淺議會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題

1、淺議會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制問題 摘要:隨著計算機在會計領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,對會計工作崗位分工、數(shù)據(jù)存儲等方面產(chǎn)生了一系列影響,使原來的手工操作系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度不能與之完全適應(yīng)。構(gòu)建適合于會計電算化系統(tǒng)的體系,顯得日益迫切。 關(guān)鍵詞:會計電算化;內(nèi)部控制;操作權(quán)限 目前,由于會計電算化工作組織或業(yè)務(wù)實施等方面的原因,所導致的會計信息失真、不合理、不合法等方面的控制問題,已引起相關(guān)方面的高度重視。1999年全國人民代表大會通過的新的中華人民共和國會計法,將內(nèi)控制度當做保障會計信息“真實和完整”的基本手段之一。財政部也先后發(fā)布了內(nèi)部會計控制基本規(guī)范、關(guān)于研究制定單位內(nèi)部會計控制制度的暫行規(guī)定。我

2、國黨和政府機關(guān)、企業(yè)及其他各類組織已將內(nèi)部控制作為治本的手段,用來遏制領(lǐng)導干部貪污腐敗、堵塞國有企業(yè)資產(chǎn)流失的漏洞、規(guī)避企業(yè)及其他組織的經(jīng)營風險和制止虛假會計信息流入證券市場以至整個社會等等。為此,建立一套科學嚴密的會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系已成為當前最關(guān)注的話題之一。 從傳統(tǒng)的手工會計到電算化會計系統(tǒng),雖然會計內(nèi)部控制的目標和主要特征沒變,會計核算的復式記賬和借貸平衡的基本原理和方法也沒有變,但由于會計信息處理方式和方法的計算機自動化,使得會計業(yè)務(wù)處理程序和工作組織發(fā)生了質(zhì)的變化,由此導致會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制體系也出現(xiàn)了些新的特點和變化。 我國的會計電算化內(nèi)部控制體系的建設(shè)要從當前國內(nèi)會

3、計電算化系統(tǒng)特點出發(fā),不僅要考慮我國當前的社會政治、經(jīng)濟環(huán)境,而且還要考慮會計管理工作的信息技術(shù)環(huán)境。從我國實施會計電算化的進程來看,還存在不少困難和問題,值得引起高度重視和深入研究。 一、現(xiàn)狀與成因分析 認真分析我國目前會計電算化的現(xiàn)狀,主要存在以下五個問題。 (一)對會計電算化的認識不到位 不少企業(yè)領(lǐng)導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識,沒有認識到開展會計電算化是時代發(fā)展的必然,是管理現(xiàn)代化的需要。會計電算化是會計進入信息化的基礎(chǔ),是今后企業(yè)決策的重要手段,是會計制度改革的突破口。 (二)安全性、保密性差 由于傳統(tǒng)的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業(yè)管理建立在手工記賬的基礎(chǔ)上,要

4、改變已形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數(shù)據(jù)的可靠性持懷疑態(tài)度。 (三)會計軟件不能及時升級換代 不少企業(yè)認為電算化僅僅是“以機代賬”,軟件只需要一次投入即可,出現(xiàn)了只重視硬件換代、不注意軟件升級的情況。從奔騰一直到奔騰,機型更換了幾次,但財務(wù)軟件仍停留在“古老”的開發(fā)的版上。 (四)會計基礎(chǔ)工作薄弱 會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統(tǒng)維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足;實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部

5、控制制度來加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢。 (五)會計人員素質(zhì)有待提高 由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業(yè)知識,在崗的會計人員雖然經(jīng)過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大差距。會計人員知識不全面,要使得計算機知識和會計工作經(jīng)驗有機結(jié)合,還有待時日。同時,計算機培訓教材老化,跟不上計算機技術(shù)發(fā)展的形勢。經(jīng)過這樣的培訓和考核的人員,實際操作能力難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對內(nèi)控的要求。 二、對策與思路 (一)加強防止電算化犯罪的法律建設(shè) 目前,由于法規(guī)的不健全使會計電算化犯罪的控制很困難。例如,對未經(jīng)許可接觸會計電算化信息系統(tǒng)或有關(guān)數(shù)據(jù)文件的行為,在法律上未規(guī)定為偷竊行為,因此就無法對下載重要

6、機密數(shù)據(jù)的行為治罪。必須看到,對會計電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)和管理,不能僅靠現(xiàn)有的一些法規(guī),如中華人民共和國會計法、企業(yè)會計準則等。因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對此加以有效控制就很有必要。為企業(yè)營造良好的大環(huán)境,防止電算化犯罪的法制建設(shè),可從兩個方面入手:(1)建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律,明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;(2)建立會計電算化系統(tǒng)的保護法律,明確會計電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫)及受何種保護。 (二)制定企業(yè)內(nèi)部操作管理制度 操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制定的,主要用來

7、規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。制定并嚴格操作管理制度,將會有效地保證軟件的安全運行,同時,也有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)部上來看,主要有: 1.操作人員的工作職責和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設(shè)置是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權(quán)限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。 2.預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)人員審核并簽章后才能輸入計算等。 3.預(yù)防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對而登記機內(nèi)賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員

8、核對并簽章后方可登記機內(nèi)賬簿等。 4.建立必要的上機操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內(nèi)容等。 (三)加強制定會計檔案管理制度 在實行會計電算化之后,隨著存儲介質(zhì)的改變,對會計檔案管理的要求也比較嚴格;同時,對會計檔案的要領(lǐng)也就有所發(fā)展。在會計電算化情況下,除了打印輸出的賬、證、表以外,整個系統(tǒng)開發(fā)形成有全套檔案資料都屬于會計檔案的范疇;另外,對存有會計數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。 1.實行會計電算化后的會計檔案以計算機打印的書面形式保存,保存的有關(guān)規(guī)定按會計檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行。 2.全套會計電算化系統(tǒng)文檔視同會計文檔保管,保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的3年。 3.妥善保管存有會計信息的磁性介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。如規(guī)定存有會計數(shù)據(jù)的磁盤應(yīng)存放在防潮防磁的容器內(nèi)等。 4.科學規(guī)定會計檔案的有關(guān)權(quán)限。如規(guī)定查詢以前年度的會計檔案應(yīng)經(jīng)有關(guān)人員批準等。 5.保