OA辦公自動化系統(tǒng)

1、辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心 第2頁目 錄TOC o 1-3 h z HYPERLINK l _Toc51907819 目 錄 PAGEREF _Toc51907819 h 0 HYPERLINK l _Toc51907820 第一章 辦公自動化系統(tǒng)概述 PAGEREF _Toc51907820 h 1 HYPERLINK l _Toc51907821 1.1 辦公自自動化系統(tǒng)簡簡介 PAGEREF _Toc51907821 h 1 HYPERLINK l _Toc51907822 1.2 辦公自自動化系統(tǒng)功功能 PAGEREF _Toc51907822 h 1 HYPE

2、RLINK l _Toc51907823 第二章 日常辦辦公使用指南南 PAGEREF _Toc51907823 h 2 HYPERLINK l _Toc51907824 2.1辦公郵件件（Webmmail） PAGEREF _Toc51907824 h 2 HYPERLINK l _Toc51907825 2.1.1登錄錄郵件系統(tǒng) PAGEREF _Toc51907825 h 2 HYPERLINK l _Toc51907826 2.1.2郵件件功能介紹 PAGEREF _Toc51907826 h 2 HYPERLINK l _Toc51907827 2.1.3創(chuàng)建建新郵件 PAGEREF

3、 _Toc51907827 h 3 HYPERLINK l _Toc51907828 2.1.4收件件箱、發(fā)件箱箱、垃圾箱 PAGEREF _Toc51907828 h 4 HYPERLINK l _Toc51907829 2.1.5私人人通訊錄(名片夾) PAGEREF _Toc51907829 h 5 HYPERLINK l _Toc51907830 2.1.6配置置 PAGEREF _Toc51907830 h 6 HYPERLINK l _Toc51907831 2.2個(gè)人辦公公 PAGEREF _Toc51907831 h 10 HYPERLINK l _Toc51907832 2.

4、2.1 個(gè)個(gè)人日歷 PAGEREF _Toc51907832 h 10 HYPERLINK l _Toc51907833 2.2.2 待待辦事宜 PAGEREF _Toc51907833 h 11 HYPERLINK l _Toc51907834 第三章 信息息發(fā)布的功能能 PAGEREF _Toc51907834 h 13 HYPERLINK l _Toc51907835 3.1 WEBB信息維護(hù) PAGEREF _Toc51907835 h 13 HYPERLINK l _Toc51907836 3.1.1新建建文檔 PAGEREF _Toc51907836 h 13 HYPERLINK

5、l _Toc51907837 3.1.2編輯輯文檔 PAGEREF _Toc51907837 h 14 HYPERLINK l _Toc51907838 3.1.3刪除除文檔 PAGEREF _Toc51907838 h 15 HYPERLINK l _Toc51907839 第四章 公文文管理 PAGEREF _Toc51907839 h 16 HYPERLINK l _Toc51907840 4.1公文管理理的使用 PAGEREF _Toc51907840 h 16 HYPERLINK l _Toc51907841 4.1.1模塊塊的結(jié)構(gòu)及功功能 PAGEREF _Toc51907841

6、h 16 HYPERLINK l _Toc51907842 4.1.2 發(fā)發(fā)文的操作說說明 PAGEREF _Toc51907842 h 16 HYPERLINK l _Toc51907843 4.1.3 收收文的操作說說明 PAGEREF _Toc51907843 h 18 HYPERLINK l _Toc51907844 4.2公文處理理配置 PAGEREF _Toc51907844 h 20 HYPERLINK l _Toc51907845 4.2.1模塊塊的結(jié)構(gòu)及功功能 PAGEREF _Toc51907845 h 20 HYPERLINK l _Toc51907846 4.2.2 校

7、校領(lǐng)導(dǎo)配置說說明 PAGEREF _Toc51907846 h 20 HYPERLINK l _Toc51907847 第五章 事務(wù)務(wù)管理使用指指南 PAGEREF _Toc51907847 h 22 HYPERLINK l _Toc51907848 5.1會議管理理 PAGEREF _Toc51907848 h 22 HYPERLINK l _Toc51907849 5.1.1概述述 PAGEREF _Toc51907849 h 22 HYPERLINK l _Toc51907850 5.1.2 會會議管理員的的操作 PAGEREF _Toc51907850 h 22 HYPERLINK l

8、 _Toc51907851 5.1.3 新新增會議管理理員 PAGEREF _Toc51907851 h 27 HYPERLINK l _Toc51907852 5.2 電話記記錄模塊 PAGEREF _Toc51907852 h 28 HYPERLINK l _Toc51907853 5.2.1 系系統(tǒng)功能介紹紹 PAGEREF _Toc51907853 h 28 HYPERLINK l _Toc51907854 5.2.2 電電話記錄規(guī)則則 PAGEREF _Toc51907854 h 29 HYPERLINK l _Toc51907855 5.2.3 操操作說明 PAGEREF _Toc

9、51907855 h 29 HYPERLINK l _Toc51907856 5.3 用車管管理模塊 PAGEREF _Toc51907856 h 31 HYPERLINK l _Toc51907857 5.3.1 系系統(tǒng)功能介紹紹 PAGEREF _Toc51907857 h 31 HYPERLINK l _Toc51907858 5.3.2 用用車管理規(guī)則則 PAGEREF _Toc51907858 h 32 HYPERLINK l _Toc51907859 5.3.3 用用車管理操作作說明 PAGEREF _Toc51907859 h 32 HYPERLINK l _Toc5190786

10、0 5.3.4 費(fèi)費(fèi)用管理操作作說明 PAGEREF _Toc51907860 h 34 HYPERLINK l _Toc51907861 5.4 用章管管理模塊 PAGEREF _Toc51907861 h 36 HYPERLINK l _Toc51907862 5.4.1 系系統(tǒng)功能介紹紹 PAGEREF _Toc51907862 h 36 HYPERLINK l _Toc51907863 5.4.2 用用章管理規(guī)則則 PAGEREF _Toc51907863 h 36 HYPERLINK l _Toc51907864 5.4.2 操操作說明 PAGEREF _Toc51907864 h

