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文檔簡介

1、1.0目的1.1為使一切采購事宜有規(guī)范可循,特制定此程序0范圍凡公司各部門對外一切采購事宜均屬之。0權責3. 1請采購權責項次項目請購部門采購人員采購協(xié)辦部門3. 1. 1辦公總務用品/日常雜項/消耗品需求部門行政-3. 1. 2生產(chǎn)設備維修耗材需求部門采購維修3. 1. 3周止資 產(chǎn)3. 3. 1生產(chǎn)設備/儀器生產(chǎn)部門采購生產(chǎn)部門3. 3. 2檢驗部門使用設備/儀器檢驗采購檢驗部門3. 3. 3房屋建筑、設備及相關工程發(fā)包需求部門行政需求部門3. 3. 4電腦等資訊設備需求部門行政需求部門3. 3. 5其它福利需求部門采購需求部門3. 1. 4原物料/轉售產(chǎn)品生產(chǎn)部門采購-3. 1. 5轉售

2、產(chǎn)品(部分批量采購 品)業(yè)務處采購-3. 1. 6檢驗部門使用耗材(料)檢驗部門采購檢驗部門3. 2財務部:負責辦理采購付款事宜3生產(chǎn)部:負責提供生產(chǎn)物料需求計劃事宜。0名詞說明1原料:凡現(xiàn)存供直接生產(chǎn)用之原料或須經(jīng)過加工后才供 生產(chǎn)用者皆屬之。2物料:凡直接供生產(chǎn)使用但無法直接計入產(chǎn)品成本,如 鐵桶、塑料桶、包裝用紙箱等。3轉售產(chǎn)品:凡直接自外界購入,不須經(jīng)加工過程即可供 應銷售之貨品皆屬之。4 資 材 設 備 ( 臺 帳 ) : 包 括 不 動 產(chǎn) 、 生 產(chǎn) 設 備 、 電 腦 設 備 、 運輸 設備 經(jīng)濟耐用 年限 超過 一年者 , 金額 人 民 幣 2000元 (含 )以上者統(tǒng)稱之。

3、5 保 管 品 ( 列 管 ) : 指 耐 用 年 限 超 過 一 年 , 但 金 額 超 過 200 元不 超人 民 幣 2000元者 , 且 需 以財產(chǎn) 編號 列 管 的 物 品 。6 辦 公 總 務 用 品 及 日 常 雜 項 : 指 一 般 所 需 之 文 具 、 清 潔 用 品、日用品、電腦耗材、公司制服等。7 消 耗 品 : 系 指 除 原 物 料 外 之 廠 務 制 造 需 要 耗 品 , 如 打 包 帶、氣泡紙、PE膜手套等。0 作 業(yè) 說 明請購請 購 輔 料配 件 由 需 求 部 門 先 向 生產(chǎn) 部 門 提 出 需 求 ,并 由 生產(chǎn) 部門開出請購單交采購部門采購,到貨時

4、間應符合采購 周期表之規(guī)定。若 向 設 備廠 家請 購 配 件 ,需 求 部 門 向 采 購 提 出 需 求 ,交 采購 部溝通采購。(需提供樣品或圖紙)請購單 交單時間原則上定于每天上午9: 30, 下午 14: 00各一次 。 * (每 周三外購 一次 )采購 周期 和最少采購量如采購周 期表 。資材設備請購列 明 所 購物 品具體名 稱 、型 號 、技 術服務等條款 , 確 保所購物 品滿足我公司要求,特別訂制的物品,需技術部門與供應商簽 訂技術協(xié)議,并由技術人員與供應商雙方簽字認可,技術 協(xié)議作為合同的附件與合同一樣具有法律效力。勞保類及化學 品 實驗室消耗類請購需求部門填寫物品需求單

5、經(jīng)簽核后,交由部門統(tǒng)計人 員定 于每月1日和15日將匯總后的物品需求單交于采購人 員,采購人員每月進行兩次集中采購。緊急采購 由 申請人填寫暫支單 , 須經(jīng)權 責主管核準后方可 采購,發(fā)票帶回交給采購報帳。. 詢/ 比/議價采 購 執(zhí) 行 部 門 收 到 需 求 部 門 之 請 購 時 ,即 應 決 定 對 需 求 之 物 品進行采購作業(yè)。原物料采購 部分詢 比 議價流程( A) 采 購 人 員 應 在 相 關 網(wǎng) 站 對 所 需 之 物 品 了 解 其 即時的價格行情。(B)主要原物料,采購人員應與需求部門協(xié)調整 短期或 長 期 的用 量 ,經(jīng) 詢 比議價后 ,方 可與供應 商簽定短期 或長

