公司公文管理制度

1、公司公文管理制度文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。XXX公司公文管理制度第一章總則第一條 為了實(shí)現(xiàn)公司公文管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范 化，提高公文處理質(zhì)量和效率，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。第二條公司公文是公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成和使用的具 有法定效力和規(guī)范體式的文書，是實(shí)施管理、傳達(dá)信息、處理公 務(wù)的載體，是指導(dǎo)、布置和商洽業(yè)務(wù)，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、 通報(bào)和交流工作情況等的重要工具。第三條 公司辦公室主管公司公文處理工作，負(fù)責(zé)公文收 發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作；并對(duì)公司所 屬部門和分/子公司的公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和督促檢查。第四條 以公司、公司所屬部門和分/子公司的名義行

2、文的紙 質(zhì)、電子文件，均適用本制度。第二章公文種類第五條 公司公文有如下文種，一般以紅頭文件印發(fā)。（一）決定、決議。對(duì)公司的重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng) 懲有關(guān)單位和人員及變更或撤銷所屬部門或分/子公司不適當(dāng)?shù)臎Q 定、決議等事項(xiàng)用決定；經(jīng)會(huì)議討論經(jīng)過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng) 用決議。（二）意見(jiàn)。用于對(duì)重要問(wèn)題提出看法和處理辦法。（三）通知。用于頒布規(guī)章制度；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文；任免管 理人員；傳達(dá)上級(jí)指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)和不相隸屬單位的公文；發(fā) 布、傳達(dá)要求所屬部門或分/子公司執(zhí)行、辦理和周知的事項(xiàng)。（四）通報(bào)。用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和交 流重要情況。（五）報(bào)告、請(qǐng)示。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況及

3、回復(fù)上級(jí) 的詢問(wèn)用“報(bào)告”；向主管部門、上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)用“請(qǐng) 示”。（六）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。（七）函。用于公司與其它無(wú)隸屬關(guān)系的單位之間商洽工 作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)；答復(fù)征求對(duì)某 項(xiàng)工作的意見(jiàn)。（八）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)，提示與會(huì)單位共同遵守和執(zhí)行。第六條 公文按照行文方向分為：上行文:指下級(jí)單位向所屬上級(jí)單位的發(fā)文，如請(qǐng)示、報(bào)告。平行文：指平行單位或不相隸屬的單位之間的發(fā)文，主要是 函，也包括紀(jì)要。下行文：指上級(jí)單位對(duì)所屬下級(jí)單位的發(fā)文，如決定、通 知、批復(fù)等。第三章公文格式第七條 公司公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程 度、發(fā)

4、文單位標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正 文、附件說(shuō)明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、 抄報(bào)抄送、印發(fā)單位、印發(fā)日期、頁(yè)碼等部分組成。（一）份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份 號(hào)。（二）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。公 司涉密公文分為“絕密”“機(jī)密” “秘密”三個(gè)等級(jí)，保密期 限：分別為20年、5年。（三）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程 度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。（四）發(fā)文單位標(biāo)志。公司發(fā)文，由公司全稱加“文件”二 字組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文單位標(biāo)志用聯(lián)合發(fā)文單位名稱。部門 發(fā)文，由公司全稱加部門名稱加“文件”二字組成

5、。（五）發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成 （附件1）；聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦單位的發(fā)文字號(hào)。（六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。（七）標(biāo)題。一般情況下，標(biāo)題由事由和文種組成。向黨政 部門行文時(shí)，標(biāo)題由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。（八）主送單位。公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用單位全 稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型單位統(tǒng)稱。（九）正文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱。（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。（十二）成文日期。署會(huì)議經(jīng)過(guò)或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的 日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。（十三）印章。公文中有發(fā)文單

6、位署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單 位印章，并與署名單位相符。（十四）附注。對(duì)公文發(fā)放范圍、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以 說(shuō)明。（十五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。（十六）抄報(bào)抄送。除主送單位或部門外需要執(zhí)行或者知曉 公文內(nèi)容的其它單位或部門，應(yīng)當(dāng)使用單位或部門的全稱或規(guī)范 化簡(jiǎn)稱。（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主 管部門，一般是單位辦公室或文秘部門，印發(fā)日期是送印日期。（十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。第八條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo) 點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。第九條 公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn) A4紙型（210mmX 297mm ）。特殊形式的公文

7、用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。公文兩 面印刷，左側(cè)裝訂。公文版面用紙?zhí)祛^（上白邊）為35mm，公文 用紙訂口（左白邊）為28mm，版心尺寸約為156X225mm。公司文 印格式要求（附件2）。第四章發(fā)文規(guī)范第十條 印發(fā)公司正式公文（發(fā)文）應(yīng)當(dāng)確有必要，講究實(shí) 效，注重針對(duì)性和可操作性，堅(jiān)持言簡(jiǎn)意賅。第十一條 按隸屬關(guān)系發(fā)文：一般不得越級(jí)發(fā)文，應(yīng)逐級(jí)上 報(bào)、逐級(jí)下達(dá)。因特殊情況必須越級(jí)發(fā)文時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送被越過(guò) 的單位。第十二條 按職責(zé)范圍發(fā)文:完全屬于職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，可 直接發(fā)文;屬于職責(zé)范圍之內(nèi)，但涉及其它部門職責(zé)的事項(xiàng)，應(yīng)與 涉及部門協(xié)商一致，進(jìn)行會(huì)簽，聯(lián)合發(fā)文。第十三條 不相隸屬的單位之間發(fā)文雙方的關(guān)系平等，公文 效力對(duì)等，一般用函發(fā)文。第十四條 涉密公文的發(fā)文規(guī)則：“明來(lái)明復(fù)，密來(lái)密復(fù)”; 主件和附件的秘密等級(jí)一致。第十五條請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只寫一個(gè)主送單位，如 需同時(shí)送其它單位，應(yīng)當(dāng)用抄送形式；對(duì)可行性研究報(bào)告、初步 設(shè)計(jì)