武漢XXXXXXXXXXXXXX公司合同管理辦法

1、武漢XXXXXXXXXXXXXX公司合同管理辦法第一章 總 則第一條 為加強公司合同管理，規(guī)范企業(yè)經濟行為，降低經營風險，預防經濟糾紛，根據(jù)中華人民共和國合同法等法律法規(guī)，結合公司實際，制定本辦法。第二條 本辦法合同是指以武漢XXXXXXXXXXXXXX公司汽車有限公司為一方主體，因從事經營管理活動，與其他法人、自然人、其他組織之間設立、變更、終止民事權利義務關系的書面形式協(xié)議。合同稱謂可以是“合同”、“協(xié)議”、“意向書”等。當事人之間協(xié)商同意的有關修改和補充的合同文書、與履行合同有關的技術協(xié)議、數(shù)據(jù)電文（包括電報、電傳、傳真、電子數(shù)據(jù)交換和電子郵件）、往來信函和圖表等書面材料也是合同的組成部

2、分。第三條 本辦法適用于武漢XXXXXXXXXXXXXX公司經營性質合同的管理，公司等分（子）公司參照執(zhí)行。勞動合同、勞務合同、集體勞動合同等參見相關勞動合同管理制度，由人事行政部歸口管理。第四條 公司合同管理實行統(tǒng)一授權、分級管理、分工負責的管理機制。公司合同的審批權和簽訂權由總經理統(tǒng)一界定并授權；公司享有合同審批權和簽訂權的人員根據(jù)總經理授權權限，分級行使相應權力；相關部門和人員根據(jù)本辦法所規(guī)定的職責分工，履行相應職責并承擔責任。第五條 合同管理遵循以下原則：（一）“利益最大化”原則。即在不影響交易達成的前提下盡量使公司利益最大化；（二）“過錯追究”原則。即公司對違反本辦法規(guī)定或履職不當?shù)?/p>

3、給公司造成損失或不良影響的行為追究責任并予以處罰。第二章 涉及部門、人員的職責與權限第六條 法務部門為合同歸口管理部門，全面負責公司合同管理工作，其職責為：（一）建立合同管理與監(jiān)控機制，制定合同辦理流程。（二）作為合同評審主責部門，對合同風險和法律效力進行審查。（三）參與對公司經營發(fā)展有重大影響的投資合同、技術合同等合同的談判，指導合同承辦部門草擬合同文本。（四）組織開展合同知識培訓，對承辦部門的合同業(yè)務進行指導。（五）負責處理公司各類經濟合同糾紛。（六）負責公司授權委托書的歸口管理。（七）協(xié)助公司供產銷各環(huán)節(jié)格式化合同的擬定和完善。第七條 具有采購權限的部門（以下簡稱“采購部門”）為公司采購

4、業(yè)務及其合同的具體承辦部門，其職責為：（一）根據(jù)合同項目指定合同承辦人，負責業(yè)務合同的具體辦理。（二）負責組織業(yè)務相關部門開展合同前期論證和談判工作。（三）負責合同文本的擬定。（四）負責組織承辦業(yè)務合同評審。（五）負責授權范圍內合同的辦理活動，包括簽訂、簽章、履行、變更、解除和終止等。（六）負責（或協(xié)助）建立供應商資質、商務與服務能力、信用能力評審及預警機制。（七）負責配備合同管理員，履行本部門合同管理職責。第八條 財務部是合同所涉費用的管理部門，其職責為：（一）負責審核確認合同所涉及的費用支付條件、金額。 （二）審查合同中的財務收支事項是否符合國家財經法規(guī)和公司財務管理制度。（三）協(xié)助合同承

