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1、無錫天興耗材有限公司采購和費用報銷管理制度為進(jìn)一步規(guī)范管理,保證公司資金安全和生產(chǎn)經(jīng)營有 序的進(jìn)行,結(jié)合公司的實際情況,對公司采購和費用報銷工 作及流程作如下規(guī)定。一、采購管理制度1、采購部門:1.1、公司的采購部門原則上由以下4個部門的人員 負(fù)責(zé)。2、公司廠房、機(jī)器設(shè)備等較大物資的采購原則上 有公司周總和朱總負(fù)責(zé)采購。3、其它物品采購綜合管理部由徐建南負(fù)責(zé)采購。4、國外市場的采購一律由外貿(mào)業(yè)務(wù)經(jīng)理朱紅芳 負(fù)責(zé)。5、電腦等辦公設(shè)備由朱決負(fù)責(zé)采購2、米購權(quán)限:1、無論是國內(nèi)物品采購還是國外物品采購,5萬元以下的采購項目由總經(jīng)理決定,5萬元以上(包括5萬) 的項目由公司董事會決定,總經(jīng)理執(zhí)行。2、
2、任何部門和任何個人不得自行采購,自行采購 造成的一切后果由當(dāng)事人負(fù)全責(zé)。3、請購流程:1、所有物品采購都必須遵循公司請購流程,否則,總經(jīng)理有權(quán)拒絕簽字報銷。2、米購人員在米購前必須填寫米購申請單,其 格式如下:采購申請單部門申請米購人時間序號品名型號數(shù)量單價總金額采購商電話總經(jīng)理審批:3、原則上2000元以上的采購項目必須簽定采購合同, 采購合同原則上使用我公司格式合同,確因?qū)Ψ叫枰?,而?公司又非得在這家公司采購物品的,必須請示總經(jīng)理,經(jīng)同 意方可使用對方合同。4、所有合同都必須經(jīng)總經(jīng)理簽字(除總經(jīng)理有特別授權(quán) 的以外)。5、經(jīng)總經(jīng)理簽定的合同可以視同請購單。4、請款單:采購人在采購前需要事
3、先借款的,應(yīng)填寫請 款單1、請款單格式請款單請款事由請款金額大寫小寫:請款人總經(jīng)理批示2、請款單視同個人借款單3、請款單最遲在貨物入庫后三天內(nèi)到財務(wù)部結(jié)清。4、財務(wù)部每月公布一次相關(guān)人員請款單的狀態(tài)情況4、5、超期未結(jié)的請款單,公司有權(quán)要求其限日歸還,必要 時可在其月工資中抵扣。5、物品采購的原則:貨比三家的原則。采購前要比質(zhì)、比價、比信譽、比 服務(wù)。原則上老客戶優(yōu)先的原則。同價、同質(zhì)產(chǎn)品,比知名度、比信譽和服務(wù)的原則。就近采購的原則。6、網(wǎng)絡(luò)采購參照以上原則執(zhí)行。7、建立采購商信譽檔案和通訊錄。8、“跟單”采購物品:1、采購人對所負(fù)責(zé)采購的項目,必須“跟單”始終。2、采購人對采購的數(shù)量和質(zhì)量
4、負(fù)總責(zé)。3、米購人對米購的貨物入庫時間負(fù)責(zé)。8. 4、采購人必須按照合同的約定“跟單”。8. 5、如采購人中途離職,必須對自己未盡采購事宜交接。8. 6、采購人必須處理在采購工作中的一切糾紛。7、采購人必須廉潔奉公。9、物品入庫:1、采購回來的所有物品都必須辦理入庫單。2、倉管員應(yīng)認(rèn)真填寫入庫單,清點數(shù)量,檢驗相關(guān)物品 的質(zhì)量。3、入庫單一式兩聯(lián):一聯(lián)留倉管,另一聯(lián)交采購人作為 報銷附件之一。二、費用報銷管理制度。1、凡是經(jīng)總經(jīng)理同意請購和經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽署采購合同的 費用方可報銷,自行購買或未經(jīng)請示同意的任何費用一律不 得不得報銷。2、報銷前的準(zhǔn)備:1、正規(guī)發(fā)票,無正規(guī)規(guī)發(fā)票須經(jīng)總經(jīng)理審批。2. 2、填寫費用報銷單:格式如下:費用報銷單品名型號數(shù)量單價總額合計人民幣大寫:小寫:總經(jīng)理批示:財務(wù)審核:經(jīng)手人:2. 3、合同或請購單2. 4、入庫單2. 5、按財務(wù)要求粘貼2. 6、按要求填寫費用報銷單2、7、送財務(wù)審核:財務(wù)審核要點(1)發(fā)票是否正規(guī)(2) 有無入庫單,入庫單書寫是否符合要求(
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