公司文書管理規(guī)章制度

1、公司文書管理規(guī)章制度（doc 3 頁）公司文書管理規(guī)定一、為使文書管理制度化，以提高行政效率， 制定本辦法。二、本公司與外界往來的文書收發(fā)，總公司由 管理部統(tǒng)一辦理，營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)計(jì)辦理。三、主辦及辦部門文書內(nèi)容所涉及業(yè)務(wù)部門為該項(xiàng)文書 的主辦部門，如有涉及其他部門時(shí)，其他部門為 該項(xiàng)文書的辦部門。四、行文類別1、函：用于本公司對(duì)外機(jī)關(guān)、團(tuán)體、公司行 文。2、公告：用地業(yè)務(wù)主管向公司員工或特定對(duì) 象發(fā)布規(guī)章、獎(jiǎng)懲、命令、調(diào)動(dòng)及各項(xiàng)規(guī)定。3、簽呈：用于下級(jí)對(duì)上級(jí)的請(qǐng)示工報(bào)告。4、電報(bào)：用于業(yè)務(wù)處理需急速送抵遠(yuǎn)地收件 人時(shí)。5、聯(lián)系函：用于公司內(nèi)各部門業(yè)務(wù)接治。五、行文名義、署名1、對(duì)外行文以公司

2、的名義，由總經(jīng)理署名或簽章，以營(yíng)業(yè)單位行文由經(jīng)理署名或簽章。2、公司內(nèi)部聯(lián)系函，由經(jīng)辦部門辦人及主管 簽章。六、收（發(fā)）文1、收文：限時(shí)專送及掛號(hào)信由收發(fā)人員依序 填入收文字號(hào)、日期、寄件人、收文者。2、發(fā)文：一律由收發(fā)人中依件填入發(fā)文字號(hào)、 日期、寄件人、收文者。電報(bào)統(tǒng)由國(guó)我部管理收發(fā)文，并登記。發(fā)文字號(hào)制定對(duì)外行文字號(hào)：例總公司：（年）字第 OOO號(hào)3、七、1、營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)2、對(duì)內(nèi)行文字號(hào)：管理部：（年）管字第OOO 號(hào) 營(yíng)業(yè)所：（年）營(yíng)字第OOO號(hào)八、分文1、（1）掛號(hào)、限時(shí)信、國(guó)外信函、FAX于收文 登記并匯總呈總經(jīng)理后，送部門經(jīng)理轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人 處理。(2)營(yíng)業(yè)所由營(yíng)業(yè)會(huì)

3、計(jì)收文登記后呈所長(zhǎng)閱，再轉(zhuǎn)交經(jīng)辦人辦理。2、私人信函，經(jīng)本人拆信后發(fā)現(xiàn)系公務(wù)文書， 應(yīng)交收發(fā)人中依本規(guī)則處理。3、平信及印刷品可不需登記，收文后，由管 理部轉(zhuǎn)交收件人，無法收件人者，由管理部處理。4、文件涉及二部或部門不明確者，以關(guān)系較 密的部門為主辦單位，再會(huì)商其他部門協(xié)辦。無 法判定部門，呈總經(jīng)理裁示。九、發(fā)文1、對(duì)外發(fā)文：涉及公司整體或重要的業(yè)務(wù)行文以及對(duì)機(jī)關(guān)行 文由部總經(jīng)理簽署。道德由經(jīng)辦人擬妥文稿部門主管，后轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理簽署，交經(jīng)辦人打 印，連同原稿送管理部編號(hào)，并填寫“發(fā)文登記簿”2、對(duì)內(nèi)聯(lián)系函：由經(jīng)辦人擬稿后呈部門主管 簽署，經(jīng)指定人編號(hào)后發(fā)出。涉及重要業(yè)務(wù)工作 的文件需由部門主轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理。十、文書結(jié)構(gòu)1、 公告：一般由“主旨”、“依據(jù)”、“公 告事項(xiàng)”三部分組成。2、 函、簽呈：一般由“主旨”、“說明”、 “辦法、擬辦、建議”三部分組成。十一、 承辦人員須于收到文件二日內(nèi)辦妥，】 遲不得超過三日。有特殊情況，可呈報(bào)主管延期。 但緊急文件不得延誤。十二、 文書以迅速、簡(jiǎn)潔、明確為基礎(chǔ)要求。 十三、文書遞送文書呈閱、呈簽、會(huì)辦時(shí)，如為普通文件，以普 通卷宗傳遞，如系機(jī)密或緊急文件則 以紅色卷宗傳遞。十四、檔案管理1、文書經(jīng)呈總經(jīng)理簽署后，國(guó)外部份應(yīng)由秘 書留存影印件，國(guó)內(nèi)及內(nèi)部文件由管理部按部門歸檔，原稿由經(jīng)辦部