時(shí)間管理的重要性講義

1、第四章 時(shí)間管理 最沒有效率的人就是那些以最高的效率做最沒用的事的人。 彼得.德魯克本章結(jié)構(gòu)圖第一節(jié) 時(shí)間之秘時(shí)間管理的重要性通過名人名言、小故事、以及課堂游戲，讓學(xué)生充分意識到時(shí)間管理的重要性，以及提升時(shí)間管理能力的必要性。在時(shí)間的三種屬性中，重點(diǎn)掌握效用性，并對其進(jìn)行重點(diǎn)講解。教學(xué)目標(biāo)態(tài)度目標(biāo)認(rèn)識到時(shí)間管理的重要性面對自己的時(shí)間管理的現(xiàn)狀，并愿意做出改變認(rèn)知目標(biāo)了解時(shí)間的三種屬性讓學(xué)生了解其時(shí)間利用的現(xiàn)狀技能目標(biāo)減少浪費(fèi)時(shí)間，合理消費(fèi)時(shí)間，定期存儲(chǔ)時(shí)間學(xué)會(huì)判斷時(shí)間管理是否有問題詹姆斯.奧伯里的墓志銘在月光下休憩在陽光下享受過著拖沓的生活碌碌無為的死去生涯彩虹圖認(rèn)識時(shí)間公平性珍貴性效用性公平

2、性 時(shí)間真可謂典型的民主！在時(shí)間王國里，既沒有財(cái)富的貴族，也沒有才智的貴族。即使天才，也沒有一天多他一小時(shí)。而且還沒有懲罰，你可以盡情揮霍你的寶貴的時(shí)間，它不會(huì)因你的阻止而不到來。阿諾德.貝內(nèi)特小案例 如果銀行每天早晨向你的帳號撥款8.64萬元。你在這一天可以隨心所欲，想用多少就用多少，用途也沒有任何的規(guī)定。條件只有一個(gè)：用剩的錢不能留到第二天再用，也不能節(jié)余歸自己。前一天的錢你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64萬元。請問：你如何用這筆錢？珍貴性昨天是過期的支票明天是期票今天是鈔票，用吧！珍貴性逝者如斯夫，不舍晝夜效用性消費(fèi)消費(fèi)指的是用于一些娛樂活動(dòng)，例如吃飯、睡覺、逛街、看電視、聊

3、天存儲(chǔ)用于使將來時(shí)間增值的活動(dòng)，例如思考、學(xué)習(xí)、記憶、計(jì)劃等。浪費(fèi)就是既沒有創(chuàng)造愉悅感，又不能創(chuàng)造價(jià)值的，例如無謂的等待、做不需要做的事、無聊的旅途?？纯茨愕臅r(shí)間管理現(xiàn)狀1.你通常工作很長時(shí)間嗎？2.你通常把工作帶回家嗎？3.你感到很少花時(shí)間去做你想做的事嗎？4.如果你沒有完成你所希望做的工作，你是否有負(fù)罪感？5.即使沒有出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6.你的案頭有許多并不重要但長時(shí)間未處理的文件？7.你時(shí)常在做重要工作時(shí)被打斷嗎？8.你在辦公室用餐嗎？9.在上個(gè)月里，你是否忘記一些重要的約會(huì)？10.你時(shí)常把工作拖到最后一分鐘，然后很努力地去做完它們？11.你覺得找借口推延你

4、不喜歡做的事容易嗎？12.你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13.當(dāng)你長休了一段時(shí)間，你是否有負(fù)罪感？14.你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15.你是否太忙于解決一些瑣碎的事而沒有去做與公司目標(biāo)一致的大事？16.你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 計(jì)算一下答“是”的個(gè)數(shù)12-16個(gè)“是”你在時(shí)間管理上急需改進(jìn)8-12個(gè)“是”需要引起注意！你需要重新審視你的時(shí)間行動(dòng)指南4-8個(gè)“是” 還不錯(cuò)！方向正確，但需要提高沖勁0-4個(gè)“是” 非常好！堅(jiān)持并保留你的方法思考練習(xí)時(shí)間對于每個(gè)人都是公平的嗎？對于文中的觀點(diǎn)你有什么看法？時(shí)間能夠存儲(chǔ)？對于時(shí)間存儲(chǔ)的觀點(diǎn)你有什么樣的看法？通過時(shí)

