酒店辦公室標準化管理手冊

1、PAGE 98 -Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.XXXXXX酒店辦公室標準準化管理理手冊二一三年年一月目 錄一、辦公室室組織架架構(gòu)圖2二、辦公室室崗位說說明書3(一) 辦辦公室工工作職責責3(二) 辦辦公室崗崗位職責責42.1 辦辦公室主主任崗位位職責442.2 人人事主管管崗位職職責52.3 文文員崗位位職責62.4 網(wǎng)網(wǎng)管崗位位職責77三、辦公室室工作流流程8(一) 辦辦事工作作流程8(二) 來來訪工作作流程9(三) 人人力調(diào)配配工作流流程110(四) 內(nèi)內(nèi)部接待待工作流流程111(

2、五) 會會議通知知與組織織工作流流程113(六) 收收文工作作流程116(七) 公公文起草草工作流流程118(八) 公公文印發(fā)發(fā)工作流流程220(九) 印印章管理理工作流流程222(十) 檔檔案管理理工作流流程224(十一) 人力資資源管理理工作流流程334(十二) 員工招招聘、入入職、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)正、調(diào)調(diào)動、離離職管理理工作流流程338(十三) 考勤管管理工作作流程446(十四) 工資核核算發(fā)放放工作流流程550(十五) 部門考考核工作作流程553(十六) 信息發(fā)發(fā)布管理理工作流流程558(十七) 員工宿宿舍管理理工作流流程663(十八) 人事流流程相關(guān)關(guān)表格示示例677一、辦公室室組織架架構(gòu)圖分管

3、副總/總經(jīng)理辦公室主任1名文員1名副主任1名網(wǎng)管1名分管副總/總經(jīng)理辦公室主任1名文員1名副主任1名網(wǎng)管1名人事主管1名司機1名(一) 辦辦公室工工作職責責部門辦公室部門負責人人辦公室主任任直屬領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理工作職責1酒店各各項效益益指標、戰(zhàn)戰(zhàn)略目標標的制定定、設(shè)立立與督導(dǎo)導(dǎo)執(zhí)行責責任；2酒店經(jīng)經(jīng)濟效益益提升的的責任；3酒店品品牌塑造造的責任任；4酒店團團隊文化化建設(shè)的的責任；5酒店各各項成本本的節(jié)約約與控制制；6酒店安安全保障障的責任任；7酒店可可持續(xù)性性發(fā)展的的責任；8酒店各各項人事事管理制制度的制制定、實實施、監(jiān)監(jiān)督檢查查并根據(jù)據(jù)實際情情況不斷斷完善制制度；9. 酒店店各級員員工的招招聘管理

4、理；10酒店店薪酬體體系的建建設(shè)、管管理與完完善；11員工工入職、離離職、退退休等各各項手續(xù)續(xù)的辦理理及勞動動關(guān)系處處理；12酒店店人事檔檔案等的的保存與與管理，人人才庫的的建立；13完成成董事會會臨時交交辦的其其他工作作。工作權(quán)限1. 有權(quán)權(quán)主持與與酒店經(jīng)經(jīng)營戰(zhàn)略略的制訂訂；2. 有權(quán)權(quán)主持酒酒店企業(yè)業(yè)文化的的訂閱與與建設(shè)；3. 有酒酒店內(nèi)人人力資源源規(guī)劃、發(fā)發(fā)展的決決定權(quán)或或建議權(quán)權(quán)；4. 有權(quán)權(quán)對違反反酒店相相應(yīng)制度度的行為為和過失失做出最最終裁決決；5. 有對對酒店內(nèi)內(nèi)部各崗崗位的員員工實行行考核及及崗位異異動、獎獎懲的最最終審核核權(quán)；6. 有行行政人事事部組織織機構(gòu)建建立、員員工考核

5、核的工作作權(quán)限；7. 有行行政人事事部內(nèi)部部員工的的聘用、解解聘的建建議權(quán)；8. 有要要求酒店店所有部部門配合合重大經(jīng)經(jīng)營活動動或工作作的權(quán)限限；9. 其他他有關(guān)經(jīng)經(jīng)營相關(guān)關(guān)的各項項權(quán)限。編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期(二) 辦辦公室崗崗位職責責2.1 辦辦公室主主任崗位位職責崗位名稱辦公室主任任所屬部門辦公室職位編號直接上級總經(jīng)理、副副總經(jīng)理理、助理理調(diào)研員員直接下級辦公室副主主任、人人事主管管、文員員、司機機晉升方向職責描述主要工作任任務(wù)日常行政管管理在總經(jīng)理領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)下，協(xié)協(xié)調(diào)各部部門的工工作，協(xié)協(xié)助總經(jīng)經(jīng)理制訂訂、監(jiān)督督、檢查查各項方方針、政政策、上上級指示示和重要要決定

6、及及各項規(guī)規(guī)章制度度的執(zhí)行行情況；負責酒店公公章證照照、辦公公印章的的保管工工作；負責本部門門員工管管理，保保證遵守守酒店管管理規(guī)范范；認真貫徹黨黨和政府府有關(guān)人人事管理理方針、政政策、法法規(guī)。根根據(jù)酒店店實際情情況，協(xié)協(xié)助部門門經(jīng)理合合理制定定酒店的的組織結(jié)結(jié)構(gòu)和各各部門的的人員編編制計劃劃，經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準準后組織織實施；貫徹實施有有關(guān)的勞勞保政策策，建立立、完善善勞動用用工管理理制度，嚴嚴格依法法用工，針針對員工工提出的的合理要要求，認認真、妥妥善地予予以解決決，努力力改善員員工工作作環(huán)境及及條件，不不斷增強強員工的的企業(yè)凝凝聚力負責酒店網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管管及網(wǎng)絡(luò)絡(luò)市場推推廣工作作；負責來訪客客人的

7、接接待管理理工作。2、公司級級會議管管理負責安排各各類公司司級行政政工作會會議準備備工作、會會議紀要要管理工工作；負責會議精精神的傳傳達與會會議精神神執(zhí)行等等落實工工作；負責上級公公司各項項工作指指示及文文件精神神的傳達達及落實實工作。3、公司級級文件管管理按照總經(jīng)理理的意圖圖，組織織起草綜綜合性的的業(yè)務(wù)報報告和起起草、修修改工作作規(guī)劃、報報告、總總結(jié)、請請示、通通知等函函件，并并負責酒酒店公文文、文件件的收、發(fā)發(fā)、轉(zhuǎn)等等日常事事務(wù)管理理工作；領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)人人員做好好行政來來往文件件歸檔、收收發(fā)、管管理工作作；按總經(jīng)理的的指示或或要求，接接受、審審閱、修修改各部部門上報報的請示示、報告告、文件件，

8、提出出處理意意見。經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理審批后后，按指指示下發(fā)發(fā)或提請請有關(guān)部部門貫徹徹落實。4、車輛管管理負責車隊管管理工作作，負責責領(lǐng)導(dǎo)用用車及酒酒店各部部門用車車相關(guān)的的車務(wù)管管理，確確保安全全正常運運作；根據(jù)計劃和和申請合合理調(diào)度度車輛；負責司機出出車各類類臺賬的的登記和和匯總工工作；協(xié)助司機對對車輛進進行年檢檢、車輛輛繳費、保保險的購購買和辦辦理工作作。5、總值管管理負責酒店總總值班的的安排，協(xié)協(xié)調(diào)處理理值班記記錄中反反映的有有關(guān)問題題，做好好來訪和和酒店內(nèi)內(nèi)部投訴訴的處理理工作，并并保管好好值班記記錄。外聯(lián)等其他他工作（1）與與行業(yè)主主管部門門保持良良好的溝溝通，處處理相關(guān)關(guān)公文函函件，并并