5、辦部門監(jiān)督合同執(zhí)行情況。（四）按照合同約定辦理收支事項。第九條 總經理辦公室負責合同用章的保管和使用，負責公司合同的最終歸檔封存。第十條 公司授權代表是授權范圍內合同的主要經辦人和簽訂人，其職責為：（一）負責授權事項范圍內具體合同的洽談、草擬、簽訂、履行以及配合糾紛處理等工作。（二）負責收集和整理本人所簽合同及相關資料，定期交合同管理人員歸檔。（三）負責授權委托書的保管和使用。第十一條 合同管理員負責部門合同管理具體工作，其職責為：（一）建立合同管理臺賬，跟進合同履行和資金支付情況。（二）負責合同的統(tǒng)一編號管理。（三）配合合同評審、簽訂、履行、糾紛處理等各環(huán)節(jié)工作。（四）負責合同的傳遞、使用、

6、復制、摘抄、保存和銷毀等。（五）收集和整理約定周期內承辦合同資料，交總經理辦公室歸檔封存。第三章 合同的訂立第一節(jié) 合同談判第十二條 采購部門根據(jù)公司生產經營需要或獲批申請，就相關事務以公司名義組織對外洽談合同，其為合同的承辦部門。第十三條 合同洽談前或過程中，采購部門應考察對方的主體資格、經營范圍、資信情況、履約能力等與擬簽訂合同密切相關的所有情況。對不具備合法主體資格、資信差、無履約能力者或超越代理權限者，不得與之訂立合同。第十四條 對于風險較大或無法了解對方資信情況的合同，采購部門應要求對方提供可靠擔保（包括不動產抵押、股票或債券質押）或采取現(xiàn)款現(xiàn)貨、先收貨后付款、先收款后交貨、收取銀行

7、承兌匯票等措施，以確保合同順利履行。第十五條 對公司生產經營有重大影響或標的額超過500萬的合同談判，采購部門應組織法務、財務、技術等專業(yè)人員參加。第十六條 對于需簽訂技術協(xié)議的合同，技術協(xié)議應當先于主合同進行談判，但不得涉及價格、支付方式等商務條款。主合同和技術協(xié)議原則上應當同時簽訂，技術協(xié)議簽訂的份數(shù)同主合同相同。技術協(xié)議應加蓋雙方單位的合同專用章或公章，不能加蓋部門公章。技術協(xié)議中應有參與談判的技術人員簽字。 技術協(xié)議或其它合同涉及技術成果的，應明確技術成果（如專利權等）的歸屬，在不違背有關法律的前提下，盡可能約定公司享有所有權。第十七條 合同經辦人員要妥善保管談判過程中的信函、傳真、電

8、子郵件、手機短信、電子聊天記錄、圖表等書面資料。第十八條 談判過程中或談判后，我方若有不同意見，應及時告知對方并體現(xiàn)在合同文本中，避免因締約過失而承擔經濟責任。第二節(jié) 合同文本的擬定第十九條 除采購金額在1萬元以下的偶發(fā)性采購項目如零星購買日常辦公用品、低值易耗品等能及時結清的業(yè)務外，其他情況應當采用書面形式訂立合同。第二十條 合同文本必須使用中文。適用中國法律的涉外合同，應譯成中文訂立。合同文本只能打印，不得手寫。第二十一條 凡國家法律、行政法規(guī)規(guī)定應當公證、鑒證、備案的重大特殊合同，應提交有關機關公證、鑒證和行政備案。第二十二條 對于規(guī)律性強和權利義務內容可類型化的事務，可采用通用格式合同

9、；國家規(guī)定采用標準合同文本的則必須采用標準的合同文本；其余情形下，合同承辦部門應當根據(jù)具體情況專門訂立合同。第二十三條 合同承辦部門負責草擬合同文本，遵循“細化己方權利，模糊己方義務；模糊對方權利，細化對方義務”的原則，維護公司權益，應當包括但不限于以下條款：（一）當事人的名稱或姓名和住址1.對方單位有多個主體的，要明確與哪一個法人主體進行經濟交往，以防止對方借此逃債或轉移資產；2.當事人為自然人的，應載明其身份證號碼；3.合同中的主體名稱應當使用全稱，并與合同專用章或公司行政公章一致，不得使用簡稱或別稱；4.合同中應同時寫明對方單位的法定代表人、委托代理人、聯(lián)系電話、郵政編碼等內容。（二）標