5、間管理的現(xiàn)狀分析，你覺得你的時(shí)間管理現(xiàn)狀如何？是否需要改變？如果要改變，你打算如何改變？第二節(jié) 以終為始發(fā)現(xiàn)你的人生目標(biāo)人生不售回程票，一旦動(dòng)身，就再也不能復(fù)返。羅曼羅蘭沒有目標(biāo)就像開車沒有目的一樣不管你開多快你什么地方也去不了目標(biāo)=效率S假如你有魔法人生目標(biāo)是什么你的人生目標(biāo)是什么？你準(zhǔn)備怎樣度過今后三年時(shí)間？如果你知道自己會(huì)在六個(gè)月后被雷電擊中，你會(huì)怎樣度過這六個(gè)月時(shí)間？ 成功的關(guān)鍵就是找到自己最喜歡做的事，然后靠它過上幸福的生活。拿破侖 希爾你是否處于合適的領(lǐng)域，做著該做的事情？為之著迷追求卓越羨慕杰出不斷學(xué)習(xí)廢寢忘食滿足自豪生活工作，密不可分結(jié)交同行奉獻(xiàn)一生，不愿退休42公里195米你

6、敢挑戰(zhàn)嗎？你怎樣吃掉一頭大象？制定目標(biāo)的SMART方法SPECIFIC（具體）MEASURABLE（可量化）ACHIEVEABLE & CHALLENGING（挑戰(zhàn)）REWARDING（意義）TIME-BOUNDED（時(shí)間限制）具體可量化挑戰(zhàn)意義時(shí)間限制作業(yè)目標(biāo)為什么在職業(yè)生涯發(fā)展中至關(guān)重要？通過本節(jié)內(nèi)容的方法探索，你發(fā)現(xiàn)你的人生的目標(biāo)是什么？第三節(jié) 歲月留痕你是如何利用時(shí)間應(yīng)當(dāng)仔細(xì)地觀察，為的是理解；應(yīng)當(dāng)努力地理解，為的是行動(dòng)。羅曼羅蘭教學(xué)目標(biāo)態(tài)度目標(biāo)愿意去了解自己的時(shí)間使用的現(xiàn)狀認(rèn)識在平衡生活的重要性認(rèn)知目標(biāo)平衡生活應(yīng)該注重的四個(gè)方面技能目標(biāo)掌握每周時(shí)間使用記錄的方法掌握對時(shí)間使用情況進(jìn)行

7、分析的方法活到72歲的美國人的時(shí)間安排了解你的時(shí)間使用情況除非你對自己的時(shí)間利用情況進(jìn)行了分析，否則你無法節(jié)約時(shí)間或更有效地管理你的時(shí)間。 _年_月_日星期_ 項(xiàng)目 地點(diǎn) 效率自評 計(jì)劃 中斷說明 6:30 7:00 平衡我們的生活家庭與社會(huì)交際家庭、夫妻關(guān)系、朋友、愛、外界關(guān)注、社會(huì)認(rèn)同事業(yè)與成就成功、升職、金錢、穩(wěn)定的生活健康飲食營養(yǎng)、充沛的體力、放松解壓、精神狀態(tài)人生的意義與價(jià)值自我實(shí)現(xiàn)、心理滿足、信仰、哲學(xué)思考、關(guān)于未來的設(shè)想發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間的主人你的時(shí)間的主人是誰？（家人？上司？電視？手表？你的胃？或者你的意志？）在你沒有仔細(xì)規(guī)劃自己的時(shí)間以前，你的時(shí)間是“公共資源”，任何人、任何事都可

8、以隨意占用，而你卻沒有感覺。 你不是時(shí)間的主人，你的時(shí)間是為別人服務(wù)的或在毫無價(jià)值的流逝著。自我塑造富蘭克林年輕的時(shí)候就確定13項(xiàng)他堅(jiān)持培養(yǎng)并堅(jiān)信能夠讓他完美和成功的品格。這些品德包括：節(jié)欲、沉默、有條理、堅(jiān)定、勤奮、真誠以及謙卑等。富蘭克林認(rèn)識到，人不是通過思考改變的，只有通過行為才能改變。富蘭克林為自己設(shè)計(jì)了一個(gè)自我完善計(jì)劃集中精力用一周的時(shí)間去實(shí)踐一項(xiàng)品德，然后轉(zhuǎn)向下一項(xiàng)。富蘭克林成功的做到了這一點(diǎn)，從而取得了輝煌的成就。作業(yè)你是如何使用你的時(shí)間的，請用時(shí)間日志進(jìn)行記錄并進(jìn)行分析。通過一周的時(shí)間分析，你發(fā)現(xiàn)你的時(shí)間管理存在哪些問題？你的改進(jìn)的計(jì)劃是什么？第四節(jié) 要事第一 制定你的日程安排