11、36 HYPERLINK l _Toc51907865 5.5 用餐管管理模塊 PAGEREF _Toc51907865 h 40 HYPERLINK l _Toc51907866 5.5.1 系系統(tǒng)功能介紹紹 PAGEREF _Toc51907866 h 40 HYPERLINK l _Toc51907867 5.5.2 用用餐管理規(guī)則則 PAGEREF _Toc51907867 h 40 HYPERLINK l _Toc51907868 5.5.3 操作說明 PAGEREF _Toc51907868 h 40辦公自動化系統(tǒng)用戶手冊清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心 第58頁第一章 辦公公自動化系

12、統(tǒng)統(tǒng)概述1.1 辦公自自動化系統(tǒng)簡簡介THOA辦公公自動化系統(tǒng)統(tǒng)（V20003.1）是是由清華大學(xué)學(xué)計(jì)算機(jī)與信信息管理中心心研制開發(fā)的的基于先進(jìn)的的群件平臺LLotus Dominno 的辦公公自動化軟件件。系統(tǒng)從通通用、靈活、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)計(jì)思思想出發(fā)，應(yīng)應(yīng)用先進(jìn)的文文檔數(shù)據(jù)庫處處理技術(shù)，為為各級辦公人人員、領(lǐng)導(dǎo)干干部提供了集集成的工作環(huán)環(huán)境。系統(tǒng)具具有豐富實(shí)用用的功能、友友好的操作界界面以及靈活活的可擴(kuò)展性性，可以方便便地處理各種種文檔數(shù)據(jù)、圖圖形、聲音、影影像信息，并并且安全可靠靠。1.2 辦公自自動化系統(tǒng)功功能THOA VV2003.1 提供以下功能能：日常辦公系統(tǒng)以WWW界界面提供辦公公

13、郵件、待辦辦事宜、個(gè)人人日程安排等等項(xiàng)功能。信息發(fā)布可用于學(xué)校辦公公部門發(fā)布各各種辦公文件件、通知公告告、規(guī)章制度度、各類辦公公服務(wù)信息等等。系統(tǒng)可以以根據(jù)學(xué)校辦辦公活動的需需要對信息發(fā)發(fā)布的欄目分分組、欄目、發(fā)發(fā)布格式進(jìn)行行靈活配置，并并對信息的維維護(hù)權(quán)限和閱閱讀權(quán)限進(jìn)行行控制。普通信息發(fā)布人人員可以在瀏瀏覽器中進(jìn)行行信息張貼、編編輯和刪除等等操作。系統(tǒng)統(tǒng)還提供了NNotes客客戶端環(huán)境下下的信息采編編以及復(fù)雜格格式信息發(fā)布布的功能 。公文管理為各種形式的公公文提供了管管理功能.事物管理事物管理系統(tǒng)是是為兩辦等行行政管理部門門提供了會議議管理、電話話記錄、用章章管理、用餐餐管理、用車車管理等

14、項(xiàng)功功能。第二章 日常辦辦公使用指南南日常辦公模塊主主要包括以下下功能：辦公公郵件、待辦辦事宜、個(gè)人人日程安排。2.1辦公郵件件（Webmmail）在該系統(tǒng)中，注注冊用戶擁有有自己的郵箱箱，可以很方方便地通過WWWW瀏覽器器接收和發(fā)送送辦公郵件。系統(tǒng)不但能夠?yàn)闉閷W(xué)校辦公提提供內(nèi)部郵件件服務(wù)，而且且還可以和IInternnet上其它它郵件系統(tǒng)進(jìn)進(jìn)行通訊。即即：可以在TTHOA的辦辦公郵件中直直接給校內(nèi)外外的某個(gè)人發(fā)發(fā)Emaill。2.1.1登錄錄郵件系統(tǒng)用戶可以通過學(xué)學(xué)校信息服務(wù)務(wù)主頁上的“辦公郵件”鏈接點(diǎn)登陸陸郵件系統(tǒng)。用用戶名和初始始口令以學(xué)校校系統(tǒng)管理員員的通知為準(zhǔn)準(zhǔn).特別提示：首次次登錄

15、系統(tǒng)后后一定要立即即修改口令。2.1.2郵件件功能介紹進(jìn)入辦公郵件后后，界面如下下圖所示。屏幕左側(cè)是菜單單欄，包括一一些郵件處理理的常用操作作：創(chuàng)建郵件進(jìn)入收件箱、發(fā)發(fā)件箱、垃圾圾箱創(chuàng)建名片夾(私私人通訊錄)個(gè)人郵箱配置（更更改口令、建建新文件夾，自自動恢復(fù)和轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)）轉(zhuǎn)入個(gè)人辦公功功能關(guān)閉窗口右側(cè)默認(rèn)打開界界面是收件箱箱，顯示內(nèi)容容包括：當(dāng)前前收件箱中郵郵件總數(shù)和新新郵件數(shù)，新新郵件標(biāo)記，發(fā)發(fā)件人，是否否有附件，郵郵件名稱、收收件時(shí)間以及及郵件大小。帶有新郵件標(biāo)記記的未讀郵件件總是排列在在上方，已讀讀郵件按時(shí)間間先后次序排排列。2.1.3創(chuàng)建建新郵件單擊“新郵件”，您可以在在彈出的表單單中撰寫

