公文處理知識講座課件

1、 公文處理知識講座 主講人：任 群 公文處理知識講座 主講人：任 群. 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處 理條例和國家行政機關(guān)公文處理辦法，是全國各級各單位公文處理工作的基本依據(jù)。. 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處 一、公文處理的指導思想 1.公文的定義和作用 國家行政機關(guān)的公文，是行政機關(guān)行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。 一、公文處理的指導思想 1.公文的定義和作用. 2.公文處理的要求規(guī)范化、制度化、科學化。. 2.公文處理的要求. 3.公文處理的任務 公文處理，包括辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列互相關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。. 3.公文處理的任務. 4

2、.公文處理的原則 公文處理應當堅持實事求是，精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。. 4.公文處理的原則. 5.公文處理與保密 公文處理要嚴格執(zhí)行國家的保密法律、法規(guī)。重要公文一旦被泄露，會給黨和國家造成重大損失。. 5.公文處理與保密. 6.公文的領(lǐng)導者 各級機關(guān)負責人是公文工作 的領(lǐng)導者，應當高度重視公 文處理工作，模范遵守公文 處理辦法并加強領(lǐng)導和檢查。. 6.公文的領(lǐng)導者. 7.公文的管理機構(gòu) 各級黨政機關(guān) 辦 公 廳（室）是公文處理的管理機構(gòu)，主管本機關(guān)的公文處理工作并指導下級機關(guān)的公文處理工作. 7.公文的管理機構(gòu)二、公文文種規(guī)范 公文，即公務文書。按使用范圍分，有三大類： .通

3、用公文 .常用公文 .專用公文二、公文文種規(guī)范 公文，即公務文書。按使用范圍分，. 通用公文，又稱法定通用公文。 按條例和辦法規(guī)定有18 種，其中：黨政都用的9種，即： 決定、通知、通報、意見、請示、 報告、批復、函、會 議 紀 要。 下面是不同文種的 適用范圍：. 通用公文，又稱法定通用公文。1.決定（下行文）適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。1.決定（下行文）適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲2.通知（下行文） 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事

4、項，任免人員。2.通知（下行文） 適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文， 3.通報（下行文） 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。 3.通報（下行文） 適用于表彰先進，批評4.意見（上行、平行、下行文）適用于對重要問題提出見觧和處理辦法。4.意見（上行、平行、下行文）適用于對重要問題5.報告（上行文） 適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。5.報告（上行文） 適用于向上級機關(guān)6.請示（上行文）適用于向上級機關(guān) 請求指示、批準。6.請示（上行文）適用于向上級機關(guān)7.批復（下行文）適用于答復下級機關(guān)的 請示事項。7.批復（下行文）適用于答復下級機關(guān)的 8.函（平行文） 適用于不相

5、隸屬機關(guān)之 間商洽工作，詢問和答復 問題，請求批準和答復審 批事項。8.函（平行文） 適用于不相隸屬機關(guān)之9.會議紀要（下行文） 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。9.會議紀要（下行文） 適用于記載、傳達. 除上述黨政都用的9個 文種外，黨委專用的還 有5個，分別是：. 除上述黨政都用的9個1.決議（下行文）適用于經(jīng)會議討論通過的 重要決策事項。1.決議（下行文）適用于經(jīng)會議討論通過的2.指示（下行文） 適用于對下級機關(guān)布置工作，提出開展工作的原則和要求。2.指示（下行文） 適用于對下級機關(guān)布置3.公報（下行文）適用于公開發(fā)布重要決定 或者重大事件。3.公報（下行文）適用于公開發(fā)布重要決定4

6、.規(guī)定（下行文） 適用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。4.規(guī)定（下行文） 適用于對特定范圍內(nèi)的5.條例（下行文）適用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作。5.條例（下行文）適用于黨的中央組織. 除黨政都用的9個文種外，行政專用的還有4個，分別是：. 除黨政都用的9個1.命令（令）下行文 適用于依照有關(guān)法律公布 行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行 重大強制性行政措施，嘉獎 有關(guān)單位及人員。1.命令（令）下行文 適用于依照有關(guān)法律公布2.公告（下行文） 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。2.公告（下行文） 適用于向國內(nèi)外宣布3.通告（下行文） 適用于公布社會各有關(guān)方面應當遵守或者周知

