OA與流程管理教學(xué)課件(50張)

1、OA與流程管理2009年9月29日第1頁，共51頁。=第一章 OA概要及實(shí)施第2頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺(tái)？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實(shí)施OA管理平臺(tái)？ 第3頁，共51頁。協(xié) 同是什么字面意思引申意思 管理思想核心互相配合相互配合的軟件互相配合和協(xié)作第4頁，共51頁。 OA是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備和應(yīng)用軟件； OA不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密

2、切相關(guān)、有機(jī)整合； OA 涵蓋了包括信息管理平臺(tái)、工作流管理、文檔檔案管理、門戶網(wǎng)站管理、即時(shí)通訊、郵件、短消息、協(xié)作辦公、整合平臺(tái)、自定義平臺(tái)等載體的一個(gè)大型的綜合信息應(yīng)用平臺(tái)。什么是OA第5頁，共51頁。協(xié)作與知識(shí)管理相結(jié)合，借助B/S結(jié)構(gòu)，可以在瀏覽器下實(shí)現(xiàn)知識(shí)發(fā)布、查詢、利用、手寫文檔、電子認(rèn)證等功能。 OA 的特點(diǎn)第6頁，共51頁。內(nèi)部通訊平臺(tái)信息發(fā)布平臺(tái)自動(dòng)化工作流海量文檔庫分布式辦公輔助辦公系統(tǒng)集成OA的效用第7頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺(tái)？使用OA的10大理由上OA的前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實(shí)施OA管理平臺(tái)？ 第8頁，共51頁。一、您的信息可以迅

3、速傳達(dá)到所有目標(biāo)人員通過在協(xié)同管理軟件中發(fā)布您的通知、制度、新聞、辦事指南等并且設(shè)立查看權(quán)限，您所要傳達(dá)的任何信息都能迅速傳達(dá)到您的全球各地的移動(dòng)辦公的同事、分支機(jī)構(gòu)、代理商、下上游垂直管理單位等等。 不再為 以下事 情發(fā)愁第9頁，共51頁。在協(xié)同管理軟件中建立制度專欄，只要修改這里面原有的制度并且發(fā)布制度更新的通知，任何員工隨時(shí)可以查到。發(fā)紙質(zhì)制度？分發(fā)成本太高！每個(gè)部門組織學(xué)習(xí)？溝通成本太高！ 發(fā)郵件？新員工無法看到單位之前發(fā)的任何文件、員工查詢不方便，不方便跟蹤大量員工對(duì)該制度的查看情況！ 怎么辦？新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度出來了，員工常常搞不清新制度老制度，常常在報(bào)銷抱怨企業(yè)管理。第10頁，共5

4、1頁。 怎么解決？會(huì)議真多，又要開會(huì)了，這次開會(huì)有50多人參加，要打電話通知所有的人員還要一一確認(rèn)參會(huì)人員是否能到，真是一件繁鎖的工作。在協(xié)同管理軟件中建立會(huì)議通知，只要把會(huì)議通知往系統(tǒng)中一貼同時(shí)選擇短信通知所有的參會(huì)人，參會(huì)人可以用手機(jī)回復(fù)，也可以上系統(tǒng)查看詳細(xì)通知并回復(fù)，您可以在很快的時(shí)間內(nèi)完成通知，并且查閱所有的短信回復(fù)或系統(tǒng)中的回復(fù)，未有任何回復(fù)的人員再配合電話通知,輕松完成！第11頁，共51頁。 您單位制度、流程、專家技能、經(jīng)驗(yàn)知識(shí)、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起來，隨時(shí)隨地全球員工都可以共享，它是您單位最寶貴的資產(chǎn)。協(xié)同管理軟件提供的是一種工具，企業(yè)可以利用這個(gè)工

5、具積累與沉淀企業(yè)的無形資產(chǎn)。 二、為公司積累了大量無形資產(chǎn)第12頁，共51頁。通過在協(xié)同管理軟件中管理各部門的工作結(jié)果，資料，使得部門內(nèi)部、部門之間能夠方便地共享信息，員工快速得到組織給予員工的幫助，得到自己需要的資料，不再需要打電話、找文件、尋找他人幫助、查找電子郵件等等，依靠個(gè)人的協(xié)調(diào)能力獲得資料。在協(xié)同管理軟件中按部門、按單位管理各部門的工作成果，并且按內(nèi)容進(jìn)行權(quán)限控制，任何需要的人通過搜索很快得到自己需要的資料，實(shí)現(xiàn)攜同組織力量，高效工作。三、員工可以迅速找到所需的文檔、資料第13頁，共51頁。使用協(xié)同辦公管理軟件您可以梳理你單位的流程，把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個(gè)人按規(guī)定的流程規(guī)

