辦公室工作手冊(cè)修改版

1、受控文件未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制 第 PAGE 138 頁 共 NUMPAGES 138 頁 生效日期：2006年 9 月 21 日編制： 日期： 審核核： 日期： 批準(zhǔn)準(zhǔn)： 日期：說明： 紅色印印章為受受控文件件括號(hào)內(nèi)數(shù)數(shù)字為文文件分發(fā)發(fā)號(hào)文件受控控章 責(zé)任任部門：辦公室室目 錄編號(hào) 版號(hào)/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-001-AA/0組組織機(jī)構(gòu)構(gòu)圖 005HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-002-AA/0部部門質(zhì)量量目標(biāo) 006HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-003-AA/0辦辦公室職職責(zé) 007HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-004-AA/0辦辦公室行

2、行政助理理權(quán)限與與職責(zé) 008HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-005-AA/0辦辦公室環(huán)環(huán)境管理理規(guī)程 009HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-006-AA/0保保密管理理規(guī)程 110HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-007-AA/0會(huì)會(huì)議制度度 113HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-008-AA/0公公文管理理程序 115HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-009-AA/0文文件收發(fā)發(fā)作業(yè)指指導(dǎo)書 117HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-110-AA/0通通（告）管管理規(guī)程程 188HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-111-AA/0檔檔案管理理程序 119HTW

3、YY/QMMS/QQW/XXZ-112-AA/0辦辦公設(shè)備備管理規(guī)規(guī)定 223HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-113-AA/0復(fù)復(fù)印機(jī)使使用管理理辦法 224HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-114-AA/0廢廢用品管管理辦法法 225HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-115-AA/0電電話/傳傳真機(jī)使使用管理理規(guī)定 26HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-116-AA/0印印章管理理制度. 27HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-117-AA/0辦辦公用品品管理規(guī)規(guī)定. 28HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-118-AA/0辦辦公用品品申請(qǐng)及及領(lǐng)用管管理規(guī)定定. 29H

4、TWYY/QMMS/QQW/XXZ-119-AA/0倉倉庫管理理規(guī)程. 30HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-220-AA/0物物品驗(yàn)規(guī)規(guī)程. 31HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-221-AA/0固固定資產(chǎn)產(chǎn)控制程程序. 34HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-222-AA/0員員工守則則. 35HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-223-AA/0員員工安全全守則. 39HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-224-AA/0管管理人員員行為管管理規(guī)程程. 40HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-225-AA/0員員工聘用用管理規(guī)規(guī)程. 42HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-

5、226-AA/0考考勤制度度. 46HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-227-AA/0培培訓(xùn)規(guī)程程. 47HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-228-AA/0考考核標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)及實(shí)施施. 51HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-229-AA/0獎(jiǎng)獎(jiǎng)懲制度度. 52HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-330-AA/0員員工工牌牌、工服服管理制制度. 55HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-331-AA/0品品質(zhì)管理理工作規(guī)規(guī)程. 56HTWYY/QMMS/QQW/XXZ-332-AA/0品品質(zhì)管理理與服務(wù)務(wù)標(biāo)準(zhǔn). 58HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-011-A/0出席席會(huì)議簽簽到表.

6、 669目 錄編號(hào) 版號(hào)/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-022-A/0辦公公室環(huán)境境檢查表表 700HTWYY/QMMS/QQR/XXZ-003-AA/0文文件發(fā)放放范圍清清單 771HTWYY/QMMS/QQR/XXZ-004-AA/0質(zhì)質(zhì)量體系系文件清清單 772HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-055-A/0文件件領(lǐng)用登登記表 733HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-066-A/0文件件更改申申請(qǐng)表 744HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-077-A/0文件件更改記記錄表 755HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-088-A/0外來來文件登登記表

7、 766HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-099-A/0記錄錄一覽表表 77HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-100-A/0 文件件資料借借閱登記記表 788HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-111-A/0 文件件資料借借閱申請(qǐng)請(qǐng)表 799HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-122-A/0 發(fā)文文登記表表 800HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-133-A/0 收文文登記表表 811HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-144-A/0 檔案案資料移移交清單單 882HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-155-A/0 檔案案分類編編號(hào)、歸歸檔時(shí)間間登記冊(cè)冊(cè) 833HTWYY/

8、QMMS/QQR/XZZ-166-A/0 檔案案銷登記記表 844HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-177-A/0 檔案案借閱申申請(qǐng)審批批表 855HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-188-A/0檔案案統(tǒng)計(jì)季季報(bào)表 866HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-199-A/0 電腦腦使用人人記錄 877HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-200-A/0 復(fù)印印機(jī)使用用人記錄錄 888HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-211-A/0 收發(fā)發(fā)傳真記記錄 899HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-222-A/0 物品品報(bào)報(bào)廢廢單 900HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-233-A/

9、0 送修修登記 911HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-244-A/0 印章章使用審審批表 92HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-255-A/0 印章章使用登登記表 933HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-266-A/0 辦公公用品領(lǐng)領(lǐng)用登記記表 944HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-277-A/0 采購購申請(qǐng)單單 955HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-288-A/0 入庫庫單 966HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-299-A/0 領(lǐng)料料單997HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-300-A/0 庫存存檢查記記錄 988HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-31

10、1-A/0 倉庫庫物料盤盤存表 999HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-322-A/0 物品品驗(yàn)證記記錄. 1000HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-333-A/0 不合合格品處處理單. 1001HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-344-A/0 固定定資產(chǎn)登登記表. 1002HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-355-A/0 消耗耗材料盤盤點(diǎn)報(bào)告告. 1003目 錄編號(hào) 版號(hào)/狀態(tài) 標(biāo) 題 頁 碼HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-366-A/0 年度度人力資資源需求求計(jì)劃表表 1104HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-377-A/0 招聘聘登記表表 1105HTWYY/Q

11、MMS/QQR/XZZ-388-A/0 面試試記錄表表 1006HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-399-A/0 員工工資料表表 1107HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-400-A/0 擔(dān)保保書 1108HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-411-A/0 聘用用人員試試用通知知書 1109HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-422-A/0 入職職手續(xù)辦辦理單 1110HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-433-A/0 員工工轉(zhuǎn)正申申請(qǐng)表 1111HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-444-A/0 轉(zhuǎn)正正申請(qǐng)書書 1112HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-455-A/0 員

12、工工聘用/轉(zhuǎn)正定定級(jí)/調(diào)調(diào)崗調(diào)資資通知書書 1133HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-466-A/0 考勤勤表 1114HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-477-A/0 年度度員工培培訓(xùn)計(jì)劃劃 1115HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-488-A/0 培訓(xùn)訓(xùn)檔案 1116HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-499-A/0 培訓(xùn)訓(xùn)簽到表表 1117HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-500-A/0 培訓(xùn)訓(xùn)記錄 1118HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-511-A/0 人員員狀況表表 1119HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-522-A/0 員工工崗前培培訓(xùn)考核核表 112

13、0HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-533-A/0 員工工月考評(píng)評(píng)表 1121HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-544-A/0 員工工月考核核評(píng)估表表 1122HTWYY/QMMS/QQR/XZZ-555-A/0 服飾飾領(lǐng)用登登記表 1123辦公室組組織架構(gòu)構(gòu)圖物業(yè)公司經(jīng)理辦公室辦公室行政助理部門質(zhì)量量目標(biāo)1.0 20006年年建立并并試運(yùn)行行ISOO90000：220000質(zhì)量管管理體系系2.0 220077年主要要管理指指標(biāo)和管管理標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)均達(dá)到到或超過過深圳市市物業(yè)管管理區(qū)級(jí)級(jí)（羅湖湖）標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)3.0 自220088年起按按深圳市市物業(yè)管管理市級(jí)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)提提供管理理和服務(wù)務(wù)4.0主主要

