[工作計劃]時間管理與工作計劃定(PPT 45頁)

1、時間管理與工作計劃 Agenda-4設(shè)計課時：3HR第1頁，共45頁。課程目標認識時間管理掌握時間管理的流程規(guī)劃。了解計劃的步驟與要點了解證券人員的時間管理與計劃技巧應(yīng)用第2頁，共45頁。第一部分：認識時間管理什么是時間管理 時間管理的理論發(fā)展如何運用四代時間管理方法時間象限的解析第3頁，共45頁。時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對地做完, 叫做效能時間管理就是事前的規(guī)劃或長期的計劃什么是時間管理第4頁，共45頁。時間管理的重要性時間是資本和無法更新的收入。任何一個制定出來幫助我們高效率地安排時間的計劃，都必須從

2、我們對時間寶貴性的認識入手。管理好你的時間就能管理好你的工作。第5頁，共45頁。計劃管理 關(guān)于計劃，時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。 待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認完成時間，以突出工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。 待辦單主要包括的內(nèi)容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。 待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一起床就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應(yīng)付緊急情況留出時間、最關(guān)鍵的一項，每天堅持。 每季季末作出下季末的學(xué)習工作規(guī)劃；每月月末作出下月的學(xué)習工作計劃；每周周末作出下周的學(xué)習

3、工作計劃等。 常用的時間管理工具第6頁，共45頁。記錄自己的時間 美國管理學(xué)者PFDrucker認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什么地方； 管理自己的時間，設(shè)法減少非生產(chǎn)性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續(xù)性的時間段。 試行三天，全面記錄，分析“漏洞”所在常用的時間管理工具第7頁，共45頁。時間ABC分類法 將自己工作按輕重緩急分為： A（緊急、重要）、B（次要）、C（一般）三類；安排各項學(xué)習和工作優(yōu)先順序，粗略估計各項學(xué)習和工作時間和占用百分比；在學(xué)習和工作中記載實際耗用時間；每日計劃時間安排與耗用時間對比，分析時間運用效率；重新調(diào)整自己的時間安排，

4、更有效地工作。 常用的時間管理工具第8頁，共45頁。時間“四象限”法 著名管理學(xué)家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”,時間管理理論的一個重要觀念是應(yīng)有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的學(xué)習與工作上。常用的時間管理工具第9頁，共45頁。重要和緊急的不同重要的事：你個人覺得有價值且對你的使命,價值觀及首要目標有意義的活動,來自內(nèi)在的需求，對自己而言要事有時并不緊急但需要更多的時間,并且天天做。緊急的事：你或別人認為需要立刻處理的緊急時間或活動,來自外界影響你的生活與工作次序。我們可以用這兩個要素及對立面所形成

5、的四象限來描述我們所從事的活動。這四象限構(gòu)成“時間管理矩陣圖”第10頁，共45頁。時間管理象限圖重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急但不重要不重要且不緊急 危機,急迫的問題, 有期限的任務(wù),會 議,準備事項1、準備事項2、預(yù)防工作與計劃3、價值觀的澄清4、關(guān)系的建立5、真正的休閑充電6、授能自主管理干擾,一些電話, 電子郵件,一些緊急的事件,湊熱鬧的活動1、細瑣、忙碌的工作2、一些電話3、浪費時間的事4、“逃避性”活動5、無關(guān)緊要的信件6、看太多的電視20%15%65%1%第11頁，共45頁。選擇目標優(yōu)先矩陣自我控制時間規(guī)劃與表單應(yīng)用時間管理障礙排除第二部分：時間管理流程規(guī)劃第12頁，共45

6、頁。選擇目標連結(jié)使命宣言審視自我角色80/20法則第13頁，共45頁。緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st 急2 nd重不重要的事3 rd輕4 th緩優(yōu)先矩陣第14頁，共45頁。1、哪些事情妨礙你花更多時間在第二象限的重要活動上？2、列出下周你可能面對的一個屬于第一象限（緊急且重要）的事件或活動，你可以在第二象限中做些什么準備來降低第一象限的影響？專注第二象限，從而減少來自第一象限的壓力第15頁，共45頁。當面對懷疑是第三象限但卻列在第一象限的活動時，用下列問題來檢視自己：我內(nèi)心深處的“事”是什么？我真的必須做這件事嗎？假使我不做會發(fā)生什么事？我如果延遲或不做，這件事對我跟他人相處或與組織的情感