16、新的的郵件。在撰寫新郵件時(shí)時(shí)，郵件地址址可以從“公共通訊錄錄”或者“私人通訊錄錄”中選取。以以“公共通訊錄錄”為例，操作作步驟如下：單擊“公共通訊訊錄”，系統(tǒng)彈出出一個(gè)名為“地址”的新頁面。左側(cè)上方的“選選擇所在分類類”下拉菜單中中可以選擇用用戶分類，從從左側(cè)下方下下拉列表中選選擇您需要的的單位或個(gè)人人地址。使用用Ctrl鍵或或者Shift鍵可可以一次選擇擇多個(gè)用戶。單擊 “收件人人”、“抄送”、“密送”等按鈕將所所選擇的地址址添加到相應(yīng)應(yīng)的列表中。如如果需要刪除除多余的地址址，可以單擊擊以選中它，然然后單擊“刪除”按鈕。單擊擊“刪除所有”按鈕可以刪刪除所有添加加的地址。單擊“確定”，返返回“

17、寫郵件”頁面，您可可以看到，“收件人”、“抄送”和“密送”三欄中將填填入選擇的用用戶。 當(dāng)然，您也可以以在收件人處處直接輸入中中文的用戶姓姓名或群組名名稱（但一定定要填寫正確確！）。兩個(gè)個(gè)以上的用戶戶中間用半角角的逗號“,”隔開。如如果是發(fā)往IInternnet郵件系系統(tǒng)的Emaail地址，直直接輸入地址址即可。新郵件的文字部部分寫完之后后，如果需要要添加附件，可可以單擊“附件”一欄中的“瀏覽”按鈕，添添加所需要的的文件。一封封郵件最多可可以加兩個(gè)附附件。發(fā)送郵件時(shí)，可可以選擇是“發(fā)送并保存存”、“只發(fā)送”、“存草稿”還是“重寫郵件”。單擊“發(fā)送并保存存”可以將所發(fā)發(fā)送的郵件在在發(fā)件箱中保保留

18、一個(gè)備份份；“只發(fā)送”則不保留其其備份；“存草稿”則不發(fā)送所所寫郵件，而而將其保存到到“草稿箱”中；“重寫郵件”會將所寫郵郵件清空，使使用時(shí)要慎重重。操作成功后，會會出現(xiàn)一個(gè)提提示頁面。單單擊“返回”按鈕，將返返回“收件箱”頁面。2.1.4收件件箱、發(fā)件箱箱、垃圾箱單擊“收件箱”，可以查看看您所有收到到的郵件列表表，包括當(dāng)前前您收件箱中中的郵件總數(shù)數(shù)和新郵件數(shù)數(shù)。在郵件列表中顯顯示郵件的附附件、發(fā)件人人、收到日期期、郵件主題題以及此郵件件的大小。新郵件會在首列列中出現(xiàn)圖標(biāo)標(biāo)提示。單擊“選中”一一欄中的選擇擇框可以選中中該郵件。如果郵件太多，無無法在一個(gè)頁頁面中顯示，可可以單擊“上一頁”、“下一

19、頁”、“第一頁”、“最后一頁”來查看其他他未顯示的郵郵件。單擊“選中所有有郵件”前的選擇框框可以選中郵郵件列表中的的所有郵件。單擊“刪除”按按鈕可以將選選中的郵件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)移到垃圾箱箱中（此時(shí)郵郵件并沒有完完全清除，參參見“垃圾箱”）。從“請選擇一個(gè)個(gè)文件夾”下拉列表框框中選擇“收件箱”（或者“垃圾箱”），然后單單擊“轉(zhuǎn)移到文件件夾”（或者“拷貝到文件件夾”），可以將將選中的文件件轉(zhuǎn)移（或拷拷貝）到收件件箱（或垃圾圾箱）中。單擊郵件主題欄欄中帶下劃線線的主題，可可以打開該郵郵件，閱讀其其內(nèi)容。閱讀郵件之后，您您可以選擇“回復(fù)”、“回復(fù)所有人人”、“轉(zhuǎn)發(fā)”、“刪除”、“返回”。如果您要要回復(fù)該郵件件，

20、單擊“回復(fù)”，跳到“寫郵件”頁面，系統(tǒng)統(tǒng)自動將發(fā)信信人的地址填填入“收件人”一欄中，郵郵件的主題自自動置為“回復(fù)：”加上所回復(fù)復(fù)郵件的主題題，同時(shí)在郵郵件正文中包包含有來信原原文。選擇“回復(fù)所有人人”則略有不同同，系統(tǒng)除了了自動執(zhí)行上上面的操作之之外，還將收收信人地址填填入“抄送”一欄中。選選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”，則郵件的的主題自動置置為“轉(zhuǎn)發(fā)：”加上所轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)郵件的主題題，同時(shí)在郵郵件正文中包包含有所轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)來信的正文文。選擇“刪除”，刪除該郵郵件。選擇“返回”，則返回“收件箱”頁面。草稿箱、垃圾箱箱的操作與收收件箱類似，請請參考“收件箱”。2.1.5私人人通訊錄(名名片夾)除了“公共通訊訊錄”之外，你還

21、還可以建立自自己的“私人通訊錄錄”。在您的“私人通訊錄錄”列表中，顯顯示了所有聯(lián)聯(lián)系人的姓名名、電話和電電子郵件信息息。單擊“編輯”和“刪除”欄中的圖標(biāo)標(biāo)可以對相應(yīng)應(yīng)的通訊錄條條目進(jìn)行編輯輯和刪除。注注意：刪除操操作是不可恢恢復(fù)的。單擊“新建”按按鈕，出現(xiàn)一一個(gè)“聯(lián)系人”的表單，您您可以在其中中填入聯(lián)系人人的各種信息息，其中姓名名和E-maail是必須須填的，其它它都是可選項(xiàng)項(xiàng)。注意：填填寫完畢后，必必須單擊最下下面的“確認(rèn)”按鈕，才能能將其添加到到您的私人通通訊錄中。2.1.6配置置在“配置”菜單單中，您可以以進(jìn)行如下操操作：重新設(shè)設(shè)定郵箱的密密碼、設(shè)置發(fā)發(fā)郵件時(shí)的簽簽名、創(chuàng)建新新文件夾、刪

