血站業(yè)務(wù)檔案管理形成及管理措施

1、血站業(yè)務(wù)檔案管理形成及管理措施1血站業(yè)務(wù)檔案的概念血站業(yè)務(wù)檔案是指血站在采供過程中形成的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔保存的原始記錄也叫獻(xiàn)血記錄。按照?血站質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)?要求，血站的業(yè)務(wù)檔案要求保存10年以上。血站的獻(xiàn)血記錄包括獻(xiàn)血者個(gè)人信息、既往獻(xiàn)血信息、安康征詢、體格檢查、血液檢測等獻(xiàn)血適宜性評估資料，獻(xiàn)血類別、獻(xiàn)血量、獻(xiàn)血時(shí)間、條碼標(biāo)識、獻(xiàn)血不良反響及處置等獻(xiàn)血過程的記錄等。獻(xiàn)血者記錄對獻(xiàn)血者屏蔽、保存、追蹤起到積極作用，它真實(shí)地記錄了血液的采集、檢驗(yàn)、供血、原始記錄及血液質(zhì)量控制和血液質(zhì)量保證的全過程，是血站開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作以及指導(dǎo)決策的歷史根據(jù)，是加強(qiáng)血站效勞、保證血液平安的重要環(huán)節(jié)。獻(xiàn)血者記

2、錄分為書面記錄和電子記錄。書面記錄包括獻(xiàn)血登記表、獻(xiàn)血者安康狀況征詢表、獻(xiàn)血者檢查表、采血過程記錄等。電子記錄是指錄入計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的獻(xiàn)血者信息，主要包括上述部分或全部書面記錄；獻(xiàn)血者既往獻(xiàn)血記錄包括獻(xiàn)血時(shí)間、獻(xiàn)血條形碼等，通過至少50年不重復(fù)的獻(xiàn)血條形碼區(qū)分每次獻(xiàn)血記錄，通過唯一的證件號碼關(guān)聯(lián)同一獻(xiàn)血者的所有獻(xiàn)血記錄。2血站業(yè)務(wù)檔案形成與開展2.1無償獻(xiàn)血者檔案。無償獻(xiàn)血者的檔案主要是指獻(xiàn)血者的個(gè)人資料，主要包括：姓名、性別、年齡、民族、證件類別號碼、 、聯(lián)絡(luò)方式、職業(yè)、文化程度、上次獻(xiàn)血時(shí)間、知情同意簽名等。按照?血站管理方法?和?血站質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)?的要求，獻(xiàn)血者獻(xiàn)血前要知情同意并填寫安康

3、狀況征詢表和獻(xiàn)血登記表。其中包括獻(xiàn)血者安康情況檢查、采血信息、血液檢測數(shù)據(jù)、血源信息，等等。例如，獻(xiàn)血者安康檢查標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定獻(xiàn)血者必須做到以下體格檢查：1核對年齡：合適的獻(xiàn)血者年齡是18周歲至55周歲；2體重：男性不低于50千克；女性不低于45千克；3血壓：收縮壓12至18.7千帕90Hg140Hg，舒張壓8至12千帕60Hg90Hg，脈壓差大于4千帕30Hg；4脈搏：每分鐘60次100次，高耐力運(yùn)發(fā)動(dòng)每分鐘50次100次；5體溫正常；6發(fā)育正常；7皮膚無黃染，無創(chuàng)面感染，無大面積皮膚病，淺外表淋巴結(jié)無明顯腫大；8五官無嚴(yán)重疾并鞏膜無黃染、甲狀腺不腫大；9四肢無嚴(yán)重的殘疾、關(guān)節(jié)無紅腫及功能障礙；1

4、0胸部、心肺正常；11腹部正常、無腫塊、無壓痛，肝脾不腫大。因此，要獲得全面準(zhǔn)確的獻(xiàn)血記錄，就必需要求獻(xiàn)血者真實(shí)準(zhǔn)確完好地填寫個(gè)人資料。專業(yè)醫(yī)師及技術(shù)人員在體檢、采血、檢測時(shí)要完好準(zhǔn)確地填寫各項(xiàng)記錄，確保準(zhǔn)確地錄入每一條信息。2.2血液檢驗(yàn)的原始檔案。無償獻(xiàn)血者的血液標(biāo)本檢測報(bào)告有著嚴(yán)格的管理要求，必須具備真實(shí)性、完好性、可追溯性和平安保密性。因?yàn)樗仁鞘苎呤褂孟嚓P(guān)血液產(chǎn)品的主要平安根據(jù)，又是獻(xiàn)血者符合獻(xiàn)血安康標(biāo)準(zhǔn)的指征。尤其重要的是，一旦出現(xiàn)輸血相關(guān)的法律糾紛，它將成為舉證采供血機(jī)構(gòu)平安責(zé)任的重要證據(jù)之一。因此在搜集血液原始檔案中，完好的檢驗(yàn)檔案應(yīng)包括：檢驗(yàn)文本報(bào)告單紙質(zhì)文本及電子文本和檢