6、則運(yùn)轉(zhuǎn)，每個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要記憶各種復(fù)雜的流轉(zhuǎn)規(guī)則，減少用人腦去判斷流程的流向而在復(fù)雜的流程中不可避免的錯(cuò)誤。如果您的單位管理比較規(guī)范，各種事務(wù)都用流程管理，首先每個(gè)員工都要牢牢記住跟自己相關(guān)的流程的流轉(zhuǎn)規(guī)則，需要設(shè)立各個(gè)監(jiān)督環(huán)節(jié)，監(jiān)督流程的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)，管理成本較高，而且在流程復(fù)雜時(shí)非常容易出現(xiàn)錯(cuò)誤.同時(shí)員工深陷在大量的紙張中深感繁瑣 四、公司的流程得以規(guī)范、避免隨意性第14頁，共51頁。使用協(xié)同辦公管理軟件您可以輕松實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程和移動(dòng)辦公，解決時(shí)間和空間的問題，實(shí)現(xiàn)事務(wù)處理“零響應(yīng)”，每一個(gè)參與流轉(zhuǎn)的人無需要考慮時(shí)間與空間的問題，辦理完畢即刻進(jìn)入下一辦理人，實(shí)現(xiàn)流程在各個(gè)環(huán)節(jié)之間的零傳遞時(shí)間。

7、五、提高流程運(yùn)行速度與效率，減少協(xié)作工作成本第15頁，共51頁。紙質(zhì)模式下的流程運(yùn)轉(zhuǎn)第16頁，共51頁。協(xié)同軟件里的流程運(yùn)轉(zhuǎn)第17頁，共51頁。 通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)您可以快速分析您單位哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率高，哪個(gè)環(huán)節(jié)辦事效率低，便于您快速把脈哪個(gè)部位流通不暢，作出治療方案。六、可以分析流程各環(huán)節(jié)的辦理效率第18頁，共51頁。 在辦公系統(tǒng)中各種情況您可以隨時(shí)隨地查閱各種資料，查閱各種流程審批情況，查看下達(dá)的工作任務(wù)時(shí)展情況，辦事人員也可以通過流程實(shí)時(shí)監(jiān)控各環(huán)節(jié)辦理情況和目前進(jìn)展到什么情況，辦理完畢業(yè)務(wù)人員可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。七、 隨時(shí)掌握業(yè)務(wù)辦理情況, 實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)管理監(jiān)控第19頁，共51頁。 您

8、可以按自己的時(shí)間計(jì)劃審批流程，查看下屬工作情況，約見客戶，避免大量無計(jì)劃的請(qǐng)示、匯報(bào)、電話詢問等等。八、有計(jì)劃地安排時(shí)間，排除打擾，不再被各種請(qǐng)示、報(bào)告、請(qǐng)款單打斷您的作思路第20頁，共51頁。 通過協(xié)同辦公系統(tǒng)您可以打破組織邊界與地理位置邊界，員工可以通過郵件、即時(shí)通迅、論壇、短信多種方式進(jìn)行溝通，并且以這些溝通方式為手段把信息推送給用戶，溝通形式更加豐富，效率更高。 九、溝通成本更低、方式更豐富，效率大大提高第21頁，共51頁。 管客戶有CRM軟件，管財(cái)務(wù)有財(cái)務(wù)軟件，管生產(chǎn)、物流、供應(yīng)有ERP，管人力資源有人力資源軟件，市場(chǎng)上有很多專業(yè)的管理軟件管理專業(yè)的領(lǐng)域，可是有時(shí)候您并不需要專業(yè)的管

9、理，基礎(chǔ)的管理就夠了，使用OA您可以隨心所欲建立多個(gè)基礎(chǔ)的管理系統(tǒng)，您可以建立客戶管理、資產(chǎn)管理、接待管理等等任意您需要的管理系統(tǒng)并且可以隨時(shí)調(diào)整這些應(yīng)用。 十、整合多個(gè)系統(tǒng)接口，實(shí)現(xiàn)公司全面的IT管理 第22頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺(tái)？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實(shí)施OA管理平臺(tái)？ 第23頁，共51頁。上OA軟件的必要前提了解自己的需求，知道自己要什么有規(guī)范的內(nèi)控流程，便于系統(tǒng)的搭建堅(jiān)強(qiáng)的組織保障，破除實(shí)施障礙 前提一前提二前提三第24頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺(tái)？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使

