2022年辦公室主任的職責

1、第PAGE9頁共NUMPAGES9頁2022年辦公室主任的職責承辦職責指辦公室主任對領導決策的貫徹、實施，承辦各職能部門乃至下級機關、基層群眾轉(zhuǎn)辦事項等方面所應有的職能和應盡的責任。從其承辦的工作內(nèi)容來看，大體有三個方面：1.承辦領導層的集體決策和領導個人交辦的事項領導決策有時是統(tǒng)一研究，分頭落實，有時是領導個人決斷。作為負責本機關、本單位綜合辦事機構的辦公室主任，對領導層的集體決策和領導個人交辦事項負有直接的承辦責任。即使是領導同志交由其他部門或其他人辦理的事項，辦公室主任亦有協(xié)助辦理的責任;有時，一些牽涉面較廣、歸屬不太明確且其他有關職能部門不便也不宜承辦的事項，則須由辦公室主任具體承擔、

2、落實。2.承辦上級部門主辦的事項辦公室既是本級黨政機關的綜合辦事機構，是獨立存在的個體;又是從中央到地方整個辦公系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是依存于大整體的部分。各級辦公室之間通過加強聯(lián)系，既各自為陣，又協(xié)同作戰(zhàn)，充分發(fā)揮辦公機構的系統(tǒng)作用和整體效能，以便更好地為各級領導服務，這是不少地方總結(jié)、創(chuàng)造出來的成功經(jīng)驗。上級領導機關的辦公室向下級機關辦公室交辦一些事情，辦公室主任應主動牽頭承辦，或督促所屬工作人員從速辦理。上一級辦公機關及其負責人向下級辦公機關及其負責人交辦事項的范圍較廣，除了調(diào)研任務之外，還有諸如信息反饋、來信來訪以及系統(tǒng)內(nèi)部自身業(yè)務建設等具體事宜，都需要下一級承辦者認真辦理。3.承辦同級

3、各職能部門和下級單位轉(zhuǎn)辦的有關事項為了保持領導機關工作的正常秩序，各職能部門和下級單位向領導機關、領導同志匯報請示工作，往往不直接去找領導同志本人，而是先找辦公室主任。辦公室作為所在單位與外界聯(lián)系的窗口和紐帶，經(jīng)常需要安排、處理各職能部門和下級機關轉(zhuǎn)辦的事項。例如，某部門要興辦一項事業(yè)，須專題行文報請領導機關批準;行文經(jīng)領導機關的辦公室登記后，工作人員要交由主任批辦，辦公室主任要負責與領導聯(lián)系，商討是否召開會議研究，要開何種會議，讓哪些人參加等等。待領導指示后，辦公室主任即可將領導指示意見轉(zhuǎn)告各職能部門和下級有關單位和部門具體貫徹執(zhí)行。辦公室主任承辦的具體形式，主要有主辦、會辦、轉(zhuǎn)辦、催辦等。

4、主辦即直接負責具體辦理;會辦即會同有關部門和單位聯(lián)合辦理;轉(zhuǎn)辦即轉(zhuǎn)由其他有關部門和負責人辦理;催辦作為會辦、轉(zhuǎn)辦的有益補充，它是指督促、協(xié)助有關單位、部門和人員從速辦理有關事項。無論是主辦、會辦，還是轉(zhuǎn)辦、催辦，辦公室主任都應嚴肅認真，切不可敷衍塞責，草率從事。參謀職責參謀職責指辦公室主任在輔助領導決策過程中所應有的職能和應盡的責任。決策是指導者的基本職能，社會主義現(xiàn)代化建設的新形勢，要求各級領導干部努力實現(xiàn)決策民主化?？茖W化，這除對領導干部本身提出更高、更嚴的要求外，還需要各級辦公室成為卓有成效的智囊團參謀部，辦公室主任應當理所當然地成為參謀長，積極主動地輔助領導決策，認真地履行自己的職責。

