4秘書的素養(yǎng)(2)(共42張)(PPT 42頁)

1、秘書的素養(yǎng)第1頁，共42頁。主要內容1、秘書的氣質與性格2、秘書的知識素養(yǎng)3、秘書工作的悟性第2頁，共42頁。一則招聘信息第3頁，共42頁。1、秘書的氣質與性格氣質是指人的心理活動動力方面比較穩(wěn)定的心理特征。（知覺的速度、思維的靈活程度、注意集中時間的長短、情緒的強弱、意志努力的程度等）一般地說，“性情”、“脾氣”是氣質的通俗說法。第4頁，共42頁。巴甫洛夫高級神經活動類型學說神經過程的特征高級神經活動類型氣質類型強度平衡性靈活性強不平衡靈活興奮型膽汁質平衡活潑型多血質平衡不靈活安靜型粘液質弱不平衡抑制型抑郁質第5頁，共42頁。第6頁，共42頁。氣質類型特點適合職業(yè)膽汁質沖動、暴躁、興奮、反應

2、性強、直率熱情導游、推銷員、節(jié)目主持人、演講者、演員等多血質活潑、樂觀、適應性強管理者、外事人員、駕駛員、飛行員、服務員、運動員、記者等第7頁，共42頁。氣質類型特點適合職業(yè)粘液質安靜、穩(wěn)重、自制忍耐、反應緩慢法官、出納員、話務員、會計師、播音員、調解員抑郁質觀察敏銳、細致認真、多愁善感、孤僻編輯、打字員、化驗員、雕刻師、刺繡工、保管員、機要秘書第8頁，共42頁。氣質與遺傳有關，是先天具有的氣質無好壞之分，具有中性的特點。氣質影響工作效率，但不能決定一個人的智力發(fā)展水平和成就大小。不同氣質類型的人組成團體，可以產生互補作用。氣質可以改變和控制。第9頁，共42頁。以多血質、膽汁質類型為主的人更適

3、合當秘書VS以黏液質、抑郁質類型為主的人更適合當秘書第10頁，共42頁。下次課辯論安排抽簽選擇辯論方和觀點小組共同收集資料和論據(jù)辯論程序：1）雙方陳述自己的觀點（各3分鐘）2）互辨（15分鐘）3）其他同學提問（3分鐘）4）總結觀點（各3分鐘）第11頁，共42頁。性格性格是指個人對現(xiàn)實穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相適應的習慣化了的行為方式。性格往往用一些倫理道德的評價詞語來形容。第12頁，共42頁。秘書的性格要求豁達開朗、意志堅強敏捷應變、幽默風趣友愛合作、遇事冷靜虛心作文、誠懇做人愛崗敬業(yè)、淡泊名利頭腦靈敏、辦事利落克服嫉妒、焦慮、厭煩等心理障礙第13頁，共42頁。小貼士：出生先后順序與性格長子女性格：

4、在做事情的時候，通常會考慮是否給他人帶來妨害。有時放棄自己想得到的東西。有什么事情會毫不客氣地請求或者推給別人。不太喜歡說話，大多情況聽別人說話。經常和父母頂嘴。在玩的時候，如果不得不放棄，即使很想玩也一定會放棄。第14頁，共42頁。中間孩子性格如果感到有什么不滿，馬上就會默不作聲。有時候還沒仔細想就開始做一件事情，因此常會遭遇失敗。有耐性，做事情十分努力。第15頁，共42頁。幼子性格 喜歡在父母面前搬弄事非。被人表揚，馬上就得意忘形了。說起話來喋喋不休。善于模仿別人。有時會做出一副無所不知的樣子。即使很勉強也一定要堅持自己的想法。在吃東西方面比較挑剔，有很多喜歡吃或者不喜歡吃的東西。做事情稍

5、微遇到一點困難就想求助于別人。第16頁，共42頁。2、秘書的知識素養(yǎng)基礎知識專業(yè)知識相關知識第17頁，共42頁。案例導入李穎是中信集團下屬宏發(fā)塑料制品公司的一個極為努力工作的秘書。雖然進公司多年仍沒有得到提升的機會，但她從無怨言，始終堅持待人和善、努力學習的立身準則。在獲得英語六級資格證后，她又擠出時間學習日語和口語課程。上個月，日本東京渡邊塑料株式會社的山本先生來宏發(fā)公司，商討合資建廠的事。一開始山本非常高傲，說這個不行，那個不夠。幾天下來，談判進展不是很大。經理在私下交流時說：山本先生之所以如此砍價，與山本先生的為人相當刻板和高傲有關。第18頁，共42頁。這天中午吃飯的時候，李穎用日語問山

6、本先生：“您的老家是不是東京的？”山本睜大眼睛很驚訝的反問李穎是怎么知道的。李穎說她是從他說話的口音猜的。她說她在大學時日語老師是東京人，而工作以后又進修了日語口語，老師是橫濱人，日語口音的差別他們都介紹過，說完便惟妙惟肖的模仿起來。聽李穎這么一說，五十來歲的山本先生馬上顯示出“老鄉(xiāng)見老鄉(xiāng)，兩眼淚汪汪”似的激動，稱贊李穎的日語真是太地道了，說得李穎連說了幾次不好意思。下午，籠罩在談判桌上的沉悶一掃而空，山本先生當場同意了宏發(fā)公司的全部條件，說立即向總公司匯報。這種180度的轉變，連李穎的老板也感動非常意外。第19頁，共42頁。演講安排：通過前程無憂、南方人才網等各大招聘網站，搜集有關秘書的招聘