9、檢查相相關(guān)部門門貫徹執(zhí)執(zhí)行情況況；完成領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其他工作作。任職資格1.大專以以上學(xué)歷歷，行政政管理等等相關(guān)專專業(yè)；2.五年以以上行政政管理工工作，相相關(guān)崗位位工作經(jīng)經(jīng)驗至少少二年以以上；3.具有較較好的語語言與文文字表達達能力，具具有較強強的組織織協(xié)調(diào)能能力。考核指標員工對人力力資源滿滿意度，會會議準備備情況，部部門文件件的整理理和歸檔檔情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.2 人人事主管管崗位職職責崗位名稱人事主管所屬部門辦公室職位編號直接上級辦公室主任任直接下級/晉升方向職責描述主要工作任任務(wù)日常行政人人事管理理參與制訂或或修改員員工手冊冊、勞勞動合同同等

10、人人力資源源管理政政策和規(guī)規(guī)定；組織落實并并監(jiān)督人人事、行行政管理理相關(guān)的的各項規(guī)規(guī)章制度度；負責酒店內(nèi)內(nèi)部招聘聘、員工工離職入入職、員員工考評評、薪酬酬管理、獎獎懲等各各項人事事工作及時了解政政府政策策和同行行業(yè)情況況變化，對對酒店各各部門人人員招聘聘及薪酬酬計劃等等提出意意見。2、員工檔檔案管理理組織建立并并完善員員工檔案案；組織建立并并豐富人人才數(shù)據(jù)據(jù)庫；組織人事檔檔案的維維護與管管理工作作。3、部門內(nèi)內(nèi)外的協(xié)協(xié)調(diào)工作作與酒店其他他部門保保持有效效的溝通通，解釋釋并改進進人事工工作；組織與高校校、人才才交流中中心建立立良好的的工作關(guān)關(guān)系，保保證招聘聘渠道的的暢通；協(xié)調(diào)保持與與政府相相關(guān)部

11、門門及其他他相關(guān)部部門良好好關(guān)系。4、部門內(nèi)內(nèi)部管理傳達酒店方方針政策策，下達達上級的的命令；指導(dǎo)、監(jiān)督督、考核核下屬人人員的日日常工作作；發(fā)掘培養(yǎng)有有發(fā)展?jié)摑摿Φ南孪聦偃藛T員。5、其他工工作（1）完成成上級交交辦的其其他工作作。任職資格1.大專以以上學(xué)歷歷，具備備人力資資源管理理等相關(guān)關(guān)專業(yè)知知識；2.三年以以上人力力資源工工作經(jīng)驗驗；3.嚴謹、責責任心強強、人際際溝通、協(xié)協(xié)調(diào)、組組織能力力強。考核指標人事工作計計劃完成成率、招招聘計劃劃完成率率、績效效考評實實施情況況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.3 文文員崗位位職責崗位名稱文員所屬部門辦公室職位編號直接上級

12、辦公室主任任直接下級/晉升方向職責描述主要工作任任務(wù)1、日常行行政管理理（1）協(xié)助助管理本本部門人人員，保保證遵守守酒店管管理規(guī)范范；（2）負責責酒店公公章證照照、辦公公印章的的保管和和使用登登記工作作；（3）負責責辦公室室辦公用用品的保保管、發(fā)發(fā)放和登登記；（4）管理理與維護護打印機機等設(shè)備備；（5）對酒酒店辦公公用品、低低質(zhì)易耗耗品、固固定資產(chǎn)產(chǎn)進行登登記匯總總和定期期核查；（6）對來來訪的客客人、應(yīng)應(yīng)聘人員員接待登登記；（7） 協(xié)協(xié)助辦公公室主任任做好酒酒店印章章、介紹紹信、法法人授權(quán)權(quán)書等的的使用管管理工作作；（8）負責責本部門門人員考考勤工作作；（9）配合合街道居居委會，負負責酒店店

13、計劃生生育和流流動人口口管理工工作。2、會議事事務(wù)準備備（1）負責責各類會會議事務(wù)務(wù)的會場場布置和和準備工工作；（2）負責責通知參參加酒店店會議人人員按時時出席會會議；（3）負責責記錄會會議紀要要，并整整理成文文后下發(fā)發(fā)至各部部門；（4）對來來訪人員員做好接接待、登登記工作作。3、文件管管理（1）負責責酒店公公文、文文件的收收、發(fā)、轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)等日常常事務(wù)處處理工作作；（2）負責責文件的的打印、復(fù)復(fù)印和裝裝訂工作作；（3）負責責酒店行行政文件件、人事事檔案的的整理和和編號歸歸檔。4、車輛管管理（1）受理理酒店各各部門、領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)用車車計劃或或申請；（2）協(xié)助助總經(jīng)辦辦主任根根據(jù)計劃劃和申請請合理調(diào)調(diào)度車輛

14、輛；（3）負責責司機出出車各類類臺賬的的登記和和匯總工工作；（4）協(xié)助助司機對對車輛進進行年檢檢、車輛輛規(guī)費、保保險的購購買和辦辦理工作作。5、其他工工作（1）完成成領(lǐng)導(dǎo)交交辦的其其他工作作。任職資格1.大專以以上學(xué)歷歷、文秘秘、計算算機、管管理等相相關(guān)專業(yè)業(yè)；2.一年以以上行政政人事相相關(guān)工作作經(jīng)驗；3. 熟練練掌握英英語的聽聽、說、寫寫技能，具有較較強的文文字處理理能力，能能熟練操操作各種種辦公自自動化設(shè)設(shè)備。考核指標員工對人力力資源滿滿意度，會會議準備備情況，部部門文件件的整理理和歸檔檔情況。相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期2.4網(wǎng)絡(luò)絡(luò)管理員員崗位職職責崗位名稱網(wǎng)

15、絡(luò)管理員員所屬部門辦公室職位編號直接上級網(wǎng)絡(luò)工程師師直接下級/晉升方向職責描述負責內(nèi)部局局域網(wǎng)絡(luò)絡(luò)維護和和日常管管理； 進行服務(wù)器器、路由由器等設(shè)設(shè)備管理理，以及及網(wǎng)絡(luò)平平臺的運運行監(jiān)控控和維護護；進行酒店辦辦公設(shè)備備的日常常維護及及管理；技術(shù)檔檔案維護護； 負責病毒的的查殺，維維護網(wǎng)絡(luò)絡(luò)系統(tǒng)安安全； 處理網(wǎng)絡(luò)及及計算機機故障； 負責內(nèi)部信信息系統(tǒng)統(tǒng)建設(shè)、維維護； 負責機房服服務(wù)器的的故障排排查及維維護； 熟悉PC機機硬件維維護，各各種網(wǎng)絡(luò)絡(luò)設(shè)備基基本維護護； 對服務(wù)器、路路由器、防防火墻能能熟練操操作及維維護，具具備故障障診斷和和處理能能力； 熟悉網(wǎng)絡(luò)流流量監(jiān)測測與控制制軟件； 熟悉網(wǎng)絡(luò)布布

