房地產(chǎn)集團有限公司工程檔案資料管理辦法

1、廈門大唐房地產(chǎn)集團有限公司工程檔案資料管理辦法修訂記錄修改內容修改人批準人發(fā)布日期目錄 TOC o 1-3 h z u HYPERLINK l _Toc449607758 第一章 總 則 PAGEREF _Toc449607758 h 1 HYPERLINK l _Toc449607759 第二章 歸檔范圍 PAGEREF _Toc449607759 h 2 HYPERLINK l _Toc449607760 第三章 立卷歸檔要求 PAGEREF _Toc449607760 h 4 HYPERLINK l _Toc449607761 第四章 檔案保管期限 PAGEREF _Toc4496077

2、61 h 5 HYPERLINK l _Toc449607762 第五章 檔案的鑒定與銷毀 PAGEREF _Toc449607762 h 6 HYPERLINK l _Toc449607763 第六章 檔案的借閱 PAGEREF _Toc449607763 h 6 HYPERLINK l _Toc449607764 第七章 罰 則 PAGEREF _Toc449607764 h 6 HYPERLINK l _Toc449607765 第八章 工程歸檔資料名稱明細表 PAGEREF _Toc449607765 h 7 HYPERLINK l _Toc449607766 第九章 附 則 PAGE

3、REF _Toc449607766 h 7廈門大唐房地產(chǎn)集團有限公司工程檔案資料管理辦法 第一章 總 則1.1為加強大唐地產(chǎn)集團工程檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、信息化，更好地為集團工程建設服務，根據(jù)中華人民共和國檔案法和福信集團有限公司檔案管理制度（201308）有關“房地產(chǎn)建設項目文件材料歸檔范圍”規(guī)定，特制定本辦法。本辦法適用于廈門大唐房地產(chǎn)集團有限公司及其下屬各公司（以下簡稱集團各公司）。 1.2集團各公司在工程建設活動中形成的，具有使用查考價值的文件、信息資料等必須由經(jīng)辦負責人按規(guī)定收集，統(tǒng)一管理。電子資料及時整理，無電子資料的，可以掃描或拍照存檔的，必須掃描或拍照形成電子

4、文檔。并于項目整體結算完成后向集團或集團授權的檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。 1.3集團各公司應重視本單位工程文件資料的管理和文書立卷工作，工程信息的收集、存貯、處理、傳遞、檢索。信息的反饋必須真實、可靠、及時、完整。1.4所有文件存放必須符合干燥、通風、防火、防蟲、防潮、防霉的要求，并進行合理分類，排列整齊有序，存取方便。第二章 歸檔范圍2.1凡是反映工程建設活動、具有使用查考價值的文件資料（包括但不限于公文、傳真、圖表、圖紙、書信、報刊、錄音、錄像、網(wǎng)絡新聞等）均屬歸檔范圍。2.2上級機關文件材料：2.2.1政府機關頒發(fā)的需行業(yè)貫徹執(zhí)行的工程相關文件材料；2.2.2政府

5、機關有關領導視察、檢查工程建設時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料及登載相關內容的報刊。2.3集團各公司工程文件材料：2.3.1集團各公司頒發(fā)的包括轉發(fā)及與其他公司聯(lián)合頒發(fā)的各種正式項目工程文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。2.3.2集團各公司的申請報告與政府機關的批復文件，及其他企業(yè)的申請報告與本集團各公司的批復文件；2.3.3集團各公司的項目工程計劃、總結、報告；2.3.4集團各公司召開的各種重要項目工程會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；2.3.5集團各公司的項目工程計劃、統(tǒng)計報表和計劃、統(tǒng)計分析資料（包括電子資料等）；2.3.6集團各公司與有關單位簽訂

6、的各種合同、協(xié)議書、圖紙文件等文件材料；解決法律糾紛問題形成的文件材料；檔案等移交憑證；2.3.7有關項目工程業(yè)務機關檢查工程項目時形成的重要文件；2.4工程信息：2.4.1項目工程信息的主要內容應真實反映工程的概況、質量、進度、投資控制，設備材料、合同、信息、資源管理使用情況，并掌握原始和動態(tài)變化的信息。2.4.2 項目工程的概況信息：重點了解工程概況、設計概況、技術經(jīng)濟指標、工程里程碑進度和施工單位的資質條件。2.4.3 進度控制信息應著重了解工程總進度的里程碑、控制點、分項進度計劃、完成情況及進度網(wǎng)絡計劃及實施結果、動態(tài)分析。2.4.4 質量控制信息應著重掌握各工程部位的驗評標準和質量實

7、際情況。包括設備、材料質量和事故分析、處理結果。2.4.5 投資控制信息包括工程總投資的計劃和變更（包括概算、預算、決算及補充調整），分項投資、資金投放，各施工單位合同工程量，進度款支付，月、季、年度報表數(shù)據(jù)及分析。2.4.6 合同管理信息包括工程招標、發(fā)承包形式和合同。承包單位資質情況，合同履行、索賠、爭端處理和分析信息。2.4.7 法規(guī)及管理信息包括執(zhí)行的技術法規(guī)、規(guī)程、國家政策文件等。2.4.8 工程文件管理包括來自各方面的文件資料、工程方案、調度方案、施工協(xié)調等進行編目歸檔和電子文件歸檔。第三章 立卷歸檔要求3.1集團各公司相關部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材

8、料，嚴格履行移交手續(xù)。如有些材料還需使用，也應先按立卷歸。歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：3.1.1歸檔的工程文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照（復印件）、章程等，有關項目業(yè)務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業(yè)務的音像制品、電子資料等。3.1.2在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件、多種文字

9、形成的同一文件立在一起，不得分開。3.1.3卷內文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；3.1.4卷內文件材料應按排列順序依次編制頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角及背面的左上角依次編制頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應編號。3.1.5永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不能隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內

10、；卷內文件目錄放在卷目。3.1.6聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。第四章 檔案保管期限4.1文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。4.2確定公司檔案保管期限的原則4.2.1凡是反映工程建設活動和基本歷史面貌的，有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。4.2.2凡是反映建設工程一般活動，在較長期時間內對工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。4.2.3凡是在較短時間內對工程建設有參考價值的文件材料，列為短期保管。 第五章 檔案的鑒定與銷毀 集團各公司檔案室對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔

11、案材料，經(jīng)大唐地產(chǎn)集團總裁批準后，按規(guī)定進行銷毀。第六章 檔案的借閱6.1集團各公司相關人員因工作需要借閱工程檔案需經(jīng)授權領導批準后方可到檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。6.2借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。6.3借閱的工程檔案，不得泄密、涂改、折散、轉借、復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借、復印或攜帶檔案外出時，須經(jīng)授權領導批準并按公司有關保密規(guī)定辦理。6.4借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。6.5借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，應承擔相應的法律責任。第七章 罰 則7.1凡無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除按福信集團有限公司檔案管理制度（201308）相關規(guī)定進行處罰外，責令其文件負責人和單位負責人寫出書面檢查，并予以通報批評。7.2凡泄露秘密，按集團保密工作條例進行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)授權領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的，視具體情況，除按福信集團有限公司檔案管理制度（201308）相關規(guī)定進行處罰及通報批評外，還應承擔相應的法律責任。7.3凡不按借閱期限歸還的，