9、重要的東西只占一小部分，只要集中處理只占整體20%的事物，就可以解決80%的問題。帕累托教學(xué)目標(biāo)態(tài)度目標(biāo)認(rèn)識到在處理事情的時(shí)候要事第一的重要性愿意對每天的日程進(jìn)行有效地安排認(rèn)知目標(biāo)了解帕累托法則熟悉優(yōu)先級矩陣技能目標(biāo)掌握日程安排的一般原則利用優(yōu)先級矩陣對每天的任務(wù)進(jìn)行分析，并進(jìn)行有效地安排帕累托法則80%的生產(chǎn)來自于20%的生產(chǎn)線；80%的銷售額來自于20%的客戶；80%的病假條來自于20%的員工；20%的業(yè)務(wù)員創(chuàng)造了80%的銷售額；20%的人口消耗掉80%的醫(yī)療資源；20%的人際關(guān)系帶來了80%的個(gè)人幸福 肯尼迪的成功之道 在1960年美國總統(tǒng)競選的時(shí)候，尼克松即使到了最后的關(guān)鍵時(shí)刻，他還是

10、堅(jiān)持跑完了阿拉斯加、夏威夷、懷俄明等洲，以履行自己要“踏遍五十個(gè)州”的誓言，而對手肯尼迪卻集中在那些人口眾多的大州展開宣傳，并最終贏得了這場競選的勝利。帕累托法則 重要的東西只占一小部分，只要集中處理只占整體20%的事物，就可以解決80%的問題。 帕累托如何制定日程安排什么時(shí)間安排如何安排日程為每個(gè)重要的目標(biāo)設(shè)定完成的期限制定任務(wù)列表（ AIMS標(biāo)準(zhǔn)）利用優(yōu)先級矩陣?yán)命S金時(shí)間為每個(gè)重要的目標(biāo)設(shè)定完成的期限根據(jù)帕金森定律，如果你不加以控制，工作會(huì)自動(dòng)地膨脹并占滿所有可用的時(shí)間。將工作且分成若干個(gè)行動(dòng)考慮需要涉及的人或事考慮此時(shí)還需要完成什么其他工作考慮用于各項(xiàng)任務(wù)的具體時(shí)間制定任務(wù)列表任務(wù)列表

11、各項(xiàng)應(yīng)符合AIMS標(biāo)準(zhǔn)：A（action-centered）以行動(dòng)為中心的這意味著確定你需要采取的行動(dòng)，比如清理硬盤。I（incremental）可拆分的這里指的是將以行動(dòng)為中心的任務(wù)且分成更小的若干個(gè)行動(dòng)。例如，清理硬盤這個(gè)以行動(dòng)為中心的任務(wù)可以被且分成更小的單個(gè)行動(dòng)，如備份數(shù)據(jù)、文件和刪除郵件以及清理回收站。M（measurable）可測量的這是一個(gè)用來測量你是否成功地完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)。S（scheduled）可定時(shí)的這是你預(yù)計(jì)完成任務(wù)的時(shí)間期限。利用優(yōu)先級矩陣每人每天都有一些需要完成的任務(wù)。為了防止遺忘，將它們列在一張清單上是個(gè)很不錯(cuò)的辦法。但是光記住任務(wù)還不夠，還需要對每項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行優(yōu)先排

12、序。優(yōu)先級矩陣是一個(gè)很有用的工具，能夠幫你對工作進(jìn)行有效的優(yōu)先排序，并區(qū)分任務(wù)的重要性。小案例一天下午，公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會(huì)，由于晚上要給他女朋友過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機(jī)短信，兩個(gè)同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加校友聚會(huì)。這時(shí)主持人宣布，由于這次會(huì)議時(shí)間緊，請全體與會(huì)人員晚上要參加分組討論。剛一散會(huì)，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會(huì)場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運(yùn)輸部門的幾個(gè)搬運(yùn)工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個(gè)班長來找李經(jīng)理。利用黃金時(shí)間內(nèi)部黃金時(shí)間：一個(gè)人精神最集中的時(shí)候，每個(gè)人的內(nèi)部黃金時(shí)間會(huì)有所