10、用的8大誤區(qū) 如何成功實(shí)施OA管理平臺(tái)？ 第25頁，共51頁。 誤 區(qū)大企業(yè)的就好徹底改善管理一步到位不需要服務(wù)自己開發(fā)功能越全越好價(jià)格越低越好符合現(xiàn)有模式第26頁，共51頁。什么是OA協(xié)同管理平臺(tái)？使用OA的10大理由上OA的必要前提是什么 ？OA選型與使用的8大誤區(qū) 如何成功實(shí)施OA管理平臺(tái)？ 第27頁，共51頁。好用才是硬道理 整體規(guī)劃分布實(shí)施 領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與 重視流程 依靠技術(shù)策略領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)第28頁，共51頁。第二章 企業(yè)流程管理第29頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設(shè)計(jì)流程優(yōu)化管理第30頁，共51頁。為達(dá)到期望的管理或業(yè)務(wù)目標(biāo)，在一定輸入資源約束條件下，通過明確

11、的組織、人員執(zhí)行的一系列的管理/業(yè)務(wù)活動(dòng)，產(chǎn)生特定的輸出結(jié)果。 流程的定義流程就是不能靠一個(gè)崗位、一個(gè)人的技能和能力完成的工作和活動(dòng)的集合。第31頁，共51頁。流程與組織的關(guān)系第32頁，共51頁。流程管理(BPM)的作用明確、高效的管理或業(yè)務(wù)流程可以給企業(yè)帶來巨大收益。提高質(zhì)量改善客戶服務(wù)縮減時(shí)滯減少成本減少紙面作業(yè)空間需求最小化壓縮管理層提高應(yīng)變能力提高員工士氣第33頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設(shè)計(jì)企業(yè)流程優(yōu)化管理第34頁，共51頁。 流程圖為了清晰的描述出企業(yè)的流程組成，往往利用流程圖的方式將各種流程固化下來，從而成為企業(yè)管理活動(dòng)中的行為準(zhǔn)則。示例圖流程責(zé)任人時(shí)間

12、成果ABC內(nèi)容任務(wù)13天文件1任務(wù)22天文件2任務(wù)33天文件3第35頁，共51頁。流程圖的作用明確完成流程所需的步驟找出流程中的關(guān)鍵決策點(diǎn)明確與流程相關(guān)的文檔記錄明確相關(guān)任務(wù)的責(zé)任人實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有制度的可視化將復(fù)雜問題分解為簡(jiǎn)單步驟第36頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設(shè)計(jì)企業(yè)流程優(yōu)化管理第37頁，共51頁。流程的層次企業(yè)的各種流程的集合是一個(gè)多層級(jí)的流程體系。行動(dòng)1第三/四級(jí)流程一級(jí)流程行動(dòng)1行動(dòng)1行動(dòng)1行動(dòng)1行動(dòng)1行動(dòng)2行動(dòng)2行動(dòng)2行動(dòng)2行動(dòng)2行動(dòng)2行動(dòng)3行動(dòng)3行動(dòng)3行動(dòng)3行動(dòng)3行動(dòng)3行動(dòng)4行動(dòng)4行動(dòng)5行動(dòng)6二級(jí)流程二級(jí)流程二級(jí)流程二級(jí)流程二級(jí)流程二級(jí)流程第38頁，共51頁

13、。 舉例：一級(jí)流程圖流程責(zé)任人/部門成果總經(jīng)理人資部財(cái)務(wù)部采購部市場(chǎng)部銷售部?jī)?nèi)容戰(zhàn)略規(guī)劃戰(zhàn)略規(guī)劃書年度計(jì)劃年度計(jì)劃資金預(yù)算財(cái)務(wù)報(bào)表材料采購采購報(bào)告審批成本管理財(cái)務(wù)報(bào)表市場(chǎng)調(diào)研調(diào)研報(bào)告審批成本管理財(cái)務(wù)報(bào)表產(chǎn)品銷售銷售額資金管理財(cái)務(wù)報(bào)表年度總結(jié)年終報(bào)告第39頁，共51頁。舉例：二級(jí)流程圖（以財(cái)務(wù)部為例）流程責(zé)任人/部門時(shí)間成果總經(jīng)理財(cái)務(wù)部經(jīng)理會(huì)計(jì)出納采購部市場(chǎng)部銷售部?jī)?nèi)容資金預(yù)算7天預(yù)算申請(qǐng)單審批材料采購采購報(bào)告成本核算2天報(bào)賬簽審單審批付款1天財(cái)務(wù)報(bào)表出單市場(chǎng)調(diào)研調(diào)研報(bào)告審批產(chǎn)品銷售銷售額資金管理7天年終財(cái)務(wù)報(bào)表審核第40頁，共51頁。流程設(shè)計(jì)目的業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的目的是：風(fēng)險(xiǎn)、成本、速度和質(zhì)量的優(yōu)