5、驗(yàn)標(biāo)本留樣。包括所有法定檢驗(yàn)工程的匯總檢驗(yàn)報(bào)告單即最終結(jié)論初檢、復(fù)檢報(bào)告單、單項(xiàng)復(fù)檢報(bào)告單等。各項(xiàng)檢驗(yàn)工程的質(zhì)控記錄，證實(shí)每批次檢驗(yàn)的有效性。所以在整理歸檔血液檢測原始記錄中，必須建立完好的檢驗(yàn)報(bào)告和實(shí)據(jù)檔案的保存機(jī)制。這既是對獻(xiàn)血者和受血者的平安負(fù)責(zé)，更是為解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任提供法律根據(jù)，是法律公正的重要根據(jù)。2.3血站的其他業(yè)務(wù)檔案。隨著無償獻(xiàn)血事業(yè)不斷深化開展，和社會(huì)法制化進(jìn)程的逐步加快，國家對采供血機(jī)構(gòu)的管理越來越標(biāo)準(zhǔn)。?血站質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)?明確規(guī)定，血站應(yīng)建立施行記錄管理程序和檔案管理程序，記錄并保存采供血過程中產(chǎn)生的結(jié)果和數(shù)據(jù)，使其具有可追溯性，以保證質(zhì)量體系運(yùn)行并滿足特

6、定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。由此可見，血站的業(yè)務(wù)檔案的價(jià)值是不可估量的。管理好業(yè)務(wù)檔案并充分應(yīng)用檔案，為進(jìn)一步推動(dòng)無償獻(xiàn)血事業(yè)的開展，進(jìn)步血液質(zhì)量開展科學(xué)研究，處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛起著非常重要的作用。隨著人們法制意識和自我保護(hù)意識的增強(qiáng)，醫(yī)療糾紛和法律訴訟的舉證要求，血站的業(yè)務(wù)檔案必將成為分辨涉及采供血各方面責(zé)任事故的重要根據(jù)。3血站檔案管理中存在的問題3.1檔案意識不強(qiáng)，利用率低，對檔案信息資源的有效利用不夠。公眾對檔案的利用效益知之甚少，認(rèn)識不到血站業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的重要性，對檔案工作重視不夠，檔案信息資源開發(fā)缺乏，檔案信息資源利用缺乏。3.2檔案機(jī)制不健全，管理范圍不明確。我們安陽市中心血站檔

7、案室隸屬中心血站信息科管理，設(shè)一個(gè)綜合檔案室。管理六大類檔案，分為：1文書檔案；2會(huì)計(jì)檔案；3業(yè)務(wù)檔案；4設(shè)備檔案；5科技檔案；6音像圖片檔案。到目前為止各級血站在管理檔案時(shí)，由于沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，各級血站根據(jù)自己的理解理論進(jìn)展管理，只重視管理，檔案利用缺乏。3.3檔案專業(yè)人員隊(duì)伍薄弱。表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員少，學(xué)歷低。檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案的管理程度，這些情況已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)的開展，缺乏創(chuàng)新和活力，檔案利用缺乏。4血站的業(yè)務(wù)檔案的改良及管理措施4.1按照獻(xiàn)血者記錄立卷歸檔的要求。獻(xiàn)血者記錄作為血液質(zhì)量的一個(gè)重要組成部分，須嚴(yán)格按照要求對獻(xiàn)血記錄進(jìn)展立卷歸檔。一是應(yīng)建立獻(xiàn)血

8、記錄管理程序和檔案管理程序，由經(jīng)過質(zhì)量管理和檔案管理培訓(xùn)合格的人員負(fù)責(zé)立卷歸檔工作。二是應(yīng)設(shè)立專門的質(zhì)量記錄檔案，檔案應(yīng)符合國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)規(guī)定。三是獻(xiàn)血記錄要完好，應(yīng)包括獻(xiàn)血者挑選和血液采集的全過程，并保證其可追溯性。對記錄進(jìn)展分類管理，建立檢索系統(tǒng)。四是獻(xiàn)血記錄應(yīng)平安保管和保存，防止篡改、喪失、老化、損壞、非受權(quán)人員接觸、非法復(fù)制等，原始記錄應(yīng)至少保存十年。五是電子記錄應(yīng)嚴(yán)格受權(quán)，控制不同用戶對獻(xiàn)血記錄的查詢、錄入、更改等權(quán)限，建立登錄操作日志。電子記錄應(yīng)定期備份，永久保存。六是應(yīng)建立和施行嚴(yán)格的保密制度，防止未經(jīng)受權(quán)人員接觸和對外泄露。4.2指導(dǎo)重視及獻(xiàn)血記錄的運(yùn)用。指導(dǎo)重視，制定有關(guān)業(yè)務(wù)檔案管理的規(guī)章制度和管理措施，對各科室的檔案管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，進(jìn)步他們的檔案管理程度，詳細(xì)明確歸檔范圍和要求，保證原始記錄的完好性。獻(xiàn)血記錄不僅是為獻(xiàn)血者選擇和血液采集的客觀記錄，而且對屏蔽高危，招募低危獻(xiàn)血者起到了至關(guān)重要的作用。一是招募低危固定的獻(xiàn)血者。二是招募特定人群的獻(xiàn)血者。三是對不合格獻(xiàn)血者的屏蔽。四是對檢測樣本的核查。五是對招募效果的評價(jià)。六是其他用處：如免費(fèi)用血，司法訴訟，獻(xiàn)血者追蹤，獻(xiàn)血方案制訂，衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)，等等。4.3我站業(yè)務(wù)檔案的信息化管理形式。我站實(shí)行了檔案原始記錄與電子檔案雙套機(jī)制