16、線、公公司集團團電話布布線、數(shù)數(shù)字集團團電話主主機配置置和維護護等。任職資格1. 大專專及以上上學(xué)歷,計算機機、通訊訊相關(guān)專專業(yè)；2. 二年年以上網(wǎng)網(wǎng)管工作作經(jīng)驗；3具有良良好的職職業(yè)道德德，較強強的溝通通、協(xié)調(diào)調(diào)能力，具具有強烈烈的責任任心。考核指標工作計劃的的完成率率、計算算機及網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)故障障維修及及時率。相關(guān)說明編制人員審核人員批準人員編制日期審核日期批準日期三、辦公室室工作流流程(一) 辦辦事工作作流程辦公室主任辦公室主任酒店領(lǐng)導(dǎo)安排工作反饋情況酒店各職能部門要求協(xié)作反饋情況副 主 任安排工作反饋情況文員專責、人資專責、網(wǎng)管專責分工協(xié)作安排工作反饋情況(二) 來來訪工作作流程起立招呼、禮

17、貌用語起立招呼、禮貌用語讓座敬茶詢問來訪人姓名、單位、身份、來訪目的電話來訪決定接待對象和方式本人接待、領(lǐng)導(dǎo)接待、其他人接待接待完畢，禮貌送客至辦公室門口填寫來訪記錄，必要時向主任匯報(三) 人人力調(diào)配配工作流流程實時監(jiān)督跟進工作將人員分配到部門確定調(diào)配人員報酬用人部門簽到簽退辦公室落實人員辦公室落實人員酒店內(nèi)部調(diào)配從外部調(diào)配人員辦公室重要接待或大型會議用人部門編制人力需求計劃實時監(jiān)督跟進工作將人員分配到部門確定調(diào)配人員報酬用人部門簽到簽退辦公室落實人員辦公室落實人員酒店內(nèi)部調(diào)配從外部調(diào)配人員辦公室重要接待或大型會議用人部門編制人力需求計劃無特殊要求有特殊技能要求無特殊要求有特殊技能要求(四)

18、 內(nèi)內(nèi)部接待待工作流流程1.目的理順、規(guī)范范酒店內(nèi)內(nèi)部接待待管理，使使之在成成本控制制的基礎(chǔ)礎(chǔ)上實現(xiàn)現(xiàn)預(yù)期友友好接待待目標。2.范圍酒店客房、餐餐飲、康康樂各區(qū)區(qū)域內(nèi)的的免費接接待、招招待，以以及各種種業(yè)務(wù)來來訪、參參觀接待待。3.操作規(guī)規(guī)程3.1 業(yè)務(wù)接接待范疇疇和分工工3.1.11 凡來來酒店檢檢查工作作或參觀觀考察的的上級領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)及有有關(guān)單位位，均統(tǒng)統(tǒng)一歸口口辦公室室接待。辦辦公室在在接受上上級布置置的接待待任務(wù)后后，及時時填寫接接待通知知單，注注明接待待對象、人人數(shù)、姓姓名、職職務(wù)、招招待內(nèi)容容等，及及時通知知相關(guān)部部門配合合。3.1.22 凡來來酒店參參觀的人人員必須須出具單單位介紹紹

19、信或有有效證件件，經(jīng)酒酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)同意后后由辦公公室通知知酒店賓賓客關(guān)系系主任及及相關(guān)對對口部門門負責接接待。3.1.33 大堂堂副理根根據(jù)辦公公室安排排，擬定定接待參參觀方案案。3.1.44 在接接待過程程中，屬屬酒店公公關(guān)對象象的，由由市場營營銷部陪陪同接待待，并特特別注意意接待規(guī)規(guī)格和要要求，做做好接待待的準備備工作。3.1.55 凡來來酒店參參觀的人人員，由由酒店市市場營銷銷人員視視情況負負責分送送酒店宣宣傳資料料。3.1.66 要求求各部門門在接待待過程中中與來訪訪者建立立和保持持良好業(yè)業(yè)務(wù)合作作關(guān)系的的同時，注注意利用用每次接接待作為為捕捉開開發(fā)公共共關(guān)系的的契機，宣宣傳酒店店，樹立

20、立酒店形形象。3.1.77 凡無無酒店辦辦公室通通知，任任何部門門不得隨隨意引領(lǐng)領(lǐng)客人參參觀酒店店不開放放部門。酒酒店保安安人員有有權(quán)對參參觀者的的證件進進行檢查查，并對對未經(jīng)酒酒店批準準的擅自自參觀者者予以阻阻止。3.2 接待工工作程序序3.2.11 對所所有來訪訪客人，都都必須笑笑臉相迎迎，熱情情有禮，認認真接待待。3.2.22 對來來聯(lián)系工工作的客客人，清清楚地了了解對方方的辦事事要求，需需向總經(jīng)經(jīng)理引見見的，須須征求總總經(jīng)理的的同意方方能引見見；與其其他部門門有關(guān)的的，及時時與有關(guān)關(guān)部門聯(lián)聯(lián)絡(luò)并介介紹給有有關(guān)部門門。3.2.33 對酒酒店的重重要客人人，要及及時通報報總經(jīng)理理，根據(jù)據(jù)總

21、經(jīng)理理的指示示，協(xié)助助做好接接待安排排。3.2.44 對總總經(jīng)理約約見的客客人，要要及時提提醒總經(jīng)經(jīng)理，如如因總經(jīng)經(jīng)理忙于于其他工工作未能能按時會會客，要要代為接接待，并并與總經(jīng)經(jīng)理聯(lián)絡(luò)絡(luò)，按照照指示辦辦理。對對客人提提出的要要求，在在原則允允許的范范圍內(nèi)，盡盡量給予予滿足。3.2.55 對上上門投訴訴的客人人或員工工，要心心平氣和和，耐心心傾聽其其意見，并并將客人人的投訴訴予以記記錄，將將記錄報報分管副副總經(jīng)理理批示后后轉(zhuǎn)相關(guān)關(guān)部門處處置。3.3 接接待過程程中，若若有必要要，可進進行用餐餐、住房房或其他他有關(guān)項項目的免免費接待待或折扣扣接待。(五) 會會議通知知與組織織工作流流程1.會前準

22、準備1.1 酒酒店各類類行政會會議，如如酒店總總經(jīng)理辦辦公會議議、各類類業(yè)務(wù)會會議、部部門經(jīng)理理會議、周周工作指指令會、各各種座談?wù)剷?、員員工大會會、經(jīng)濟濟分析會會、民主主對話會會等，均均由辦公公室根據(jù)據(jù)總經(jīng)理理或相關(guān)關(guān)副總經(jīng)經(jīng)理意圖圖妥善籌籌劃、安安排和綜綜合協(xié)調(diào)調(diào)。1.2 根根據(jù)總經(jīng)經(jīng)理意見見和有關(guān)關(guān)情況，辦辦公室主主任迅速速周密地地制定出出會議題題案，即即會議的的籌備方方案，內(nèi)內(nèi)容包括括：1.2.11 會名:明確開開什么會會；會名名與內(nèi)容容名實相相符，妥妥帖恰當當。1.2.22 議題:及早收收集和確確定議題題，會議議不討論論沒有列列入議題題的問題題。1.2.33 會期:會議時時間和議議題