13、差異，應(yīng)該將該時(shí)間段用于處理最重要的任務(wù)。外部黃金時(shí)間：就是指外部資源最為齊備，能幫你做出決定、回答你的問題、或者為你提供信息的時(shí)候。例如你和客戶交流的最佳的時(shí)間一般是和上司交流的最佳的時(shí)間一般是剛到辦公室或者中午吃飯的時(shí)候。預(yù)留時(shí)間你需要為以下四種活動(dòng)類型預(yù)留時(shí)間：計(jì)劃檢查重要但不緊急的任務(wù)。緩沖每天時(shí)間安排參考8：0010：00 要事第一！上班后處理的第一件事必須是任務(wù)A，這種做法能夠讓你養(yǎng)成專注于重要事情的好習(xí)慣，不會(huì)輕易讓自己分心或被人打擾。10：0011：00 溝通是最好的放松方式！現(xiàn)在，暫時(shí)把任務(wù)A放在一邊吧。休息一下，選擇一些相對輕松的工作來放松一下緊張的大腦。你可以與同事溝通一

14、下最近的計(jì)劃，跟客戶通個(gè)電話，或者回復(fù)今天早上的信件。11：0012：00 始終謹(jǐn)記自己的重要事情！在上午的最后一個(gè)小時(shí)里，請你把注意力再次集中在重要的事情上。你可以先休息幾分鐘，喝杯咖啡提提神，然后全神貫注地重新坐在辦公室前，繼續(xù)處理任務(wù)A。12：0013：00 為自己充電！經(jīng)過一個(gè)上午的努力工作，是時(shí)候好好獎(jiǎng)勵(lì)一下自己了，你當(dāng)然可以選擇在辦公室里午休，但最好的放松方式還是在戶外去散散步，新鮮的空氣能夠讓你重新獲得充沛的經(jīng)歷，為下午的工作做好準(zhǔn)備。13：0014：00 是時(shí)候處理緊急的事了！在下午的第一個(gè)小時(shí)里，你可以回復(fù)新收到的E-mail和信件，處理今天的任務(wù)C。但有一點(diǎn)必須要注意：無論

15、你有多少這類工作，都千萬不要延長處理的時(shí)間。你可以把一個(gè)小時(shí)之內(nèi)完成不了的任務(wù)C順沿到明天下午的一點(diǎn)鐘，也可以委托別人完成，或者干脆把它們從日程表上劃掉總而言之，千萬不要一時(shí)大意就讓“時(shí)間盜賊”趁虛而入！14：0016：00 戰(zhàn)略問題！先休息一下，然后請你把下午四點(diǎn)以前的時(shí)間用來處理具有長遠(yuǎn)戰(zhàn)略意義的任務(wù)B。在這段時(shí)間，你必須做到百分之百地全神貫注，盡可能避免任何外界的干擾，不讓自己分心。請記住，這就是你朝著自己夢想前進(jìn)的時(shí)間！16：0017：00 溝通是最好的放松方式！我們往往會(huì)因?yàn)槊β刀雎粤巳穗H交流的重要性。因此，請你在下午抽出一小時(shí)的時(shí)間來跟同事聊天、召集下屬開會(huì)或是與重要的客戶保持電

16、話聯(lián)絡(luò)。17：0017：30 總結(jié)與計(jì)劃！快下班了。請你在最后半小時(shí)里拿出自己的日計(jì)劃，冷靜地分析一下今天的完成效果，從中總結(jié)出經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。然后，還不要忘記根據(jù)今天的情況制訂出明天的日計(jì)劃！下班之后 私人時(shí)間開始了！千萬不要以工作繁忙為借口，忽視了家人的感受。要知道，私人生活同樣需要你細(xì)心地呵護(hù)和耐心地經(jīng)營。選自把時(shí)間留給最重要的事作業(yè)你的內(nèi)部黃金時(shí)間是哪個(gè)時(shí)間段？利用優(yōu)先級矩陣安排你明天的任務(wù)列表。第五節(jié) 時(shí)間大盜有效利用時(shí)間技巧明日復(fù)明日，明日何其多，我聲帶明月，萬事成蹉跎。文嘉明日歌教學(xué)目標(biāo)態(tài)度目標(biāo)愿意主動(dòng)的去發(fā)現(xiàn)自己的時(shí)間大盜愿意去減少時(shí)間的浪費(fèi)認(rèn)知目標(biāo)了解常見的時(shí)間大盜了解制服這些時(shí)