14、指標(biāo)標(biāo)有1服務(wù)質(zhì)質(zhì)量知識(shí)識(shí)普及率率為1000%2員工持持證上崗崗率為1100%3有效投投訴率低低于千分分之八4顧客滿滿意率995%以以上5管理人人員專業(yè)業(yè)培訓(xùn)合合格率1100%6無重大大安全生生產(chǎn)事故故發(fā)生7文檔保保管完好好率1000%8每月一一次質(zhì)量量簡報(bào)辦公室職職責(zé)1、負(fù)責(zé)責(zé)安排公公司的季季度、年年度工作作會(huì)議及及經(jīng)理辦辦公會(huì)議議，做好好記錄，編編寫會(huì)議議紀(jì)要和和決議，并并督促各各單位貫貫徹執(zhí)行行，及時(shí)時(shí)了解和和反饋有有關(guān)信息息。2、負(fù)責(zé)責(zé)公司相相關(guān)文件件的起草草、印制制和分發(fā)發(fā)，做好好公司各各類文件件的審核核、編號(hào)號(hào)、立卷卷、存檔檔工作，管管理好公公司的文文書檔案案。3、負(fù)責(zé)責(zé)上級(jí)和和外

15、部來來文來電電的簽收收、登記記和領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)批示后后的傳閱閱、催辦辦、回復(fù)復(fù)。4、搞好好調(diào)查研研究工作作，及時(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)新新問題、總結(jié)新新經(jīng)驗(yàn)，為為領(lǐng)導(dǎo)決決策提供供參考，為為基層工工作提供供借鑒。5、注意意收集合合理化建建議情況況，會(huì)同同有關(guān)部部門提出出推廣和和獎(jiǎng)勵(lì)意意見。6、管理理公司印印信。7、負(fù)責(zé)責(zé)保密管管理，抓抓好保密密教育、保密檢檢察和對(duì)對(duì)失泄密密事件的的調(diào)查處處理。8、完善善公司行行政管理理制度，匯匯總各部部門月采采購計(jì)劃劃編上報(bào)報(bào)；安排排落實(shí)節(jié)節(jié)假日值值班。9、負(fù)責(zé)責(zé)服務(wù)、督促、檢查、協(xié)調(diào)公公司工作作，保證證各項(xiàng)工工作的正正常運(yùn)行行。10、負(fù)負(fù)責(zé)公司司日常行行政事務(wù)務(wù)、對(duì)外外聯(lián)系、各單位位

16、來訪接接待的管管理和安安排。11、負(fù)負(fù)責(zé)公司司文件及及各種書書面文件件材料的的撰寫、審核、發(fā)放。12、負(fù)負(fù)責(zé)辦公公室環(huán)境境管理。13、負(fù)負(fù)責(zé)公司司辦公用用品用具具的領(lǐng)用用、發(fā)放放、登記記和管理理工作。14、負(fù)負(fù)責(zé)公司司報(bào)刊訂訂閱工作作。15、負(fù)負(fù)責(zé)公事事的質(zhì)量量管理工工作。16、負(fù)負(fù)責(zé)公司司的培訓(xùn)訓(xùn)與工作作考核工工作。17、上上級(jí)交辦辦的其它它工作。辦公室行行政助理理權(quán)限與與職責(zé)崗位名稱稱：行政政助理所屬部門門：辦公公室定員標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)：1名職務(wù)等級(jí)級(jí)：工作地點(diǎn)點(diǎn)：辦公公室直接上級(jí)級(jí)崗位：總經(jīng)理理崗位分析析者：總總經(jīng)理審核者：公司負(fù)責(zé)責(zé)人：總總經(jīng)理簽發(fā)日期期：20006年 月 日工作權(quán)限限：在工作職

17、職責(zé)范圍圍內(nèi)，按按工作流流程開展展辦公室室工作。按工作流流程，有有權(quán)和相相關(guān)部門門或崗位位協(xié)調(diào)工工作。出于工作作的必要要性，有有權(quán)向主主管上級(jí)級(jí)申訴或或越級(jí)申申訴。有權(quán)提出出合理化化意見與與建議。在授權(quán)范范圍內(nèi),有權(quán)代代表公司司對(duì)外聯(lián)聯(lián)絡(luò),開開展活動(dòng)動(dòng)或洽談?wù)劇徫宦氊?zé)責(zé)一、崗位位職責(zé)開展辦公公室工作作。二、管理理職責(zé)1、負(fù)責(zé)責(zé)大廈圖圖紙資料料、工作作文件（含含公司系系統(tǒng)文件件與外來來文件）、人事檔檔案的收收錄、建建立與存存檔。2、負(fù)責(zé)責(zé)工作文文件的打打印、登登記與傳傳遞。3、負(fù)責(zé)責(zé)公務(wù)接接待與對(duì)對(duì)外聯(lián)絡(luò)絡(luò)。 4、負(fù)責(zé)勞勞動(dòng)紀(jì)律律與工作作環(huán)境的的管理工工作。5、負(fù)責(zé)責(zé)會(huì)議的的組織與與記錄工工作

18、。6、負(fù)責(zé)責(zé)辦公用用品用具具采購計(jì)計(jì)劃的編編制與發(fā)發(fā)放登記記。7、負(fù)責(zé)責(zé)計(jì)劃外外辦公用用品的采采購與發(fā)發(fā)放登記記。8、負(fù)責(zé)責(zé)辦公用用具與設(shè)設(shè)備的管管理工作作，建立立相應(yīng)臺(tái)臺(tái)帳與領(lǐng)領(lǐng)用記錄錄。制定定相關(guān)制制度，明明解各設(shè)設(shè)備用具具的保管管責(zé)任人人。 9、負(fù)責(zé)合合理化建建議的收收集與總總經(jīng)理信信箱的管管理。 100、負(fù)責(zé)責(zé)培訓(xùn)工工作的策策劃、組組織與考考核。 111、負(fù)責(zé)責(zé)員工績績效考評(píng)評(píng)工作。 122、協(xié)助助物業(yè)公公司的品品質(zhì)管理理工作。13、完完成上級(jí)級(jí)安排的的其它工工作。三、任職職資格1、中專專以上學(xué)學(xué)歷。2、二年年以上同同等工作作經(jīng)驗(yàn)，持持有全國國物業(yè)管管理從業(yè)業(yè)人員上上崗證。3、年齡齡2

19、5-35歲歲,有規(guī)規(guī)范物業(yè)業(yè)管理公公司一年年以上從從業(yè)經(jīng)歷歷。4、富于于親和力力，溝通通能力強(qiáng)強(qiáng)。5、能熟熟練使用用電腦、傳真、打印、復(fù)印等等辦公用用具。辦公室環(huán)環(huán)境管理理規(guī)程1、辦公公室環(huán)境境是企業(yè)業(yè)管理的的一面鏡鏡子，辦辦公室環(huán)環(huán)境布置置與精神神文明關(guān)關(guān)系密切切，優(yōu)雅雅整潔的的環(huán)境，不不僅令人人心情舒舒暢，提提高辦事事效率。同時(shí)，良良好的環(huán)環(huán)境同整整潔的儀儀容一樣樣，是對(duì)對(duì)來客尊尊重和禮禮貌的表表示。2、保持持辦公環(huán)環(huán)境光線線充足、明亮而而不刺眼眼；空氣氣流通、清新。3、保持持辦公桌桌整潔，除除水杯及及當(dāng)前工工作所需需資料外外，其他他物品一一律放入入抽屜中中。4、長時(shí)時(shí)間離開開辦公桌桌時(shí)（

20、11小時(shí)以以上）應(yīng)應(yīng)將桌面面物品理理齊后置置于桌面面一角，或或放入抽抽屜中，并并將座椅椅推入桌桌下放正正。5、除按按規(guī)定須須上墻的的制度、條例及及牌匾獎(jiǎng)獎(jiǎng)旗外，辦辦公室墻墻壁、門門、窗上上不得懸懸掛張貼貼其他物物品。6、每天天下班前前抽出33至5分分鐘整理理辦公室室、抽屜屜，不得得雜亂無無序。7、辦公公室內(nèi)不不得堆放放雜物、報(bào)紙應(yīng)應(yīng)用報(bào)夾夾夾好，放放在規(guī)定定地點(diǎn)。上班時(shí)時(shí)間，不不得翻閱閱報(bào)紙（特特殊崗位位除外）。廢紙簍簍應(yīng)置于于不易看看見的地地方。8、不得得串崗閑閑聊，工工作量不不足時(shí)，應(yīng)應(yīng)積極學(xué)學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)務(wù)知識(shí)，不不可無所所事事。相關(guān)記錄錄辦公室室環(huán)境檢檢查表保密管理理規(guī)程1.0保保密工作作要

