2022年時(shí)間管理和二八法則

1、淺談八二法則 與 時(shí)間管理1沒時(shí)間我沒時(shí)間一瞬間來到夏天單身的地平線又轉(zhuǎn)了一圈晴天終于出現(xiàn)轉(zhuǎn)變 .為何需要時(shí)間管理?八二法則與艾森豪威爾法則及時(shí)間配置矩陣時(shí)間管理的問題有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵時(shí)間管理案例:如果沒有E-Mail該有多閑設(shè)定SMART的目標(biāo)附錄 傳奇人物王品集團(tuán)的戴勝益Agenda2我沒有時(shí)間?成功與否不是能力問題，而在意愿是否堅(jiān)定沒有時(shí)間只是借口， 沒有意愿才是失敗的主因!時(shí)間可以造就人格， 可以成就事業(yè)，也可以儲積功德 -證嚴(yán)法師其實(shí)只要20%的時(shí)間就可以完成80%的事情3為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安于現(xiàn)狀?1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開始不

2、滿于現(xiàn)狀時(shí),表示你很想改變(change)但是要用對 “新的思考方式”。為何需要時(shí)間管理?正確分配時(shí)間i.e.,時(shí)間管理4什么是時(shí)間管理？一、時(shí)間管理不是要把所有事情做完，而是更有效的運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理的目的除了要決定你該做些什么事情之外，另一個(gè)很重要的目的也是決定什么事情不應(yīng)該做。二、時(shí)間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。時(shí)間管理最重要的功能是透過事先的規(guī)劃，做為一種提醒與指引。580% vs. 20% (or 90% vs. 10%)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家Vilfredo Pareto(柏雷多)發(fā)現(xiàn)八二法則，他確認(rèn)意大利國家80%的土地(財(cái)富)由20%的人口所擁有!國家80%的人口被20%的人統(tǒng)

3、治 。80%的人輸給20%的人(賭博)。企業(yè)80%的利潤來自20%的客戶! (其它80%客戶是澳門來的)80%的人只使用軟件20%的功能。(Word, PPNT,)通常我們80%的時(shí)間花在解決20%的問題 。八二法則- by社會學(xué)家柏雷多(Pareto;巴烈圖)什么是八二法則？680/20原理用在生活 示意圖80%時(shí)間20%時(shí)間80%成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物7前面的80分通常只要花20%的努力努力成果邊際效用遞減沒有人要你每科拿100分程序(習(xí)題)20%的時(shí)間可以完成80%盡快完成最關(guān)鍵的部份，讓事情看起來像做完80%一般。我是學(xué)生,八二法則干我屁事每科都先拿80分再說!(2

4、0%的力氣)剩下的時(shí)間優(yōu)先分配于有興趣的或效用大的!8請排出正確的行事優(yōu)先級 1 st急2 nd重3輕4 th緩1?4?23時(shí)間管理矩陣低高緊急度高低重要性? 要把時(shí)間用在對的地方!9美國艾森豪威爾將軍指出，人們的精力，往往被緊急但較不重要的事情所占用，而并未完全或盡可能的將時(shí)間與精力用在重要的事。艾森豪威爾法則的啟示：留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情。艾森豪威爾法則 ?1?緊急 4重要不緊急不重要45%35%5%15%But How ?說的容易.降低右表中3和4的時(shí)間!錯(cuò)誤的時(shí)間分配10正確的行事優(yōu)先級與時(shí)間分配緊急的事不緊急的事重要的事1 st急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩時(shí)間管理矩陣

5、35%50%12%3%留多一點(diǎn)時(shí)間給重要的事情11主管明智的時(shí)間配置121.重要的事情著重在Plan Plan著重在Do Do著重在Check Check著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給 信任的部屬,這叫 “灌能”12各類輕重緩急事情范例緊急的事不緊急的事重要的事設(shè)備故障或生產(chǎn)停擺員工產(chǎn)生肢體沖突有期限的任務(wù)突然停電顧客抱怨計(jì)劃之研擬公關(guān)之促進(jìn)技能之提升問題之調(diào)查誤會之澄清不重要的事有些會議之出列席有些不速之客到訪有些臨時(shí)的邀約有些無謂的請托有些無聊的電話有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作個(gè)人嗜好的沈迷無關(guān)緊要的信件13時(shí)間本身不是問題，因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一樣多。

6、時(shí)間是無法累積與增值的資源。所以時(shí)間管理的問題本身不在于時(shí)間，而是在于自己如何善用及分配你自己的時(shí)間。時(shí)間管理不是什么?14時(shí)間管理就是自我管理。自我管理即是改變習(xí)慣，以令自己更富績效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率。把事情很快又很對地做完，叫做效能。Do the thing right!Do the right thing!時(shí)間管理就是要學(xué)會如何運(yùn)用時(shí)間。時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃與長期的計(jì)劃。時(shí)間管理是什么?15你的時(shí)間管理出了什么問題？一、無法管理外在的要求主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時(shí)得放下手邊的工作去做別的事情。擔(dān)任主管的責(zé)任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。

