2022年檔案信息化管理制度

1、第PAGE9頁共NUMPAGES9頁2022年檔案信息化管理制度【關(guān)鍵詞】信息化摘要檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，需要我們從各方面予以重視，從基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源建設(shè)、目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)以及管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)等各方面予以加強。本文僅就如何加強檔案信息化建設(shè)，開創(chuàng)檔案工作新局面方面談些粗淺的看法，以與大家共同探討。關(guān)鍵詞信息化；目錄數(shù)據(jù)庫；電子檔案；檔案管理檔案是人類社會各項實踐活動的真實記錄，是社會的寶貴財富，是人類重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案事業(yè)是維護歷史真實面貌的永恒的事業(yè)。檔案工作深深植根于人類社會生活，與人類社會發(fā)展同步，并隨著社會文明程度的提高，越來越深入到社會生活的各個

2、方面，在經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、精神文明建設(shè)中發(fā)揮著越來越重要的作用。檔案信息化建設(shè)是新時期檔案部門的一項基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，是檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。黨和國家十分重視信息資源開發(fā)利用工作，我們必須切實從各方面加大力度，予以重視。第一，要把檔案信息化建設(shè)的各項工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的軌道。檔案信息化建設(shè)是一盤棋，要統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)分析，有計劃、有步驟地把檔案信息化的各項工作做好。要搞好工作布局，經(jīng)濟條件具備的地區(qū)檔案信息化可以先行一步，帶動其他地區(qū)發(fā)展。要搞好工作規(guī)范，確保檔案信息化的各項工作按照國家相關(guān)標準、規(guī)范有序推進，確保數(shù)字檔案資源格式統(tǒng)一、數(shù)

3、據(jù)規(guī)范、長期可讀、便于共享。第二，要通過檔案信息化整合，帶動各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。檔案信息化建設(shè)是一項科學(xué)系統(tǒng)工程，涉及到檔案工作的方方面面。檔案信息化的順利開展必須有良好的業(yè)務(wù)工作基礎(chǔ)，需要配備現(xiàn)代化的設(shè)備和相關(guān)人才，需要各部門通力合作。各級檔案部門要以開展檔案信息化工作為抓手，整合、帶動各項基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的發(fā)展，使檔案事業(yè)各項工作邁上一個新的臺階。第三，要確保檔案信息化建設(shè)的整體效益和質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)是一項長期任務(wù)，工作量非常大，一定要嚴把質(zhì)量關(guān)，保證利用檔案信息的查全、查準，力求檔案信息管理系統(tǒng)運行的安全、可靠。同時要增強檔案安全意識，對于信息化條件下_檔案的開發(fā)利用，一定要把安全防范

4、措施放在首位，對于那些密級較高的檔案，原則上不進行數(shù)字化，可采取其他保護和復(fù)制措施。作為領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員應(yīng)該如何改進檔案管理工作。根據(jù)“全國檔案信息化建設(shè)實施綱要”及許多檔案專家的建議和多年檔案工作的實踐經(jīng)驗，我們應(yīng)該遵循：“適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展的需要，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的宗旨，改進思路，從各方面強化檔案信息化建設(shè)：第一，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建設(shè)數(shù)字化檔案館

5、，大致包括檔案館庫房建設(shè)，檔案館館藏建設(shè)，檢索工具建設(shè)，規(guī)章制度建設(shè)，專兼職檔案干_伍建設(shè)及檔案服務(wù)利用工作等等.繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案館計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。第二，促進檔案信息資源建設(shè)。要建設(shè)數(shù)字化檔案館，首先要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)對檔案館中存儲的檔案包括紙制檔案，照片底片檔案，錄音，視頻檔案等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進行數(shù)字化處理和存儲，即進行數(shù)字化檔案館館藏的建設(shè)。第三，加強檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。要充分運用計算機技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量。各部門向檔案館移交檔案時，要盡量做到同時移交機讀目錄。第四，積極推進檔案全文數(shù)據(jù)庫

6、和多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。有條件的檔案館應(yīng)通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理等方法，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。第五，加強電子檔案歸檔管理。檔案部門要根據(jù)檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，保證各單位產(chǎn)生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術(shù)方法，制定電子檔案管理辦法。最后實現(xiàn)檔案信息處理計算機化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。檔案工作要在未來社會中占據(jù)一席之地，必須具備基本的信息競爭能力。而對此產(chǎn)生直接影響的關(guān)鍵因素之一是檔案工作者的素