23、內(nèi)容容聯(lián)系起起來考慮慮，不開開馬拉松松式會議議。1.2.44 根據(jù)議議題確定定會議出出席人員員范圍，不不邀請無無關(guān)人員員參加會會議。1.2.55 若是是酒店內(nèi)內(nèi)較大規(guī)規(guī)?；蜉^較為嚴肅肅的會議議，要擬擬定會議議議程和和程序。開開會時，主主席臺上上人手一一份，并并將議程程告訴與與會人員員。1.2.66 根據(jù)據(jù)會議內(nèi)內(nèi)容和人人數(shù)，與與相關(guān)部部門協(xié)調(diào)調(diào)，在以以經(jīng)營為為主的前前提下，確確定會議議地點。1.2.77 做好會會場布置置。會場場布置包包括坐席席安排（序序次卡擺擺放）、會會標、標標語、花花卉置放放、音響響效果、照照明通風風控制、茶茶水供應(yīng)應(yīng)等。會會場布置置要講究究氣氛和和效果，并并視會議議性質(zhì)和

24、和內(nèi)容而而定。有有關(guān)會場場準備工工作可分分別安排排相關(guān)人人員分頭頭準備，如如會標、音音響、花花卉等。1.3 準準備會議議材料1.3.11 總經(jīng)理理辦公會會、經(jīng)營營業(yè)務(wù)會會議等涉涉及的有有關(guān)材料料，由辦辦公室主主任負責責收集整整理，做做到充分分、完整整。1.3.22 大型會會議中，總總經(jīng)理講講話稿件件要認真真準備，并并經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理審定定。1.3.33 需會會議詳細細討論并并予以通通過的材材料，要要在精心心擬寫、認認真核稿稿的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，及及時復(fù)印印、裝訂訂，保證證與會人人員人手手一份。1.4 會議通通知1.4.11 辦公公室制定定出的會會議預(yù)案案，經(jīng)辦辦公室主主任、有有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審定無無誤后，立立即準

25、備備發(fā)出會會議通知知。1.4.22 會議議通知必必須包括括會名、議議題、會會期、起起始時間間、地點點、出席席人員范范圍，有有發(fā)言議議程的，還還要通知知做好發(fā)發(fā)言準備備。1.4.33 由辦公公室按既既定人員員范圍發(fā)發(fā)出會議議通知，確確保通知知到位，不不漏不缺缺。原則則上通知知各與會會人員提提前5分分鐘進入入會場。1.4.44 重大大會議通通知，須須發(fā)書面面通知；若屬臨臨時小型型會議，可可口頭通通知。1.5 會會前檢查查1.5.11 會議之之前，辦辦公室要要對會議議的各項項準備工工作進行行全面、細細致的檢檢查。1.5.22 辦公室室主任著著重對會會議材料料準備和和大型會會議會場場準備進進行檢查查。

26、1.5.33 會議臨臨開之前前半小時時，辦公公室主任任或者指指定負責責人提前前到達會會場，檢檢查環(huán)境境布置情情況，音音響、話話筒使用用狀況和和材料到到位情況況。根據(jù)據(jù)會議主主題，確確定會場場播放音音樂曲目目（如需需要）。2.會議組組織2.1 辦辦公室主主任提前前15分分鐘進入入會場，按按區(qū)域指指揮與會會人員進進場、入入座。2.2 維維待入場場秩序，清清理閑雜雜人員。2.3 核核定各部部門出席席會議人人數(shù)。2.4 主主任清點點人數(shù)完完畢，向向會議主主持人匯匯報會議議出席情情況。2.5 辦辦公室及及時做好好會議記記錄，發(fā)發(fā)放會議議有關(guān)材材料。 2.6 中中型和大大型會議議，安排排供應(yīng)茶茶水等會會議

27、服務(wù)務(wù)。 2.7 會會議進行行中若臨臨時調(diào)整整議題 ,增加加與會人人員，或或發(fā)生其其他特殊殊情況，要要根據(jù)情情況采取取應(yīng)急措措施做做好會議議調(diào)度工工作。 2.8 會會議結(jié)束束后，記記錄人要要全面檢檢查記錄錄，對錯錯漏字字字跡不清清、內(nèi)容容遺漏的的地方，要要及時補補正，會會上沒弄弄清楚或或發(fā)言者者表述不不清的地地方，要要及時找找有關(guān)人人員核對對。 33.會后后工作 33.1 會議結(jié)結(jié)束后及及時協(xié)助助工作人人員整理理會場。 33.2 根據(jù)會會議決定定，迅速速編寫會會議紀要要或酒店店備忘錄錄文件，報報請相關(guān)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審審簽后上上報或下下發(fā)執(zhí)行行。 33.3 及時向向缺席會會議的人人員傳達達會議精精神和決

28、決定，尤尤其是指指令性的的工作。 33.4 將所有有的會議議文件、資資料立卷卷、存入入檔案室室，便于于日后查查詢。 33.5 對于會會議的最最終決議議，積極極協(xié)調(diào)有有關(guān)部門門進行落落實，并并將執(zhí)行行情況上上報總經(jīng)經(jīng)理。(六) 收收文工作作流程1.收文處處理流程程收文簽收收、整理理、登記記填寫收收文處理理單辦公室室主任根根據(jù)文件件內(nèi)容，提提出擬辦辦意見送酒店店主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批閱閱送酒店店分管領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)辦辦或傳閱閱送相關(guān)關(guān)部門（按按批辦意意見提出出承辦意意見）承辦人人具體承承辦（辦辦結(jié)后，文文檔退回回辦公室室）辦公室室督辦向領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)報告辦辦理情況況文件歸歸檔。2.職責2.1 收收文2.1.11 分工工：由

29、辦辦公室文文員負責責。2.1.22 要求求：收文文后及時時向辦公公室主任任報告，辦辦理簽收收、整理理、登記記程序。2.2 簽簽收、整整理、登登記2.2.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.2.22 要求求：(1) 機機要通訊訊、上級級文件等等緊急、重重要來文文，須在在收到文文件后馬馬上送辦辦公室主主任（或或電話報報告），由由辦公室室主任提提出擬辦辦意見；涉密文文件不得得在電話話中涉及及相關(guān)內(nèi)內(nèi)容，需需呈送辦辦公室主主任閱辦辦。(2) 其其它文件件須在收收到文件件后1小小時內(nèi)整整理、登登記完畢畢（文件件登記包包括登記記發(fā)文單單位，文文號、密密級、緊緊急程度度、標題題、份數(shù)數(shù)、收文文日期、順

30、順序號等等）。所所有來文文必須當當日收文文當日辦辦理。2.3 呈呈送2.3.11 分工工：根據(jù)據(jù)辦公室室主任提提出的文文件擬辦辦意見，由由文員負負責呈送送酒店領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)閱批批。2.3.22 要求求：及時時準確2.4 轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)辦或傳傳閱2.4.11 分工工：根據(jù)據(jù)酒店領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示示，將領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示示文件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送具體體部門或或?qū)Ｈ寺渎鋵崱?.4.22 要求求：及時時準確、高高效有序序。2.5 督督辦2.5.11 屬于于酒店領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)交辦辦事項或或有領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示的的文件等等，由辦辦公室主主任負責責專項督督辦。2.5.22 要求求：對酒酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交辦事事項和有有領(lǐng)導(dǎo)批批示的文文件的，要要將領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)交辦事事項和領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示示下