6、期采購合同。( C)未 有 簽 定 短 期 或 長 期 合 同 之 原 物 料 ,除 特 殊 原 因 外 ,采購人員對二家(或二家以上)廠家進行詢價, 唯經(jīng)權 責 主管確認之供應商和價格方可進行后續(xù)之采購作業(yè)。. 雜項采購 部分詢 比 議價流程 :A) 采 購 人 員 須 找 尋 2-3 家 供 應 商 供 采 購 詢 比 議 之 用 ( 勞 防 用 品/ 五金耗材用 品/實驗室耗材).快 速 消 費 品 , 經(jīng) 主 管 核 準 后 , 可 以 在 大 型 超 市 進 行 采 購。資材設備部分詢 比議價流程(A) 采 購 人 員 對 二 家 ( 或 二 家 以 上 ) 廠 家 進 行 詢 價

7、之 后 ,連 同 供 應 商確 認之 報價單 ( 每 家供 應商 均需 有報價單) ,方 可進行后續(xù)之采購作業(yè)。(B)家用電器類物品,如在國美,蘇寧等大型家電廠商購買, 經(jīng)主管核準后,可以進行采購。采 購一 般 性 采 購 : 依 規(guī)定 由 采 購 執(zhí) 行 部 門 負 責 對 外 采 購 事 宜 。資材設備之采購:依財產(chǎn)管理辦法規(guī)定辦理,通過ERPW、 采、驗。生 產(chǎn) 部 依 采 購 周 期 提 前 向 管 理 部 提 報 生 產(chǎn) 需 求 。原 料 、 物 料 之 采 購 。采 購 人 員 根 據(jù) 生 產(chǎn) 部 門 提 供 之 請 購 單 向 現(xiàn) 有 合 格 供 應 商 采 購 ,開 立 采 購

8、 訂 單 。內 容 包 括 品 名 、數(shù) 量 、交 貨期、單價、制造廠商以及供應商名稱。原 物 料 從 采 購 到 到 貨 需 要 一 定 時 間 , 公 司 原 料 從 請 購 至到貨的時間以制定采購周期為準。原則上應該在合理的 時間內執(zhí)行采購行為。(A) 緊 急 采 購相關定 義緊急采購:請購要求到貨周期小于采購周期之采購行 為。請購要求到貨周期: 要求到貨日期-請購日期 (遇到雙 休 日 -2 天 )( 注 : 當 天 之 請 購 單 在 下 午 4:30 以 后 提 出 則 當 天 之 采 購 日 期 為 無 效 采 購 日 期 ;采 購 周 期 為 1 天 之 采 購 ,請 購 需

9、于 當 天 14:00 前 提 出 , 反 之 為 緊 急 采 購 。 )同一原物料非常規(guī)采購若達三次 , 須建 立供應商基本 資料并填寫原材料承認單送QS2EFB門評估,依材 料承認控 制程序執(zhí) 行 。同 時 將相 關單據(jù) ( 如產(chǎn) 品 說 明 書/產(chǎn)品檢驗報告/MSDS)其中之一附于原材料承認單 后。c) 生產(chǎn) 部 設備 突然 損壞 所急 需 的 維修 配件 , 以 及 由 于 無法 拒 絕 客 戶的 臨 時 緊 急 訂單 產(chǎn)生 的 急 需 原 物 料 ,申 請 部 門 在 填 寫請 購單 或 者物 品 需 求 單 時 標明“ 緊 急 ”標 識 ,轉 交 采 購 人 員 安 排 采 購 ,

10、采 購安排緊 急訂單時產(chǎn)生的 相 關疑義需經(jīng)采 購主管 同意 。緊急采購 完 成后 ,請 生 產(chǎn) 部門安排 卸 貨 接 收 ,申 請 部 門 以 及 采 購 部門 在一個工作日內補齊相關流程單據(jù)危 險 品 之采 購供 應 商 評 估 合 格 后 , 供 應 商 須 提供 危 險 化 學 品 經(jīng) 營許可證 ,生產(chǎn) 廠商須提供 危險化 學品安全 生產(chǎn) 許可證。3.5.2 采 購 人 員 須對 供 應 商 提 供 的 證 件 進 行 登 記 備 案 , 每 年須對證件的有效性進行更新。采 購 審 核所 有 采 購 項 目 , 若 需 購 銷 合 同 蓋 章 審 核 的 ,則 連 同 采 購 訂 單