22、刪除數(shù)據(jù)庫現(xiàn)現(xiàn)存的文件夾夾、設(shè)置郵件件的自動轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)和自動回復(fù)復(fù)功能。設(shè)置密碼單擊“密碼”，出出現(xiàn)“修改Web登錄口令令”頁面；在“新口令”文文本框中輸入入您修改后的的口令；在“確認(rèn)口令”文本框中再再次輸入同樣樣的口令；（兩兩次輸入的口口令必須一致致，否則會要要求您重新輸輸入）單擊“確認(rèn)”提提交修改。系統(tǒng)將提示您：“Web登錄口口令已更改，請請?jiān)谙麓蔚卿涗洉r(shí)使用新口口令?！毙驴诹钤O(shè)置置后，服務(wù)器器需要一個(gè)短短暫的處理時(shí)時(shí)間，所以請請稍過片刻后后再使用新口口令登錄。（2）設(shè)置郵件件簽名單擊“簽名”，進(jìn)進(jìn)入設(shè)置簽名名功能；選中“在我發(fā)出出的郵件末自自動添加簽名名”前面的選擇擇框；在下面的輸入域域中輸

23、入您希希望的簽名格格式與內(nèi)容（如如下圖）；（3） 創(chuàng)建和和刪除文件夾夾要創(chuàng)建新的文件件夾，單擊“創(chuàng)建文件夾夾”，然后在文文本框中輸入入新文件夾的的名字，單擊擊“確定”。 要刪除所創(chuàng)建的的文件夾，請請單擊“刪除文件夾夾”，然后從列列表中選擇用用戶自己定義義的文件夾名名字前的選擇擇框，單擊“確定”。注意：系系統(tǒng)創(chuàng)建的“收件箱”等文件夾是是不可刪除的的。（4）設(shè)置自動動轉(zhuǎn)發(fā)單擊“自動轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)”，進(jìn)入設(shè)置置頁面；選擇“啟用”或或者“禁用”自動轉(zhuǎn)發(fā)功功能。在“禁用”情況下，下下面的設(shè)置均均不起作用。可以設(shè)置缺省的的轉(zhuǎn)發(fā)地址，使使所有來信都都轉(zhuǎn)到該地址址；可以設(shè)置在收到到某個(gè)地址發(fā)發(fā)來的郵件時(shí)時(shí)，自動轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)

24、到另一個(gè)地地址。可以實(shí)現(xiàn)對從某某些個(gè)人或群群組發(fā)來的郵郵件不進(jìn)行自自動轉(zhuǎn)發(fā)；可以設(shè)置不要將將郵件自動轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)給某些群群組。單擊“確認(rèn)”。（5）設(shè)置自動動回復(fù) 單擊“自動回復(fù)復(fù)”，進(jìn)入設(shè)置置頁面；選擇“啟用”或或者“禁用”自動回復(fù)功功能。在“禁用”情況下，下下面的設(shè)置均均不起作用?？梢栽O(shè)置缺省的的回復(fù)主題；可以設(shè)置在收到到某個(gè)地址發(fā)發(fā)來的郵件時(shí)時(shí)，自動回復(fù)復(fù)一個(gè)消息；也可以對某些個(gè)個(gè)人或群組發(fā)發(fā)來的郵件不不進(jìn)行自動回回復(fù)。單擊“確認(rèn)”。2.2個(gè)人辦公公個(gè)人辦公功能主主要包括個(gè)人人日歷和待辦辦事宜。2.2.1 個(gè)個(gè)人日歷進(jìn)入個(gè)人辦公界界面，默認(rèn)為為個(gè)人日歷的的日安排，時(shí)時(shí)間為當(dāng)前日日期，單擊左左側(cè)日

25、歷的日日期，可以切切換相應(yīng)的日日期的事項(xiàng)顯顯示。同時(shí)，可以將日日安排顯示轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)換為周安排排、月安排和和年安排。單擊新建事項(xiàng)，可可以創(chuàng)建新的的事項(xiàng)。確定定新事項(xiàng)的主主題、類型、全全天事件或者者確定時(shí)間事事件，如果是是確定時(shí)間事事項(xiàng)，可以在在日期和時(shí)間間欄目內(nèi)選擇擇時(shí)間、最后后輸入事項(xiàng)的的內(nèi)容和說明明，單擊確認(rèn)認(rèn)，創(chuàng)建成功功。2.2.2 待待辦事宜待辦事宜可以用用來作為待辦辦工作的提示示。進(jìn)入待辦辦事宜，系統(tǒng)統(tǒng)顯示所有已已完成和未完完成的事項(xiàng)列列表。未完成的待辦事事項(xiàng)還突出顯顯示在界面的的左側(cè)下方，以以提示用戶。點(diǎn)點(diǎn)擊標(biāo)題，可可以瀏覽或者者查閱相應(yīng)的的內(nèi)容。創(chuàng)建待辦事宜在新建列表中填填入相應(yīng)的內(nèi)內(nèi)容

26、：主題、時(shí)時(shí)間(截至日日期時(shí)間)、事事件重要程度度及事件描述述等。單擊“確認(rèn)”完成創(chuàng)建。標(biāo)記完成對已經(jīng)完成的事事件可以方便便的標(biāo)記完成成狀態(tài)或者刪刪除。第三章 信息息發(fā)布的功能能在THOA VV2003.1中提供了了web信息息維護(hù)的功能能。用戶得到到授權(quán)后，可可以通過瀏覽覽器進(jìn)行信息息的撰寫、編編輯、發(fā)布、刪刪除等操作。Notes客戶戶端的信息發(fā)發(fā)布僅用于有有特殊發(fā)布需需求的單位，如如信息采編、特特殊表格的發(fā)發(fā)布。 3.1 WEBB信息維護(hù)3.1.1新建建文檔從綜合信息服務(wù)務(wù)頁面進(jìn)入需需要維護(hù)的欄欄目；點(diǎn)擊“新建”按按鈕；在彈出的對話框框中輸入用戶戶名及密碼；（只有授權(quán)權(quán)用戶才能進(jìn)進(jìn)行信息維

