。范圍：始自客戶戶對Pioneer下單；終終于客戶戶訂單移移轉(zhuǎn)生產(chǎn)產(chǎn)管理。職責(zé)：無定義：無目的：識別并確確定客戶戶的要求求，規(guī)范范合同或或訂單評評審程序序，確保保公司和和客戶雙雙方之利利益。范圍：適用于本本公司所所有產(chǎn)品品銷售合合同或訂訂單的評評審及處處理。職責(zé)：業(yè)務(wù)部組組織對合合同的評評審；相相關(guān)單位位配合合合同或訂訂單的執(zhí)執(zhí)行；定義：新訂單：新材料料、新產(chǎn)產(chǎn)品或新新規(guī)格的的訂單。此段內(nèi)容容的錯誤誤在哪里里?示例：訂訂單處理理

6、作業(yè)程程序作業(yè)內(nèi)容容：客戶對Pioneer下單后(口頭或或書面)，如果果為新產(chǎn)產(chǎn)品，則則為特特殊訂單單。特特殊訂單單負責(zé)之之業(yè)務(wù)專專員應(yīng)填填寫“接接單檢查查表(產(chǎn)品規(guī)規(guī)格)”(表單單:300-99-01)，送請各各相關(guān)單單位會簽簽，確認認生產(chǎn)技技術(shù)可行行，如果果生產(chǎn)技技術(shù)有問問題，則則由業(yè)務(wù)務(wù)專員召召開會議議，行銷銷、制造造及品管管等人員員依需要要參加。特殊訂訂單技技術(shù)已經(jīng)經(jīng)確認后后或一一般訂單單（舊舊料號），負責(zé)責(zé)之業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)應(yīng)確認（1）產(chǎn)產(chǎn)品規(guī)格格(并憑憑此轉(zhuǎn)換換成Pioneer內(nèi)部之料料號)及及（2）單價、（3）交期、（4）數(shù)量、（5）送貨地地址、（6）付付款條件件、（7）交易易條件、

7、（8）貨運方方式等八八項。如果該訂訂單為新新產(chǎn)品或或新客戶戶，業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)應(yīng)由各相相關(guān)單位位處搜集集資料， 將系系統(tǒng)上之之基本資資料(客客戶基本本資料“依客客戶調(diào)查查問卷” （表表單：300-99-02）錄入、料品品基本資資料)建建立完成成。業(yè)務(wù)助理理負責(zé)將將訂單資資料輸入入系統(tǒng)(未核核準(zhǔn)訂單單)，查查核單價價、信用用額度，產(chǎn)銷協(xié)協(xié)調(diào)(交交期)，并打印印出“銷銷售訂單單”(表表單:300-99-03)一式四四聯(lián)(未未核準(zhǔn))。合約、訂訂單內(nèi)容容的確定定業(yè)務(wù)助理理受理客客戶的訂訂單及合合約時，應(yīng)與客客戶明確確：(1)產(chǎn)產(chǎn)品規(guī)格格；(2)單價價；(3)交期期；(4)數(shù)量量；(5)送貨貨地址；(6)付

8、款條條件；(7)交交易條件件；(8)貨運運及包裝裝方式；對于口頭頭的訂單單業(yè)務(wù)助助理應(yīng)以以書面形形式發(fā)到到客戶處處，讓客客戶簽字字認可。合同、訂訂單的審審查對于，業(yè)業(yè)務(wù)部須須會同相相關(guān)生管管、工程程、品保保、資材材等部門門共同評評審，以以確保公公司有能能力滿足足顧客要要求。對于，業(yè)業(yè)務(wù)部對對相關(guān)的的價格、信用額額度等評評審，由由生管部部評審訂訂單交期期，以確確定是否否可以達達到顧客客的要求求。合約審查查若不通通過，則則由業(yè)務(wù)務(wù)通知客客戶。若若審查OK，則由業(yè)務(wù)務(wù)助理進進行系統(tǒng)統(tǒng)訂單的的列印，并經(jīng)負負責(zé)人核核準(zhǔn)，分分發(fā)銷售售訂單。同時告告知客戶戶公司已已 受理理，生管管則依核核準(zhǔn)訂單單排單生生產(chǎn)

9、。此段內(nèi)容容的錯誤誤在哪里里?示例：訂訂單處理理作業(yè)程程序如果客戶戶有書面面之訂購購資料且且與“銷銷售訂單單”(未未核準(zhǔn))之資料料完全一一致：業(yè)業(yè)務(wù)助理理將“銷銷售訂單單”(未未核準(zhǔn))并客戶戶之書面面訂購資資料依核核決權(quán)限限送業(yè)務(wù)務(wù)主管簽簽核完畢畢，即完完成訂單單書面核核準(zhǔn)作業(yè)業(yè)。如果客戶戶沒有書書面之訂訂購資料料或有書書面之訂訂購資料料但是與與“銷售售訂單”(未核核準(zhǔn))之之資料不不完全一一致：業(yè)業(yè)務(wù)助理理將“銷銷售訂單單”(未未核準(zhǔn))送簽核核完畢，再傳真真給客戶戶簽認后后并傳回回Pioneer，才算完成成訂單書書面核準(zhǔn)準(zhǔn)作業(yè)。訂單核決決權(quán)限如如“核決決權(quán)限一一覽表”（600-99-09），每

10、年年年底修訂訂一次。合約訂單單的更改改、廢止止、取消消。合約訂單單的更改改客戶要求求更改：業(yè)務(wù)依依客戶更更改要求求組織相相關(guān)部門門評審客客戶要求求。若達達不成，則不同同意更改改。若可可以更改改，則以以修改銷銷售訂單單的方式式告知相相關(guān)單位位。公司要求求對訂單單更改：由于自自身原因因?qū)е陆唤黄谶_不不成，或或數(shù)量達達不成時時。生管管應(yīng)通知知業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)與與客戶確確認，若若客戶同同意更改改則依修修改銷售售訂單的的方式會會相關(guān)單單位，不不同意則則？。合約的取取消：同合約的的更改。資料歸檔檔新客戶、新規(guī)格格新材料料時，業(yè)業(yè)務(wù)助理理負責(zé)對對相關(guān)資資料的歸歸檔。示例：訂訂單處理理作業(yè)程程序客戶訂單單之外部部原始憑憑證：客客戶之書書面訂購購資料或或客戶簽簽認之“銷售訂訂單”，業(yè)務(wù)助助理依客客戶別妥妥善保存存。完成訂單單書面核核準(zhǔn)作業(yè)業(yè)后，業(yè)業(yè)務(wù)助理理請業(yè)務(wù)務(wù)主管進進行系統(tǒng)統(tǒng)之訂單單核準(zhǔn)作作業(yè)，并并將已簽簽核之“銷售訂訂單”一一式四聯(lián)聯(lián)給生管管簽收后后分發(fā)各各單位(第一聯(lián)聯(lián)業(yè)務(wù)助助理留存存；第二二聯(lián)給生生管；第第三聯(lián)給給包裝；第四聯(lián)聯(lián)給品管管)。如果是5.3項項之狀況況，業(yè)務(wù)務(wù)助理應(yīng)應(yīng)傳真已已簽核之之“銷售售訂單”(第一一聯(lián))通通知客戶戶Pioneer已經(jīng)接受受該訂單單。時間控制制：自客客戶對Pioneer下單至Pioneer回復(fù)客戶戶訂單消消息(5.5項項或5.9項)一般訂