公文管理辦法

1、公文管理辦法編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人目的為使集團(tuán)公文管理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，根據(jù)公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于集團(tuán)范圍內(nèi)部、上下級(jí)之間、外部往來(lái)文件的處理。術(shù)語(yǔ)和定義3.1.法定公文：指集團(tuán)與政府有關(guān)部門、上級(jí)主管系統(tǒng)、集團(tuán)內(nèi)部各部門之間、下屬公司以及集團(tuán)與不相隸屬的各企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體往來(lái)的文件；文種以國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法為依據(jù)。3.2.決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。3.3.通知：適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)

2、要求下級(jí)單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。3.4.通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或情況。3.5.報(bào)告：適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。3.6.請(qǐng)示：適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。3.7.批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。3.8.意見(jiàn)：適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。3.9. 函：適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。3.10.會(huì)議紀(jì)要：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。3.11.機(jī)要文書(shū)：凡符合下列條款之一者，均屬機(jī)要文書(shū)范疇：關(guān)于集團(tuán)業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的重要方針、策略或規(guī)劃方案、文件；

3、關(guān)于集團(tuán)機(jī)構(gòu)體制設(shè)置和重要人事任免方案、文件；關(guān)于重要會(huì)議的記錄、紀(jì)要、決定等文件資料；關(guān)于集團(tuán)尚未公布的投資及房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、土地開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目的調(diào)研、勘察評(píng)估分析資料；集團(tuán)對(duì)外經(jīng)營(yíng)的有關(guān)重要契約、協(xié)定等文書(shū)資料；其他有關(guān)重要機(jī)密文書(shū)資料或機(jī)密事項(xiàng)。3.12.分管領(lǐng)導(dǎo)：分管專業(yè)業(yè)務(wù)的高管人員，即集團(tuán)副總裁以上的領(lǐng)導(dǎo)。職責(zé)4.1.總裁辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)統(tǒng)一處理集團(tuán)往來(lái)公文；負(fù)責(zé)收文辦理的登記、分發(fā)、擬辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等；負(fù)責(zé)發(fā)文辦理的核稿、審稿、編號(hào)登記、繕印、用印、立卷、歸檔、銷毀等。4.2.其他職能部門職責(zé)負(fù)責(zé)收文辦理的承辦，即：提出辦理意見(jiàn)或執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)指示；負(fù)責(zé)發(fā)文辦理的擬稿、校對(duì)、發(fā)送。負(fù)

4、責(zé)起草經(jīng)濟(jì)類文書(shū)流轉(zhuǎn)表式。4.3.分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)收文辦理中涉及到本人分管的文件進(jìn)行批示；負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文辦理中涉及到本人分管的文稿進(jìn)行審閱。4.4.總裁職責(zé)負(fù)責(zé)對(duì)收文辦理的文件進(jìn)行批示；負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)文辦理的文稿進(jìn)行簽發(fā)。工作內(nèi)容5.1.法定公文格式集團(tuán)的公文一般由集團(tuán)名稱、秘密等級(jí)、緊急程度、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說(shuō)明、印章、附件、 主題詞、抄送單位、印發(fā)或電子郵發(fā)單位、印發(fā)或電子郵發(fā)日期等部分組成。5.2.行文規(guī)則行文請(qǐng)示要求做到：一文一事，具有可操作性；一般只主送一個(gè)單位（包括向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)的“函”）；如需同時(shí)報(bào)送其他單位，可以用抄報(bào)形式，但不得同時(shí)抄送下級(jí)單位；一

5、般不得越級(jí)請(qǐng)示；因特殊情況必須越級(jí)請(qǐng)示時(shí)，應(yīng)當(dāng)抄報(bào)被越過(guò)的上級(jí)單位，并在文中寫(xiě)明越級(jí)的理由；“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，不應(yīng)出現(xiàn)“請(qǐng)批復(fù)”、“請(qǐng)審批”等字樣。凡是能通過(guò)當(dāng)面協(xié)商、電話聯(lián)系等方式解決的事務(wù)性工作，不必行文。起草、修改、抄寫(xiě)、批示文件，應(yīng)使用鋼筆、毛筆或水筆，不得使用圓珠筆、鉛筆書(shū)寫(xiě)。所有文字材料應(yīng)字跡清晰、端正。集團(tuán)各部門如以集團(tuán)名義對(duì)外發(fā)文，應(yīng)由總裁辦公室統(tǒng)一編號(hào)、核稿、集團(tuán)總裁簽發(fā)、打印，并經(jīng)總裁辦公室加蓋集團(tuán)公司印章后，由部門自行分發(fā)。以集團(tuán)名義發(fā)文，必須使用總裁辦公室統(tǒng)一印制的發(fā)文單。5.3.公文辦理收文辦理來(lái)文簽收由總裁辦公室負(fù)責(zé)。 外部會(huì)議的文件和資料應(yīng)由參會(huì)部門交回