7、養(yǎng)，尤其是信息素養(yǎng)。而素養(yǎng)的提高又主要體現(xiàn)在以下幾種能力的錘煉之中。運用信息工具的能力，這是信息時代必須放在首要位置的一種能力，檔案人員要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。檔案信息的獲取能力。長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務(wù)的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網(wǎng)絡(luò)的便利和優(yōu)勢，熟悉網(wǎng)上的

8、檔案信息資源，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息。檔案信息的鑒定、評估能力。把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務(wù)質(zhì)量的一個重要標準。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息量十分巨大，內(nèi)容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關(guān)的部分，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息的加工、提煉能力。信息社會，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足利用者各類復(fù)雜的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，

9、重新組合，將產(chǎn)生出新的檔案信息產(chǎn)品。從而實現(xiàn)檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的?？傊瑱n案管理工作是一門深奧的學(xué)問，做好檔案工作是無止境的，檔案信息化建設(shè)也是一個循序漸進和不斷探索的過程。2022年檔案信息化管理制度（二）第一章電子文件歸檔與管理制度第一條為適應(yīng)本單位信息化建設(shè)需要，規(guī)范本單位電子文件的歸檔管理，保障電子檔案的安全保管和有效利用，根據(jù)_檔案法、電子文件歸檔與管理規(guī)范等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際，特制定本辦法。第二條本辦法所稱電子文件是指本單位在履行行政職能、加強內(nèi)部管理等工作中形成的，具有參考利用價值并以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并

10、可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募５谌龡l按照檔案工作集中統(tǒng)一管理的原則，各部門形成的電子文件并需歸檔保存的應(yīng)由檔案室統(tǒng)一保管。檔案室負責對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗收以及接收后的編目、保管和提供利用，計算機管理工作人員對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持。第四條各部門應(yīng)建立電子文件歸檔制度，指定兼職檔案員負責本部門的電子文件歸檔工作，將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關(guān)人員的崗位責職。第五條為保證歸檔的電子文件完整、真實和有效利用，各部門從電子文件產(chǎn)生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真。第六條歸檔電子文件的類型主要包括。文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接

11、文件等。第七條電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分。第八條電子文件的歸檔分邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。第九條電子文件歸檔時，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第十條通過存儲載體進行交接的歸檔電子文件，移交與接收部門均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進行檢驗，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。第十一條各部門在每年_月之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。電子文件視情況按月或按季度向檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。移交清單應(yīng)一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份。第十二條移交檔案室的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，

12、一套提供利用。第十三條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)采用專門的保護設(shè)備和保護技術(shù)手段，其載體應(yīng)直立存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體的裝具中，溫度控制在17-20；相對濕度控制在_%。第十四條接收入庫的電子檔案，應(yīng)定期進行檢驗、轉(zhuǎn)存，發(fā)現(xiàn)問題要及時采取恢復(fù)措施。第十五條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準，任何單位和個人不得擅自復(fù)制電子文件。第十六條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用復(fù)制件。對具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認證、權(quán)限控制等安全措施。第十七條歸檔電子文件的鑒定銷毀，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，編制銷毀清冊。屬于保密范圍的歸檔

13、電子文件的銷毀，如存儲在不可擦除載體上應(yīng)連同存儲載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。非保密歸檔電子文件可進行邏輯刪除。第十八條檔案室應(yīng)定期對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。第二章安全保密制度第十九條檔案管理人員為數(shù)字檔案室安全保密責任人，計算機管理工作人員要采取必要的計算機和網(wǎng)絡(luò)安全措施以協(xié)助檔案管理人員做好電子檔案安全保密工作，其他工作人員應(yīng)自覺維護電子檔案的安全保密。第二十條數(shù)字檔案室系統(tǒng)登錄帳號和_須妥善保管，不得泄露給他人，_應(yīng)定期更改，_長度應(yīng)在八位以上，并由數(shù)字、大小寫字母與符號等組成。第二十一條電子檔案條目和原文按利用級別劃分為互聯(lián)網(wǎng)公開、本單位公開、本單位部

