談對現(xiàn)代會計管理新方法的探析

1、談對現(xiàn)代會計管理新方法的探析摘要：現(xiàn)代會計檔案管理具有不同于人工會計的許多特點。最主要的是用計算機代替了人工記帳，同時還有現(xiàn)代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。文章分析了現(xiàn)代會計管理的新方法。關(guān)鍵詞：會計檔案管理分析1現(xiàn)代會計檔案管理的新特點會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及局部替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：計算機技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)平安操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化?，F(xiàn)代化載體。根據(jù)1

2、999年1月1日起施行的?會計檔案管理方法?規(guī)定，采用電子計算機進展會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)構(gòu)造文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進展會計核算。軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算

3、機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。2會計檔案的搜集與保存為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的搜集、管理與保存、利用等方面的工作。2.1檔案的搜集。所謂電算化會計檔案的搜集是指在一定的時間間隔內(nèi)如一個會計年度，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝備份存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。2.2檔案的保存。由于電算化會計檔

4、案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準備雙份即采用“ab備份法進展數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的消滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進展檢查，定期進展復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案喪失，造成無法挽救的損失。2.3檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷晉級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)

5、前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱或數(shù)據(jù)恢復(fù)功能進展調(diào)閱即可；所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進展調(diào)閱。3電算化會計檔案的管理問題分析3.1完善硬件設(shè)施建立提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；裝備具有高明晰度打印才能的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的平安防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進展定期的補丁維護，防止因電腦平安或網(wǎng)絡(luò)平安，導(dǎo)

6、致會計檔案泄密或被人為惡意修改。針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進展管理時應(yīng)對硬盤上的會計檔案，采取相應(yīng)的平安保密措施，防止對會計檔案進展修改。3.2完善各項管理制度3.2.1建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。3.2.2建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進展會計檔案數(shù)據(jù)備

7、份，備用盤與儲存盤別離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進展編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。3.2.3建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管指導(dǎo)、財務(wù)部門負責(zé)人批準。3.2.4建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進展定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。3.2.

8、5建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)構(gòu)造文件等，那么只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的平安性，減少人為修改的可能。3.3進步會計人員素質(zhì)由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析才能的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好根底；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)平安的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。3.4進步思想重視程度實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認識對電算化會計檔案資料進展科學(xué)化管理的重要性，并催促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)歷，因此，應(yīng)當(dāng)進一步進步電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。電算化會計檔案作為