7、的事項。3.通告（下行文） 適用于公布社會各4.議案（平行文） 適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。4.議案（平行文） 適用于各級人民政府按照 三、公文格式規(guī)范 國家行政機關(guān)公文格式（又稱：國標）是全國各級 各單位必須統(tǒng)一 執(zhí) 行的公 文格式標準。 三、公文格式規(guī)范 . （一）公文首頁紅色反 線以上，稱 “眉首”，其 組成要素有：. （一）公文首頁紅色反 1.公文用帋幅面 國家行政機關(guān)公文 一律 用A 4型，黨委公文仍沿 用B5型（ 即16開）。 1.公文用帋幅面 2.份數(shù)序號標于首頁左上角 第 1 行。份數(shù)序號的作用，便于對 公文的收發(fā)、登記

8、和管理。 2.份數(shù)序號 3.秘密等級標于右上角第 1 行。 國家秘密分為絕密、機密、秘密三個等級。必須 按“定密范圍”的標準劃定，不能隨意標注。 3.秘密等級標于右上角第 1 行。. 保密期限：絕密30年，機密2 0 年，秘密1 0年 如果不需要保存到最高年限，則可標明提前解密的具體時間，如：“機密一年”。. 保密期限：絕密30年，機密2 0 年，秘密1 0年 4.緊急程度 標于首頁右上角第2行。如第1行沒有“秘密等級”標示，則將 “緊急程度”上移至第 1 行?，F(xiàn)行“緊急程度”規(guī)定： 黨委為 特急、加急。 行政為 特急、急件。 4.緊急程度 標于首頁右上角第2行。 5.發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)

9、全稱（或規(guī)范化簡 稱）加文件組成。上距版心邊緣 25mm。 上 報 公 文距 版 心邊緣 80mm，為領(lǐng)導人留出“批示域”。 5.發(fā)文機關(guān)標識 由發(fā)文機關(guān)全稱（或規(guī)范化簡 6.發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。標于發(fā)文機關(guān)標 識下方，空 2 行居中。年份用全稱, 序號不編虛位 ，不 加“第”字。 聯(lián)合上報的公文，只 標注主辦 單位的發(fā)文字號。 6.發(fā)文字號 由發(fā)文機關(guān)代字、年份和序號組成。7.簽發(fā)人 上行文需標注簽發(fā)人，下行文則不標簽發(fā)人 。 上行文標注簽發(fā)人姓名時， 居右空一字標注， 同時將發(fā)文字號移至左空一字標出。7.簽發(fā)人 上行文需標注簽發(fā)人，下行文則不標簽發(fā)人 。. （二）紅色

10、反線以下至 “成文日期” 處，稱 “主體”，其 組成 要素 有： . （二）紅色反線以下 1.公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱 +事由 +文種“三要素”組成，分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，間距洽當。公文標題中，除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 1.公文標題由發(fā)文機關(guān)名稱 +事由 +文種“三要素”組成，. 黨委公文，如用紅色版頭，“三要素”中可以省去發(fā) 文機關(guān)（因文尾有落款）；行政公文因不落款，標題中一般不應省略發(fā)文機關(guān) 名稱。. 黨委公文，如用紅色版頭，“三要素”中可以省去發(fā) 文機關(guān)（ 2.主送機關(guān)指受文單位。 在標題下空一行，左側(cè)頂格書寫。請示性公文，只能標一個主

11、送機關(guān)。受雙重領(lǐng)導的單位，也只能主送一個上級機關(guān)，抄送另一上級機關(guān)。 2.主送機關(guān)指受文單位。 在標題下空一行，左側(cè)頂格書寫。 3.公文正文指公文主體。位于主送機關(guān)下一行，空兩字書寫。回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。當文尾 空 白處不 能容下印章時， 不得用 “此頁無正文”的方法解決。 3.公文正文指公文主體。位于主送機關(guān)下一行，空兩字書寫。 4.附件附件屬公文正文的一部份。如有附件，標于正文末尾下一行。有多個附件時，分別用阿拉伯數(shù)碼標示。附件如離開主件裝訂，應在左上角標出主件文號。 4.附件附件屬公文正文的一部份。5.成文日期標于公文結(jié)尾左下方。黨委公文，用阿拉伯數(shù)字標示；行政公文，用漢字標示

