水利工程檔案管理之論述

1、水利工程檔案管理之闡述水利工程檔案管理之闡述一、水利工程檔案的重要性。水利工程檔案是水利科技檔案的重要組成局部，是工程技術(shù)人員勞動(dòng)智慧的結(jié)晶，是維護(hù)水利工作歷史真實(shí)相貌的一項(xiàng)重要工作，它貫穿于整個(gè)水利工程建立的全過程，從一個(gè)水利工程工程的提出、論證、審批、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、監(jiān)理、開工驗(yàn)收等過程中形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄，真實(shí)有效地反映水利工程建立的全過程，不僅對(duì)施工過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)本文由論文聯(lián)盟.Ll.搜集整理、開工驗(yàn)收及日后管理和維護(hù)具有重要利用價(jià)值，更對(duì)新建工程具有借鑒和指導(dǎo)意義。做好水利工程檔案管理工作，準(zhǔn)確記錄具有保存價(jià)值的資料，

2、為水利工程提供翔實(shí)的信息，成為水利工程建立及運(yùn)行管理工作中不可缺少的環(huán)節(jié)和根據(jù)。1.1建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保管理標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化加強(qiáng)對(duì)檔案工作的集中統(tǒng)一管理是水利工程檔案齊全、完好、標(biāo)準(zhǔn)的重要保證。一是成立檔案工作指導(dǎo)小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作，由主管檔案工作的指導(dǎo)全面負(fù)責(zé)對(duì)檔案室裝備專職檔案人員，在各業(yè)務(wù)部門指定專門人員擔(dān)任兼職或?qū)Ｂ殭n案員。1.2是要設(shè)計(jì)出可使用的檔案管理信息管理軟件，將輸入的數(shù)字檔案信息進(jìn)展分類排列和編目，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，信息組織與管理的有序化。1.3是建立健全檔案管理的各種規(guī)章制度，修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度，做到職責(zé)清楚。四是建立科學(xué)的歸檔制度，歸檔時(shí)應(yīng)對(duì)文件進(jìn)展全面

3、、認(rèn)真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的文件是否齊全完好。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門，都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失，使檔案管理工作到達(dá)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化。二轉(zhuǎn)變觀念，科學(xué)管理長(zhǎng)期以來，我們對(duì)于各級(jí)各類檔案的管理工作沒有一種科學(xué)的管理意識(shí)，沒有將檔案工作浸透到各個(gè)環(huán)節(jié)之中，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全，給檔案的整理歸檔帶來了困難。為了使水利工程的檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化，我們必須進(jìn)步認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，制定一系列措施，對(duì)水利工程檔案進(jìn)展科學(xué)管理，并根據(jù)水利工程復(fù)雜性的特點(diǎn)，拓寬檔案搜集渠道。從實(shí)際情況看，水利工程建立是比擬復(fù)雜的，從工程申報(bào)到工程開工

4、的階段比擬多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜，涉及部門和人員多，經(jīng)歷時(shí)間長(zhǎng)，稍有忽略，就可能遺漏。而小型水利工程大多施工要求急、建立周期短、形成的文件數(shù)量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復(fù)雜，往往造成工程任務(wù)難完成；臨時(shí)機(jī)構(gòu)解散，而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料搜集齊全、完好，我們要求檔案管理人員首先理解水利工程建立工作的詳細(xì)操作程序和工作流程及各階段的工作安排，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料，對(duì)每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。在此根底上，采取以下搜集方法：2.1追蹤搜集適用于工程周期短、形成檔案材料快的工程。檔案人員或兼職檔案人員主動(dòng)到現(xiàn)場(chǎng)詢問和理

5、解工程進(jìn)展情況，及時(shí)掌握工程信息并指導(dǎo)和催促技術(shù)部門有針對(duì)性地搜集檔案資料。這種方法搜集速度快、檔案資料齊全，質(zhì)量也比擬高，但花費(fèi)的人力、物力較大。2.2分階段搜集適用于建立周期長(zhǎng)的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我們始終保持與兼職檔案員及施工、建立部門的聯(lián)絡(luò)，及時(shí)掌握工程進(jìn)展情況，并加強(qiáng)催收，盡力防止檔案原始材料的散失，這樣能保證工程檔案的連續(xù)性、完好性。2.3強(qiáng)迫性搜集適用于對(duì)某些人員分散、臨時(shí)機(jī)構(gòu)較多的施工單位。我們采用收取檔案資料押金的做法。當(dāng)一項(xiàng)水利工程報(bào)建后，施工單位先交一定金額的資料押金，施工單位將完好的檔案資料移交給檔案部門后才可退回這筆押金。這種方法對(duì)一些內(nèi)部較

