文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)有哪些

1、第5頁(yè) 共5頁(yè)文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)有哪些文秘工作不可防止接待來訪，所以學(xué)習(xí)辦公室接待禮儀常識(shí)是文秘的一門必修課。今天wttWTT分享的是文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)，希望能幫到大家。文秘辦公室接待的禮儀常識(shí)(1)接待來訪禮儀人們經(jīng)常會(huì)出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對(duì)秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。假如因工作繁忙暫時(shí)無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓別人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級(jí)或長(zhǎng)者時(shí),秘書要站起來握手以示歡送。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為說明你是在

2、認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾;當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時(shí)，要抑制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。在交談處理事務(wù)過程中,能立即解決或答復(fù)的問題要及時(shí)處理,不能擺架子或成心拖延時(shí)間;對(duì)于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。假如來訪者來訪時(shí)間過長(zhǎng)而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對(duì)方完畢談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的僵硬態(tài)度草草完畢談話，給對(duì)方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。(2)拜訪禮儀對(duì)外聯(lián)絡(luò)是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪別人。理解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。拜訪時(shí)首

3、要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提早35分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打 向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提早35天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對(duì)方的工作安排。與求見人見面后,假如是初次見面要主動(dòng)自我介紹,假如是熟人,也要先問候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說話時(shí)要注意對(duì)方的反響，要給對(duì)方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對(duì)對(duì)方的舉動(dòng)要非常敏感，當(dāng)對(duì)方有完畢談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。(3)匯報(bào)工作時(shí)的禮儀向上級(jí)匯報(bào)工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握

4、正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級(jí)留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無阻地和指導(dǎo)交流，進(jìn)步辦事效率。由于指導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和指導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可踐約。遵守時(shí)間是秘書人員的根本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過早抵達(dá)以免指導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的場(chǎng)面;也不要遲到，讓指導(dǎo)等候。進(jìn)指導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許前方可入內(nèi)。假如指導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒指導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字明晰。語言簡(jiǎn)練，條理清楚。匯報(bào)過程中，指導(dǎo)有任何的意見和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來以便談話完畢后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)完畢后，假如指導(dǎo)談興猶濃，

5、不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等指導(dǎo)表示完畢前方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的穿著、座椅等，當(dāng)指導(dǎo)送別時(shí)要主動(dòng)說“謝謝”、“請(qǐng)留步”等以示禮貌(4)辦公室儀容禮儀在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個(gè)人形象。假如單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。假如沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)?；b要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動(dòng)裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。文秘接待客人的考前須知1、無論接待什么樣的客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原那么接待每一個(gè)客人。2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。4、對(duì)于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。5、為防止出錯(cuò)，對(duì)于客人說的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。6、盡快記住客人的相貌和姓名，理解他們與本公司的關(guān)系。7、要請(qǐng)客人填寫接待登記簿。8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進(jìn)去。9、在不理解對(duì)方身份時(shí)，假設(shè)對(duì)方問到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，那么不要直接答復(fù)在不在，而應(yīng)