7、帳戶上會產(chǎn)生什么影響？杜絕不重要的活動第16頁，共45頁。自我控制了解自己每天工作時段的特性, 善用之.以 PDCA 分布周一到周五的工作性質(zhì).規(guī)劃下周的活動時,回顧,評估你表現(xiàn)好的地方及應(yīng)該要做哪些改變來協(xié)助你達成目標,時時檢查你的進度,會讓你從中學(xué)習與進步,你必須在每周末評估你的學(xué)習成果，反思你的使命宣言，然后應(yīng)用于下周活動的規(guī)劃。保持良好的體力; 養(yǎng)成運動的習慣身心均衡地發(fā)展; 培養(yǎng)良好的嗜好第17頁，共45頁。目標金字塔長程目標年目標季目標月目標周目標日目標第18頁，共45頁。如何列管重要計劃將自己短中長期的計劃依工作,個人及生活這三個主軸一一列舉出來, 并算出每個計劃的效益. (如下

8、一頁所示)在同一個時間點進行這三個主軸的前3個項目(項目件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)有項目結(jié)束之后下一個項目就可以往左遞補第19頁，共45頁。每個計劃如何給予評分先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行定義)分成三個項目(也可依自己的價值觀調(diào)整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數(shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個分數(shù)相乘, 分數(shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計劃第20頁，共45頁。杜絕拖延除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快不急的事情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事不緊迫的事重要的事1 st2 nd不重要的事3 rd4 th第21頁，共45頁。學(xué)會授權(quán)韓非子.八經(jīng)下

9、君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬, 后來過勞而死.為何事必親躬?因為怕部屬取代不放心部屬, 不信任部屬要求標準過高第22頁，共45頁。懂得拒絕會花太多時間, 時間不夠會犧第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要不好意思拒絕請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當?shù)鼐芙^.第23頁，共45頁。1.舍得2.勇于拒絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.決勝于廟堂之上2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事良好工作習慣的養(yǎng)成第24頁，共45頁。第

10、三部分：工作計劃計劃的重要性計劃的三個特性訂定計劃應(yīng)注意的事項計劃的步驟與程序第25頁，共45頁。提供正確的方向提供準備的參考提供執(zhí)行的依據(jù)提供控管的要點提供評估的標準計劃的重要性定義：決定目標及如何達成目標的一個程序。第26頁，共45頁。要能配合上級主管的目標、方針要能實現(xiàn)自己的任務(wù)要能成為行動的依據(jù)及評價工作成果的重要基準計劃的三個特性第27頁，共45頁。規(guī)劃 planning決定范圍時程 scheduling決定進度管制 controlling決定結(jié)果必須符合計劃的目標 訂定計劃的注意事項第28頁，共45頁。計劃的步驟Step1確認目的企業(yè)組織或個人想要達到的境地或希望實現(xiàn)的結(jié)果。我們期

11、望得到的成果是什么？這個成果對組織整體目標達成有何關(guān)聯(lián)與貢獻？這個成果對個人及相關(guān)人員有何種意義?重點：確認企業(yè)組織的存在的目的確認個人的目的第29頁，共45頁。目前真實的狀況。收集情報，以有效掌握事實的全貌區(qū)辨事實與意見的差異依據(jù)事實分析現(xiàn)況，以找出真實情況運用5W2H將課題明確化重點：以現(xiàn)有資源為發(fā)展的基礎(chǔ) WHY(為什麼)WHAT(事物)什麼事(情況)/什麼東西/什麼設(shè)備WHO(對象)對手/客戶群/主事人員/協(xié)助者WHEN(時間)時機/期限/日期/期間WHERE(地方)何地/區(qū)域/範圍/場合HOW TO(方法)執(zhí)行方式/前進步驟/路徑/程序HOW MUCH(錢)成本/利益/費用/預(yù)算/代

12、價Step2把握現(xiàn)況第30頁，共45頁。目的是企業(yè)組織、單位或個人想要達到的理想的境界。目標是應(yīng)是目的的更細化、更精確化的描述，應(yīng)有必要性和必定性的關(guān)系。將總目標劃分為長、中、短程之階段目標，清楚連結(jié)目標與目標之間的關(guān)系運用SMART目標重點：焦點法則Step3設(shè)定目標第31頁，共45頁。Step4制訂工作計劃執(zhí)行方案重點：建立精準的行動步驟與對話確認目標達成之手段與步驟明確任務(wù)職掌作成系統(tǒng)化構(gòu)想掌握成功關(guān)鍵要素，作成推動方案是什么因素或問題阻礙預(yù)期成果的達成？明訂時程表與管制計劃事先排除阻礙計劃推動之因素(Empower)預(yù)先規(guī)劃應(yīng)變計劃以確保彈性第32頁，共45頁。Step5落實執(zhí)行執(zhí)行就