12、。年、月、日應完整。成文日期與正文最末一行之間的距離，以能容下印章位置為準。5.成文日期標于公文結(jié)尾左下方。.成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準。聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關(guān)負責人簽發(fā)日期為準。決議、決定，以會議通過日期為準。法律、法規(guī)，以批準日期為準。.成文日期，以負責人簽發(fā)的日期為準。 6.公文印章印章是公文生效標識，包括發(fā)文機關(guān)印章和負責人簽名章。蓋章位置：上距正文 1 行 ,端正、居中，下弧壓在成文日期上。 6.公文印章印章是公文生效標識，包括發(fā)文機關(guān)印章和負責人簽.聯(lián)合行文印章，主辦單位在前。兩個單位聯(lián)合行文，成文日期居中拉開，兩章并 排，下 弧 壓 在日期上。三個以上單位聯(lián)合行文，整齊排

13、列單位名稱，然后分別加蓋印章。.聯(lián)合行文印章，主辦單位在前。兩個單位聯(lián)合行文，成文日期居中 7.附注位于成文日期下1行，靠左加 圓括號標注附注用于上行文時，標注聯(lián)系人和電話；用于下行文時，標注普發(fā)性文件的發(fā)行范圍等。 7.附注位于成文日期下1行，靠左加 圓括號標注. （三）附注以下，稱為 “版記”，組成版記的要 素有：. （三）附注以下，稱為 1.主題詞主題詞的作用，便于在計算機網(wǎng)絡上存入或檢索文件。標注主題詞，必須根據(jù)中國共產(chǎn)黨公文主題詞表和國務院公文主題詞表選注。如果隨意標注題 詞，網(wǎng)絡不接受，無法檢索。一份行政文件，除類別詞外，最多不超過 5個類屬詞；黨委文件不超過10個。 1.主題詞主

14、題詞的作用，便于在計算機網(wǎng)絡上存入或檢索文件 主題詞標引順序： 先標類別詞，再標類屬詞。標內(nèi)屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，再標文件形式的詞。如國務院關(guān)于加強水土保持工作的通知，先標類別詞“水利”，再 標內(nèi)屬詞“ 水土保持”，最后標文種通知一份文件如有兩個以上主題內(nèi)容，先標第1個主題，再標第2個主題。 主題詞標引順序： 先標類別詞，再標類屬詞。標內(nèi)屬 2.抄送標于主題詞和橫線下方。按新文件格式，今后只用“抄送”，對上不再用“抄報”，對下不再用 “抄發(fā)”。 2.抄送標于主題詞和橫線下方。 3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間印發(fā)機關(guān)，為本單位的公文管理機構(gòu)辦公室。印發(fā)日期，為公文付印日期（不能標領(lǐng)導簽發(fā)日期）。

15、版記應置于公文的最后一頁。 3.印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間印發(fā)機關(guān)，為本單位的公文管理機 四、公文行文規(guī)范 1.公文的行文關(guān)系，應 當根據(jù)隸屬關(guān)系 和職權(quán)范 圍確定， 一般不得越級請 示和報告。 四、公文行文規(guī)范 1.公文的行文關(guān)系，應. 2.黨委（政府）各部門依據(jù)部門職權(quán)，可以相互行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。. 2.黨委（政府）各部門依據(jù)部門職權(quán)，. 3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公 廳（室）外不得對外正式 行文。. 3.部門內(nèi)設(shè)機構(gòu)除辦公. 4.同級政府、同級政府各部門、 上級政府部門與下一級政府 可以聯(lián)合行文；政府