21、貫徹徹突出重重點(diǎn)、積積極防范范的方針針，堅(jiān)持持既便利利工作又又確保秘秘密的原原則，更更好地企企業(yè)的生生存發(fā)展展服務(wù)。2.0公公司保密密工作的的職責(zé)是是：2.1貫貫徹執(zhí)行行黨和國國家保密密工作的的方針、法令、條例和和制度，結(jié)結(jié)合實(shí)際際制定本本公司的的具體規(guī)規(guī)定和實(shí)實(shí)施細(xì)則則。2.2開開展經(jīng)常常性的群群眾性的的保密宣宣傳教育育，加強(qiáng)強(qiáng)對(duì)公司司內(nèi)保密密和涉密密人員的的教育。2.3定定期研究究分析總總結(jié)保密密工作和和組織保保密檢查查，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)問題及及時(shí)解決決。2.4認(rèn)認(rèn)真追查查失泄密密事件，嚴(yán)嚴(yán)肅處理理。2.5指指導(dǎo)保密密工作不不斷深入入。3.0根根據(jù)國家家和上級(jí)級(jí)的有關(guān)關(guān)規(guī)定，公公司內(nèi)的的保密事事項(xiàng)劃

22、定定如下：3.1上上級(jí)下發(fā)發(fā)和本級(jí)級(jí)形成的的具有秘秘密內(nèi)容容的各類類文書、內(nèi)部刊刊物、音音像制品品。3.1相相關(guān)部門門對(duì)員工工的考核核材料、獎(jiǎng)懲意意見、發(fā)發(fā)展或任任免安排排。3.3具具有專利利性質(zhì)的的技術(shù)訣訣竅、科科研項(xiàng)目目及成果果。3.4不不宜公開開的公司司經(jīng)營活活動(dòng)的具具體的取取向、策策略和實(shí)實(shí)施計(jì)劃劃及尚未未公開的的公司經(jīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)的重要要的信息息、數(shù)據(jù)據(jù)。3.5文文書檔案案、人事事檔案、經(jīng)濟(jì)檔檔案、科科技檔案案。3.6銀銀行和電電信密碼碼，電子子計(jì)算機(jī)機(jī)存儲(chǔ)、處理秘秘密信息息的程序序設(shè)計(jì)、應(yīng)用程程序和檢檢索查詢?cè)兛诹睢?.7公公司重要要的活動(dòng)動(dòng)計(jì)劃及及不允許許公開的的活動(dòng)情情況；3.8

23、其其他需要要保守秘秘密的事事項(xiàng)。保密工作作要注意意堵塞一一切失密密的漏洞洞，清除除一切失失密泄密密的隱患患，杜絕絕一切失失密泄密密事件的的發(fā)生。根據(jù)目目前的現(xiàn)現(xiàn)實(shí)情況況，其中中重點(diǎn)是是抓好公公文保密密、會(huì)議議保密、經(jīng)濟(jì)信信息保密密、電子子計(jì)算機(jī)機(jī)信息保保密。4.0公公文是秘秘密的一一種主要要存在形形式，公公文保密密應(yīng)注意意以下幾幾個(gè)環(huán)節(jié)節(jié)：4.1印印制。秘秘密文件件印制前前要規(guī)定定發(fā)放范范圍。印印制時(shí)形形成的廢廢頁要及及時(shí)銷毀毀。印制制后其原原稿、重重要修改改稿、印印刷清樣樣視同正正式文件件妥為保保管。4.2收收發(fā)。秘秘密文件件的收發(fā)發(fā)必須指指定專人人負(fù)責(zé)，在在收發(fā)、分送、傳遞、借閱等等環(huán)節(jié)都

24、都應(yīng)履行行登記手手續(xù)。傳傳閱不得得隨意擴(kuò)擴(kuò)大閱讀讀范圍，并并只能在在辦公室室進(jìn)行且且不得摘摘抄。遞遞送要有有安 全全保障措措施，不不準(zhǔn)通過過普通郵郵政郵寄寄。4.3保保管。秘秘密文件件必須存存放在有有保密保保障的房房間和柜柜子內(nèi)，經(jīng)經(jīng)常檢查查保管情情況。平平時(shí)工作作使用的的文件，用用后隨手手入柜加加鎖。文文件管理理人員工工作變動(dòng)動(dòng)要將文文件清點(diǎn)點(diǎn)、造冊(cè)冊(cè)，簽字字移交。4.4處處理。秘秘密文件件每季度度末進(jìn)行行清點(diǎn)，節(jié)節(jié)假日進(jìn)進(jìn)行清查查，年底底進(jìn)行清清理，該該清退的的造冊(cè)清清保密管理理規(guī)程退，該歸歸檔的立立卷歸檔檔，該銷銷毀的登登記銷毀毀。5.0會(huì)會(huì)議保密密是保密密工作的的一個(gè)重重要環(huán)節(jié)節(jié)，會(huì)議

25、議保密中中要做到到以下幾幾點(diǎn)：5.1依依據(jù)會(huì)議議的保密密程度，確確定出席席會(huì)議人人數(shù)，嚴(yán)嚴(yán)格控制制列席人人員，并并對(duì)與會(huì)會(huì)人員進(jìn)進(jìn)行保密密教育，規(guī)規(guī)定會(huì)議議內(nèi)容不不得向外外透露。5.2領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)辦公公會(huì)議指指定專人人做好記記錄，會(huì)會(huì)議記錄錄要妥善善保管，查查閱會(huì)議議記錄必必須經(jīng)領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)準(zhǔn)，且只只可查閱閱有關(guān)部部分。5.3具具有秘密密內(nèi)容的的會(huì)議不不準(zhǔn)使用用無線電電話筒，與與會(huì)人員員也不得得擅自攜攜帶無線線電設(shè)備備擴(kuò)音、錄音。5.4會(huì)會(huì)議傳達(dá)達(dá)秘密文文件、內(nèi)內(nèi)部講話話允許記記錄的，要要用保密密手冊(cè)記記錄，按按保密管管理辦法法處理。6.0經(jīng)經(jīng)濟(jì)信息息保密對(duì)對(duì)維護(hù)企企業(yè)的利利益至關(guān)關(guān)重要，保保守經(jīng)濟(jì)濟(jì)

26、信息秘秘密要突突出注意意以下幾幾點(diǎn)：6.1建建立經(jīng)濟(jì)濟(jì)信息統(tǒng)統(tǒng)一口徑徑披露制制度，注注意企業(yè)業(yè)內(nèi)外有有別，向向外界公公布或提提供尚未未公開的的能夠反反映企業(yè)業(yè)經(jīng)濟(jì)實(shí)實(shí)力、能能夠反映映企業(yè)經(jīng)經(jīng)營狀況況變化的的工作計(jì)計(jì)劃、經(jīng)經(jīng)濟(jì)措施施、統(tǒng)計(jì)計(jì)數(shù)據(jù)等等，必須須事先經(jīng)經(jīng)過公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)。6.2嚴(yán)嚴(yán)格控制制重要經(jīng)經(jīng)濟(jì)信息息的擴(kuò)散散，對(duì)進(jìn)進(jìn)行中的的物業(yè)管管理信息息追蹤活活動(dòng)、編編制中的的投標(biāo)標(biāo)標(biāo)書和報(bào)報(bào)價(jià)單的的核心部部分，以以及其它它一旦泄泄漏就會(huì)會(huì)給企業(yè)業(yè)造成不不可彌補(bǔ)補(bǔ)的損失失的經(jīng)濟(jì)濟(jì)信息，應(yīng)應(yīng)當(dāng)采取取特別保保密措施施，盡量量減少和和限定清清楚詳情情的人員員范圍。6.3加加強(qiáng)接觸觸經(jīng)濟(jì)信信息秘密密人