27、護(hù)護(hù)的操作）進(jìn)入發(fā)布界面，編編輯新文檔；（5）如果需要要加入附件。使使用頁面下方方的上載控件件。（6）文檔發(fā)布布完成后點(diǎn)擊擊“保存“按鈕，結(jié)束束發(fā)布。3.1.2編輯輯文檔進(jìn)入文檔閱讀界界面；點(diǎn)擊“編輯”按按鈕；輸入用戶名和口口令；進(jìn)入編輯狀態(tài)；完成修改后按“保存”。一般情況下用戶戶只能編輯自自己創(chuàng)建的信信息，有特殊殊授權(quán)的用戶戶才能編輯他他人創(chuàng)建的信信息。3.1.3刪除除文檔進(jìn)入文檔閱讀界界面；點(diǎn)擊“刪除”按按鈕；一般情況下用戶戶只能刪除自自己創(chuàng)建的信信息，有特殊殊授權(quán)的用戶戶才能刪除他他人創(chuàng)建的信信息。第四章 公文文管理4.1公文管理理的使用4.1.1模塊塊的結(jié)構(gòu)及功功能公文處理主要用用于對

28、公文進(jìn)進(jìn)行無紙化管管理，包括發(fā)發(fā)文和收文兩兩部分。發(fā)文可以新建辦發(fā)字字、辦文字、委委發(fā)字和委文文字等幾類公公文，還能對對其進(jìn)行編輯輯或刪除。收文收文管理主要對對校對領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)文、校內(nèi)單單位請示和校校外單位來文文進(jìn)行管理。4.1.2 發(fā)發(fā)文的操作說說明圖 4-1-11 發(fā)文管理理發(fā)文管理主要包包括辦發(fā)字、辦辦文字、委發(fā)發(fā)字和委文字字，他們的操操作基本類似似。以辦發(fā)字字為例說明操操作方法，其其他請欄目參參考華船辦發(fā)發(fā)字。新建辦發(fā)字在發(fā)文管理界面面（圖 4-1-1）里里進(jìn)入辦發(fā)字字欄目，單擊擊操作鏈接“新建”，按照要求求填寫表單。辦辦發(fā)字的編號號是按照已有有的公文按順順序自動生成成的，可以修修改。圖

29、新建辦發(fā)發(fā)字然后點(diǎn)擊保存，出出現(xiàn)如下提示示，說明文檔檔保存成功。圖 新建辦發(fā)發(fā)字成功查閱辦發(fā)字在辦發(fā)字欄目，能能夠查看已保保存的公文。視視圖顯示了公公文的發(fā)文日日期、發(fā)文編編號、文件標(biāo)標(biāo)題等信息。圖 辦發(fā)字點(diǎn)擊對應(yīng)的行就就能察看相應(yīng)應(yīng)的公文文檔檔。且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改改或刪除等操操作。圖 辦發(fā)字4.1.3 收收文的操作說說明收文管理主要包包括校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)文、校內(nèi)單單位請示和校校外單位來文文，他們的操操作基本類似似。以校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)轉(zhuǎn)文為例說說明操作方法法，其他請欄欄目參考校領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文。圖 校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文文新建校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文文進(jìn)入校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文文界面，單擊擊操作鏈接“新建”，按照要求求填寫表單，然然后保存。收收文號

30、是按照照已有的公文文按順序自動動生成的，可可以修改。圖 新建校領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文查閱校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文文在校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文欄欄目，能夠查查看已保存的的公文。視圖圖顯示了公文文的收到日期期、來文領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)、收文號、文文件標(biāo)題等信信息圖 查閱校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)轉(zhuǎn)文點(diǎn)擊對應(yīng)的行就就能察看相應(yīng)應(yīng)的公文文檔檔。且能夠?qū)ζ溥M(jìn)行修改改或刪除等操操作。圖 校領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)文文4.2公文處理理配置4.2.1模塊塊的結(jié)構(gòu)及功功能公文處理配置主主要用于對公公文處理模塊塊中要使用的的一些預(yù)設(shè)值值進(jìn)行設(shè)置，包包括校領(lǐng)導(dǎo)名名單、校內(nèi)單單位名稱和校校外單位名稱稱。4.2.2 校校領(lǐng)導(dǎo)配置說說明圖4-2-1 校領(lǐng)導(dǎo)名單單設(shè)置校領(lǐng)導(dǎo)名單單、校內(nèi)單位位名稱和校外外單位名

31、稱的的操作基本類類似。以設(shè)置置校領(lǐng)導(dǎo)名單單為例說明操操作方法，其其他請欄目參參考校領(lǐng)導(dǎo)名名單。1) 新建校領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單在校辦公文處理理配置界面（圖圖 4-2-1）里進(jìn)入入校領(lǐng)導(dǎo)欄目目，單擊操作作鏈接“新建”，按照要求求填寫表單。圖 新建校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)名單然后點(diǎn)擊保存，出出現(xiàn)如下提示示，說明文檔檔保存成功。圖 新建校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)名單成功2) 查閱校領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)名單在校領(lǐng)導(dǎo)名單欄欄目，能夠查查看已保存的的文檔。視圖圖顯示了校領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)姓名信息息。圖 校領(lǐng)導(dǎo)名單單視圖點(diǎn)擊對應(yīng)的行就就能察看相應(yīng)應(yīng)的文檔。且且能夠?qū)ζ溥M(jìn)進(jìn)行修改或刪刪除等操作。圖 打開校領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)名單 第五章 事務(wù)務(wù)管理使用指指南為兩辦等行政管管理部門提供供了會議