5、這既是領導決策民主化、科學化的迫切需要，又是新時期賦予辦公室主任工作的一項重要任務。辦公室主任履行其參謀職責，有其獨特的便利和優(yōu)勢：(1)辦公室主任工作與領導層的工作同步運行與操作。由于辦公室的工作有著同其他部門明顯不同的從屬性特點，領導層確定要抓的工作，也多是辦公室主任著力要辦的事情，正是由于這種思維共振，使得辦公室主任的工作能力與領導的工作合拍，從而為辦公室主任輔助領導決策提供了便利。(2)辦公室主任與領導層之間具有經(jīng)常接觸的便利條件，可以隨時找機會向領導陳述自己的見解和主張。(3)辦公室主任接觸面大，信息較為靈通，對外聯(lián)系廣泛，客觀上為領導提供咨詢服務，當好領導的參謀提供了便利條件。為正

6、確履行參謀職責，辦公室主任要依據(jù)黨和國家政策，緊緊圍繞本地區(qū)、本部門、本單位的工作目標和主要任務以及需要領導決策的重大問題，積極主動地組織和參與各種調(diào)查研究，做好信息的收集、篩選、傳遞工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手資料，進行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從而提出完成各項工作任務和進行決策的有利因素和不利因素，及時向領導反饋，協(xié)助領導實施科學的宏觀決策和有效的指揮，保證各項工作目標和任務的圓滿完成。要正確發(fā)揮辦公室主任的參謀職責，應當注意如下兩點：1.在一定情況下與領導唱對臺戲辦公室主任是一個雙重性的角色，他既是秘書班子的大班長，又是協(xié)助領導決策的參謀長。作為大班長和參謀長，

7、他是以貫徹和領會領導意圖為使命，并以領會和貫徹的準確性和徹底性作為評價其工作優(yōu)劣的基本指標;作為參謀長，則要依靠獨立的科學研究成果為領導服務，以提出多少真知灼見作為評價其工作優(yōu)劣的根本標志。辦公室主任既要認真領會領導意圖，又要勇于直言，使領導兼聽而明。2.領導決策前多參謀，領導決策后多反饋在領導決策前，辦公室主任要通過調(diào)查研究，協(xié)助領導廣泛收集同決策密切相關的各種信息，然后進行縱向、橫向的可行性研究，經(jīng)過加工和篩選，為領導提供選擇的方案;在領導決策過程中，辦公室主任要通過調(diào)查研究，收集和整理方方面面的意見反饋，為領導進行冷靜周密的思考提供準確的依據(jù)，堅定領導決策的信心和決心;在領導決策后，辦公

8、室主任要通過調(diào)查研究，了解和掌握決策意見的貫徹執(zhí)行情況，協(xié)助領導搞好跟蹤反饋，保證決策順利地貫徹落實，或根據(jù)變化了的客觀形勢及時進行調(diào)整。在領導決策的全過程中，辦公室主任的參謀職責是十分重要的。從對領導決策發(fā)揮作用的方向上看，辦公室主任的參謀職能可以分為三種類型：一是順向參謀，即緊隨領導決策的方向所進行的輔助性參謀;二是逆向參謀，即當領導的決策意圖不符合實際情況時，辦公室主任所進行的勸阻性參謀;三是側(cè)向參謀，即當領導集中主要精力考慮某一方面工作時，辦公室主任為避免領導顧此失彼而進行的提示性參謀。管理職責指辦公室主任在對行政事務進行管理方面所應有的職能和應盡的責任。根據(jù)國家有關規(guī)定和辦公室工作的

9、實踐，辦公室主任的管理職責主要有兩個方面：1.文書管理文書工作是機關日常工作的組成部分，是實現(xiàn)機關職能的重要手段之一。黨政機關的公文工作，即指圍繞公文的擬制、處理與保管工作而需要進行的由撰稿、審稿、簽發(fā)、印刷、收發(fā)、登記、批辦、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)所構成的整個運轉(zhuǎn)流程。辦公室作為單位的綜合辦事機構的樞紐機構，承擔文書工作是其主要任務之一。一般來說，辦公室內(nèi)部均設有秘書科(股)、資料室、機要室、文印室、收發(fā)室等，分別負責辦理公文工作各個環(huán)節(jié)的具體事宜。辦公室主任對文書工作的管理，主要體現(xiàn)在參照各級黨政機關制定的機關公文處理辦法，結(jié)合本單位的具體情況，建立、健全各項有關制度;指導、督促各文書處理部門的