14、化和控制。縮短業(yè)務(wù)處理時(shí)間，增加業(yè)務(wù)機(jī)會(huì)，超越客戶需求，降低成本，提高質(zhì)量（如, 縮短付款單據(jù)處理時(shí)間及服務(wù)和交付時(shí)間）。降低資源消耗，爭(zhēng)取競(jìng)爭(zhēng)機(jī)遇。使成本大幅度下降，其幅度會(huì)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)削減成本的做法。質(zhì)量成本時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)用適當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)控制，提高質(zhì)量，滿足并超越客戶的服務(wù)期望通過適當(dāng)?shù)年P(guān)鍵控制點(diǎn)的設(shè)立來降低營運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)。第41頁，共51頁。流程及流程管理流程管理的形式企業(yè)流程圖的設(shè)計(jì)企業(yè)流程優(yōu)化管理第42頁，共51頁。速度效益成本質(zhì)量滿足客戶企業(yè)運(yùn)作中流程的缺陷使企業(yè)認(rèn)識(shí)到流程改善的重要性，流程再造以追求效益、質(zhì)量、速度和成本為目的。業(yè)務(wù)流程再造（BPR)的目的第43頁，共51頁。使決策點(diǎn)盡可能在靠近

15、需進(jìn)行決策的地點(diǎn)做出部門之間的溝通應(yīng)在直接參與作業(yè)的層面進(jìn)行盡可能使同一個(gè)人完成一項(xiàng)完整的工作剔除不增值的活動(dòng)在工作的過程當(dāng)中設(shè)置質(zhì)量檢查機(jī)制在工作過程中建立績(jī)效考核機(jī)制盡可能將組織的目標(biāo)分解到基層減少工作過程中的非工作時(shí)間明確職責(zé)、相互關(guān)系和工作的協(xié)作關(guān)系流程優(yōu)化的原則第44頁，共51頁。五臟俱全、各自為政、等級(jí)森嚴(yán)、逐級(jí)上報(bào)1. 審核2. 取貨3. 發(fā)貨企業(yè)營銷總部省級(jí)營銷中心市級(jí)營銷中心銷售的傳統(tǒng)模式用戶急需市級(jí)營銷中心省級(jí)營銷中心（1天）申請(qǐng)1. 收貨2. 上架3. 取貨4. 包裝（5天）（5天）用戶急需市級(jí)營銷中心省級(jí)營銷中心（1天）1. 包裝2. 發(fā)運(yùn)3. 結(jié)算（1天）鄰市營銷中心

16、急調(diào)（1天）共需11天共需2天時(shí)間雖短，但運(yùn)費(fèi)驟增等級(jí)森嚴(yán)、逐級(jí)上報(bào)，同一地區(qū)人為劃為兩個(gè)部門，導(dǎo)致不能為顧客創(chuàng)造滿意的價(jià)值！久而久之，在市級(jí)站中會(huì)自發(fā)產(chǎn)生一個(gè)為其他市級(jí)站處理緊急業(yè)務(wù)的流程，實(shí)屬無奈，但總比通過省中心好！在某些省會(huì)里，省級(jí)中心往往與市級(jí)中心在同一個(gè)辦公區(qū)域，然而當(dāng)出現(xiàn)情況時(shí)，會(huì)出現(xiàn)以下兩種應(yīng)付方式：典型案例常見的流程缺陷一第45頁，共51頁。以短期利益為中心、犧牲長(zhǎng)遠(yuǎn)利益兩個(gè)平行業(yè)務(wù)部門互不干涉、各自為各自的經(jīng)濟(jì)著想，導(dǎo)致全局受損！A機(jī)場(chǎng)B機(jī)場(chǎng)AB出現(xiàn)故障，請(qǐng)求增援工程師，爭(zhēng)取當(dāng)晚修好時(shí)候已晚，不如明早再去，可省住宿費(fèi)幾百美圓推遲一天派出工程師飛機(jī)停運(yùn)一天，損失數(shù)十萬美元！同