32、管理理、電話記錄錄、用章管理理、用餐管理理、用車管理理等項(xiàng)功能。5.1會議管理理5.1.1概述述會議管理系統(tǒng)是是提供給機(jī)關(guān)關(guān)，企業(yè)內(nèi)部部各不同的部部門安排組織織會議的辦公公自動化模塊塊。在局域網(wǎng)網(wǎng)內(nèi)部，機(jī)關(guān)關(guān)和企業(yè)的成成員可方便的的通過自己的的電子郵件接接受會議通知知，并及時(shí)的的提供反饋信信息。極大的的簡化了會議議安排的過程程。會議系統(tǒng)定義了了兩種不同的的用戶：一種是不同部門門的會議管理理員。他是由由系統(tǒng)管理員員授權(quán)，必須須是辦公系統(tǒng)統(tǒng)的內(nèi)部用戶戶。由他來完完成發(fā)送會議議通知，上載載會議紀(jì)要和和會議歸檔的的工作。另外一種是會議議參加人。沒沒有具體的限限制。只要他他有一個(gè)電子子郵件地址即即可成為

33、會議議的參加人。這這樣便于安排排不同部門的的會議。會議議參加人不需需要做主動的的操作，他是是從自己的電電子郵件中收收到會議管理理員發(fā)來的會會議通知。只只需要點(diǎn)擊電電子郵件中的的連接，查看看相關(guān)的會議議通知。選擇擇參加或不參參加即可。5.1.2 會會議管理員的的操作會議管理員安排排一個(gè)會議的的全部流程如如下：新建會議通知發(fā)送會議議通知查看會議議名單會議結(jié)束束上載會議紀(jì)紀(jì)要并歸檔1. 新建會議議首先進(jìn)入會議管管理的歡迎界界面:點(diǎn)擊“管理員入入口”登陸后進(jìn)入入以下界面點(diǎn)擊新建建立新新的會議通知知。填寫會議的相關(guān)關(guān)信息和會議議通知。完成成后可點(diǎn)擊“保存”也可點(diǎn)擊“保存并發(fā)送送通知”2. 發(fā)送會議議通知

34、會議管理員填寫寫完會議通知知后就可以向向本次會議的的參加人發(fā)送送會議通知?？煽梢灾苯狱c(diǎn)擊擊“保存并發(fā)送送通知”或在保存會會議通知后發(fā)發(fā)送會議通知知。發(fā)送會議通知時(shí)時(shí)會進(jìn)入如下下界面：填寫會議參加人人的emaiil地址時(shí)如如果是辦公系系統(tǒng)的內(nèi)部用用戶可以直接接填寫名字。對對于非辦公系系統(tǒng)用戶可在在用戶名后加加冒號然后寫寫上emaiil地址。如如 “張方： HYPERLINK mailto: ”參加人的郵件地地址發(fā)送填寫寫完成后。點(diǎn)點(diǎn)擊“立即發(fā)送”完成。3. 查看會議議名單通過查看會議名名單可以看到到需要參加會會議的人員是是否及時(shí)對會會議發(fā)回反饋饋信息，以確確定人數(shù)或是是否選擇其它它方式通知參參加

35、人。在會議名單中“是否參加”一項(xiàng)提供了了參加人的反反饋信息。如如過參加人通通過郵件對會會議通知作出出了反應(yīng)（選選擇參加或不不參加）沒有有選擇的定義義為“未確認(rèn)”通過這項(xiàng)就就可以知道會會議的參加人人數(shù)并選擇是是否通過其它它方式聯(lián)系參參加人。4. 會議結(jié)束束上載會議紀(jì)紀(jì)要并歸檔會議結(jié)束，在會會議列表中選選擇對應(yīng)的會會議。點(diǎn)擊“編輯”在會議紀(jì)要的上上載控件中選選擇本次會議議的會議紀(jì)要要。并點(diǎn)擊歸歸檔。完成整整個(gè)會議的過過程。5. 會議資源源的添加添加會議資源，可可以讓會議參參加人了解會會議地點(diǎn)的詳詳細(xì)信息。進(jìn)入會議管理的的管理界面點(diǎn)點(diǎn)擊“會議資源”點(diǎn)擊“新建”填寫會議資源的的詳細(xì)信息。點(diǎn)點(diǎn)擊“保存”

36、完成添加操操作。5.1.3 新新增會議管理理員 會議管理員員的維護(hù)由系系統(tǒng)管理員完完成。進(jìn)入會議管理的的管理界面點(diǎn)點(diǎn)擊“授權(quán)管理”點(diǎn)擊“授權(quán)”從從系統(tǒng)通訊錄錄中選取人員員。確定后成成為會議管理理員。取消授權(quán)，從管管理員列表中中選中，點(diǎn)擊擊“撤銷”將管理員的的權(quán)限撤銷。5.2 電話記記錄模塊5.2.1 系系統(tǒng)功能介紹紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)對電話記錄錄進(jìn)行管理的的功能。包括括按來電單位位和按來電時(shí)時(shí)間對電話記記錄進(jìn)行管理理兩個(gè)功能模模塊。按時(shí)間 用戶可以對按來來電時(shí)間對電電話記錄進(jìn)行行管理，授權(quán)權(quán)用戶可進(jìn)行行新建、刪除除等操作。按單位 用用戶可以對按按來電單位對對電話記錄進(jìn)進(jìn)行管理，授授權(quán)用戶可進(jìn)進(jìn)行