10、的、標的物1.法律明令禁止的不得作為合同標的；2.標的內容必須明確；3.標的物的名稱、規(guī)格型號、商標和生產廠家等須同時明確。（三）數(shù)量1.合同數(shù)量的文字表述應當明確具體，不論是數(shù)詞（1、2、3）的使用，還是量詞（個、臺、輛）的使用都應符合規(guī)范的語言表達方式，不能產生歧義；2.對機電設備，應明確規(guī)定隨機的輔機、附件、配套的產品、易損耗備品和安裝修理工具等；3.對成套供應的產品，應當明確成套供應的范圍，并提出成套供應清單；4.對特殊產品，應明確交貨數(shù)量的正負尾差、合理磅差和在途自然減（增）量規(guī)定及計量方法。（四）質量1.合同中應當寫明檢驗的標準、方法和期限；2.對需經過運轉才能發(fā)現(xiàn)問題的合同標的，

11、應當約定提出異議的時間；3.合同中約定需要抽檢的產品，應標明抽檢標準或方法以及抽檢的比例；4.對需要封存樣品的，應當共同封存，分別保管。（五）價款或酬金合同必須約定單價和總價款，涉及不同幣種的，同時應當明確相關匯率風險的承擔。（六）履行的期限、地點和方式1.履行期限應當明確具體，規(guī)范表述為年月日；2.合同的履行地點應約定在公司所在地或準確的目的地；3.根據(jù)合同的內容不同，應當明確履行方式，比如在貨物買賣合同中，就應當根據(jù)實際需要明確約定是采用自提、送貨方式，還是采用托運方式。 （七）違約責任合同中應當訂立違約責任條款，在不違背有關法律、法規(guī)的前提下，盡可能的免除或減輕公司的責任。違約責任條款應

12、充分考慮公司可能出現(xiàn)的違約情形，進行具體約定。（八）爭議的解決方式1.合同中關于糾紛的解決方式，可以選擇仲裁也可選擇向法院起訴，但不能同時約定仲裁和訴訟，否則，約定無效；2.合同中約定訴訟解決爭議的，合同承辦部門簽訂合同時應爭取選擇向公司所在地人民法院起訴；3.合同中需要約定仲裁條款的，應當選擇重慶仲裁委員會進行仲裁；涉外合同一般應選擇中國國際經濟貿易仲裁委員會西南分會進行仲裁。（九）適用法律（涉外事務時需要）、語言文字效力（涉及多國語言文字時需要）； 第二十四條 合同中涉及公司商業(yè)秘密的，應在合同中訂立保密條款或單獨簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。第二十五條 訂立合同原則上應使用我方擬定的合同文

13、本。如確需使用對方合同文本，合同承辦部門應當逐條對該合同草稿做權利義務內容上的實質性審核并做相應修改后作為合同草擬稿進行公司評審。第二十六條 合同訂立后，由合同承辦部門確定合同編號。第二十七條 簽訂合同時，至少應有四份具有同等法律效力的合同文本。公司保留三份（法務部門、財務部和合同承辦部門各一份），對方一份。同時可根據(jù)需要進行增加。第四章 合同的評審與批準第二十八條 合同正式簽訂前，由合同承辦部門組織對合同內容進行評審會簽，并報相應權限領導批準。第二十九條 通過招投標方式訂立合同的，應在招投標文件發(fā)出前對其進行評審，通過后方可發(fā)布招投標信息。第三十條 合同評審對象為合同文本以及與合同簽訂密切相

14、關的資料，含對方當事人身份證明文件（企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、營業(yè)執(zhí)照或自然人身份證）復印件、授權委托書、雙方往來文書、信件、函電、圖表、異議書等。第三十一條 合同評審的要點包括業(yè)務的可行性、合同的嚴密性、可履行性、合同技術條款的適宜性、內容的合法性、權利義務的對等性、風險評估及對策等。第三十二條 合同評審通過會簽方式進行，并由公司相應審批權限領導最終批準：（一）合同經辦人將擬定好的合同文本報本部門負責人審核，并在合同評審表（見附件一）上簽字認可后方能提交評審。（二）法務部門、財務部等相關部門對合同文本以及密切相關資料進行審核，對于重大合同應組織專題會議進行會審。參與合同評審的部門應當按照各自的管理職

