檔案分類(lèi)編號(hào)與入庫(kù)管理課件

1、27 七月 2022檔案分類(lèi)編號(hào)與入庫(kù)管理目錄檔案分類(lèi)的原理與方法檔案編號(hào)檔案庫(kù)房排架與管理檔案分類(lèi)的原理與方法一、基本概念1、檔案分類(lèi)： 是指根據(jù)歸檔文件的內(nèi)容性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)歸檔文件進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，從而使庫(kù)藏的全部檔案文件成為一個(gè)條理化的具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。 2、類(lèi)目體系： 類(lèi)目是檔案分類(lèi)的構(gòu)成要素，分為類(lèi)列和類(lèi)系兩個(gè)要素。類(lèi)列是指在不同分類(lèi)層次上具有平行關(guān)系的類(lèi)與類(lèi)之間所構(gòu)成的體系，其邏輯規(guī)則是不能互相交叉；類(lèi)系是指某一大類(lèi)從總到分所構(gòu)成的具有包含和被包含關(guān)系的類(lèi)的系統(tǒng)，其邏輯規(guī)則是上位類(lèi)包含下位類(lèi)，下位類(lèi)被上位類(lèi)所

2、包含。 企業(yè)檔案分類(lèi)方案(示意圖) 一類(lèi) 二類(lèi) 三類(lèi) 四類(lèi) 五類(lèi)A B C D 1 2 3 4類(lèi)列類(lèi)系3、分類(lèi)原則遵循文件的來(lái)源特征保證類(lèi)目體系的嚴(yán)整性保證類(lèi)目體系的可包容性維護(hù)類(lèi)目體系的相對(duì)穩(wěn)定性。4、分類(lèi)標(biāo)識(shí)（類(lèi)號(hào)） 類(lèi)號(hào)是類(lèi)目的標(biāo)識(shí)符號(hào)，用以表示類(lèi)目在分類(lèi)體系中的位置和排列順序。本公司檔案分類(lèi)按照代碼制進(jìn)行類(lèi)號(hào)標(biāo)識(shí)。 “01.1.1”二、分類(lèi)方法1、檔案分類(lèi)工作的程序設(shè)計(jì)分類(lèi)方案劃分全宗劃分大類(lèi)劃分屬類(lèi)小類(lèi)給定編號(hào)2、常用分類(lèi)方法職能分類(lèi)時(shí)間分類(lèi)作者分類(lèi)專題分類(lèi)項(xiàng)目分類(lèi)型號(hào)分類(lèi)區(qū)域分類(lèi)專業(yè)分類(lèi)外形或文種分類(lèi)職能分類(lèi)方法適用于一級(jí)類(lèi)目的區(qū)分; 其他分類(lèi)方法則適用于二級(jí)以下類(lèi)目的劃分.3、全

3、宗的劃分（機(jī)構(gòu)代碼）管理類(lèi)檔案的分類(lèi)方案采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。工程建設(shè)類(lèi)檔案的分類(lèi)方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類(lèi)目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為T(mén)H，新準(zhǔn)線為XZ表示，4、一級(jí)類(lèi)目的劃分 包神鐵路有限責(zé)任公司的檔案，按照公司活動(dòng)性質(zhì)劃分為8個(gè)大類(lèi)，即：黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)、工程建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、財(cái)務(wù)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)。 5、二級(jí)以下類(lèi)目的劃分 各大類(lèi)或按照工作內(nèi)容分工、或按照管理對(duì)象特點(diǎn)，或按照文件類(lèi)型，或按照所屬專業(yè)的有

4、關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，或按照文件往來(lái)規(guī)律進(jìn)行二級(jí)以下類(lèi)目的劃分。適當(dāng)進(jìn)行三級(jí)類(lèi)目的劃分。各類(lèi)技術(shù)、業(yè)務(wù)、科技對(duì)象等檔案的具體分類(lèi)，在下屬單位根據(jù)實(shí)際情況細(xì)化（詳見(jiàn)分類(lèi)方案）檔案編號(hào)一、分類(lèi)標(biāo)識(shí)（分類(lèi)號(hào)）方法1、管理類(lèi)檔案的分類(lèi)采用全宗號(hào)+阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)識(shí)，全宗代碼目前只設(shè)定01為包神公司，02為新準(zhǔn)公司。一級(jí)類(lèi)目使用00-99標(biāo)識(shí)，二級(jí)類(lèi)目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類(lèi)目使用0000-9999標(biāo)識(shí)，依此類(lèi)推。沒(méi)有標(biāo)注出來(lái)的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類(lèi)目擴(kuò)展使用。各級(jí)類(lèi)目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開(kāi)。2、工程建設(shè)類(lèi)檔案的分類(lèi)方案采用全宗代碼+阿拉伯?dāng)?shù)字和字母進(jìn)行標(biāo)識(shí)。全宗代碼同上。全宗以下一級(jí)類(lèi)目使用00-99標(biāo)識(shí)，