7、換句話說，主管的工作有很大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主管工作的一部份。你可以排定某些時(shí)段做為你的緩沖時(shí)間，當(dāng)有人臨時(shí)找你需要討論事情時(shí)，可以請他在你有空的時(shí)間再來。1/3缺乏說 “不” 的勇氣。16你的時(shí)間管理出了什么問題？二、做事沒有方法我們常運(yùn)用自己所熟悉或直覺想到的方法做事，但事實(shí)上，這并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有許多方法，重點(diǎn)在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了，先花幾分鐘的時(shí)間衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？2/3盡快完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80%一般。17你的時(shí)間管理出了什么問題？三、過度溝通而沒有想法如果真要開會，要

8、避免毫無結(jié)果的討論。當(dāng)我們遇到問題時(shí)，第一個(gè)想到的是找人開會，希望多一點(diǎn)人一起商量討論。但是會議的核心目的在于做出決策，而非討論。主管應(yīng)該事先分析問題的可能原因、可能的解決方法，然后在會議上提出來讓大家討論，聽聽其他人有什么想法。這樣可以讓你原先的思考更為完整，而且可以當(dāng)下做出決策，開完會后所有就能立即開始工作。3/318從自我可掌控的部份開始厘清不同性質(zhì)的工作排定ABCDE優(yōu)先級留點(diǎn)時(shí)間給自己有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵19有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵一、從自我可掌控的部份開始主管在進(jìn)行時(shí)間管理時(shí)，可以從自己可能掌握的部份開始，包括與下屬的互動時(shí)間、和完全屬于自己的時(shí)間。最直接的方法，就是有效管理與屬下

9、之間互動的方式。讓屬下遇到問題時(shí)，能夠提出建議并采取雙方都同意的做法或是主動采取行動并向上報(bào)告。1/420有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵二、厘清不同性質(zhì)的工作根據(jù)美國密西根大學(xué)心理學(xué)和神經(jīng)學(xué)科學(xué)家最新研究發(fā)現(xiàn)，人的大腦在持續(xù)不間斷處理一件事情時(shí)，才能發(fā)揮最佳功能。因此，最佳的工作方式就是將性質(zhì)類似的工作集中在同一時(shí)段完成。你可以將工作分成兩大部份：需要高度專注力的工作，如撰寫報(bào)告、擬定計(jì)劃等。相對而言不需要太多專注力的工作，像是開會、處理文書作業(yè)、電話連系等。2/421有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵三、排定優(yōu)先級可以采取ABCDE 模式：A級工作：非常重要且緊迫、必須立刻完成。B級工作：很重要，但有較多緩沖的

10、時(shí)間。C級工作：可以做的事，但是沒有很重要，要不 要做也沒有太大的影響。委派（Delegate）緊急但不重要工作：將緊急但不重要的工作分派給適當(dāng)?shù)娜藞?zhí)行。刪除（Eliminate）沒有時(shí)間做的工作：如果排不上時(shí)間，又找不到人立刻處理，就直接刪除。3/422有效管理時(shí)間的四大關(guān)鍵四、留點(diǎn)時(shí)間給自己記住!你無法做一切的事情， 要學(xué)習(xí)何時(shí)該說不。盡管工作再忙，都應(yīng)該留給自己一點(diǎn)時(shí)間，在不受打擾的狀況下，專心的思考一些問題。4/4主管不僅是做事的人，更要成為思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的規(guī)劃，像是團(tuán)隊(duì)未來的發(fā)展或是新市場的開發(fā)等。23并不是每件事情都那么的急。如果我們每件事情都要實(shí)時(shí)地處理掉

11、，相信我們會變得神經(jīng)兮兮的。所以應(yīng)該要有一個(gè)地方，緩沖區(qū)，讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情，但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們。預(yù)留Buffer (緩沖區(qū))24拒絕要求四部曲傾聽、提出理由、提供變通(alternative)建議、回絕要求。拒絕部屬鼓勵部屬指出沖突所在，并提出變通辦法；必要時(shí)支持部屬拒絕不合理的要求。拒絕老板提醒他你目前處理中的工作，并請他協(xié)助決定新工作的優(yōu)先次序。學(xué)會拒絕251.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會不會看廣告信?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒有做分類?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類后集中回信?6.你進(jìn)Emai