15、責對合同相應條款進行審核：1.凡涉及收支事項的合同，必須提交財務部審查。財務部審核收支條款、協(xié)助合同經辦部門核查對方銀行資信，對公司財務風險性負責。2.法務部門對合同適法性和風險性進行審查，需核實的資料包括合同相對方的營業(yè)執(zhí)照副本、組織機構代碼證復印件、法人授權委托書等資質證明。審查內容包括：（1）合同承辦部門和承辦人員是否具有代表公司簽訂合同的主體資格和是否在委托代理人的代理權限內簽訂合同；（2）合同當事人雙方在合同中約定的條款是否符合權利義務對等的原則；（3）合同內容是否符合國家和地方的法律法規(guī)及政策；（4）合同條款是否完備、文義是否準確規(guī)范；（5）合同簽訂的程序和形式是否符合國家法律和公

16、司的規(guī)定；（6）合同中約定有擔保條款的，則要審查所選擇的擔保方式是否符合國家法律和公司要求；（7）合同中約定的履行地、爭議解決方式等條款是否符合公司要求；（8）其他有必要進行審查的內容。合同審查人員有權向委托代理人詢問該合同的相關問題，委托代理人應如實回答。對有疑點的合同審查人員有權留查。（四）參與合同評審部門如有修改意見，以書面形式向合同承辦部門提出。合同承辦部門根據(jù)相關意見修改合同文本，并將有關情況反饋給參加評審的各相關部門，并重新會簽。（五）合同評審結束，由合同承辦部門根據(jù)合同金額將合同評審單連同合同文本一并呈報公司相應審批權限的領導進行最終審批。第三十三條 對于主要適用外國法的重要合同

17、，應當由法務部門同時委托外國律師機構出具法律意見；對于法律專業(yè)技術性要求特別強時，應當同時委托具豐富相關從業(yè)經驗的境內律師機構出具法律意見。第五章 合同的簽訂和簽章第三十四條 通過評審和批準的合同可以正式簽訂。第三十五條 合同簽訂應遵循“雙方法律主體確定”的原則。（一）己方簽訂的法律主體。1.己方合同簽署的法律主體應當為武漢XXXXXXXXXXXXXX公司汽車有限公司，不得以分公司和部門名義對外簽訂合同。2.武漢XXXXXXXXXXXXXX公司汽車有限公司具有合同簽訂權的人員，當其職責變更、終止或其授權被撤銷時，合同承辦部門應書面通知相關業(yè)務往來單位，以此排除代理不利的法律后果。（二）對方簽訂

18、的法律主體。1.簽訂合同的對方法律主體是法人名義進行的，合同簽署的法律主體應當是該法人，合同簽訂人應為該法人的法定代表人或其授權代表。2.簽訂合同的對方法律主體是以個體工商戶或非法人合伙企業(yè)名義進行的，合同簽署的法律主體應當是營業(yè)執(zhí)照上記載的負責人或其授權代表。3.簽訂合同的對方法律主體是自然人名義進行的，合同簽署的法律主體應當是該自然人本人或持有該自然人的授權委托書（需經該自然人本人所在地公證機關公證）的自然人。第三十六條 只有公司法定代表人或授權代表，才有資格以公司名義對外簽訂合同，并對簽訂的合同負直接責任，其他自然人無權以公司名義對外簽訂合同。第三十七條 授權委托人代表公司簽訂合同，須在