5、一級(jí)類(lèi)目之后附上工程項(xiàng)目的字母代碼，如包神線為BS,包神二線為BS2，塔韓線為T(mén)H，新準(zhǔn)線為XZ表示，項(xiàng)目代碼后接二級(jí)類(lèi)目，二級(jí)類(lèi)目使用000-999標(biāo)識(shí)、三級(jí)類(lèi)目使用0000-99999標(biāo)識(shí)（考慮到部分檔案三級(jí)類(lèi)層次較多，故增加一位數(shù)）。沒(méi)有標(biāo)注出來(lái)的數(shù)碼標(biāo)識(shí)為空號(hào)，留作今后類(lèi)目擴(kuò)展使用。各級(jí)類(lèi)目標(biāo)識(shí)之間用“.”隔開(kāi)。3、保管期限、特殊載體代碼對(duì)照表編碼載體類(lèi)型01紙質(zhì)02電子03電子/紙質(zhì)04錄音05錄像06光盤(pán)07磁帶08硬盤(pán)09膠片10實(shí)物11其他編碼保管期限00永久3030年1010年033年055年1515年2525年二、檔號(hào)編制方法檔號(hào)以“件”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六

6、段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類(lèi)號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類(lèi)型代碼+件號(hào)各號(hào)段之間以“-”隔開(kāi)。第一段為全宗代碼和項(xiàng)目代碼，參照全宗和項(xiàng)目代碼規(guī)定。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)，如“2012”。第三段為檔案分類(lèi)號(hào)，使用代碼分類(lèi)標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第五段為載體類(lèi)型代號(hào)，采用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)。第六段為件號(hào)，一般采用4位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿4位前面補(bǔ)零。 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001表示包神鐵路公司行政管理類(lèi)檔案一級(jí)類(lèi)下的行政事務(wù)類(lèi)檔案二級(jí)類(lèi)下的會(huì)議文件三級(jí)類(lèi)下的2008年保管期限為30年的歸檔文件（電子紙質(zhì)類(lèi)型）中的第一件檔案。件號(hào)

7、生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類(lèi)別，同一保管期限下，件號(hào)從0001開(kāi)始生成。件號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類(lèi)名稱、保管期限、成文日期排序。以件號(hào)標(biāo)識(shí)的歸檔文件，需要裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)編制順序號(hào)。盒號(hào)編制規(guī)則是： 檔案類(lèi)別-年度-保管期限-盒順序號(hào)檔號(hào)以“卷”為單元進(jìn)行標(biāo)識(shí)的，檔號(hào)編制的規(guī)則為六段號(hào)碼制，即：檔號(hào)=全宗（項(xiàng)目）代碼+年度+分類(lèi)號(hào)+保管期限代號(hào)+載體類(lèi)型代碼+案卷號(hào)各號(hào)段之間以“-”隔開(kāi)。第一段為機(jī)構(gòu)代碼，參照集團(tuán)各單位機(jī)構(gòu)代碼表。第二段為年度，使用四位歸檔年度標(biāo)識(shí)。第三段為檔案分類(lèi)號(hào)，使用代碼分類(lèi)標(biāo)識(shí)。第四段為保管期限代號(hào)，使用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件3。第五段為載體類(lèi)型代號(hào)，采

8、用兩位數(shù)字標(biāo)識(shí)，參照附件2。第六段為案卷號(hào)，一般采用3位流水順序號(hào)標(biāo)識(shí)，不滿3位前面補(bǔ)零。如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001表示包神鐵路公司塔韓線工程項(xiàng)目，工程建設(shè)一級(jí)類(lèi)下的技術(shù)竣工二級(jí)類(lèi)下的橋涵專業(yè)三級(jí)類(lèi)下的2012年保管期限為永久的立卷歸檔文件（紙質(zhì)類(lèi)型）中的第一卷檔案。案卷號(hào)生成規(guī)則：按同一機(jī)構(gòu)，同一年度，同一類(lèi)別，同一保管期限下，案卷號(hào)號(hào)從001開(kāi)始生成。案卷號(hào)排序規(guī)則：按年度、分類(lèi)名稱、保管期限、立卷歸檔日期排序。卷內(nèi)標(biāo)注可以增加卷內(nèi)文件順序號(hào)，以明確卷內(nèi)文件的排序，卷內(nèi)文件順序號(hào)排序規(guī)則：按成文日期進(jìn)行排序。檔案庫(kù)房排架與管理一、檔案的排架（一）一般檔案排架方