17、間大盜的方法技能目標(biāo)通過克服拖延、防止干擾等方法提升每天時(shí)間使用的效率拖延測試如果你的答案是“經(jīng)?！保蔷陀?分；如果是“有時(shí)”就記1分；如果是“從不”那就記0分。請你誠實(shí)地回答這些問題。全部都答完之后，將所有的分?jǐn)?shù)相加，得到最后的總分，并且在測試之后找出相應(yīng)類型的總結(jié)分析。我只有在極大地外界壓力之下才能好好工作。 我總是會(huì)把日程安排上的工作任務(wù)不斷向后拖延。 我經(jīng)常是把未完成的工作帶回家，在晚上或周末進(jìn)行處理。 我完成一項(xiàng)任務(wù)總是需要很長的時(shí)間，尤其是那些又復(fù)雜又煩人的工作。 我最不喜歡給自己設(shè)定最后期限。 在著手處理重要的工作之前，我總是習(xí)慣先把眼前瑣碎的小事通通解決掉，否則就根本無法讓自

18、己靜心下來。 我總是能夠找到足夠多的合理理由來說服自己拖延手頭上的重要工作。 只要心情不好，我就什么事情都干不進(jìn)去。 我的工作環(huán)境有太多分散注意力的東西了！我根本不能專注于干重要的事情。 我總是要等到最后關(guān)頭才不得不開始處理那些重要的任務(wù)。分?jǐn)?shù)分析15-20分：警告！慢性拖延病患者！非常遺憾，拖延對于你已經(jīng)形成一種固有的習(xí)慣了！你對所有事情都采取拖延戰(zhàn)術(shù)，以至于你在工作上始終不得不承受巨大的時(shí)間壓力。如果我沒有猜錯(cuò)的話，稅務(wù)局常常會(huì)因?yàn)槟銢]有及時(shí)報(bào)稅而自行評估你的收入和所需繳納的稅款。是時(shí)候該改掉這個(gè)壞毛病了。7-14分：普遍存在的拖延習(xí)慣。你的情況屬于大多數(shù)人的通?。褐灰吹侥切?fù)雜又煩人的

19、工作，你就希望盡可能逃避，暫且以拖延戰(zhàn)術(shù)應(yīng)對。不妥到最后期限將至，你都不會(huì)硬著頭皮開始著手處理。其實(shí)，如果你能夠戰(zhàn)勝自己的惰性，提前一些開始處理這些事情，生活就會(huì)變得輕松許多。0-6分：恭喜！你能夠很好地通過自律控制拖延的壞習(xí)慣。自律對你完全不是問題。你一般都能夠及時(shí)甚至提前完成工作，只會(huì)在極少數(shù)的情況下拖延重要的任務(wù)。這是一個(gè)難得的好習(xí)慣，請你一定要堅(jiān)持下去！時(shí)間大盜-拖延拖延的原因有三個(gè)：工作比較枯燥對失敗的焦慮不知從那里著手克服拖延的一些方法交給他人去完成直接安排日程將任務(wù)進(jìn)行分解時(shí)間大盜-不會(huì)拒絕 生命是以時(shí)間為單位的，浪費(fèi)別人的時(shí)間等于謀財(cái)害命，浪費(fèi)自己的時(shí)間等于慢性自殺。 魯迅同事

20、下屬上級處理干擾有調(diào)查顯示，在一個(gè)工作日受到干擾的平均次數(shù)是50次。不應(yīng)該允許干擾沒完沒了對不起，我現(xiàn)在沒有時(shí)間應(yīng)該不超過十分鐘，是嗎？我現(xiàn)在只有五分鐘。如果不夠，讓我們商定在星期五抽出時(shí)間討論吧。很不巧，我現(xiàn)在有另外一個(gè)約會(huì)你沒有必要成為不斷干擾的犧牲品。你有權(quán)利和義務(wù)恰當(dāng)?shù)胤峙鋾r(shí)間，然后確保堅(jiān)持你們一致認(rèn)可的時(shí)間限度。電子郵件最近的研究發(fā)現(xiàn)，每個(gè)辦公室工作者平均每天收發(fā)的郵件數(shù)量達(dá)到了100封以上。處理這些郵件一方面會(huì)占用大量的時(shí)間，另一方面會(huì)使你正在進(jìn)行的工作打斷。所以當(dāng)你的郵件太多了，需要有策略地對其進(jìn)行控制?？刂齐娮余]件需要一個(gè)雙管齊下的策略：1、保持主動(dòng)；2、盡量減少處理電子郵件的時(shí)間。消遣行為網(wǎng)絡(luò)如果沒有必要，不要打開網(wǎng)頁。電腦里不要裝游戲。在工作時(shí)間不上非工作需要的即時(shí)聊天工具。如果查詢資料，盡量去專業(yè)的數(shù)據(jù)庫。電視電視不但占用你的時(shí)間，同時(shí)長時(shí)間看電視對