6、復(fù)雜的施工單位具有一定的約束力，可以保證檔案資料不會(huì)由于人為因素而流失。三明確檔案資料管理的范圍和要求3.1水利工程檔案資料管理的范圍水利工程建立工程立項(xiàng)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)、決策、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、過程中驗(yàn)收、開工驗(yàn)收、試運(yùn)行等工程在建立過程中形成，并應(yīng)歸檔保存文字、表格、聲像、圖紙等各種載體資料。3.2檔案資料管理的要求一是工程檔案工作應(yīng)與工程建立同步管理；二是檔案應(yīng)完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并做到圖面整潔、裝訂整齊、簽字手續(xù)完備，圖片、照片等要附情況說明；三是開工圖應(yīng)反映實(shí)際情況，必須做到圖物相符，做好施工記錄、檢測(cè)記錄、交接驗(yàn)收記錄和簽證，并加蓋開工圖章；四是施工過程中的圖片、照片、錄音、錄像等

7、材料，以及施工過程中的重大事件、事故等，應(yīng)有完好的文字說明，同時(shí)要詳細(xì)地填寫檔案資料情況登記表。四強(qiáng)化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)步檔案管理程度水利工程檔案管理的范圍和要求，對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事水利工程檔案工作的人員，專業(yè)知識(shí)和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面，他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案以及與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案。因此，為到達(dá)水利工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)化的要求，應(yīng)對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)展培訓(xùn)。講解水利工程建立工作中會(huì)形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案、詳細(xì)的歸檔范圍。同時(shí)，按照檔案管理要求，對(duì)文件的起草、書寫要求和制成材料的標(biāo)準(zhǔn)化，作詳細(xì)的

8、講解，使大家對(duì)檔案內(nèi)容提早理解，工作中注意積累資料。這種培訓(xùn)與檔案管理工作和工程同步進(jìn)展，為今后建檔工作奠定了根底，使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、標(biāo)準(zhǔn)化有一個(gè)實(shí)在的保障。4.1科學(xué)的做好水利工程檔案管理工作做好檔案管理工作是提供利用的根底和保證，要做好根底管理工作就要從以下幾方面著手：進(jìn)步單位主管指導(dǎo)的建檔意識(shí)。指導(dǎo)重視檔案工作是管好用好檔案的關(guān)鍵，增強(qiáng)指導(dǎo)干部的檔案意識(shí)，才能將檔案工作提到重要議事日程上來，才能從制度上、設(shè)施上、人員管理上得到支持和保證，才能使檔案工作真正發(fā)揮作用，盡快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)消費(fèi)力，為水利工程建立效勞。4.2完善檔案管理制度。根據(jù)國(guó)家?檔案法?、?保密法?及水利部?水利科學(xué)技術(shù)檔案管理

9、規(guī)定?等有關(guān)法規(guī)，結(jié)合單位實(shí)際情況制訂?檔案管理制度?、?檔案借閱制度?檔案鑒定銷毀制度?、?檔案保密制度?等規(guī)章制度。針對(duì)某項(xiàng)水利工程制訂?水利工程檔案分類大綱及編號(hào)方案?，指導(dǎo)檔案資料的搜集、鑒定、歸檔、管理、利用及保密等工作。水利工程檔案，應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映某工程各個(gè)環(huán)節(jié)的過程和結(jié)果，就要及時(shí)搜集某工程的資料，做到同步管理。把某一水利工程形成的文件材料管理納入工作程序，列入工程檔案管理人員的職責(zé)范圍。在下達(dá)工程方案或簽訂工程合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)同時(shí)明確該工程文件材料的搜集、整理和歸檔要求；在檢查工程進(jìn)度時(shí)，那么應(yīng)同時(shí)檢查工程相關(guān)文件材料的搜集、整理情況；在工程驗(yàn)收或鑒定時(shí)，還應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收工程文件材料的整理與歸檔情況。建立水利工程檔案網(wǎng)絡(luò)。利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立水利工程數(shù)據(jù)庫(kù)，使每個(gè)工程的所有信息、進(jìn)度全面反映在網(wǎng)絡(luò)上，而檔案管理人員那么對(duì)檔案資料實(shí)行全面監(jiān)控。對(duì)于工程中產(chǎn)生的聲像材料，應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。重要的電子文件，還應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。實(shí)現(xiàn)檔案資料的現(xiàn)代化、智能化、數(shù)據(jù)化管理，滿足水利工程建立者多方位、多區(qū)域利用檔案資料的需求，為水利工程