9、法 收集入庫(kù)的文檔資料,應(yīng)該按照一定的排列規(guī)律統(tǒng)一進(jìn)行排架.具體方法有以下幾種:1.大流水排架.即按照入庫(kù)的時(shí)間先后順序依次排架,先來(lái)先放,后來(lái)后放.優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)單易行,避免了空架,倒架的麻煩.缺點(diǎn)是檢索時(shí)只能按照時(shí)間線索進(jìn)行查找,不便于精確查找。2.分類(lèi)排架.即嚴(yán)格按照文檔的分類(lèi)體系進(jìn)行排架,優(yōu)點(diǎn)是可以將同一類(lèi)乃至同一個(gè)項(xiàng)目的文件排架到一起,在排列上能夠體現(xiàn)出文件的相互關(guān)系,便于精確查找.缺點(diǎn)是需要留出部分空余的裝具,或到一定程度后進(jìn)行倒架.3.分類(lèi)流水排架.結(jié)合上述兩種排架的優(yōu)點(diǎn),先將入庫(kù)的文檔資料劃分出大類(lèi),然后再在每類(lèi)中按照時(shí)間順序排架.（二）本公司檔案排架方法 1、紙質(zhì)檔案的排架及標(biāo)識(shí)：

10、紙質(zhì)檔案實(shí)行分類(lèi)流水排架法。分類(lèi)流水排架法是指在庫(kù)房?jī)?nèi)按照企業(yè)檔案的一級(jí)類(lèi)目劃分檔案柜架，在每個(gè)一級(jí)類(lèi)目的檔案柜架中，按照文件歸檔的時(shí)間順序排列檔案。檔案庫(kù)房排架編號(hào)采用“X-YYYY”形式，“X”表示一級(jí)類(lèi)目檔案編號(hào)，“YYYY”表示檔案所屬的年度，如“1-2010”表示管理類(lèi)檔案一級(jí)類(lèi)目下的2010年度的檔案。 2、檔案庫(kù)位號(hào)編制：檔案庫(kù)位號(hào)明確到每件檔案的庫(kù)房存放位置，是檔案檢索工具的一種。庫(kù)位號(hào)編號(hào)采用“X組-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式，如“3組-A面-3列-4排-5盒-23件”表示該檔案的庫(kù)房存放位置在3號(hào)組密集架的A面第3列第4排第五盒中的第23件。3、非紙質(zhì)載體檔

11、案的排架及標(biāo)識(shí)：非紙質(zhì)載體檔案應(yīng)根據(jù)檔案的載體類(lèi)型分專柜按照時(shí)間順序排列。將聲像檔案存放在專門(mén)的防磁柜或光盤(pán)柜中，實(shí)物檔案展放在會(huì)議室中，檔案室僅留存其目錄。二、庫(kù)房管理1 檔案庫(kù)房是檔案資料保護(hù)和貯存的重要基地，非檔案工作人員不得入內(nèi)，如工作需要必須進(jìn)入時(shí)，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2 檔案庫(kù)房門(mén)窗要牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖；鑰匙要專櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶；管理人員做到人走加鎖、關(guān)窗，妥善保管庫(kù)房鑰匙，確保庫(kù)房安全。3 檔案進(jìn)出庫(kù)房，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記內(nèi)容包括檔案接收入庫(kù)、檔案調(diào)出、調(diào)閱、歸還等情況。 4 對(duì)新接收入庫(kù)的檔案要嚴(yán)格檢查，對(duì)有蟲(chóng)蛀、發(fā)霉及其它問(wèn)題的檔案應(yīng)作處理后方可入庫(kù)。 5 檔案工作人員

12、要熟悉庫(kù)藏情況，對(duì)庫(kù)藏檔案和資料的保管情況每半年進(jìn)行一次檢查核對(duì)，做到帳物相符，對(duì)已破損和字跡褪色的檔案，要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)重大問(wèn)題及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取措施予以處理。6 庫(kù)房?jī)?nèi)安置溫濕度計(jì)，每周定時(shí)測(cè)記。庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14-24之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45-60之間。管理人員要有庫(kù)房溫濕度記錄，掌握溫濕度變化情況，并進(jìn)行分析，制定管理計(jì)劃。7 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙、生火、喝茶倒水，嚴(yán)禁將易燃、易爆物品和有害物品帶入，禁止在光源、電器下堆放檔案資料。8 定期檢查庫(kù)房?jī)?nèi)電源線路、暖氣設(shè)備及安全設(shè)施及時(shí)排除各種不利于檔案安全管理的隱患。9 檔案庫(kù)房應(yīng)盡量避免自然光源，有外窗的采用窗簾或窗板等遮陽(yáng)措施。10 檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防高溫等有效的防護(hù)措施，保證檔案安全。11 檔案室全體工作人員必須會(huì)用