27、員的的管理。不允許許其向包包括本企企業(yè)員工工在內(nèi)的的所有無無關(guān)人員員透露企企業(yè)的經(jīng)經(jīng)濟(jì)秘密密；不允允許其借借助本企企業(yè)的經(jīng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)動(dòng)網(wǎng)絡(luò)從從事為自自己、為為他人謀謀利的活活動(dòng)；不不允許其其在工作作變動(dòng)時(shí)時(shí)將自己己掌握的的經(jīng)濟(jì)活活動(dòng)資料料據(jù)為已已有。7.0電電子計(jì)算算機(jī)信息息保密是是隨著科科技進(jìn)步步給保密密工作提提出的一一個(gè)新課課題，電電子計(jì)算算機(jī)信息息保密要要著力抓抓好以下下幾點(diǎn)：7.1向向計(jì)算機(jī)機(jī)輸入或或計(jì)算機(jī)機(jī)處理有有保密內(nèi)內(nèi)容的文文件、數(shù)數(shù)據(jù)、資資料、檔檔案等，必必須在程程序設(shè)計(jì)計(jì)、應(yīng)用用程序及及檢索、查詢上上采取保保密措施施，并經(jīng)經(jīng)檢查確確認(rèn)其正正確可靠靠后方可可實(shí)施。7.2聯(lián)聯(lián)網(wǎng)的計(jì)

28、計(jì)算機(jī)在在傳輸秘秘密信息息時(shí)，必必須在信信道上采采取加密密措施。7.3凡凡需送外外檢修或或請(qǐng)外人人檢修計(jì)計(jì)算機(jī)，要要先將各各種信息息載體清清理干凈凈，確認(rèn)認(rèn)無信息息殘跡后后才能允允許檢修修，檢修修后經(jīng)保保密檢查查方可使使用。7.4嚴(yán)嚴(yán)禁將不不需要計(jì)計(jì)算機(jī)處處理的秘秘密文件件、數(shù)據(jù)據(jù)、資料料、檔案案等輸入入計(jì)算機(jī)機(jī)及其存存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)。7.5在在試機(jī)和和調(diào)試時(shí)時(shí)打印出出的有秘秘密內(nèi)容容的紙頁頁等，要要妥善保保管，集集中統(tǒng)一一銷毀 ，嚴(yán)禁禁隨意丟丟棄。7.6經(jīng)經(jīng)常開展展保密檢檢查，有有助于保保密工作作的落實(shí)實(shí)。檢查查的方式式有全面面檢查、專項(xiàng)檢檢查和綜綜合性檢檢查。7.7發(fā)發(fā)生失密密泄密事事件要立立即

29、報(bào)告告，公司司迅速組組織力量量認(rèn)真進(jìn)進(jìn)行追查查，盡量量挽回或或彌補(bǔ)損損失。問問題查清清后，要要寫出專專題報(bào)告告，并視視情節(jié)依依法嚴(yán)肅肅處理有有關(guān)責(zé)任任者。8.0公公司員工工尤其是是保密涉涉密人員員都要自自覺遵守守下列保保密守則則：保密管理理規(guī)程8.1不不該說的的秘密，絕絕對(duì)不說說。8.2不不該問的的秘密，絕絕對(duì)不問問。8.3不不該看的的秘密，絕絕對(duì)不看看。8.4不不該記錄錄的秘密密，絕對(duì)對(duì)不記錄錄。 8.5不不在私人人通信中中涉及秘秘密。8.6不不在非保保密本上上記載秘秘密。8.7不不在公共共場(chǎng)所和和議論公公司秘密密。8.8不不在不利利于保密密的地方方存放秘秘密文件件、資料料等。8.9不不用普

30、通通電話、普通郵郵件傳達(dá)達(dá)秘密事事項(xiàng)。 8.100不攜帶帶秘密文文件、資資料游覽覽、探親親、訪友友和出入入公共場(chǎng)場(chǎng)所。8.111不委托托非指定定人員帶帶轉(zhuǎn)秘密密文件、資料。8.122不擅自自翻印、復(fù)制秘秘密文件件、資料料。8.133不隱瞞瞞失泄密密過失，發(fā)發(fā)現(xiàn)失泄泄密情況況及時(shí)報(bào)報(bào)告并積積極采取取補(bǔ)救措措施。會(huì)議制度度1.0周周一例會(huì)會(huì)周一例會(huì)會(huì)由公司司領(lǐng)導(dǎo)及及各部門門負(fù)責(zé)人人參加，負(fù)負(fù)責(zé)研究究公司的的重大問問題，并并進(jìn)行決決策。2.0會(huì)會(huì)議主要要任務(wù)2.1落落實(shí)上級(jí)級(jí)公司下下達(dá)的計(jì)計(jì)劃任務(wù)務(wù)。2.2研研究制定定公司的的經(jīng)營發(fā)發(fā)展戰(zhàn)略略，確定定戰(zhàn)略實(shí)實(shí)施方案案和采取取的相應(yīng)應(yīng)措施。2.3討討論

31、決定定公司內(nèi)內(nèi)的人事事安排及及獎(jiǎng)懲事事宜。2.4研研究公司司年度管管理、財(cái)財(cái)務(wù)等重重大問題題。3.0會(huì)會(huì)議的組組織3.1會(huì)會(huì)議由總總經(jīng)理主主持，參參加人員員包括各各部門負(fù)負(fù)責(zé)人或或其他需需列席人人員。3.2會(huì)會(huì)議議題題由總經(jīng)經(jīng)理及與與會(huì)者提提出，總總經(jīng)理確確認(rèn)。3.3辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)準(zhǔn)備備會(huì)議有有關(guān)資料料，做會(huì)會(huì)議記錄錄，由總總經(jīng)理簽簽發(fā)。4.0辦辦公例會(huì)會(huì)辦公例會(huì)會(huì)是公司司內(nèi)部運(yùn)運(yùn)作的經(jīng)經(jīng)營決策策性的常常務(wù)會(huì)議議，定期期召開。4.1會(huì)會(huì)議的主主要任務(wù)務(wù)傳達(dá)貫徹徹上級(jí)公公司的有有關(guān)指示示并提出出落實(shí)意意見。決定公司司企業(yè)管管理和發(fā)發(fā)展規(guī)劃劃，安排排重要工工作。研究分析析公司經(jīng)經(jīng)營狀況況，提出出問

32、題并并制定相相應(yīng)的整整改措施施。聽取各部部門工作作匯報(bào)，總總結(jié)經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)，吸取取教訓(xùn)。決定對(duì)各各部門人人事安排排、表彰彰及處罰罰等事宜宜。決定近期期工作計(jì)計(jì)劃，處處理有關(guān)關(guān)行政事事務(wù)。就重點(diǎn)或或難點(diǎn)熱熱點(diǎn)問題題進(jìn)行論論，決策策。5.0會(huì)會(huì)議的組組織5.1會(huì)會(huì)議由總總經(jīng)理主主持或委委托他人人主持。5.2公公司各部部門負(fù)責(zé)責(zé)人參加加，其他他人員由由主持人人確定。5.3辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)會(huì)議議資料和和會(huì)議記記錄，編編寫會(huì)議議紀(jì)要，由由主持人人簽發(fā)，在在第二個(gè)個(gè)工作日日下發(fā)。6.0公公司各類類業(yè)務(wù)會(huì)會(huì)議6.1業(yè)業(yè)務(wù)會(huì)議議是各專專業(yè)、各各部門布布置本專專業(yè)、本本部門對(duì)對(duì)口工作作的工作作會(huì)議。6.2會(huì)會(huì)議的主主要

33、內(nèi)容容是落實(shí)實(shí)公司布布置的本本專業(yè)、本部門門的工作作任務(wù)，并并安排近近期工作作計(jì)劃，協(xié)協(xié)調(diào)解決決與專題題業(yè)務(wù)有有關(guān)的問問題。6.3由由公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)或委委托部門門負(fù)責(zé)人人主持，各各部門員員工參加加，并做做好會(huì)議議記錄。7.0會(huì)會(huì)議規(guī)定定7.1各各種會(huì)議議均應(yīng)本本著“精簡、高效”的原則則，會(huì)議議緊扣中中心，做做到“中心明明確、內(nèi)內(nèi)容扼要要、言簡簡意賅、討論集集中”。會(huì)議制度度7.2與與會(huì)者守守時(shí)守紀(jì)紀(jì)，不遲遲到、早早退，不不得無故故缺席。會(huì)議參參加者因因故不能能出席時(shí)時(shí)必須提提前直接接向會(huì)議議主持者者請(qǐng)假。7.3會(huì)會(huì)前應(yīng)安安排好本本職工作作，會(huì)議議期間要要關(guān)閉手手機(jī)或處處于靜音音狀態(tài)。7.4會(huì)會(huì)議所