14、分公開、不公開四個級別。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)電子檔案實際內(nèi)容設(shè)置條目和原文的網(wǎng)上查詢利用級別，并根據(jù)查詢用戶需求設(shè)置該用戶網(wǎng)上查詢權(quán)限。第二十二條電子檔案(除業(yè)務(wù)檔案外)僅限于有權(quán)限的工作人員查詢。第二十三條電子檔案原文僅供本人查閱，不得擅自外傳。_檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。第二十四條禁止外來計算機在未經(jīng)許可的情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第三章數(shù)字檔案查詢利用制度第二十五條數(shù)字檔案室提供各類非_室藏檔案查詢。第二十六條本單位工作人員經(jīng)開通個人帳號，登錄進入檔案管理系統(tǒng)查詢數(shù)字檔案。外單位人員查詢需經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)同意后由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)查詢操作。第二十七條本單位工作人員數(shù)字檔案利用權(quán)限分三級設(shè)定。

15、普通用戶：是指一般工作人員通過檔案管理員發(fā)布的檔案信息進行查閱。中級用戶：是指各處室兼職檔案員在普通用戶使用權(quán)限基礎(chǔ)上，可以添加指定分類的資料。高級用戶。是指中層以上的領(lǐng)導(dǎo)可以查閱各類檔案。第二十八條外來人員利用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)查詢業(yè)務(wù)檔案資料，由檔案管理人員通過后臺管理提供相應(yīng)權(quán)限的內(nèi)容。第二十九條查詢限制開放的數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案需在網(wǎng)上提出查閱申請，由檔案管理人員_后提供查詢利用，借出紙質(zhì)檔案還需分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借出。第三十條網(wǎng)上數(shù)字檔案僅供本單位工作人員查閱，不得外傳。第四章檔案數(shù)據(jù)管理維護制度第三十一條數(shù)字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數(shù)據(jù)安全。第

16、三十二條各門類數(shù)字檔案經(jīng)質(zhì)量檢查合格后，輸入數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，由檔案室統(tǒng)一管理。第三十三條修改、刪除數(shù)字檔案必須由檔案管理人員執(zhí)行操作。第三十四條數(shù)字檔案應(yīng)至少制作三套備份(一套硬盤，兩套光盤)，備份介質(zhì)分開保管，一套異地保存。第三十五條檔案室應(yīng)配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數(shù)字檔案。第五章數(shù)字檔案鑒定銷毀制度第三十六條數(shù)字檔案鑒定以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位檔案歸檔范圍及保管期限表作為鑒定的依據(jù)和標準。第三十七條數(shù)字檔案鑒定工作需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，由檔案管理人員和有關(guān)職能部門組成的鑒定小組，根據(jù)檔案的不同保管期限，定期對已到保管期限的數(shù)字檔案，重新進行_，做出鑒定，提出存

17、毀意見。第三十八條經(jīng)鑒定，對已失去利用價值和保存價值的數(shù)字檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊。第三十九條檔案鑒定小組將數(shù)字檔案鑒定工作情況寫成報告，連同數(shù)字檔案銷毀清冊，報請主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意，在檔案管理系統(tǒng)刪除相關(guān)數(shù)據(jù)。第四十條數(shù)字檔案銷毀清冊要永久保存。第四十一條嚴禁任何人，任何部門擅自銷毀各類數(shù)字檔案。第六章檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護使用制度第四十二條禁止外來計算機在未經(jīng)許可情況下使用檔案管理系統(tǒng)。第四十三條嚴格按照計算機操作規(guī)程進行操作，如遇電腦故障本人無法排除，應(yīng)及時請技術(shù)人員處理，不得隨意盲目操作。第四十四條認真保護計算機設(shè)備，保持設(shè)備清潔、整齊，禁止在計算機旁安放帶電、帶熱、帶水的物品，避免高溫及陽光照射計算機，機房溫度控制在225，相對濕度75。第四十五條存、儲介質(zhì)如移動硬盤、u盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出外面使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計算機上使用。第四十六條禁止利用檔案計算機訪問互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站、玩電子游戲或者觀看娛樂節(jié)目。第七章檔案庫房管理制度第四十七條檔案庫房是保存檔案的專用庫房，檔案管理人員應(yīng)嚴格按照檔案法的要求，對庫房進行經(jīng)常性檢查，必須保持庫房整潔衛(wèi)生。嚴禁存放與檔案無關(guān)的物