談對(duì)現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理新方法的探析

1、談對(duì)現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理新方法的探析摘要：現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理具有不同于人工會(huì)計(jì)的許多特點(diǎn)。最主要的是用計(jì)算機(jī)代替了人工記帳，同時(shí)還有現(xiàn)代化載體，軟硬件環(huán)境，系列化資料等要求。文章分析了現(xiàn)代會(huì)計(jì)管理的新方法。關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案管理分析1現(xiàn)代會(huì)計(jì)檔案管理的新特點(diǎn)會(huì)計(jì)電算化是指用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬、算賬、報(bào)賬，以及局部替代人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策的過(guò)程。電算化會(huì)計(jì)檔案管理有如下特點(diǎn)：計(jì)算機(jī)技能。電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)人員的素質(zhì)與系統(tǒng)平安操作提出了新需要。電算化會(huì)計(jì)檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門(mén)方法，還必須同時(shí)掌握必要的計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)知識(shí)，才能順利實(shí)現(xiàn)電算化?，F(xiàn)代化載體。根據(jù)1

2、999年1月1日起施行的?會(huì)計(jì)檔案管理方法?規(guī)定，采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)展會(huì)計(jì)核算的單位，不僅要電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這就使得電算化會(huì)計(jì)檔案擁有了雙重的會(huì)計(jì)檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案與包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會(huì)計(jì)檔案。系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護(hù)要求帶來(lái)的會(huì)計(jì)檔案涉及范圍的新特點(diǎn)。除了要保存會(huì)計(jì)檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計(jì)算機(jī)識(shí)讀的程序文件、數(shù)據(jù)構(gòu)造文件以及各種代碼，然后才能借助計(jì)算機(jī)進(jìn)展會(huì)計(jì)核算。軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的直觀可視性，電算化下的電子會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算

3、機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲(chǔ)信息有效期等因素的影響。2會(huì)計(jì)檔案的搜集與保存為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的搜集、管理與保存、利用等方面的工作。2.1檔案的搜集。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的搜集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝備份存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。2.2檔案的保存。由于電算化會(huì)計(jì)檔

4、案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“ab備份法進(jìn)展數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名，并貼上寫(xiě)保護(hù)，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的消滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮、防塵等。對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)展檢查，定期進(jìn)展復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會(huì)計(jì)檔案喪失，造成無(wú)法挽救的損失。2.3檔案的利用。即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷晉級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況：所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)

5、前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致，此時(shí)只需將您所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱或數(shù)據(jù)恢復(fù)功能進(jìn)展調(diào)閱即可；所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)不一致，此時(shí)您只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)展調(diào)閱。3電算化會(huì)計(jì)檔案的管理問(wèn)題分析3.1完善硬件設(shè)施建立提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；裝備具有高明晰度打印才能的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具：選用功能符合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強(qiáng)化系統(tǒng)的平安防護(hù)功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進(jìn)展定期的補(bǔ)丁維護(hù)，防止因電腦平安或網(wǎng)絡(luò)平安，導(dǎo)

6、致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。針對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案易修改且不留痕跡這一特點(diǎn)，在進(jìn)展管理時(shí)應(yīng)對(duì)硬盤(pán)上的會(huì)計(jì)檔案，采取相應(yīng)的平安保密措施，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展修改。3.2完善各項(xiàng)管理制度3.2.1建立電算化會(huì)計(jì)檔案的歸檔制度：會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書(shū)面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保存副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門(mén)的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。3.2.2建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度：根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)，建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)展會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備

7、份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)別離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)展編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。3.2.3建立嚴(yán)格的借用手續(xù)制度：查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門(mén)會(huì)計(jì)檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管指導(dǎo)、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.2.4建立電算化檔案定期備份制度：電算會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息；同時(shí)由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算檔案進(jìn)展定期檢查、復(fù)制，以防止會(huì)計(jì)信息損壞。3.2.

8、5建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的各項(xiàng)內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)構(gòu)造文件等，那么只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置，保證電子檔案的平安性，減少人為修改的可能。3.3進(jìn)步會(huì)計(jì)人員素質(zhì)由于電算化會(huì)計(jì)，不僅僅是要實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)會(huì)計(jì)的功能，更有其他利用計(jì)算機(jī)高速度計(jì)算、分析才能的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，為提供更有效的會(huì)計(jì)信息打好根底；同時(shí)電算化軟件維護(hù)及系統(tǒng)平安的要求較高，這也需要會(huì)計(jì)部門(mén)相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級(jí)人才，維護(hù)日常運(yùn)作，開(kāi)發(fā)更合理、高效的軟件。3.4進(jìn)步思想重視程度實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，有關(guān)指導(dǎo)應(yīng)當(dāng)高度認(rèn)識(shí)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)展科學(xué)化管理的重要性，并催促有關(guān)制度的建立?，F(xiàn)今不少實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)單位，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)歷，因此，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)步電算化會(huì)計(jì)檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實(shí)處。電算化會(huì)計(jì)檔案作為