13、是付諸行動。全力以赴，以身作則善用內(nèi)外資源任務(wù)分配與命令下達教育訓(xùn)練、與輔導(dǎo)隨時與其它人保持聯(lián)系追蹤與調(diào)整第33頁，共45頁。Step6檢討與結(jié)案檢討工作執(zhí)行后優(yōu)缺點和錯誤。成果檢討與回饋標準化/改善對策下期工作計劃重點：建立善的循環(huán)系統(tǒng)第34頁，共45頁。準時參加晨會，記錄價值內(nèi)容明確自己的目標，訂立目標、分解目標月計劃，周計劃，日計劃的建立將要做的工作建立備忘錄，排出優(yōu)先秩序，確認完成時間，突出工作重點，充分合理安排工作時間來提高工作效率。做好PDCA管理，事件歸類（緊急、不緊急、重要、不重要）每天給自己兩到三個小時的學(xué)習時間，學(xué)習專業(yè)知識和營銷技巧?？偨Y(jié)每天的工作，把未完成的工作重新安排

14、 。第四部分：新進證券營銷人員的時間管理與計劃技巧應(yīng)用第35頁，共45頁。新進人員日計劃 8：30- 9：30 參加公司晨會，記錄價值咨詢信息、 政策、 任務(wù)分解、不懂的專業(yè)知識（晚上回家查詢或 請教同事） 9：30-11：30 駐點營銷/戶外營銷 11：30-12：00 吃飯 12：00-12：30 休息 12：30-13：00 看書或者是新聞 13：00-15：00 駐點/營銷客戶 15：00-17：00 整理客戶資料（拜訪客戶） 制作明日工作備忘錄 總結(jié)今天工作，根據(jù)備忘錄制作明日工作計劃 19：30-21：00 學(xué)習專業(yè)知識（看書過證/專業(yè)學(xué)習） 21：00-23：00 學(xué)習專業(yè)知識（

15、看書過證/金融訊息）第36頁，共45頁。明確自己的目標，訂立目標、分解目標目標群體開戶數(shù)引進資產(chǎn)拜訪新客戶晉升考試新人1-50-10萬10交易+基礎(chǔ)入職第一個月5-1020-30萬20入職第三個月10-1580-100萬50第37頁，共45頁。新進人員完成目標的周計劃 每周電話回訪客戶10個 每周上門拜訪2-3個 每周統(tǒng)計有意向客戶，并整理客戶需求 每周學(xué)習時間不少于15小時以上 總結(jié)月分解目標的完成進度的跟蹤 做好PDCA管理，事件歸類 1 緊急 2 不緊急 3 重要 4 不重要第38頁，共45頁。新進人員完成目標的月計劃每月電話回訪客戶40個上門拜訪15個每月統(tǒng)計有意向客戶，篩選客戶，分解

16、客戶周期：1、有意向短期成交2、有意向中期成交3、有意向長期成交4、沒有意向成交每月學(xué)習時間不少于60小時以上總結(jié)月分解目標的完成進度的跟蹤每月總結(jié)營銷過程中的問題，并尋求答案第39頁，共45頁。本課程練習列出您在未來一周的工作安排，區(qū)分它們的性質(zhì)：待處理工作/事項重要/緊急重要/不緊急不重要/緊急不重要/不緊急備注1.2.3.4.5.6.7.第40頁，共45頁。重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急但不重要不重要且不緊急 辦理入職手續(xù)；掌握工作基礎(chǔ)技能；準備從業(yè)考試；了解工作流程；參加崗前培訓(xùn)；與同事溝通交流。每日晨會與同事溝通感情；20%15%65%1%重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急但不重要不重要且不緊急 辦理入職手續(xù)；掌握工作基礎(chǔ)技能；準備從業(yè)考試；了解工作流程；參加崗前培訓(xùn)；與同事溝通交流。每日晨會與同事溝通感情；20%15%65%1%第41頁，共45頁。重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急但不重要不重要且不緊急 辦理入職手續(xù)；掌握工作基礎(chǔ)技能；準備從業(yè)考試；了解工作流程；參加崗前培訓(xùn)；與同事溝通交流。每日晨會與同事溝通感情；20%15%65%1%重要緊急緊急并且重要重要但并不緊急緊急但不重要不重要且不緊急帶客戶開戶；帶客戶轉(zhuǎn)托管；緊急詢問；