6、總裁辦公室統(tǒng)一辦理。法院、仲裁機(jī)構(gòu)送達(dá)的法律文書(shū)則必須交由集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心簽收，簽收后按照收文流程辦理。收文流程：編號(hào)登記分發(fā)擬辦（此 3 個(gè)環(huán)節(jié)由總裁辦公室負(fù)責(zé)）批辦（按照集團(tuán)現(xiàn)行文件規(guī)定由董事長(zhǎng)或總裁）承辦（主管領(lǐng)導(dǎo) / 相關(guān)部門）督查立卷歸檔（此 3 個(gè)環(huán)節(jié)由總裁辦公室負(fù)責(zé)）發(fā)文辦理發(fā)文流程：擬稿（承辦部門）核稿（總裁辦公室）審稿（承辦部門的分管領(lǐng)導(dǎo)）簽發(fā)（按照集團(tuán)現(xiàn)行文件規(guī)定由董事長(zhǎng)或總裁）校對(duì)、繕?。偛棉k公室組織承辦部門）用印（總裁辦公室）發(fā)送（承辦部門）預(yù)立卷（承辦部門）歸檔或銷毀（總裁辦公室）部門只可以對(duì)下屬公司發(fā)文，各部門必須自行編號(hào)，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由部門印制、發(fā)送、預(yù)立

7、卷、定期歸檔。一般公文，應(yīng)當(dāng)在 12 小時(shí)（工作時(shí)間） 內(nèi)傳閱完畢，如遇閱辦人出差， 應(yīng)與閱辦人取得聯(lián)系，商定處理辦法，確保在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)辦理完畢。緊急公文，應(yīng)當(dāng)提出辦理時(shí)限，并在時(shí)限內(nèi)辦理完畢。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)、辦理的公文，應(yīng)當(dāng)實(shí)行網(wǎng)上督辦。承辦部門（單位）接文后，應(yīng)當(dāng)抓緊辦理并及時(shí)答復(fù)辦理結(jié)果，不得延誤、推諉。對(duì)不屬于本部門（單位）職權(quán)范圍內(nèi)處理，或者不適宜由本部門（單位）辦理的公文，應(yīng)當(dāng)迅速返回總裁辦公室并說(shuō)明理由。審批公文，審批人應(yīng)當(dāng)簽署明確意見(jiàn)以及姓名、日期。公文辦理完畢，責(zé)任部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)收集公文定稿、正本和重要修改稿等，保證有關(guān)材料的齊全、完整、按時(shí)歸檔、立卷；應(yīng)當(dāng)根據(jù)歸檔公

8、文的內(nèi)容價(jià)值鑒定保管期限和保密期限，需要銷毀檔案必須按照規(guī)定辦理。5.4.機(jī)要文件處理機(jī)要文件及其處理按其程序可分為以下三種：秘密：集團(tuán)內(nèi)部秘密，不能向集團(tuán)以外人員公開(kāi)；機(jī)密：不能向部門總經(jīng)理及相關(guān)業(yè)務(wù)人員以外者公開(kāi)；絕密：不能向相關(guān)部門或特別指定的最小范圍內(nèi)的相關(guān)人員以外者公開(kāi)。文件密級(jí)的確定，由中心總經(jīng)理負(fù)責(zé)，但集團(tuán)總裁可以命其變更。機(jī)要文件由主辦部門草擬初稿，交集團(tuán)總裁辦公室按規(guī)定程序編號(hào)、核稿并報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審簽后，按必備份數(shù)（須在封面右上角加蓋標(biāo)注密級(jí)的紅色印記） 、分發(fā)及歸檔。總裁辦公室應(yīng)備有發(fā)文簿，機(jī)要文件發(fā)至有關(guān)部門須請(qǐng)收件人簽字（或蓋章） 。集團(tuán)下屬公司之間機(jī)要文件的傳遞，除責(zé)任者自行攜帶外，必須加封后派專人傳遞。辦理機(jī)要事項(xiàng)須嚴(yán)格控制范圍，防止泄密。不能以文件方式傳遞的機(jī)要事項(xiàng)須確定專人直接上報(bào)或傳達(dá)。機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門總經(jīng)理和集團(tuán)總裁同意方可復(fù)制?？偛棉k公室應(yīng)在發(fā)文簿上記載復(fù)制數(shù)量、復(fù)制時(shí)間及發(fā)送去向。各類機(jī)要文件的草擬稿、討論稿及相關(guān)保密廢紙，應(yīng)由主辦部門落實(shí)專人及時(shí)銷毀。集團(tuán)總裁辦公室應(yīng)于每年末組織專人對(duì)機(jī)要文件進(jìn)行保密檢查，收回散存于各部門的機(jī)要文件，整理歸檔或統(tǒng)一銷毀。支持性文件無(wú)相關(guān)記錄及表格7.1.收文辦理單7.2.發(fā)文單備注本制度自發(fā)布之日起生效，此前相關(guān)制度同時(shí)廢止。某某地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司收文辦理單來(lái)文單位辦文編號(hào)來(lái) 文 號(hào)