34、決決定事項(xiàng)項(xiàng)不能隨隨意更改改，按會(huì)會(huì)議要求求貫徹傳傳達(dá)，不不擴(kuò)大傳傳達(dá)范圍圍。嚴(yán)格格遵守會(huì)會(huì)議決定定，對(duì)違違反公司司保密規(guī)規(guī)定的行行為予以以批評(píng)教教育，造造成后果果者將追追究責(zé)任任，愛護(hù)護(hù)會(huì)議室室的一切切物品。8.0相相關(guān)記錄錄8.1出出席會(huì)議議簽到表表公文管理理工作規(guī)規(guī)程1.0文文件處理理1.1文文件處理理主要包包括：公公文的形形成、辦辦理、立立卷、歸歸檔和銷銷毀；1.2文文件處理理的基本本原則是是：及時(shí)時(shí)、準(zhǔn)確確、規(guī)范范、保密密；2.0文文件種類類：2.1決決議：凡凡經(jīng)過會(huì)會(huì)議討論論通過，要要求所屬屬部門貫貫徹執(zhí)行行的事項(xiàng)項(xiàng)，用“決議”。2.2決決定：對(duì)對(duì)某些重重要事項(xiàng)項(xiàng)或重要要問題做做出

35、安排排或處理理，用“決定”。2.3通通知：是是發(fā)布行行政法規(guī)規(guī)和規(guī)章章，轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)上級(jí)公公司或不不相隸屬屬部門間間使用的的公文形形式。2.4備備忘錄：是指與與其它分分公司之之間（含含總公司司職能部部門）工工作聯(lián)系系的公文文形式。2.5通通報(bào)：通通報(bào)工作作情況或或好壞典典型事例例及經(jīng)驗(yàn)驗(yàn)教訓(xùn)，表表揚(yáng)進(jìn)、批評(píng)后后進(jìn)等用用“通報(bào)”。2.6報(bào)報(bào)告：向向上級(jí)公公司匯報(bào)報(bào)工作，反反映情況況，提出出建議，答答復(fù)上極極公司的的詢問等等用“報(bào)告”。2.7請(qǐng)請(qǐng)示：請(qǐng)請(qǐng)求上級(jí)級(jí)公司對(duì)對(duì)某項(xiàng)重重要工作作作出指指示，答答復(fù)和批批準(zhǔn)事項(xiàng)項(xiàng)時(shí)用“請(qǐng)示“。2.8批批復(fù)：批批準(zhǔn)或答答復(fù)下屬屬單位請(qǐng)請(qǐng)示的事事項(xiàng)，用用“批復(fù)”。2.9

36、函函：與本本公司系系統(tǒng)之外外的單位位互相商商洽和聯(lián)聯(lián)系工作作，詢問問和答復(fù)復(fù)問題等等用“函”。2.100會(huì)議紀(jì)紀(jì)要：記記載或傳傳達(dá)會(huì)議議主要精精神和決決定事項(xiàng)項(xiàng)，用“會(huì)議紀(jì)紀(jì)要”。3.0公公文的起起草和審審批簽發(fā)發(fā)3.1公公文起草草的基本本要求是是：重點(diǎn)要突突出，觀觀點(diǎn)要鮮鮮明，論論理要清清楚，文文字要精精練，用用詞要準(zhǔn)準(zhǔn)確，自自由篇幅幅要簡短短，結(jié)構(gòu)構(gòu)要嚴(yán)謹(jǐn)謹(jǐn)，層次次要分明明；擬稿人必必須用方方格稿紙紙擬寫，要要按公文文的文種種格式行行文，不不得用圓圓珠筆或或紅筆書書寫；文稿在呈呈送領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批簽簽發(fā)之前前，負(fù)責(zé)責(zé)擬稿的的人員要要對(duì)公文文進(jìn)行認(rèn)認(rèn)真核對(duì)對(duì)。3.2公公文的審審批簽發(fā)發(fā)程序?yàn)闉椋?

37、先先由行文文部門起起草、負(fù)負(fù)責(zé)人審審核簽名名，送辦辦公室核核稿，然然后由公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)審批。 4.0公公文辦理理4.1公公文辦理理主要包包括公文文的登記記、分發(fā)發(fā)、承辦辦、印制制、傳遞遞等環(huán)節(jié)節(jié)。4.2登登記公文文，應(yīng)將將公文的的標(biāo)題、密級(jí)、發(fā)文字字號(hào)、來來文單位位、發(fā)往往單位、份數(shù)、收發(fā)時(shí)時(shí)間辦理情況況等逐項(xiàng)項(xiàng)記載清清楚，以以便今后后核查收收回和銷銷毀。5.0分分發(fā)公文文5.1一一切外來來公函，統(tǒng)統(tǒng)一由辦辦公室簽簽收、登登記并及及時(shí)分送送；5.2根根據(jù)公文文性質(zhì)和和內(nèi)容，送送領(lǐng)導(dǎo)閱閱示，或或根據(jù)需需要交有有關(guān)部門門辦理；5.3凡凡需出職職能部門門經(jīng)辦的的公文，由由辦公室室負(fù)責(zé)催催辦，并并將落實(shí)

38、實(shí)結(jié)果報(bào)報(bào)告公司司領(lǐng)導(dǎo)。6.0檔檔案的管管理規(guī)定定6.1記記述和反反映本公公司經(jīng)營營管理活活動(dòng)，具具有查考考價(jià)值的的各種自自制文件件和已辦辦理完畢畢的有保保存價(jià)值值的文件件，均由由辦公室室專人統(tǒng)統(tǒng)一管理理，于第第二年上上半年完完成上一一年度的的文書立立卷歸檔檔工作；公文管理理工作規(guī)規(guī)程6.2各各部門代代表公司司參加各各種會(huì)議議帶回的的文件，均均不得自自行保管管和銷毀毀，必須須向辦公公室移交交，實(shí)行行統(tǒng)一管管理；6.3辦辦公室對(duì)對(duì)歸檔文文件按事事理分類類、編號(hào)號(hào)，確定定保管期期限；6.4對(duì)對(duì)無保存存價(jià)值的的文件，要要逐一填填寫清單單，由總總經(jīng)理審審批，并并在收、發(fā)文本本上注明明，一年年后予以以銷

39、毀；6.5借借閱文件件，應(yīng)經(jīng)經(jīng)辦公室室辦理相相關(guān)手續(xù)續(xù)后方可可，未經(jīng)經(jīng)同意，不不得抄摘摘和復(fù)印印。7.0相相關(guān)記錄錄7.1文文件發(fā)放放范圍清清單7.2文文件領(lǐng)用用登記表表7.3質(zhì)質(zhì)量體系系文件清清單7.4文文件更改改申請(qǐng)表表7.5外外來文件件登記表表7.6文文件借閱閱登記表表文件收發(fā)發(fā)工作規(guī)規(guī)程1.0目目的：規(guī)范文件件收發(fā)要要求，提提高工作作效率。2.0適適用范圍圍公司各部部門。3.0職職責(zé)3.1總總經(jīng)理負(fù)負(fù)責(zé)文件件的審批批；3.2辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)提出出文件的的處理意意見；3.3辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)文件件的接收收、登記記、送文文、取文文、分發(fā)發(fā)等；3.4各各部門負(fù)負(fù)責(zé)人負(fù)負(fù)責(zé)本部部門文件件的提交交和接

40、收收。4.0內(nèi)內(nèi)容：4.1定定義：文件指決決定、決決議、通通報(bào)、通通知、報(bào)報(bào)告、請(qǐng)請(qǐng)示、批批復(fù)、會(huì)會(huì)議紀(jì)要要、備忘忘錄、工工作計(jì)劃劃、函、呈批單單等。內(nèi)部文件件指公司司各部門門送往總總經(jīng)理需需閱示的的文件。外部文件件指內(nèi)部部文件以以外的文文件，包包括政府府部門、社會(huì)團(tuán)團(tuán)體、上上級(jí)公司司、外部部企業(yè)等等發(fā)來的的文件。4.2接接收與登登記：辦公室接接收公司司外部和和內(nèi)部所所有來文文。辦公室將將所有接接收的外外來文件件登記在在外來來文件登登記表，作作為查證證依據(jù)4.3文文件分發(fā)發(fā)方式：總經(jīng)理批批閱后的的內(nèi)部文文件，由由辦公室室電話通通知相關(guān)關(guān)部門或或文件提提交人取取回已批批閱文件件。若通通知上述述文