10、工作，確保公文擬制的適用、準確、周密，確保文書處理的及時、準確、迅速，避免拖拉、積壓而貽誤工作。2.信息管理辦公室主任輔佐領導決策，發(fā)揮參謀職能，主要是通過向領導提供適用信息和依據(jù)信息出謀獻策而實現(xiàn)的。嚴格地說，信息工作也屬文書工作范疇，但鑒于它是各級辦公室的一項新興事業(yè)，而且十分重要，需要辦公室主任予以特別重視。所以有必要將其單列為辦公室主任管理職能中的一項。在這種情況下，辦公室主任應從如下方面對信息工作進行管理。(1)加強對信息網(wǎng)絡的管理。各單位已基本形成以該單位辦公室的信息機構為中心包括下級各辦公室信息機構在內(nèi)的信息網(wǎng)絡(當然，該級信息機構又同時以上級的信息機構為中心)。辦公室主任首先應

11、當加強對網(wǎng)絡中心即該辦公室內(nèi)的信息處(科、組)的管理，使其在信息網(wǎng)絡內(nèi)發(fā)揮帶頭、促進作用。其次，還要注意對整個網(wǎng)絡的管理。如健全制度，對下級或同級其他信息機構進行業(yè)務指導，組織共同行動等等。(2)加強對信息傳遞方向的管理。信息傳遞的方向如何，即與領導決策的需求是順應，還是相逆，這是辦公室主任應當控制、管理的。一般說來，領導決策所需的信息可分為兩種類型：一是追蹤型信息，即指領導決策形成并付諸實施以后，通過跟蹤追擊迅速反映實施范圍以內(nèi)的有關動態(tài);二是超前型信息，即指領導決策之前，向領導提供的能夠反映該決策的基礎、趨向及效應的資料信息，或某個較重要的問題發(fā)生之前反映其跡象、趨勢的信號性信息。2022

12、年辦公室主任的職責（二）1.負責學校領導重要講話、材料、文件起草工作;2.負責學校機要和保密工作;3.負責學校印章使用與管理工作;4.負責學校來信來訪處理工作;5.負責學校檔案、校史館建設與管理工作;6.負責學校文印管理工作;7.協(xié)助主任做好學校重要會議安排工作;8.協(xié)助主任做好會議決議、決定等重大事項督查督辦工作;9.協(xié)助主任做好學校對口幫扶點扶貧工作;10.協(xié)助主任做好維穩(wěn)、應急的組織協(xié)調(diào)工作;11.完成校領導和主任交辦的其它工作。一個稱職的辦公室主任需要同時擔當好以下不同的工：當好“高參”，為領導出謀劃策。辦公室主任是領導的參謀助手，當好參謀是辦公室主任的第一職責。辦公室主任會想良策、當

13、高參，需要具備以下三方面的意識：一是要有情報信息識。當前領導決策對象多，層次深，內(nèi)容廣，真實可靠的情報信息尤其重要，辦公室主任必須要重視調(diào)查研究工作，加強各種情報信息的搜集，以吃透文件和熟知情況為前提;二是要有超前意識。為領導出主意、想高招、拿辦法，做到想在前，做在先，超前思考有預見，超前部署有預案，超前工作有試點;三是要有角色意識?！稗k公室是服務領導而不是實行領導，輔助決策而不是作出決策”，發(fā)揮主觀能動性和創(chuàng)造性精神，絕不是可以越權行事，一定要注意把握好角色和位置。在為領導參謀時，要參在其時，參得其法。當好“總管”，妥善處理各種事務。辦公室工作地位特殊、關系重大,任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會對