19、授權范圍及期限內行使代理權，禁止越權代理。第三十八條 合同簽訂后，合同承辦部門將合同評審單連同合同文本、己方授權委托書等資料一并交法務部門審查并簽署用章意見。第三十九條 總經理辦公室公章保管人員確認合同評審單評審、批準和簽章手續(xù)是否完備，并加蓋公司公章后合同方為有效。第四十條 合同文本兩頁或兩頁以上的，應當加蓋騎縫章。第六章 合同的履行、變更和解除第四十一條 合同依法成立，即具有法律效力。當事人雙方必須及時、全面履行合同約定的各項義務。第四十二條 合同簽章后，合同承辦部門的合同管理員負責監(jiān)督本部門所有合同的履行情況，并填寫合同履行情況季報表（見附件二）于每季首月15日前將上季合同履行情況報送法

20、務部門，接受法務部門的檢查監(jiān)督。第四十三條 合同簽訂人員負責自己所簽訂合同的履行，并定期向合同管理員報告所承辦的合同履行情況。當簽訂和執(zhí)行主體不一致時，合同執(zhí)行部門有義務配合簽訂人員履行合同，并共同承擔己方責任。第四十四條 合同履行中，合同承辦部門、承辦人員、合同執(zhí)行部門應與對方當事人保持經常聯(lián)系，隨時掌握合同執(zhí)行進度及對方生產經營和資信情況，發(fā)現(xiàn)問題后應及時向有關部門和領導反映，并采取補救措施防止給公司造成經濟損失。第四十五條 合同約定由公司先履行義務的，當合同承辦部門有確切證據(jù)證明對方當事人有下列情形之一的，應當立即通知對方中止履行：（一）經營狀況嚴重惡化；（二）轉移財產、抽逃資金，以逃避

21、債務；（三）喪失商業(yè)信譽；（四）有喪失或者可能喪失履行債務能力的其它情形。第四十六條 對方當事人出現(xiàn)上述第五十七條所指的情形時，若其向公司提供了可靠擔保（法律規(guī)定登記才有效的，應辦理完畢登記手續(xù)），公司可以恢復履行。第四十七條 合同中止履行后，如對方在合同約定期限或雙方另行約定的期限內未恢復履行且未提供擔保的，公司應及時按合同法規(guī)定的程序解除合同。第四十八條 簽訂債權債務轉讓合同，如轉讓債權，必須書面通知債務人；轉讓債務時，則必須經債權人書面同意，債權債務一并轉讓時要經相關當事人書面同意。以上通知書、同意書必須隨合同文本留存。第四十九條 生效合同需變更或解除時，應與對方當事人充分協(xié)商并達成書面

22、協(xié)議，嚴禁口頭協(xié)議（如電話通知、捎話等）。但出現(xiàn)下列情形之一的，公司可單方以書面方式通知對方解除合同：（一）公司因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；（二）在履行期限屆滿之前，對方當事人明確表示或以自己的行為表明不履行主要債務的；（三）對方遲延履行主要債務，經催告后在合理期限內仍未履行；（四）對方遲延履行債務或者有其它違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；（五）對方分期付款未按約定支付到期價款的；（六）法律規(guī)定的其它情形。 第六十一條 法律、行政法規(guī)規(guī)定解除合同應當辦理批準登記手續(xù)的，依照其規(guī)定辦理。第五十條 合同承辦人及其他相關人員應當保守合同所涉及的商業(yè)秘密、技術秘密。第七章 合同糾紛的解決第五十一條

23、合同在履行過程中發(fā)生爭議時，合同承辦人員應及時報告本部門分管領導，同時積極與對方當事人進行協(xié)商，妥善解決爭議，避免給公司造成經濟損失。第五十二條 合同雙方或多方對爭議協(xié)商未果需要用法律途徑解決的或對方當事人依據(jù)合同約定已提起訴訟或仲裁的，合同承辦部門應及時將有關情況擬成書面報告，經部門領導簽署意見并加蓋部門印章后，按公司法律事務管理辦法規(guī)定的案件處理流程辦理。第五十三條 法務部門指定的案件承辦人有權向相關當事人進行調查、詢問、提取證據(jù)和材料，當事人應積極配合，不得隱瞞實情，不得提供偽證。第八章 合同印章管理第五十四條 總經理辦公室公章保管人須妥善保管合同用章，保證印章安全，不得在空白合同書上蓋