16、與同級黨委和軍隊可以聯(lián)合行 文；政府部門 與同級人民團 體可以聯(lián)合行文。. 4.同級政府、同級政府各部門、 上級政府部門與下一. 5.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應明確主辦部門。需經(jīng)黨委或政府審批的事項，經(jīng)同意后也可以由部門行文，文中可注明經(jīng)黨委或政府同意。. 5.屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務，應. 6.屬于業(yè)務主管部門職權(quán) 范圍內(nèi)的具體問題， 應當直 接報送業(yè)務主管部門處理。. 6.屬于業(yè)務主管部門職權(quán). 7.部門之間對有關(guān)問題 未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向 下行文。如擅自行文，上級 機關(guān)應當責令糾正或撤銷。. 7.部門之間對有關(guān)問題. 8.向下級機關(guān)或者本 系統(tǒng)的

17、重要行文，應當同 時抄送直接上級機關(guān)。. 8.向下級機關(guān)或者本, 9.“請示”應當一文一事。一般只寫一個主送機關(guān)，需要 同時送其他機關(guān)的，應當用抄 送形式，但不得抄送其下級機關(guān)。 報告不得夾帶請示事項。, 9.“請示”應當一文一事。. 10.除上級機關(guān)負責人直 接交辦的事項外，不得以機 關(guān)名義向上級機關(guān)負責人報 送“請示”“意見”和“報告”。. 10.除上級機關(guān)負責人直 五、公文辦理規(guī)范 1.收到下級機關(guān)上報的公文，文 秘部門應當進行審核。審核的重點是： 是否應由本機關(guān)辦理；是否符合行文 規(guī)則；內(nèi)容是否符合國家的法律、法 規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門職 權(quán)范圍的事項是否已協(xié)商、會簽；文 種、

18、格式是否規(guī)范。 五、公文辦理規(guī)范 1.收到下級機關(guān)上報的公文，文. 2.經(jīng)審核，對符合規(guī)定的公文， 文秘部門應及時提出擬辦意見，送負 責人批示或交有關(guān)部門辦理。緊急公 文，應明確辦理時限。對不符規(guī)定的 公文，經(jīng)辦公廳（室）負責人 批準， 退回呈報單位并說明理由。. 2.經(jīng)審核，對符合規(guī)定的公文，. 3.承辦部門收到交辦的公文后， 應及時辦理。 緊急公文按時限要求 急辦，確有困難的應當說明。 對不 屬本單位職權(quán)范圍的， 應退回交辦 部門并說明理由。. 3.承辦部門收到交辦的公文后，. 4.收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦 的公文，由文秘部門提出擬辦 意見，送負責人批示后辦理。. 4.收到上級機關(guān)下發(fā)或交辦

19、. 5.送負責人批示或者交 有關(guān)部門辦理的公文，文秘 部門要及時催辦。. 5.送負責人批示或者交. 6.公文辦理中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，主辦部門應主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負責人要出面協(xié)商，如仍不能取得 一 致，可以列明各方理據(jù)，報上級裁定。. 6.公文辦理中，遇有涉及其他部門職權(quán)的事項，. 7.凡送負責人簽發(fā)的公文，應由辦公廳（室）進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬寫公文的要求，格式是否規(guī)范等。. 7.凡送負責人簽發(fā)的公文，應由辦公廳. 8.公文簽發(fā)手續(xù)。以本機關(guān)名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)；以本機關(guān)名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權(quán)的其他負責人簽發(fā)。. 8.公文簽發(fā)手續(xù)。以本機關(guān)名義制發(fā)的上行. 9.已經(jīng) 負責人簽發(fā)的文稿， 付印前應進行復核，重點是：審批、 簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否 齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經(jīng)復核需要對文稿進行實質(zhì)性修改的，應報原簽發(fā)人復審。. 9.已經(jīng) 負責人簽發(fā)的文稿， 六、公文寫作規(guī)范秘書寫作公文，是為領(lǐng)導機關(guān)提 供智力服務。公文寫好后，需經(jīng) 領(lǐng)導機關(guān)完成審批程序后才能產(chǎn) 生法定效力，故秘書的寫作稱為 起草、草擬或撰寫。 六、公文寫作規(guī)范. 公文起草是一項思想性、政策性、技能