12、l信箱,是先看信還是先發(fā)信?如果沒有E-Mail該有多閑葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?其實(shí)你應(yīng)該集中處理它!Andrew S. Grove（安德魯葛洛夫）為Intel主要創(chuàng)始人26如何提高Email的處理效率一進(jìn)信箱第一個(gè)動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍，然后做分類的動作。(或設(shè)定自動分類)除了真正急件以外，集中時(shí)段回信。養(yǎng)成習(xí)慣，一天只在三個(gè)時(shí)段看Email,例如:時(shí)段信箱回信備注08:30公事V13:00公事X急件才回17:20公事V21:45私人V27今日三件事今天必須做的事今天應(yīng)該做的事今天可以做的事 28目標(biāo)設(shè)定要SMARTSpecific要明確Measura

13、ble要可量測Attainable /Achievable 要可達(dá)成Realistic / Relevant要務(wù)實(shí)/要切題Time bound要有時(shí)限設(shè)定SMART的目標(biāo)Acronym頭字語時(shí)間管理就是要有好的規(guī)劃。29行動才是企劃的開始。用兵貴在速戰(zhàn)速決，時(shí)機(jī)稍縱即逝?？梢栽缟献鐾甑氖拢瑳Q不拖到下午完成。 可以一天做完的事，決不分成兩天完成。養(yǎng)成做備忘錄與思考的習(xí)慣。開始工作之前，如果能花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時(shí)的時(shí)間浪費(fèi)。將性質(zhì)類似的工作集中在同一時(shí)段完成。需要高度專注力的vs.不需要太多專注力的每天至少完成一件事情，特別是在工作情緒低潮時(shí)。養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣30一直

14、不去看牙醫(yī)-牙疼會愈來愈厲害，甚至需拔牙或做根管治療。延誤機(jī)械修理-故障后花費(fèi)更大。遲遲運(yùn)動計(jì)劃-容易縮短生命。延遲答復(fù)詢問-將失掉顧問。拖延開發(fā)新產(chǎn)品-將被對手超越。延誤重要的事情-將喪失豐富的人生。記住-拖延必須付出代價(jià)31每天至少完成一件事情。完成事情的定義: 完整的+相關(guān)的+善后的+記錄的文件通常完成一件完整事情就會有力氣再做第二件事情不要因?yàn)榛藭r(shí)間去度假而覺得內(nèi)疚，度假使你心情愉快所以會讓你更能有效的工作。莫非定律(Murphy s Law)If anything can go wrong, it will.會出錯(cuò)的事終歸要出錯(cuò)不要杞人憂天!如何處理情緒低潮32開始工作之前，如果能

15、花費(fèi)15分鐘仔細(xì)思考你要做些什么，就能節(jié)省四小時(shí)的時(shí)間浪費(fèi)。時(shí)間管理是一種工作習(xí)慣的養(yǎng)成，它就是生活的一部份，而非是額外的工作。當(dāng)你有了良好的工作習(xí)慣，對你自己、對周遭的人都是好事一樁。Summary先做不想做但必須做的事。33王品集團(tuán)老板戴勝益月休15天，理由是不讓忙碌工作失去生活樂趣。他清楚知道如何分配工作與休閑時(shí)間，如果把自己弄得很忙，就無法思考公司的未來和大方向。己經(jīng)遍覽全球八十多個(gè)國家的戴勝益說，他不但增加自己的國際觀，也強(qiáng)制主管必須休假，因?yàn)槊β灯?，會降低服?wù)質(zhì)量。好心情才有好效率注:戴勝益為三勝制帽(扁帽工廠)老板戴勝通的弟弟34戴勝益1993年創(chuàng)立王品集團(tuán)，至2006年王品集

16、團(tuán)旗下已擁有7個(gè)餐飲品牌、59家分店。2007年?duì)I收更超過新臺幣40億，各品牌分店數(shù)突破100家大關(guān)。王品臺塑牛排的主力產(chǎn)品是中國口味的精致牛排餐；西堤牛排標(biāo)榜新都會時(shí)尚西式精致套餐；美國PorterHouse為牛排西餐；陶板屋訴求和風(fēng)創(chuàng)作料理；原燒為現(xiàn)代日式風(fēng)格燒肉店；聚為北海道昆布鍋套餐；Ikki賣的是懷石創(chuàng)作料理；夏慕尼則為新香榭鐵板燒套餐。2003年7月正式進(jìn)軍大陸市場。 認(rèn)識王品35在39歲從扁帽工廠的副總出走，開了BB樂園大賺后亂投資又賠光光.某次機(jī)會中品嘗到臺塑牛排，戴勝益發(fā)現(xiàn)，有些人像王永慶，并不喜歡吃帶血且半生不熟的牛排。而臺塑三娘自行改良過的中式全熟牛排，獲得許多老板和消費(fèi)者喜愛，也就是在這種因緣際會下，讓戴勝益從中得到創(chuàng)業(yè)靈感單一產(chǎn)品也能成為商機(jī)。 戴勝益創(chuàng)立王品的因緣際會36舍得給 是他對待員工的方式。給得起 也讓他吸引了許多優(yōu)秀人才跳到這個(gè)愈來愈大、愈來愈深的池子里。重賞之