24、章或出借印章。如確有必要需攜帶合同用章外出簽訂合同的，須填寫合同用章外借審批單（見附件三），注明借章用途。合同用章外借審批單經本部門主管和公司分管領導簽字同意后，到法務部門辦理借用手續(xù)后到總經理辦公室去章。使用完畢必須及時歸還，同時應將所簽合同交法務部門存檔。借出、歸還經辦人員均應完善手續(xù)。第五十五條 合同用章發(fā)生毀損、遺失的，應當及時報告法務部門，并按照公司規(guī)定辦理報廢和重新制發(fā)手續(xù)。第五十六條 合同用章發(fā)生遺失的，應當及時通過有效方式通知所有業(yè)務往來單位并立即在相關媒體刊登遺失聲明，避免因印章遺失造成損失。第五十七條 法務部門應當及時了解合同專用章使用情況，并將此作為合同監(jiān)督檢查的重要內容

25、。第九章 合同檔案管理第五十八條 合同承辦部門必須建立健全本部門合同檔案管理制度。第五十九條 合同檔案的主要內容應當包括：合同文本（包括技術協(xié)議、還款協(xié)議、抵帳協(xié)議、補充協(xié)議等）、雙方往來信函、電報、傳真、銷售發(fā)票、物資發(fā)運單、提貨單、檢驗報告、收付款憑證等凡涉及合同訂立、履行、變更、解除、終止、糾紛解決的一切資料。是原件的必須保留原件，是復印件的必須注明原件的去處，并由相關人員簽名確認。第六十條 以一年為周期，經評審簽訂生效的合同原件及評審表由合同承辦部門暫時建檔留存。次年3月30日前，合同承辦部門需將上一年度合同臺賬和檔案資料報送至法務部門核對，確認無誤后由法務部門統(tǒng)一交總經理辦公室封存保

26、管。第六十一條 法務部門作為公司合同管理部門，負責建立公司級合同檔案，并按公司檔案管理標準歸檔。凡借閱合同資料，應辦理借閱、清退手續(xù)。第六十二條 總經理辦公室負責合同的保管。履行終結后的合同文本檔案，應保存十年以上，經仲裁或訴訟的合同文本檔案，在仲裁或訴訟文書生效后保存五年以上。屬于利用合同進行違法亂紀活動的合同文本檔案，在處理材料生效后保存十年以上。第十章 罰 則第六十三條 合同管理工作按照公司績效考核辦法納入經濟責任制考核，由法務部門提出處罰建議，按照公司制度執(zhí)行獎勵或處罰。第六十四條 凡符合下列條件之一者，由公司給予表彰和獎勵：（一）在合同審批中，發(fā)現(xiàn)合同存在重大缺陷而使公司和本部門免受

27、重大經濟損失的；（二）在合同履行中發(fā)現(xiàn)重大問題，積極采取補救措施，為企業(yè)挽回經濟損失的；（三）敢于揭發(fā)、抵制利用合同進行違紀、違法行為的；（四）其它應予表彰和獎勵的。 第六十五條 在合同的訂立、履行中，對有下列行為之一，且產生較大影響或嚴重后果的，由監(jiān)察部門按照有關規(guī)定進行查處，并追究責任單位（部門）負責人和直接責任人的責任。涉嫌犯罪的，移交司法機關處理：（一）不按本辦法規(guī)定程序訂立、變更或解除合同的；（二）訂立合同內容不完全、主要條款不齊備有重大缺陷或無效合同、虛假合同、可撤銷合同的；（三）提供虛假資料，誤導領導審批同意訂立合同的；（四）因審核人員疏忽大意未糾正合同缺陷的；（五）超越代理權限或無權代理而擅自以公司名義對外簽訂合同的；（六）在合同履行過程中，不積極主動、玩忽職守、疏于履行，導致公司承擔違約責任的；（七）在合同履行過程中，承辦部門及承辦人員發(fā)現(xiàn)問題未及時向有關部門