37、新建、刪刪除等操作。5.2.2 電電話記錄規(guī)則則只有授權(quán)用戶可可以進(jìn)行新建建、編輯和刪刪除電話記錄錄，普通用戶戶只能查看相相關(guān)信息。5.2.3 操操作說明按時(shí)間A. 按時(shí)間查查看電話記錄錄用戶可以選擇以以來電時(shí)間為為序，查看電電話記錄。操操作步驟如下下：單擊屏幕左側(cè)的的【按時(shí)間】按按鈕，進(jìn)入【按按時(shí)間】顯示示電話記錄界界面，即可按按來電時(shí)間查查看電話記錄錄，可以了解解到有關(guān)來電電時(shí)間、來電電單位、電話話號碼和電話話內(nèi)容等信息息。如圖所示示。單擊【來電時(shí)間間】一欄中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該電話記錄的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等

38、鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖 按時(shí)間查查看電話記錄錄B. 新建電話話記錄授權(quán)用戶可以新新建電話記錄錄。操作步驟驟如下：單擊屏幕左側(cè)的的【按時(shí)間】按按鈕，進(jìn)入【按按時(shí)間】顯示示電話記錄界界面，單擊頂頂部的【新建建】按鈕，會會彈出如圖所所示的窗口，可可以在填寫來來電單位、來來電人、來電電時(shí)間、辦理理情況、電話話、電話內(nèi)容容等。單擊【保存】按按鈕，可以對對電話記錄進(jìn)進(jìn)行保存。單單擊【返回】按按鈕，可以放放棄輸入的信信息，返回【按按時(shí)間】界面面。圖 新建電話話記錄編輯電話記錄授權(quán)用戶可以對對登記的電話話記錄進(jìn)行修修改。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的窗口中中可

39、對登記的的電話記錄進(jìn)進(jìn)行修改，如如圖所示。單擊【保存】按按鈕，可對所所作的修改進(jìn)進(jìn)行保存。圖 編輯電話話記錄刪除電話記錄授權(quán)用戶可以對對登記的電話話記錄進(jìn)行刪刪除。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的對話框框中選擇【確確定】，即可可刪除此記錄錄。如圖所示示。圖 刪除電話話記錄按單位按單位查看電話話記錄用戶可以選擇以以來電單位為為序，查看電電話記錄。操操作步驟如下下：單擊屏幕左側(cè)的的【按單位】按按鈕，進(jìn)入【按按單位】顯示示電話記錄界界面，即可按按來電單位查查看電話記錄錄，可以了解解到有關(guān)來電電單位、來電電時(shí)間、電話話號碼和電話話內(nèi)容等信息息。如圖所示示。單擊【來電單位位】一欄

40、中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該電話記錄的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖 按單位查查看電話記錄錄新建、編輯和刪刪除電話記錄錄在此界面中，授授權(quán)用戶也可可以新建、編編輯和刪除電電話記錄。操操作步驟同上上。5.3 用車管管理模塊5.3.1 系系統(tǒng)功能介紹紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)用車登記和和用車費(fèi)用的的高效管理功功能。包括用用車管理和費(fèi)費(fèi)用管理兩個(gè)個(gè)功能模塊。用車管理 授權(quán)用戶可以對對用車計(jì)劃進(jìn)進(jìn)行安排，安安排用車人、用用車時(shí)間、司司機(jī)、車號等等。費(fèi)用管理 授授權(quán)用戶可以以對出車的費(fèi)費(fèi)用、繳費(fèi)日日期

41、等進(jìn)行管管理。5.3.2 用用車管理規(guī)則則只有授權(quán)用戶可可以進(jìn)行新建建、編輯和刪刪除用車登記記和費(fèi)用報(bào)表表，普通用戶戶只能查看相相關(guān)信息。5.3.3 用用車管理操作作說明1) 查看用車車登記用戶可以查看登登記的用車計(jì)計(jì)劃。操作步步驟如下：單擊屏幕左側(cè)的的【用車管理理】按鈕，進(jìn)進(jìn)入【用車管管理】界面，即即可對用車計(jì)計(jì)劃進(jìn)行查看看，可以了解解到有關(guān)用車車時(shí)間、地點(diǎn)點(diǎn)和用車人等等信息。如圖圖1所示。單擊【用車登記記】一欄中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該用車計(jì)劃的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖

42、查看用車車登記2) 登記用車車計(jì)劃授權(quán)用戶可以對對用車計(jì)劃進(jìn)進(jìn)行安排。操操作步驟如下下：單擊屏幕左側(cè)的的【用車管理理】按鈕，進(jìn)進(jìn)入【用車管管理】界面，單單擊頂部的【新新建】按鈕，會會彈出如圖所所示的窗口，可可以在其中安安排用車人、用用車類型、乘乘車人數(shù)、用用車日期、上上車時(shí)間、上上車地點(diǎn)、到到達(dá)時(shí)間、到到達(dá)地點(diǎn)、用用車要求、特特殊要求、登登記人、落實(shí)實(shí)人、落實(shí)電電話、司機(jī)和和車號等信息息。單擊【保存】按按鈕，可以對對用車安排進(jìn)進(jìn)行保存。單單擊【返回】按按鈕，可以放放棄輸入的信信息，返回【用用車管理】界界面。圖 登記用車車計(jì)劃3) 編輯用車車計(jì)劃授權(quán)用戶可以對對登記的用車車計(jì)劃進(jìn)行修修改。操作步

43、步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的窗口中中可對登記的的用車計(jì)劃進(jìn)進(jìn)行修改，如如圖所示。單擊【保存】按按鈕，可對所所作的修改進(jìn)進(jìn)行保存。圖 編輯用車車計(jì)劃4) 刪除用車車登記授權(quán)用戶可以對對登記的用車車計(jì)劃進(jìn)行刪刪除。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的對話框框中選擇【確確定】，即可可刪除此記錄錄。如圖所示示。圖 刪除用車車登記5.3.4 費(fèi)費(fèi)用管理操作作說明1) 查看用車車費(fèi)用用戶可以查看登登記的用車費(fèi)費(fèi)用記錄。操操作步驟如下下：單擊屏幕左側(cè)的的【費(fèi)用管理理】按鈕，進(jìn)進(jìn)入【費(fèi)用管管理】界面，即即可對用車費(fèi)費(fèi)用進(jìn)行查看看，可以了解解到有關(guān)經(jīng)手手人、繳費(fèi)時(shí)時(shí)間、