14、大局造成很被動的影響。因此，辦公室主任無論事情巨細，都要總抓常管，既要抓住重點，主好大事，又要統(tǒng)籌兼顧，管好小事、雜事。首先，所謂重點、大事，就是本單位年度目標、中心工作;領導的活動、指示、關注的問題;上級催辦查辦的事項;民警關心的“熱點”問題和切身利益;工作上的“難點”和帶有普遍性、傾向性的現(xiàn)象等。辦公室主任要找準這些能帶動整個鏈條的重點環(huán)節(jié)，把主要精力和較長時間用于最緊迫、最重要的工作上。另一方面，辦公室工作具有從屬性特征，很多日常性、事務性工作都有一定的規(guī)律性和周期性。對于這些日常性、周期性及規(guī)律性的工作，辦公室主任應將其當做“小事”梳理，安排辦公室其他工作人員辦理，自已多在加強辦公室工

15、作的計劃性上做文章。其次，事情常是復雜多變的，對于突發(fā)性、臨時性的工作，辦公室主任要切實發(fā)揮辦公室整體功能，審時度勢，臨變不亂，靈活處理，提高快速反應的應變能力，在被動中求主動，努力達到預想目的。當好“家長”，進行換位管理經(jīng)營。對于家，人人都會全心地熱愛，苦心經(jīng)營。所以，只要辦公室主任能把辦公室換位當成自己的家，把辦公室的工作當做自己的家事來做，就一定能管好、經(jīng)營好辦公室。一方面要勤儉持“家”。辦公室主任是一“家”之長，必須精打細算，厲行節(jié)約，開源節(jié)流，防止跑冒滴漏，降低運行成本，同時減少重復勞動和無效勞動，努力實現(xiàn)辦公效率與效益的統(tǒng)一。另一方面要掌管“家法”。人管人，人理事，總有失察、失誤的

16、時候，只有用制度來管人理事，才能管好人各理好事。為此，必須根據(jù)新時期、新形勢對辦公室的新要求、新任務，結(jié)合實際，認真制定好、完善好、執(zhí)行好辦公室的各項規(guī)章制度，堅持用制度來約束人、激勵人、管理人，以制度來規(guī)范辦事、辦文、辦會等各項具體工作。藎悲籮蓯泌孚渝四、當好“公關”，協(xié)調(diào)溝通上下內(nèi)外。在實際工作中，領導的很多指示都是通過辦公室進行傳達、督辦、和協(xié)調(diào)落實，辦公室主任必須成為善于聯(lián)系上下，協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外等處理各種公共關系方面的行家里手。是對上級要多請示、多匯報、多尊重、多服從。所交辦的事，要認真辦，有結(jié)果、有回音;二在處理與各職能部門的關系時，要站在全局利益上，毫不含糊地貫徹領導的意圖和決

17、策性意見。不要按個人喜好隨意增減，畫蛇添足，把事情辦走樣。在協(xié)調(diào)中，要平等待人，辦事公道，主動熱情，竭誠服務，虛心聽取意見，如實反映情況。平時，要善于同職能部門結(jié)交朋友，主動到各職能部門調(diào)查研究，交流情況，征詢意見，溝通感情，千萬不可“挾天子以令諸侯”;三是要鞏固關系，溝通內(nèi)外。辦公室主任除了要搞好對內(nèi)服務之外，還要增強開放意識，主動培養(yǎng)和鞏固對外關系。要廣泛地開展對外宣傳、溝通交流、矛盾協(xié)調(diào)等活動，從而更好地擴大單位影響，實現(xiàn)單位利益，樹立單位良好形象。藎悲籮蓯泌孚渝.總之，辦公室主任是辦公室工作的靈魂人物，在工作中，要分清不同角色，帶領辦公室全體同志，上下一心，協(xié)調(diào)同步，發(fā)揮整體優(yōu)勢，切實做好新形勢下辦公辦公室主任應具備的能力：一、人品過硬。做事先做人。辦公室主任作為單位中樞位置的重要人員，除具有一般的道德品質(zhì)和素養(yǎng)外，要時刻認清自己的角色，擺正自己的位置，在處理各種事情時，一定要做到公平公正，一視同仁，并從主觀上要排除個人的榮辱得失，以身作則，無