31、發(fā)相相關(guān)承辦辦部門責責任人，原原則上領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)交辦辦事項，各各部門應(yīng)應(yīng)在交辦辦期限內(nèi)內(nèi)完成，若若無法按按時完成成的，要要及時向向辦公室室說明情情況，申申請領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)視工作作難度同同意適當當延期完完成；有有領(lǐng)導(dǎo)批批示的文文件，一一般應(yīng)在在2個工工作日內(nèi)內(nèi)處理完完成，對對一時難難以完成成的也要要及時向向辦公室室和分管管領(lǐng)導(dǎo)報報告說明明情況。對對未按時時完成的的，辦公公室要進進行督辦辦，并將將督辦情情況列入入酒店績績效考評評。2.6 辦辦結(jié)或歸歸檔2.6.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.6.22 要求求：對已已傳閱完完畢的文文件進行行分門別別類的整整理歸檔檔，并建建立歸檔檔文件目目錄，包包括文件件

32、標題、來來文單位位、存檔檔時間等等，以備備查閱；對于辦辦結(jié)件，及及時向批批示領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)報告文文件辦理理結(jié)果，一一份呈批批示領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)閱示，另另一份歸歸檔。(七) 公公文起草草工作流流程1.公文起起草流程程接受任務(wù)承辦人人擬稿辦公室室文員校校稿辦公室室主任核核定送酒店店領(lǐng)導(dǎo)審審簽 輸出出修改后后文稿清清樣辦公室室重核辦公室室主任擬擬寫呈簽簽意見呈酒店店主要領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)登記編編號辦公室室文員校校對印發(fā)發(fā)，同時時將底稿稿附三份份正式文文件送辦辦公室歸歸檔。2.職責2.1 公公文起草草2.1.11 分工工：(1) 涉涉及全局局性工作作、主要要領(lǐng)導(dǎo)講講話、工工作報告告等由酒酒店領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)指定人人員起草草。(2) 一

33、一般性公公文由辦辦公室文文員負責責起草。(3) 各各職能部部門一般般性文件件由各部部門負責責人起草草。(4) 緊緊急、重重要的公公文，由由辦公室室主任負負責組織織起草、跟跟蹤工作作。2.2 要要求：符符合黨的的路線、方方針、政政策和國國家的法法律、法法規(guī)及上上級的指指示，完完整地體體現(xiàn)發(fā)文文的意圖圖，全面面、準確確地反映映客觀實實際情況況，確保保內(nèi)容翔翔實、文文種正確確、結(jié)構(gòu)構(gòu)嚴謹、文文字精煉煉、標點點準確、文文面整潔潔、格式式規(guī)范，堅堅決杜絕絕形式主主義公文文和繁瑣瑣公文。2.2.11 校稿稿人應(yīng)當當重點把把握行文文觀點是是否正確確、情況況是否真真實；結(jié)結(jié)構(gòu)是否否嚴謹，字字詞是否否規(guī)范，有有

34、無錯字字、漏字字，文字字是否通通順、嚴嚴密；業(yè)業(yè)務(wù)上有有沒有錯錯誤；標標題是否否達意，文文種使用用是否規(guī)規(guī)范準確確等等。對對不當之之處，應(yīng)應(yīng)作修改改并簽署署意見。2.2.22 辦公公室審核核應(yīng)重點點檢查文文稿形式式是否符符合要求求，是否否應(yīng)會簽簽，行文文關(guān)系是是否正確確，發(fā)布布范圍、形形式是否否恰當，附附件是否否相符，內(nèi)內(nèi)容文字字是否通通順，按按行文規(guī)規(guī)則要求求是否有有遺漏項項目；檢檢查發(fā)文文稿簽標標題、字字號、印印制份數(shù)數(shù)、日期期、聯(lián)系系電話有有無填寫寫等等。對對不當之之處，應(yīng)應(yīng)作修改改并簽署署意見。2.2.33 辦公公室主任任審核應(yīng)應(yīng)重點把把握是否否需要行行文，文文稿內(nèi)容容是否符符合相關(guān)關(guān)

35、政策；提出的的要求和和措施是是否明確確具體，切切實可行行；涉及及其他部部門的問問題是否否協(xié)商一一致等等等，如認認為不妥妥之處可可退回修修改并簽簽署意見見。重點點檢查行行文關(guān)系系是否正正確；行行文規(guī)則則是否準準確，體體例格式式是否規(guī)規(guī)范；標標題、文文種、公公文特定定用語等等是否標標準；主主題詞標標注是否否準確；應(yīng)該會會簽的是是否會簽簽等。2.3 簽簽發(fā)2.3.11 分工工：由辦辦公室主主任審核核后呈送送酒店主主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)簽發(fā)。2.3.22 要求求：認真真仔細、從從速辦理理。2.4登記記編號2.4.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責編發(fā)文文號，填填寫文件件密級和和緩急程程度。2.4.22 要求求：

36、登記記編號要要做到準準確、詳詳細、工工整。(八) 公公文印發(fā)發(fā)工作流流程1.公文印印發(fā)流程程編文號修修改、輸輸出文件件清樣辦公室室文員核核對校稿稿修改、輸輸出文件件清樣辦公室室主任核核稿并在在發(fā)文處處理單上上提出擬擬辦意見見呈送酒酒店主要要領(lǐng)導(dǎo)審審核辦公室室文員印印制紅頭頭文件（一一般部門門性文件件可印白白頭文件件）辦公室室用印折疊、裝裝訂分發(fā)2.職責2.1 校校對2.1.11 分工工：由文文件擬稿稿人和辦辦公室文文員負責責校對。2.2.22 要求求：準確確無誤地地核對好好公文的的格式、文文字、標標點符號號等。校校對人在在公文清清樣校對對后簽名名。2.2 修修改2.2.11 分工工：由辦辦公室

37、主主任和文文員負責責；2.2.22 要求求：及時時、準確確。辦公公室主任任對公文文清樣核核稿后，在在公文清清樣中進進行修改改，將修修改后的的清樣交交文員在在電子版版中修改改，確定定無誤。2.3 印印制2.3.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.3.22 要求求：準確確、及時時、規(guī)范范、安全全，文面面清晰、工工整。2.4 用用印2.4.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.4.22 要求求：規(guī)范范、清晰晰、安全全。2.5 折折疊、裝裝訂2.5.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.5.22 要求求：需折折疊的文文件，紙紙的四個個角對齊齊且工整整；裝訂訂要訂在在一條直直線上，釘釘子要

38、均均勻、整整齊。2.6 分分發(fā)2.6.11 分工工：由辦辦公室文文員負責責。2.6.22 要求求：準確確、及時時、無誤誤。(九) 印印章管理理工作流流程1.目的規(guī)范各種印印章使用用，避免免因非法法及濫用用印章給給公司帶帶來的損損失。2.適用范范圍公司公章、財財務(wù)專用用章、合合同專用用章、發(fā)發(fā)票專用用章。3.職責3.1總經(jīng)經(jīng)理指定定專人負負責公司司公章保保管及使使用管理理工作；3.2總經(jīng)經(jīng)理指定定專人負負責公司司財務(wù)專專用章和和發(fā)票專專用章的的保管及及使用管管理工作作；3.3總經(jīng)經(jīng)理指定定專人負負責經(jīng)濟濟合同專專用章的的保管及及使用管管理工作作；3.4各部部門負責責本部門門印章的的保管及及使用管