41、件接接收人未未果，文文件又屬屬急件，辦辦公室應(yīng)應(yīng)將文件件及時(shí)送送達(dá)相關(guān)關(guān)部門?？偨?jīng)理批批閱后的的外部文文件，由由辦公室室存檔和和發(fā)送。辦公室把把公司發(fā)發(fā)出的文文件登記記在發(fā)發(fā)出文件件登記表表。各部門以以公司名名義向外外界發(fā)出出的文件件，須在在總經(jīng)理理批準(zhǔn)后后方可印印發(fā)。5.0相相關(guān)記錄錄5.1外外來文件件登記表表5.3發(fā)發(fā)文登記記表5.4發(fā)發(fā)文登記記表通告（知知）管理理規(guī)程1.0目目的規(guī)范通告告（知）的的管理。2.0適適用范圍圍適用于本本轄區(qū)內(nèi)內(nèi)物業(yè)管管理全過過程中通通告（知知）的起起草、審審定、登登記、發(fā)發(fā)布、回回收、存存檔等。3.0職職責(zé)3.1責(zé)責(zé)任部門門負(fù)責(zé)通通告（知知）的起起草。3.2

42、總總經(jīng)理負(fù)負(fù)責(zé)審批批。3.3辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)登記記、發(fā)布布、回收收與存檔檔。4.0內(nèi)內(nèi)容4.1內(nèi)內(nèi)部通告告（知），包包括通知知、公告告、啟事事、告示示、通報(bào)報(bào)、備忘忘錄等4.2辦辦公室制制定通告告（知）的的標(biāo)準(zhǔn)格格式。4.3責(zé)責(zé)任部門門按格式式起草，明明確時(shí)間間、地點(diǎn)點(diǎn)、涉及及的人或或部門、主要內(nèi)內(nèi)容、發(fā)發(fā)放范圍圍 、有有效期等等。送辦辦公室報(bào)報(bào)批。4.4涉涉及到顧顧客或其其它部門門的通告告(知)要提前前二到三三天發(fā)出出。4.5總總經(jīng)理對(duì)對(duì)通告(知)進(jìn)進(jìn)行審定定和批準(zhǔn)準(zhǔn)。4.6辦辦公室對(duì)對(duì)審定后后的通告告（知）進(jìn)進(jìn)行格式式確認(rèn)，做做好登記記和蓋章章，填寫寫用章章登記表表和發(fā)發(fā)文登記記表后后進(jìn)行發(fā)

43、發(fā)放。要要求收件件人或部部門進(jìn)行行簽收。4.7對(duì)對(duì)于發(fā)布布在信息息欄的通通告（知知），辦辦公室要要注意時(shí)時(shí)間要求求，對(duì)到到期的，要要及時(shí)收收回。5.0外外來通告告（知）5.1對(duì)對(duì)于外來來的通告告（政府府或上級(jí)級(jí)公司、顧客、外部其其他單位位），發(fā)發(fā)布前亦亦須填寫寫發(fā)文文登記表表交總總經(jīng)理確確定是否否給予發(fā)發(fā)布,并并由其確確定張貼貼期限。5.2外外來的通通告應(yīng)張張貼在公公司指定定位置(一般情情況下是是指宣傳傳欄、單單元門、大堂和和其它指指定位置置)。5.333 外來來通告(知)必必須在加加蓋公司司或物業(yè)業(yè)公司印印章后，同同樣要填填寫,才能發(fā)發(fā)放張貼貼。5.4橫橫（條）幅幅的管理理參照44.2.1和

44、44.2.2執(zhí)行行。5.5對(duì)對(duì)過有效效期的通通告(知知)、橫橫（條）幅幅應(yīng)及時(shí)時(shí)清除。6.0相相關(guān)記錄錄6.1發(fā)發(fā)文登記記表6.2印印章登記記表檔案管理理規(guī)程1.0目目的加強(qiáng)檔案案管理工工作，落落實(shí)檔案案管理各各項(xiàng)目標(biāo)標(biāo)。0適用用范圍適用于在在管理服服務(wù)活動(dòng)動(dòng)中形成成的各種種檔案的的管理。3.0職職責(zé)3.1公公司總經(jīng)經(jīng)理負(fù)責(zé)責(zé)外單位位（個(gè)人人）查閱閱檔案的的審批。3.2辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)公司司員工借借出檔案案的審批批。3.3辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)檔案案的管理理負(fù)責(zé)檔案案的接收收、整理理、編號(hào)號(hào)、裝訂訂、存放放；檔案資料料的移交交；檔案的借借閱、登登記、統(tǒng)統(tǒng)計(jì)；保密；檔案室設(shè)設(shè)備、設(shè)設(shè)施的保保管維護(hù)護(hù)等。3

45、.4各各部門負(fù)負(fù)責(zé)人做做好本部部門檔案案資料的的收集、整理及及交接等等工作。4.0程程序4.1檔檔案資料料的確定定凡屬下列列幾類資資料均屬屬歸檔資資料：公司基本本情況資資料，包包括規(guī)劃劃、建設(shè)設(shè)與發(fā)展展現(xiàn)狀資資料及圖圖紙等；公司客戶戶基本資資料情況況，包括括客戶房房屋租賃賃合同、供水、供電合合同以及及治安、消防等等資料本公司基基本情況況資料，包包括批文文、營業(yè)業(yè)執(zhí)照、代碼本本、財(cái)產(chǎn)產(chǎn)登記臺(tái)臺(tái)帳、管管理制度度、承包包合同、人事勞勞資、工工作基本本情況描描述等資資料；公司行文文，包括括發(fā)文、發(fā)函、會(huì)議紀(jì)紀(jì)要、報(bào)報(bào)告、備備忘錄、請(qǐng)示等等；各部門資資料，包包括業(yè)務(wù)務(wù)、行政政管理等等材料；外來資料料，包

46、括括省、市市、區(qū)、物業(yè)協(xié)協(xié)會(huì)來文文、上級(jí)級(jí)公司來來文、友友鄰單位位及其它它單位、組織來來文等；圖書等參參考資料料，包括括參考書書籍、期期刊、報(bào)報(bào)紙及其其它宣傳傳資料等等；其它。檔案編號(hào)號(hào)檔案分類類4.2.檔案編編號(hào)為方便查查閱檔案案資料，根根據(jù)檔案案劃分對(duì)對(duì)檔案進(jìn)進(jìn)行編號(hào)號(hào)。4.3檔檔案地址址確定檔案存放放位置利利用分類類編號(hào)來來確定。檔案管理理規(guī)程確定檔案案一級(jí)類類存放區(qū)區(qū)：根據(jù)據(jù)各一級(jí)級(jí)類檔案案資料的的多少在在檔案架架上劃定定各一級(jí)級(jí)類檔案案存放區(qū)區(qū)。各一一級(jí)類檔檔案存放放區(qū)依序序按從右右到左、從正面面架到反反面架的的順序在在檔案架架上標(biāo)出出。各一級(jí)類類檔案區(qū)區(qū)內(nèi)的子子級(jí)類檔檔案依序序按從

47、右右到左、從上到到下的順順序排列列。每一份檔檔案均存存放在某某一級(jí)類類的檔案案盒內(nèi)。同一個(gè)檔檔案盒內(nèi)內(nèi)的檔案案資料按按編號(hào)順順序從下下到上排排列存放放。每一類檔檔案在柜柜架存放放時(shí)均須須留有一一定余地地，以保保證新增增檔案的的存放。4.4歸歸檔管理理7.4.1歸檔檔前資料料管理分散在各各部門的的資料歸歸檔前由由各部門門負(fù)責(zé)管管理。各部門必必須設(shè)置置資料固固定存放放處，并并將資料料分類放放入不同同的卷宗宗內(nèi)。各部門負(fù)負(fù)責(zé)人對(duì)對(duì)應(yīng)歸檔檔資料的的完整、完好負(fù)負(fù)責(zé)。4.5歸歸檔時(shí)間間各類檔案案資料視視其類別別、性質(zhì)質(zhì)等不同同，分別別按如下下原則確確定歸檔檔時(shí)間。公司批文文、供水水、供電電增容計(jì)計(jì)劃指標(biāo)

