CX-MS-016-01合同評審和顧客溝通控制程序

1、*生物科技有限公司文件名合同評審和顧客溝通控制程序 編號：CX-MS-016-01頒發(fā)部門質(zhì)量管理部分發(fā)部門行政人事部、質(zhì)量管理部、中試生產(chǎn)部、研發(fā)部、物控部、市場部制定人： 年 月 日 審核人： 年 月 日 受控/非受控：批準(zhǔn)人： 年 月 日生效日期： 年 月 日共3頁 第1頁目 的 : 為確保理解并滿足顧客要求以及保持與顧客良好的溝通，特編制本程序。責(zé)任人:1 市場部負(fù)責(zé)合同評審的歸口管理。2 研發(fā)部根據(jù)需要參與合同評審。3 質(zhì)量管理部根據(jù)需要參與合同評審。范 圍 : 本程序適用于本公司產(chǎn)品要求（包括顧客規(guī)定的要求、隱含要求、法規(guī)要求和本公司附加的要求）的確定、評審以及與顧客溝通的控制。

2、內(nèi) 容： 合同分類根據(jù)顧客對產(chǎn)品是否有特殊要求及是否投標(biāo)合同，將合同分為：a)常規(guī)合同：無特殊要求的合同或訂單；b)特殊合同：有特殊要求的合同或訂單；c)投標(biāo)合同：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及中標(biāo)合同。 評審內(nèi)容2.1 合同要求：a) 企業(yè)名稱；產(chǎn)品名稱；規(guī)格型號；質(zhì)量要求；數(shù)量；交貨期；交貨方式等是否明確，并形成文件（如合同、訂單或標(biāo)書），對于口頭訂貨（如電話訂貨）由市場部內(nèi)勤填寫銷售記錄，并與顧客進(jìn)行確認(rèn)。2.2 本公司是否具有滿足合同要求的能力。2.3 對于中標(biāo)合同，還要評審與投標(biāo)不一致的問題是否已得到解決。 評審方式3.1 常規(guī)合同3.1.1 由市場部（銷售人員、市場部內(nèi)勤或市場部經(jīng)理）進(jìn)行評

3、審。3.1.2 評審人員合同評審表上記錄評審結(jié)論并簽字作為合同評審記錄。3.2 特殊合同3.2.1 由市場部經(jīng)理視合同或訂單要求，組織有關(guān)部門（研發(fā)部、質(zhì)量管理部）的有關(guān)人員進(jìn)行評審。3.2.2 評審可采用會簽或會議形式進(jìn)行。3.2.3 評審結(jié)果形成合同評審表，參評人員在合同評審表上簽字。3.3 投標(biāo)合同3.3. 1 招標(biāo)文件的評審接到招標(biāo)文件后，市場部經(jīng)理視招標(biāo)文件的要求，組織有關(guān)部門（研發(fā)部、質(zhì)量管理部）的有關(guān)人員對招標(biāo)要求進(jìn)行評審，評審結(jié)果形成合同評審表，參評人員在合同評審表上簽字。文件名：合同評審和顧客溝通控制程序編號：CX-A0-016共 3 頁 第 2 頁3.3.2 投標(biāo)文件對于經(jīng)

4、評審認(rèn)為可以投標(biāo)時，由市場部經(jīng)理組織有關(guān)部門（研發(fā)部、質(zhì)量管理部）的有關(guān)人員編制投標(biāo)文件，并對其進(jìn)行評審，評審結(jié)果形成合同評審表，參評人員在合同評審表上簽字。3.3.3 中標(biāo)合同中標(biāo)合同簽定前，市場部經(jīng)理對合同內(nèi)容進(jìn)行評審，如有與投標(biāo)文件不一致的問題，應(yīng)組織有關(guān)部門（研發(fā)部、質(zhì)量管理部）的有關(guān)人員評審解決，評審結(jié)果形成合同評審表，參評人員在合同評審表上簽字。 協(xié)調(diào)如果訂單要求不明確或本公司不具備滿足訂單要求的能力，則由銷售人員與顧客或本公司內(nèi)部有關(guān)部門進(jìn)行協(xié)調(diào)。 接受對于經(jīng)評審合同要求明確且本公司具有滿足合同要求的能力后，才能簽訂合同、接受訂單或投標(biāo)。 合同變更6.1 合同/訂單需要變更時，由

5、銷售人員與顧客進(jìn)行洽商,并重新進(jìn)行評審。6.2 合同/訂單變更后，市場部內(nèi)勤將變更內(nèi)容采用口頭或書面的形式及時準(zhǔn)確地傳遞到有關(guān)部門。 文件和記錄的保存合同、訂單和標(biāo)書及相關(guān)的評審記錄由市場部保存。 顧客溝通8.1 傳遞產(chǎn)品信息（售前） 本公司通過參加展會、廣告、售前介紹、提供樣品等形式，向顧客介紹本公司的產(chǎn)品、提供產(chǎn)品信息。8.2 問詢和咨詢（售中）8.2.1 市場部對顧客的問詢做好記錄并負(fù)責(zé)咨詢和解答。8.2.2 如果涉及到合同/訂單變更，執(zhí)行4.6。8.3 顧客反饋（售后） 對顧客反饋和投訴按顧客反饋監(jiān)視和測量控制程序進(jìn)行控制。8.4 報告8.4.1 對于符合法規(guī)要求報告的不良事件，由管理者代表授權(quán)質(zhì)量管理部及時向國家行業(yè)行政主管部門報告。8.4.2 報告方式：執(zhí)行相關(guān)的法規(guī)。8.5 忠告性通知8.5.1 針對已交付產(chǎn)品，有關(guān)產(chǎn)品的：a）使用；b）改動；c）退貨（召回）；d）銷毀等方面的補(bǔ)充信息和（或）措施，由市場部及時向顧客、代理商發(fā)布忠告性通知。8.5.2 忠告性通知方式：a）信函;b）電話；c）傳真；