39、管理工作作。4.印章使使用范圍圍4.1公司司公章：用于以以公司或或酒店名名義對內(nèi)內(nèi)對外的的發(fā)文、介介紹信、公公司證件件影印本本、勞動動合同、法法人授權(quán)權(quán)書，法法人委托托書及其其他法律律文件等等；4.2經(jīng)濟濟合同專專用章：以公司司名義對對外簽訂訂的各種種經(jīng)濟業(yè)業(yè)務(wù)合同同；4.3財務(wù)務(wù)專用章章：用于于對外的的各種財財務(wù)報表表、銀行行事務(wù)及及其他法法律規(guī)定定的事情情；5.印章使使用手續(xù)續(xù)5.1因工工作需要要，部門門需蓋公公司公章章，要經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準簽簽字后，方方可蓋章章。5.2 法法人委托托書、授授權(quán)書及及其他需需總經(jīng)理理簽名的的文件應(yīng)應(yīng)在總經(jīng)經(jīng)理親筆筆簽名之之后方可可蓋章。5.3因工工作需要要，

40、部門門需蓋經(jīng)經(jīng)濟合同同專用章章，要先先填寫經(jīng)經(jīng)濟合同同會簽單單，經(jīng)經(jīng)執(zhí)行部部門、辦辦公室、財財務(wù)部一一次會簽簽并報總總經(jīng)理批批準后，方方可蓋章章。5.4因工工作需要要，部門門需蓋財財務(wù)專用用印章和和發(fā)票專專用章，要要經(jīng)分管管財務(wù)的的總經(jīng)理理批準后后，方可可蓋章。5.5部門門印章經(jīng)經(jīng)部門主主管領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批準后后使用。6.印章管管理規(guī)定定6.1辦公公室負責責公司所所有印章章的刻制制、建檔檔及領(lǐng)用用登記。6.2如因因工作需需要或業(yè)業(yè)務(wù)變更更，需刻刻制、變變更或繳繳銷印章章，經(jīng)總總經(jīng)理同同意后，報報總經(jīng)理理辦公室室建檔備備案。6.3不止止一頁紙紙的合同同或協(xié)議議，需加加蓋齊縫縫章。6.4未經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理批準

41、的的空白信信簽，一一律不予予蓋章。6.5公司司印章原原則上不不予外借借，若因因特殊情情況需在在外面蓋蓋章的，須須先填寫寫印章使使用登記記表，經(jīng)經(jīng)總經(jīng)理理同意后后，由辦辦公室派派公章保保管人外外出協(xié)助助辦理。6.6因印印章使用用不當、不不合理或或違反規(guī)規(guī)定使用用的，給給公司造造成損失失，公司司將視情情節(jié)輕重重，追究究責任人人的經(jīng)濟濟責任并并進行行行政處罰罰，同時時保留進進一步追追究法律律責任的的權(quán)力。(十) 檔檔案管理理工作流流程1.目的規(guī)范酒店檔檔案文件件的歸類類、存放放、查詢詢、借閱閱、定時時報表等等系列管管理，保保證酒店店文件檔檔案齊全全、查閱閱迅捷、時時效性強強。2.范圍管理體系文文件、

42、酒酒店外來來文件和和資料、酒酒店內(nèi)部部文件。3.職責 33.1 辦公室室負責酒酒店行政政文件的的檔案管管理工作作。 33.2 計財部部負責酒酒店會計計檔案的的管理工工作。 33.4 辦公室室負責酒酒店人事事檔案的的管理工工作。3.5 工工程部負負責酒店店設(shè)備資資料檔案案的管理理工作。4.操作規(guī)規(guī)程4.1 酒酒店檔案案分類4.1.11 行政政文件檔檔案酒酒店內(nèi)部部文件（含含管理體體系文件件）、酒酒店外來來文件和和資料4.1.22 會計計檔案4.1.33 人事事檔案4.1.44 設(shè)備備檔案 44.2 行政文文件檔案案管理 44.2.1 酒酒店設(shè)檔檔案室，專專用于酒酒店行政政文件檔檔案的存存放管理理

43、,由辦辦公室具具體負責責檔案管管理工作作。各部部門文件件檔案管管理由各各部門文文員負責責。 44.2.2 行行政文件件檔案的的分類 按文件的來來源分為為外來文文件和酒酒店內(nèi)部部文件。外外來文件件包括恩恩施電力力總公司司文件、市市內(nèi)文件件、市級級以上外外來文件件（專指指國家旅旅游局、中中國旅游游飯店業(yè)業(yè)協(xié)會、中中國飯店店協(xié)會、省省政 府府、省旅旅游局、省省統(tǒng)計局等省省級以上上文件）；酒店內(nèi)內(nèi)部文件件包括酒酒店發(fā)紅紅頭“XXXXXX酒酒店”、 備備忘錄、管管理體系系文件、工工作指令令、上行行報告及及各種資資料。4.2.33 辦公公室文員員根據(jù)存存文目錄錄建立相相應(yīng)存放放文件盒盒（柜），貼貼上相應(yīng)應(yīng)

44、標簽,同時建建立（卷卷內(nèi)文件件目錄），方方便查找找。4.2.44 日常常文件歸歸檔程序序1） 傳閱閱文件閱閱完、擬擬辦文件件辦完以以后，統(tǒng)統(tǒng)一將文文件原件件交辦公公室文員員。2）文員認認真閱讀讀文件內(nèi)內(nèi)容，根根據(jù)文件件發(fā)文單單位或文文件形式式正確區(qū)區(qū)分文件件種類存存入相應(yīng)應(yīng)科目文文件盒(柜)。3）文件存存入之前前，認真真填寫卷卷內(nèi)文件件目錄，按按來文的的先后順順序編定定卷內(nèi)文文件目錄錄號，同同時在文文件右側(cè)側(cè)貼上對對應(yīng)目錄錄號標簽簽，然后后依次存存入，卷卷內(nèi)文件件目錄放放于首頁頁。4) 各種種存放文文件盒（柜柜）整齊齊、集中中、規(guī)范范陳放，卷卷內(nèi)文件件目錄與與文件對對應(yīng)。5）待發(fā)文文件一經(jīng)經(jīng)發(fā)

45、放生生效，即即歸入相相應(yīng)目錄錄文件檔檔案。6) 每年年年終對對所有文文件進行行集中整整理。對對所存全全部文件件按存文文類別進進行分類類，并運運用檔案案文件夾夾將文件件分別裝裝訂成冊冊，貼上上標簽（包包括年代代、文件件類型），集集中存放放。4.2.55 文件件檔案管管理要求求1）酒店文文件檔案案屬企業(yè)業(yè)機密，實實施專室室、專人人管理，未未經(jīng)授權(quán)權(quán)，其他他任何人人不得隨隨便翻閱閱文件檔檔案。2）辦公室室文員必必須熟悉悉檔案室室存文范范圍、類類別、時時限，熟熟悉所存存文件大大體內(nèi)容容，能夠夠快速區(qū)區(qū)分、識識別并找找出任一一文件。3) 保證證文件檔檔案歸存存的及時時性、存存文的完完整性，不不允許任任何

46、文件件丟失、遺遺漏現(xiàn)象象發(fā)生。4) 檔案案室隨時時保持通通風、空空氣良好好，防潮潮、防陽陽光暴曬曬，以免免造成文文件霉爛爛或字跡跡消退。4.2.66 檔案案文件內(nèi)內(nèi)部借閱閱規(guī)范1) 凡因因工作需需要需借借閱檔案案文件的的，先報報請本部部門經(jīng)理理（或辦辦公室主主任）批批準對借借閱人資資格、要要求借閱閱文件密密級進行行審定。2） 經(jīng)審審定，能能夠借閱閱的，由由借閱人人到辦公公室文員員處登記記，填寫寫文件借借閱登記記，注明明借閱時時間、歸歸還時間間，并簽簽字后方方可借閱閱。3) 辦公公室文員員將借閱閱文件備備份，將將復(fù)印件件借給借借閱人。4) 借閱閱文件在在事先商商定的時時間內(nèi)歸歸還。沒沒有按時時歸