17、屬一個(gè)管理機(jī)關(guān)的：典型案例常見的流程缺陷二第46頁，共51頁。條框太多，流程部分串行處理：新藥推出計(jì)劃僅實(shí)驗(yàn)一項(xiàng)就用了近兩年時(shí)間，加上生產(chǎn)與推廣，共用了三年時(shí)間，公司少獲利百萬美圓以上。制藥公司藥品管理局獲準(zhǔn)上市新藥開發(fā)流程某制藥公司藥品管理局研究成功一種新藥要求提供30名病人服藥一周的實(shí)際結(jié)果研究藥品設(shè)計(jì)方案專家逐個(gè)審閱逐個(gè)面談，招聘愿做實(shí)驗(yàn)的醫(yī)生和病人征得各醫(yī)院的同意醫(yī)生填寫表格，考察，預(yù)付定金病人實(shí)驗(yàn)對(duì)藥品缺陷返回修改2周14周8周4周8周1周反反復(fù)復(fù)，共花費(fèi)兩年時(shí)間獲準(zhǔn)上市典型案例常見的流程缺陷三第47頁，共51頁。福特汽車公司應(yīng)付帳款部采購業(yè)務(wù)流程再造重 組 的 類 型 范 例重組前

18、采購部門供應(yīng)商應(yīng)付帳款部指定地點(diǎn)收貨應(yīng)付帳款部 500 名員工圍繞 “定貨單副本、發(fā)票、收貨清單”三證合一的原則進(jìn)行審核與付款。然而，他們卻因此將 80% 的工作量耗在 20%“三證合一” 的理清頭緒上。500人應(yīng)付收款不是一個(gè)流程，而采購卻是一個(gè)流程，思緒集中到流程上，重組的火花因此產(chǎn)生。將核對(duì)工作重組至倉庫，倉庫并不需增加更多的工作量而可達(dá)到流程迅速優(yōu)化的目的。定貨單 寄發(fā)票定貨單副本發(fā)貨將所收貨物填清表格采購部門供應(yīng)商應(yīng)付帳款部倉 庫中心數(shù)據(jù)庫定單輸入應(yīng)付帳款部現(xiàn)在工作簡(jiǎn)單了，查到中心數(shù)據(jù)庫中的已收應(yīng)付令后，只需按收貨單付款。定貨單通知付款5人重組 后依據(jù)定單進(jìn)行查收僅發(fā)出已收信息，如不

19、符，則拒收?？梢钥闯觯鞒讨亟M對(duì)信息技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用多么重要。第48頁，共51頁。您知道OA的作用了嗎？您知道如何選型OA了嗎？您知道OA與流程的關(guān)系了嗎？您知道怎樣對(duì)公司流程進(jìn)行優(yōu)化了嗎？第49頁，共51頁。Thank You!第50頁，共51頁。1、不是井里沒有水，而是你挖的不夠深。不是成功來得慢，而是你努力的不夠多。2、孤單一人的時(shí)間使自己變得優(yōu)秀，給來的人一個(gè)驚喜，也給自己一個(gè)好的交代。3、命運(yùn)給你一個(gè)比別人低的起點(diǎn)是想告訴你，讓你用你的一生去奮斗出一個(gè)絕地反擊的故事，所以有什么理由不努力!4、心中沒有過分的貪求，自然苦就少?？诶锊徽f多余的話，自然禍就少。腹內(nèi)的食物能減少，自然病就少

20、。思緒中沒有過分欲，自然憂就少。大悲是無淚的，同樣大悟無言。緣來盡量要惜，緣盡就放。人生本來就空，對(duì)人家笑笑，對(duì)自己笑笑，笑著看天下，看日出日落，花謝花開，豈不自在，哪里來的塵埃!5、心情就像衣服，臟了就拿去洗洗，曬曬，陽光自然就會(huì)蔓延開來。陽光那么好，何必自尋煩惱，過好每一個(gè)當(dāng)下，一萬個(gè)美麗的未來抵不過一個(gè)溫暖的現(xiàn)在。6、無論你正遭遇著什么，你都要從落魄中站起來重振旗鼓，要繼續(xù)保持熱忱，要繼續(xù)保持微笑，就像從未受傷過一樣。7、生命的美麗，永遠(yuǎn)展現(xiàn)在她的進(jìn)取之中;就像大樹的美麗，是展現(xiàn)在它負(fù)勢(shì)向上高聳入云的蓬勃生機(jī)中;像雄鷹的美麗，是展現(xiàn)在它搏風(fēng)擊雨如蒼天之魂的翱翔中;像江河的美麗，是展現(xiàn)在它波濤洶涌一瀉千里的奔流中。8、有些事，不可避免地發(fā)生，陰晴圓缺皆有規(guī)律，我們只能坦然地接受;有些事，只要你愿意努力，矢志不渝地付出，就能慢慢改變它的軌跡。9、與其埋怨世界，不如改變自己。管好自己的心，做好自己的事，比什么都強(qiáng)。人生無完美，曲折亦風(fēng)