48、標(biāo)下達(dá)執(zhí)執(zhí)行書等等重要文文件隨時(shí)時(shí)歸檔；法律訴訟訟、外來來文件等等資料處處理完畢畢即行歸歸檔；客戶資料料在客戶戶辦理完完各項(xiàng)手手續(xù)后即即行歸檔檔；各項(xiàng)工程程資料在在驗(yàn)收后后一個(gè)星星期內(nèi)歸歸檔；各部門當(dāng)當(dāng)年的業(yè)業(yè)務(wù)、行行政管理理資料、行文、承包合合同、人人事勞資資等資料料在翌年年的第一一季度內(nèi)內(nèi)歸檔；其它資資料按公公司領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)確定的的時(shí)間歸歸檔。4.6歸歸檔要求求歸檔資料料必須完完整，如如文件的的正文與與附件、正式印印本和稿稿本、設(shè)設(shè)計(jì)圖紙紙及其更更改通知知等都必必須齊全全；歸檔的文文件資料料必須是是原件。部門須須常用的的資料可可留用復(fù)復(fù)印件，原原件歸檔檔。書寫寫材料必必須是耐耐久的紙紙張、墨墨水

49、，不不得使用用鉛筆、圓珠筆筆；歸檔資料料必須準(zhǔn)準(zhǔn)確記錄錄各項(xiàng)活活動(dòng)，凡凡涉及工工程圖紙紙、管網(wǎng)網(wǎng)分布及及走向、埋深等等，必須須做到“圖物相相符，數(shù)數(shù)字準(zhǔn)確確”，設(shè)計(jì)計(jì)的修改改也須在在圖紙上上反映出出來。4.7檔檔案資料料移交資料歸檔檔前各部部門須按按類整理理好，并并填寫檔檔案資料料移交清清單。移交時(shí)，辦辦公室須須仔細(xì)核核對(duì)移交交的資料料，核對(duì)對(duì)無誤后后，交接接人在移移交清單單上簽字字。移交清單單一式兩兩份，交交接人各各留存一一份。4.8資資料編號(hào)號(hào)歸檔辦公室把把各類移移交資料料按編號(hào)號(hào)辦法進(jìn)進(jìn)行整理理、編號(hào)號(hào)。辦公室須須把每份份檔案資資料名稱稱、編號(hào)號(hào)和歸檔檔時(shí)間等等逐一登登記在登登記冊(cè)上上。

50、檔案管理理規(guī)程編號(hào)后的的檔案，按按4.33條“檔案地地址確定定”的規(guī)定定上架排排列存放放。4.9檔檔案管理理檔案由辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)管理理。4.100檔案管管理人員員崗位職職責(zé)必須熟練練掌握檔檔案業(yè)務(wù)務(wù)知識(shí)，了了解、掌掌握公司司職能活活動(dòng)和檔檔案材料料情況。負(fù)責(zé)檔案案的接收收、整理理、編號(hào)號(hào)、裝訂訂、存放放、管理理等工作作。負(fù)責(zé)督促促各部門門檔案資資料的移移交工作作。負(fù)責(zé)檔案案資料的的借閱、登記、統(tǒng)計(jì)等等工作。各部門做做好有關(guān)關(guān)檔案資資料的收收集、整整理及交交接等工工作。必須按要要求做好好保密工工作。必須做好好檔案管管理設(shè)備備、設(shè)施施的保管管維護(hù)工工作。必須完成成公司安安排的其其它相關(guān)關(guān)工作任任務(wù)

51、。4.111檔案保保管檔案保管管必須做做好防塵塵、防火火、防潮潮、防霉霉、防鼠鼠、防盜盜等工作作。4.122檔案鑒鑒定與銷銷毀檔案資料料保存期期限分別別為長期期、中期期、短期期三類。五年以以下的為為短期，五五至十五五年的為為中期，十十五年以以上的為為長期。公司抽調(diào)調(diào)各部門門有關(guān)人人員組成成檔案鑒鑒定小組組，鑒定定小組負(fù)負(fù)責(zé)審議議、鑒定定檔案資資料的保保存期限限。鑒定小組組于每年年的最后后一個(gè)季季度內(nèi)召召開一次次鑒定會(huì)會(huì)，審議議、鑒定定新增資資料的年年限及應(yīng)應(yīng)銷毀的的資料。檔案資資料的銷銷毀由檔檔案員具具體執(zhí)行行，鑒定定小組委委派一人人監(jiān)督執(zhí)執(zhí)行。4.133銷毀檔檔案編號(hào)號(hào)的處理理經(jīng)鑒定不不需保

52、存存但暫時(shí)時(shí)不能銷銷毀的檔檔案，將將其從原原存放架架上取出出，用XX(表示示暫存記記號(hào))標(biāo)識(shí)記記號(hào)，并并將其裝裝訂放入入專門存存放區(qū)內(nèi)內(nèi)。檔案銷毀毀情況均均須登記記在檔檔案銷毀毀登記表表上。4.144檔案借借閱檔案資料料一般只只限于公公司需要要查閱的的人員查查閱。外單位及及個(gè)人因因工作需需要查閱閱檔案的的，必須須經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)。檔案一般般只限于于在現(xiàn)場(chǎng)場(chǎng)查閱，因因工作需需要借出出時(shí)，必必須填寫寫檔案案借閱申申請(qǐng)審批批表。審批表經(jīng)經(jīng)部門負(fù)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)準(zhǔn)簽字后后，交辦辦公室辦辦理手冊(cè)冊(cè)，方可可借出檔檔案。借出檔案案者必須須保證檔檔案的完完好，不不得在檔檔案上涂涂改、劃劃線、圈圈點(diǎn)等，不不得缺頁頁、遺

53、失失，并保保證如期期歸還。檔案借還還情況須須在登記記本上登登記。檔案管理理規(guī)程4.155檔案統(tǒng)統(tǒng)計(jì)檔案資料料定期進(jìn)進(jìn)行清理理、統(tǒng)計(jì)計(jì)。辦公室必必須每季季度統(tǒng)計(jì)計(jì)一次檔檔案增刪刪、使用用及管理理情況。4.166檔案管管理意外外事件處處理程序序發(fā)生意外外事件時(shí)時(shí)，首先先應(yīng)立即即將事件件情況通通報(bào)公司司領(lǐng)導(dǎo)。當(dāng)發(fā)生檔檔案失盜盜或借出出檔案人人丟失檔檔案事件件時(shí)，應(yīng)應(yīng)立即設(shè)設(shè)法追回回所失檔檔案；當(dāng)發(fā)生借借出人損損毀檔案案或潮霉霉鼠咬等等損毀檔檔案事件件時(shí)，應(yīng)應(yīng)立即對(duì)對(duì)損毀檔檔案設(shè)法法進(jìn)行修修補(bǔ)、復(fù)復(fù)原；若若無法追追回、修修補(bǔ)損失失的檔案案，則應(yīng)應(yīng)請(qǐng)有關(guān)關(guān)部門協(xié)協(xié)助設(shè)法法重新補(bǔ)補(bǔ)制。在進(jìn)行補(bǔ)補(bǔ)救工作作的