47、還的的，每遲遲1天計計罰1元元，超過過10天天的記口口頭警告告1次，超超過300天的，記記書面警警告1次次。文件件遺失，記記遺失人人書面警警告l次次。并根根據(jù)遺失失文件的的重要程程度處以以相應(yīng)罰罰款。4.2.77 過期期文件處處理檔案文件達達到或超超過保存存期限以以后，成成為過期期文件，可可以報廢廢。由檔檔案管理理人員根根據(jù)報廢廢文件管管理要求求進行正正確處理理。各類類檔案文文件保存存期限見見“附表一一”。4.3 會會計檔案案管理4.3.11 會計計檔案包包括各種種會計憑憑證、會會計賬簿簿、會計計報表等等會計資資料。軟軟件系列列一經(jīng)鑒鑒定正式式投入運運行，系系統(tǒng)建設(shè)設(shè)過程中中發(fā)生的的全部資資料

48、以及及軟件系系列交接接簽認單單視同會會計檔案案。4.3.22 財務(wù)務(wù)部指定定會計人人員根據(jù)據(jù)國家和和上級關(guān)關(guān)于檔案案管理辦辦法的規(guī)規(guī)定和要要求，對對酒店的的各種會會計資料料定期收收集、審審查核對對，按照照歸檔要要求，負負責整理理立卷或或裝訂成成冊，并并集中存存放。整整理立卷卷的工作作程序：1）將每個個年度的的會計憑憑證、會會計帳薄薄、會計計報表等等會計資資料收集集齊全。發(fā)發(fā)現(xiàn)短缺缺，應(yīng)查查明原因因。2）按照會會計檔案案資料的的不同形形式和相相互聯(lián)系系，組合合成案卷卷。憑證證分現(xiàn)金金收付款款憑證、銀銀行收付付款憑證證和轉(zhuǎn)帳帳憑證各各自立卷卷，帳薄薄分各種種帳冊個個自立卷卷，報表表分年度度、季度度

49、、月度度各自立立卷。3) 裝訂訂案卷。A、裝訂會會計資料料時注意意質(zhì)量，毛毛邊齊訂訂，整齊齊、牢固固、美觀觀、不掉掉頁、不不倒置、不不壓字，便便于翻閱閱。超過過卷皮規(guī)規(guī)格的大大型原始始憑證和和匯總表表等，可可折疊擺擺放；與與卷皮規(guī)規(guī)格相等等中型原原始憑證證等，應(yīng)應(yīng)壓摞擺擺放、小小型憑證證單據(jù)等等，可仿仿魚鱗式式由上到到下依次次擺開壓壓頁擺放放。會計計憑證均均應(yīng)依次次在頂部部取齊，每每冊厚廢廢不超過過40毫毫米。B、記賬憑憑證裝訂訂時連同同所附原原始憑證證一起裝裝訂成冊冊。對于于數(shù)量過過多的原原始憑證證，可以以單獨裝裝訂保管管，在封封面上注注明記賬賬憑證日日期、編編號、種種類：同同時在記記賬憑證

50、證上注明明“附件另另訂”和原始始憑證名名稱及編編號。各各種經(jīng)濟濟合同，保保證金收收據(jù)以及及涉外文文件等重重要原始始憑證應(yīng)應(yīng)另編目目錄，單單獨登記記保管，并并在有關(guān)關(guān)的記賬賬憑證和和原始憑憑證上相相互注明明日期和和編號。會會計憑證證的裝訂訂不得超超過一個個月。C、年度終終了結(jié)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)新賬后后，應(yīng)將將結(jié)清余余額的舊舊賬打印印裝訂。裝裝訂時，按按科目順順序整理理成冊，編編上頁碼碼，做好好目錄，用用軟性優(yōu)優(yōu)質(zhì)紙作作封面封封底，在在封面上上寫明賬賬簿名稱稱、編號號、年度度（或其其他會計計期間）、本本年（期期）共*冊、本本冊系第第*冊冊以及單單位名稱稱，并在在封面后后制作扉扉頁，寫寫明記冊冊人姓名名、總帳帳會

51、計（并并蓋章）、賬賬戶名稱稱及起訖訖頁數(shù)，裝裝訂后登登記入檔檔保存，以以便以后后查賬用用賬人檢檢索。4) 擬寫寫案卷標標題，使使之與案案卷內(nèi)容容一致。根根據(jù)卷內(nèi)內(nèi)內(nèi)容填填寫目錄錄。5) 填寫寫案卷封封面 ,注明單單位名稱稱、年度度、季度度、月份份、檔案案種類，起起訖日期期，起訖訖號碼等等，由裝裝訂人在在裝訂線線封簽處處簽名或或蓋章。會會計報表表的封面面除注明明以上內(nèi)內(nèi)容外，還還應(yīng)注明明：主管管部門，規(guī)規(guī)定報送送日期，送送出日期期等。6) 裝訂訂后的會會計檔案案應(yīng)建立立會計檔檔案登記記簿。4.3.33 由財財務(wù)部負負責，對對會計檔檔案進行行科學(xué)管管理和積積極利用用。1）專人管管理，專專門箱柜柜存

52、放：存放有有序，查查找方便便。同時時，嚴格格執(zhí)行安安全和保保密制度度，不得得隨便堆堆放，嚴嚴防毀壞壞、散失失和泄密密。對磁磁介質(zhì)檔檔案應(yīng)建建立保管管設(shè)施，并并健全管管理制度度。2）各種會會計檔案案的保管管期限，從從會計年年度終了了后的第第一天算算起。當當年會計計檔案在在會計年年度終了了后，由由財務(wù)部部財務(wù)檔檔案管理理人員編編造清冊冊送至財財務(wù)檔案案室保管管。軟件件周期完完成或?qū)Π姹靖潞螅夹g(shù)文文檔和軟軟件系列列交接簽簽認單應(yīng)應(yīng)保存三三年后方方可銷毀毀。各種種會計檔檔案的具具體保管管期限見見“附表二二”。3）調(diào)閱會會計檔案案，要嚴嚴格辦理理手續(xù)。本本單位人人員調(diào)閱閱會計檔檔案，要要經(jīng)會

53、計計主管人人員同意意：外單單位人員員調(diào)閱會會計檔案案，要有有正式介介紹信，經(jīng)經(jīng)會計主主管人員員批準后后詳細登登記調(diào)閱閱的檔案案名稱、調(diào)調(diào)閱日期期、調(diào)閱閱人員的的姓名和和工作單單位、調(diào)調(diào)閱理由由、歸還還日期等等。調(diào)閱閱人員不不得將會會計檔案案攜帶外外出、如如有特殊殊需要，須須報經(jīng)會會計主管管人員批批準。4.3.44 會計計檔案保保管期滿滿。需要要銷毀時時，由酒酒店檔案案管理部部門提出出銷毀意意見，會會同會計計部門共共同鑒定定，嚴格格審查，經(jīng)經(jīng)確認無無誤后，編編造會計計檔案銷銷毀清單單。然后后，按照照規(guī)定的的審批程程序，經(jīng)經(jīng)批準后后銷毀。在在按規(guī)定定銷毀會會計檔案案時，應(yīng)應(yīng)由財務(wù)務(wù)會計部部門會同同