44、費(fèi)用等等信息。如圖圖所示。單擊【費(fèi)用信息息】一欄中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該用車費(fèi)用的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖 查看用車車費(fèi)用2) 登記用車車費(fèi)用授權(quán)用戶可以對對用車費(fèi)用進(jìn)進(jìn)行登記。操操作步驟如下下：單擊屏幕左側(cè)的的【費(fèi)用管理理】按鈕，進(jìn)進(jìn)入【費(fèi)用管管理】界面，單單擊頂部的【新新建】按鈕，會會彈出如圖所所示的窗口，可可以在其中登登記經(jīng)手人、繳繳費(fèi)日期、費(fèi)費(fèi)用、開票單單位、開支類類型等信息。單擊【保存】按按鈕，可以對對用車費(fèi)用進(jìn)進(jìn)行保存。單單擊【返回】按按鈕，可以放放棄輸入的信信

45、息，返回【費(fèi)費(fèi)用管理】界界面。圖 登記用車車費(fèi)用3) 編輯用車車費(fèi)用授權(quán)用戶可以對對登記的用車車費(fèi)用進(jìn)行修修改。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的窗口中中可對登記的的用車費(fèi)用進(jìn)進(jìn)行修改，如如圖所示。單擊【保存】按按鈕，可對所所作的修改進(jìn)進(jìn)行保存。圖 編輯用車車費(fèi)用4) 刪除用車車費(fèi)用記錄授權(quán)用戶可以對對登記的用車車費(fèi)用進(jìn)行刪刪除。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的對話框框中選擇【確確定】，即可可刪除此記錄錄。如圖所示示。圖 刪除用車車登記5.4 用章管管理模塊5.4.1 系系統(tǒng)功能介紹紹本模塊主要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)對公章的使使用進(jìn)行管理理的功能。包包括按公章使使

46、用時(shí)間、使使用單位和使使用者對用章章進(jìn)行管理的的三個(gè)功能模模塊。按時(shí)間 用戶可以對按用用章時(shí)間對用用章進(jìn)行管理理，授權(quán)用戶戶可進(jìn)行新建建、刪除等操操作。按單位 用用戶可以對按按用章單位對對用章進(jìn)行管管理，授權(quán)用用戶可進(jìn)行新新建、刪除等等操作。按使用者 用用戶可以對按按使用者對用用章進(jìn)行管理理，授權(quán)用戶戶可進(jìn)行新建建、刪除等操操作。5.4.2 用用章管理規(guī)則則只有授權(quán)用戶可可以進(jìn)行新建建、編輯和刪刪除公章使用用記錄，普通通用戶只能查查看相關(guān)信息息。5.4.2 操操作說明1. 按時(shí)間1) 按時(shí)間查查看用章記錄錄用戶可以選擇以以公章使用時(shí)時(shí)間為序，查查看用章記錄錄。操作步驟驟如下：單擊屏幕左側(cè)的的【

47、按時(shí)間】按按鈕，進(jìn)入【按按時(shí)間】顯示示用章記錄界界面，即可按按使用時(shí)間來來查看用章記記錄，可以了了解到有關(guān)用用章時(shí)間和使使用記錄等信信息。如圖11所示。單擊【使用記錄錄】一欄中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該用章記錄的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖 按時(shí)間查查看用章管理理2) 新建用章章記錄授權(quán)用戶可以新新建用章記錄錄。操作步驟驟如下：單擊屏幕左側(cè)的的【按時(shí)間】按按鈕，進(jìn)入【按按時(shí)間】顯示示用章記錄界界面，單擊頂頂部的【新建建】按鈕，會會彈出如圖所所示的窗口，可可以在填寫用用印單位、用用印

48、人、用印印時(shí)間、審批批人、數(shù)量、內(nèi)內(nèi)容等信息。單擊【保存】按按鈕，可以對對用章記錄進(jìn)進(jìn)行保存。單單擊【返回】按按鈕，可以放放棄輸入的信信息，返回【按按時(shí)間】界面面。圖 新建用章章記錄3) 編輯用章章記錄授權(quán)用戶可以對對登記的用章章記錄進(jìn)行修修改。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的窗口中中可對登記的的用章記錄進(jìn)進(jìn)行修改，如如圖所示。單擊【保存】按按鈕，可對所所作的修改進(jìn)進(jìn)行保存。圖 編輯用章章記錄4) 刪除用章章記錄授權(quán)用戶可以對對登記的用章章記錄進(jìn)行刪刪除。操作步步驟如下：單擊【編輯】一一欄中的 圖標(biāo)，在彈彈出的對話框框中選擇【確確定】，即可可刪除此記錄錄。如圖所示示。圖 刪除用章章記錄2. 按單位1) 按單位查查看用章記錄錄用戶可以選擇以以公章使用時(shí)時(shí)間為序，查查看用章記錄錄。操作步驟驟如下：單擊屏幕左側(cè)的的【按單位】按按鈕，進(jìn)入【按按單位】顯示示用章記錄界界面，即可按按公章使用時(shí)時(shí)間查看用章章記錄，可以以了解到有關(guān)關(guān)使用單位使使用記錄等信信息。如圖所所示。單擊【使用記錄錄】一欄中的的鏈接，在彈彈出的窗口中中可以了解該該用章記錄的的詳細(xì)信息。單擊底部的【第第一頁】、【上上一頁】、【下下一頁】或【最最后一頁】等等鏈接，可以以在多條記錄錄之間實(shí)現(xiàn)快快速定位。圖 按單位查查看用章記錄錄2) 新建、編編輯和刪除用用章記錄在此界面中，授授