54、同時(shí)時(shí)，對(duì)意意外事件件發(fā)生的的原因進(jìn)進(jìn)行調(diào)查查，追究究有關(guān)人人員的責(zé)責(zé)任。根據(jù)意外外事件發(fā)發(fā)生的性性質(zhì)及檔檔案損毀毀程度，對(duì)對(duì)有關(guān)責(zé)責(zé)任人進(jìn)進(jìn)行行政政和經(jīng)濟(jì)濟(jì)處罰。對(duì)發(fā)生的的意外事事件及處處理情況況須進(jìn)行行登記。5.0相相關(guān)記錄錄6.1檔檔案資料料移交清清單6.2檔檔案分類類編號(hào)、歸檔時(shí)時(shí)間登記記冊(cè)6.2檔檔案銷銷銷毀登記記表6.3檔檔案借閱閱申請(qǐng)審審批表6.4檔檔案統(tǒng)計(jì)計(jì)季報(bào)表表辦公設(shè)備備管理規(guī)規(guī)定1.0為為了加強(qiáng)強(qiáng)公司辦辦公設(shè)備備的管理理，保持持設(shè)備良良好的技技術(shù)狀態(tài)態(tài)，延長長使用壽壽命，提提高使用用效率，特特制定本本辦法：2.0規(guī)規(guī)定內(nèi)的的辦公設(shè)設(shè)備是指指辦公用用的電腦腦、打印印機(jī)、復(fù)復(fù)

55、印機(jī)、電話、傳真機(jī)機(jī)、空調(diào)調(diào)機(jī)等用用于辦公公用途的的設(shè)備。3.0公公司辦公公設(shè)備的的管理實(shí)實(shí)行責(zé)任任人制度度，建立立責(zé)任人人的資料料，責(zé)任任人負(fù)責(zé)責(zé)所管理理設(shè)備的的使用、維護(hù)工工作，管管理好設(shè)設(shè)備的附附件及有有關(guān)資料料，工作作調(diào)動(dòng)或或更換操操作設(shè)備備時(shí)，要要將完整整的設(shè)備備和附件件辦理移移交手續(xù)續(xù)。4.0設(shè)設(shè)備責(zé)任任人必須須堅(jiān)持對(duì)對(duì)設(shè)備進(jìn)進(jìn)行日常常維護(hù)，及及時(shí)清理理灰塵，保保潔外表表，要定定期對(duì)設(shè)設(shè)備狀態(tài)態(tài)進(jìn)行檢檢查，必必須親自自參加所所操作設(shè)設(shè)備的修修理和驗(yàn)驗(yàn)收工作作。5.0工工作人員員使用辦辦公設(shè)備備必須嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行行操作維維護(hù)規(guī)程程，新到到崗人員員必須經(jīng)經(jīng)過操作作培訓(xùn)后后，方能能使用設(shè)設(shè)備

56、。6.0工工作人員員在操作作設(shè)備時(shí)時(shí)不得攜攜食品、飲料上上機(jī)，不不得利用用設(shè)備干干私活，不不得使用用外來軟軟盤，以以防病毒毒感染。7.0在在使用設(shè)設(shè)備時(shí)如如發(fā)現(xiàn)異異?，F(xiàn)象象，應(yīng)立立即停機(jī)機(jī)檢查故故障，自自己不能能解決的的故障，要要及時(shí)通通知責(zé)任任人、維維修人員員進(jìn)行修修理。8.0對(duì)對(duì)于不按按操作規(guī)規(guī)程使用用設(shè)備而而造成損損壞的，將將全額賠賠償由此此造成的的一切費(fèi)費(fèi)用。9.0相相關(guān)記錄錄電腦使使用人記記錄復(fù)印機(jī)機(jī)使用人人記錄收發(fā)傳傳真文件件記錄物品報(bào)報(bào)廢單送修登登記復(fù)印機(jī)使使用管理理辦法1.0為為了保證證復(fù)印機(jī)機(jī)的正常常使用，特特制定本本辦法。2.0公公司指派派專人負(fù)負(fù)責(zé)復(fù)印印，辦公公室為使使用

57、人提提供專用用密碼，以以防未經(jīng)經(jīng)培訓(xùn)人人員使用用，減少少意外損損壞；3.0復(fù)復(fù)印者要要將復(fù)印印用紙放放入機(jī)器器的1、2號(hào)兩兩個(gè)紙盒盒內(nèi)使用用，盡量量少使用用右側(cè)的的手送紙紙臺(tái)；4.0禁禁止使用用非標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)復(fù)印紙紙、禁止止復(fù)印原原件上有有訂書釘釘?shù)犬愇镂铩?.0辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)復(fù)印印機(jī)的日日常管理理,定期期進(jìn)行維維護(hù)。6.0如如復(fù)印機(jī)機(jī)發(fā)生故故障，辦辦公室應(yīng)應(yīng)及時(shí)通通知專業(yè)業(yè)公司進(jìn)進(jìn)行修復(fù)復(fù)。7.0相相關(guān)記錄錄復(fù)印機(jī)機(jī)使用人人登記送修登登記廢用品管管理辦法法1.0復(fù)復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)機(jī)、電腦腦等大件件辦公用用品使用用年限過過長，無無法維修修或經(jīng)維維修仍無無法使用用者，須須填寫物物品報(bào)廢廢申請(qǐng)單單，經(jīng)經(jīng)批

58、準(zhǔn)后后進(jìn)行報(bào)報(bào)廢處理理。報(bào)廢廢后的大大件辦公公用品出出售給廢廢品回收收公司，所所得收入入上交公公司財(cái)務(wù)務(wù)。2.0 電池容容易對(duì)環(huán)環(huán)境造成成污染。公司廢廢電池須須集中起起來送專專門回收收點(diǎn)。3.0 廢筆、廢剪刀刀、廢尺尺子、廢廢筆記本本等普通通廢辦公公文具遵遵照國家家有關(guān)垃垃圾分類類回收管管理辦法法進(jìn)行處處理。4.0 計(jì)算器器、膠紙紙座、訂訂書機(jī)等等不易耗耗損辦公公用品破破損后，需需經(jīng)維修修后繼續(xù)續(xù)使用，若若鑒定維維 修修后仍無無法使用用者，視視同普通通廢辦公公文具進(jìn)進(jìn)行處理理。5.0相相關(guān)表格格5.1物物品報(bào)廢廢單電話傳傳真機(jī)使使用管理理規(guī)定1.0辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)電話話、傳真真機(jī)，并并做好日日常

59、養(yǎng)護(hù)護(hù)及維修修聯(lián)系工工作。2.0公公司電話話一般不不開通國國內(nèi)、國國際長途途。因業(yè)業(yè)務(wù)需要要開通國國內(nèi)、國國際長途途電話，必必須嚴(yán)格格履行申申請(qǐng)、審審批手續(xù)續(xù)。使用用人必須須提出申申請(qǐng)，填填寫“開通國國際、國國內(nèi)長途途電話申申請(qǐng)表”部門負(fù)負(fù)責(zé)人批批準(zhǔn)，報(bào)報(bào)總公司司審批后后，方可可開通。3.0擅擅自開通通國內(nèi)、國際長長途的，一一經(jīng)查實(shí)實(shí)，所發(fā)發(fā)生的費(fèi)費(fèi)用及法法律責(zé)任任一概由由當(dāng)事人人負(fù)責(zé)。4.0因因公使用用長途電電話，要要盡量縮縮短通話話時(shí)間，可可以用電電子郵件件、傳真真辦理的的業(yè)務(wù)，盡盡量不使使用電話話。5.0任任何員工工均不得得使用傳傳真機(jī)撥撥打長途途電話和和本市電電話。6.0建建立傳真真件

60、發(fā)送送登記、審批制制度。凡凡發(fā)出、收到的的傳真件件，必須須按“傳真文文件登記記表”進(jìn)行登登記。7.0不不得使用用傳真機(jī)機(jī)辦理私私人事項(xiàng)項(xiàng)。8.0辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)不定定期對(duì)電電話、傳傳真機(jī)的的使用情情況進(jìn)行行檢查。9.0相相關(guān)記錄錄9.1收收發(fā)傳真真文件記記錄表印章管理理制度1.0辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)公司司印章的的使用管管理。2.0辦辦公室負(fù)負(fù)責(zé)公章章、財(cái)務(wù)務(wù)專用章章的刻制制、更換換及日常常使用管管理工作作。3.0凡凡公司領(lǐng)領(lǐng)導(dǎo)已簽簽署的文文件、合合約，如如需用印印，視同同領(lǐng)導(dǎo)同同意，可可直接與與辦公室室聯(lián)系辦辦理。4.0遇遇特殊情情況，需需在空白白紙上加加蓋公司司印章時(shí)時(shí)，必須須經(jīng)公司司領(lǐng)導(dǎo)批批準(zhǔn)，登