54、安全部部共同派派員監(jiān)銷銷。監(jiān)銷銷人在銷銷毀會計計檔案以以前，應(yīng)應(yīng)認真進進行清點點核對，銷銷毀后在在銷毀清清冊上簽簽書或蓋蓋章，并并將銷毀毀情況向向酒店總總經(jīng)理報報告。銷銷毀清冊冊的內(nèi)容容包括：會計檔檔案銷毀毀目錄、案案卷號、原原憑證號號、卷內(nèi)內(nèi)文件張張數(shù)等。4.3.55 合并并、撤銷銷酒店會會計檔案案，應(yīng)根根據(jù)不同同情況，分分別移交交給并入入單位、上上級主管管部門或或主管部部門指定定的其他他單位接接收保管管，并由由交接雙雙方在移移交清冊冊上簽名名或蓋章章。4.4 人人事檔案案管理4.4.11 人事事檔案包包括：1) 由員員工本人人填寫的的“員工登登記表”，內(nèi)容容包括員員工姓名名、性別別、出生生

55、年月、民民族、籍籍貫、政政治面貌貌、文化化程度、婚婚姻狀況況、家庭庭情況、聯(lián)聯(lián)系電活活、個人人興趣愛愛好、學(xué)學(xué)歷、工工作經(jīng)歷歷、特長長、專業(yè)業(yè)技能、獎獎懲記錄錄等項目目。2）有關(guān)員員工人事事調(diào)動表表、勞動動合同書書、身份份證、專專業(yè)文憑憑、證書書、待業(yè)業(yè)證明等等文件資資料的復(fù)復(fù)印件。3）有關(guān)員員工“ 面試試考評表表”、“試用期期滿評估估表”、“工作表表現(xiàn)評估估表”等有關(guān)關(guān)考評記記錄。4）員工在在酒店服服務(wù)工作作中的各各種崗位位調(diào)動、職職位變動動、級別別變動等等人事調(diào)調(diào)整資料料。如人人事令、部部門內(nèi)部部調(diào)動資資料、晉晉升和晉晉級相關(guān)關(guān)資料等等。5) 員工工日常工工作中的的各種處處罰記錄錄，如“警

56、告處處罰單”、“消防處處罰單”、“設(shè)備責責任損壞壞賠償通通知單”及有關(guān)關(guān)處罰通通報等。6) 員工工日常工工作中的的各種獎獎勵記錄錄，如“賓客表表揚信”、“獎勵審審批記錄錄表”、酒店店內(nèi)部“白手套套獎”、“優(yōu)秀員員工”、“微笑大大使”、“技術(shù)標標兵”、“消防標標兵”等。4.4.22 各類類人事資資料由辦辦公室人人力資源源管理專專責負責責收集、審審查核對對、分類類、整理理立卷或或裝訂成成冊，并并進行維維護管理理。1) 歸檔檔時，以以部門為為大單位位統(tǒng)一分分類，以以崗位為為小單位位按照級級別排序序歸檔存存放；各各崗位員員工檔案案冊前按按照員工工姓名登登記臺賬賬；個人人檔案按按照材料料性質(zhì)、時時間順序

57、序裝訂；裝訂紙紙張統(tǒng)一一為166K大小小，要求求材料字字跡清晰晰，無破破損。2) 由人人力資源源管理專專責負責責，以月月為單位位，針對對檔案內(nèi)內(nèi)容變動動或增減減統(tǒng)一進進行檔案案調(diào)整。3) 所有有檔案統(tǒng)統(tǒng)一存放放于檔案案室，每每年進行行一次通通風、除除蟲等保保護處理理。4.4.33 由辦辦公室對對員工人人事檔案案實行嚴嚴格保密密控制，材材料內(nèi)容容不得刪刪除、銷銷毀或隨隨意更改改。酒店店外來人人員需查查詢時必必須出示示由政府府或企業(yè)業(yè)單位人人事部門門開具的的介紹信信，并經(jīng)經(jīng)辦公室室主任同同意后方方可查閱閱；屬酒酒店內(nèi)部部查閱的的，必須須書面申申請并經(jīng)經(jīng)辦公室室主任同同意方可可查閱。4.4.44 除

58、除離職員員工檔案案及時轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)出外，各各類人事事檔案應(yīng)應(yīng)長期保保存。4.5 設(shè)設(shè)備檔案案管理4.5.11 設(shè)備備檔案包包括竣工工資料及及設(shè)備資資料?？⒖⒐べY料料包括建建筑結(jié)構(gòu)構(gòu)圖、建建筑裝飾飾平面圖圖紙、通通風系統(tǒng)統(tǒng)圖紙、電電氣圖紙紙、管道道圖紙等等。設(shè)備備資料包包括酒店店內(nèi)各類類設(shè)備的的使用說說明書、圖圖紙等。4.5.22 設(shè)備備檔案存存放于工工程部辦辦公室，由由工程部部負責人人具體負負責檔案案管理工工作。工工程部負負責人根根據(jù)資料料類別，建建立相應(yīng)應(yīng)存放文文件盒（柜柜），貼貼上相應(yīng)應(yīng)標簽，同同時建立立卷內(nèi)內(nèi)文件目目錄，方方便查找找。4.5.33 設(shè)備備檔案歸歸檔程序序1) 酒店店各部門門購買的

59、的設(shè)備、設(shè)設(shè)施到位位后，需需將設(shè)備備設(shè)施的的使用說說明書及及相關(guān)技技術(shù)資料料原件交交工程部部。2）工程部部文員正正確區(qū)分分資料類類別，存存入相應(yīng)應(yīng)文件盒盒（柜）。3) 資料料存入之之前，認認真填寫寫卷內(nèi)內(nèi)文件口口錄，按按資料的的存入順順序編定定卷內(nèi)文文件目錄錄號。同同時在文文件右側(cè)側(cè)貼上相相應(yīng)目錄錄標簽，然然后依次次存入，卷卷內(nèi)文件件目錄應(yīng)應(yīng)放人首首頁。4）各種存存放文件件盒（柜柜）整齊齊、集中中、規(guī)范范存放，卷卷內(nèi)文件件目錄與與資料相相對應(yīng)。5）每年年年終對所所有資料料進行集集中整理理。4.5.44 設(shè)備備檔案管管理要求求1) 設(shè)備備檔案實實施專人人（工程程部文員員）管理理，未經(jīng)經(jīng)許可，其其

60、他任何何人不得得隨便翻翻閱文件件檔案。2） 工程程部負責責人必須須熟悉設(shè)設(shè)備檔案案存入范范圍、類類別，熟熟悉所在在文件的的大體位位置，能能夠快速速區(qū)分、識識別并找找出任一一檔案。3) 保證證資料檔檔案歸存存的及時時性、存存入的完完整性，不不允許任任何資料料丟失、遺遺漏現(xiàn)象象發(fā)生。4) 資料料存放要要注意通通風、狀狀況良好好，防潮潮防曬，以以免造成成文件霉霉爛或宇宇跡消退退。4.5.55 設(shè)備備檔案的的借閱規(guī)規(guī)范1) 因工工作需要要，需借借閱設(shè)備備檔案的的，如屬屬本部門門人員可可直接辦辦理借閱閱手續(xù)，如如屬外部部門人員員，需經(jīng)經(jīng)工程部部負責人人許可方方可借閱閱。2) 借閱閱人在工工程部登登記，填