11、及 款 到 發(fā) 貨 項 目 ,請 購 人 員 填 寫 的 付 款 申 請 單 和 經(jīng) 主管(及以上人員)核準,方可蓋章。. 訂 貨訂 貨 時 , 須 確 定 名 稱 、 規(guī) 格 、 數(shù)量 、 單 價 及 交貨 日 , 若 無 法符合請購單要求的到貨時間 (采購周期內),采購人 員應及時與原請購部門協(xié)商到貨日期,并在相應的采購訂 單上日期修正為實際到貨日期,并要求供貨商提供相應的 檢驗報告及批號,以便驗收,若該供貨商無法提供品質相關 文件,則需另尋合格供貨商予以淘汰。訂 購 后 需 請 供 貨 商 于 出 貨 時 或 于 出 貨 后 盡 速 將發(fā) 票 寄 出 , 最晚不得超過隔月月底。訂 貨 時

12、 , 若 該 合 格 供 應 商 二 年 內 并 未 向 其 采 購原 物 料 時 , 應依材料承認控制程序重新辦理材料承認。供 貨 商 要 求 預 付 貨 款 , 由 采 購 執(zhí) 行 部 門 填 寫 付 款 申 請 單 依 核決權限核準 后 ,連 同 經(jīng)過核 準 的 采購 訂單 一 并交 予財務部 門 付款。采 購 部 門 接 獲 請 購 部 門 變 更 或 撤 消 訂 購 書 面 通 知 時 ,應 向 供 貨商接洽變更或撤消事宜,經(jīng)廠商確認同意后,將變更事項 重新開立對外訂購單并注明原變更或撤消單號后傳真廠 商確認,呈權責主管簽核。若供應商只需口頭通知的,無須 重新開立對外訂購單,若廠商不

13、同意變更或撤 消,將不 能變更或撤消原因呈報權責主管裁示。點 交原 料 、 物 料 及 轉 售 產(chǎn) 品 由 倉 儲 部 門 負 責 點 收 , 其 他 由 請 購 部門或使用部門負責點收。原 物 料 的 驗 收 依 倉 儲 管 理 辦 法 規(guī)定 執(zhí) 行 。點 交 人 員 簽 收 時 , 若 發(fā) 現(xiàn) 數(shù) 量 不符 或 貨 品 狀 況有 問 題 時 ,須注明在收貨單上,并立即通知采購部門處理。采購人員應定于每天在ERP+查詢未結采購訂單狀況。驗 收原 物 料 的 驗收 依 倉 儲管理 辦 法 規(guī) 定 執(zhí) 行。固 定 資 產(chǎn) 之驗 收 依 財產(chǎn)管 理 辦法 辦 理 。各 部 門 請 購之 零 星 物

14、 品由相 關 部 門進 行 驗 收,并 將 檢 驗 結果記錄于物品需求單 或零星采購明細表。入 庫原 物 料 的 入 庫 依 倉 儲 管 理 辦 法 規(guī) 定 執(zhí) 行 。資材設備及保管品經(jīng)驗收合格后,依財產(chǎn)管理辦法作業(yè) 規(guī)定辦理。量規(guī)儀器除依5.5.3辦理外,另由使用或保管部門通知檢驗 部門依規(guī)定,納入校驗計劃中。五金備件的入庫依維修備品進出管理辦法作業(yè)規(guī)定辦理。進貨退出與折讓采購部門依據(jù)生產(chǎn)部門提供由檢驗部門出具的不合 格品鑒審單,將資料輸入電腦后,出具不合格評審單 給采購以及倉儲部門,完成原物料進貨退出資料的維護。所交貨品如因檢驗不合格退回更換者,則交貨日期應 以調換補送到達日期為準。. 驗收入庫之原料、物料,如事后發(fā)現(xiàn)有品質異常時,經(jīng) 檢驗部門判定待退并提出不合格品鑒審單后,由采購 部門協(xié)同倉儲部門辦理退貨事宜。采購及退貨會計賬務處理A如已購進貨物未生產(chǎn)退貨,且財務部收到采購退貨通知 單、采購退貨單后,將采購發(fā)票復印后帶上述資料至稅務 機關開具“開具紅字增值稅發(fā)票申請單”、“開具紅字增值 稅發(fā)票通知單”,交供貨單開具負數(shù)發(fā)票。B.如已購進貨物以生產(chǎn),由生產(chǎn)部門計算產(chǎn)生的費用交 于采購協(xié)商解決。填寫(損失費用單)請款原物料由采購填寫相應的付款申請單,由采購確認后交 主管審核后交財務進行后續(xù)付款事宜。少量物品的采購,采購執(zhí)行部門填寫費用報銷單,經(jīng)主 管部門審核后交財

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