7、信息。整理搜集到的資料，分析、總結目前社會對秘書的知識、能力、性格等方面有何要求。選擇一位你心中最欣賞和敬佩的秘書，分析其具備的知識、能力、性格等素養(yǎng)。第20頁，共42頁。要求做成PPT，文圖并茂（招聘信息截圖、秘書人物照片等），有動畫，也可有視頻、音頻。PPT內容包括：招聘信息總結、人物簡介、人物分析。第21頁，共42頁。3、秘書工作的悟性秘書工作的悟性是指秘書在工作過程中體現(xiàn)出來的能充分領悟工作事理，充分發(fā)揮自己的才能，能把事情辦的既遵守章法又使領導滿意，使大家認同的一種良好的內在素質。是一種分析理解能力第22頁，共42頁。3.1 秘書悟性能力的要求秘書在工作中有意識的進行信息捕捉的能力。

8、觀察能力測測你的觀察力：/Student/xlfd/201102/82.html第23頁，共42頁。秘書悟性能力的要求秘書聽懂、理解和記憶他人說話的能力。認知能力第24頁，共42頁。理解能力女人如果沒有了男人就恐慌了第25頁，共42頁。記憶力測驗 用5分鐘時間盡量把表1上列的20個姓名記住。5分鐘后，停止，再看表2，憑記憶填上這20個人的原來姓氏。填寫時間原則上不做限制。第26頁，共42頁。許若群 古緒樣 葉運勤 屈建軍 張永紅華仲偉 王大敏 楊素芳 彭玉清 吳忠勝李英乎 韋宏蓓 沈逢義 呂根友 何長順劉志毅 孔院生 姚殘龍 鄭淑嬡 夏傳良第27頁，共42頁。大敏 英乎 運勤 建軍 永紅院生

9、若群 殘龍 淑嬡 傳良緒樣 宏蓓 逢義 根友 長順志毅 仲偉 素芳 玉清 忠勝第28頁，共42頁。測試結果第29頁，共42頁。秘書悟性能力的要求包括口頭表達能力和語言表達能力。表達能力見67頁案例1第30頁，共42頁。3.2 提高秘書工作的悟性了解領導的工作內容了解領導的性格與工作習慣了解領導的交往范圍和一些家庭私事熟悉領導第31頁，共42頁。3.2 提高秘書工作的悟性理解決策的真實意圖聽出指示的弦外之音多找領導身上的優(yōu)點適應領導的工作習慣理解領導第32頁，共42頁。3.2 提高秘書工作的悟性把握輔助工作的權限尊重維護領導的權威輔助領導第33頁，共42頁。盡量緩和其情緒，避免事端擴大避免其他人

10、員收到牽連避免自己的情緒受到感染讓主管靜一靜讓主管轉移陣地讓主管重新思考給主管添茶換水，緩和氣氛提供更好的信息或方案秘書如何面對非理性的主管第34頁，共42頁。秘書如何面對非理性的客戶一天，有一個客戶前來投訴，說中信集團的某產品具有安全隱患，時常出現(xiàn)故障。另一個客戶也前來投訴，說公司售后服務部門的某員工服務態(tài)度差等，堅決要求更換員工，否則將撤銷合同。角色：兩人扮客戶，1人扮秘書。第35頁，共42頁。秘書如何面對非理性的客戶耐心聽完客戶的抱怨無論對錯都說抱歉做好詳細記錄邀請相關部門的人來旁聽報告主管請求支持將客戶帶離辦公現(xiàn)場告訴客戶會誠心幫其解決告訴客戶何時才能解決（如可則立即解決）可以提供補償

11、方案供其參考第36頁，共42頁。秘書如何面對非理性的同事避免進入是非圈避免辦公室的桃色糾紛避免接受同事無謂的請托避免情緒問題造成心結避免打小報告避免發(fā)號施令真心關心別人第37頁，共42頁。情景模擬公司近一段時期以來氣氛比較沉重，暗潮洶涌，進入一個非常微妙的時期。因為每年到這個時候，都要進行例行的人事調整。但是，這些天秘書張靜的辦公室卻很熱鬧：一會兒財務部李經理過來轉了一圈；一會兒公關部周經理也借故來了一趟；一會兒研發(fā)部經理打來電話，張靜詢問他有什么事情，他也沒說出所以然來。不了解內情的人可能會覺得很奇怪，但是對于經驗豐富的張秘書來說，卻見怪不怪了。她心里很明白，這些部門經理之所以總往她這兒跑，就是因為她是總經理秘書，近水樓臺先得月，知道一些關于人事調動的內幕消息，想事先從她這兒打聽一些消息，但既然他們不好意思明說，她也樂得假裝糊涂。第38頁，共42頁。中午在餐廳吃飯的時候，銷售部的田科長端著飯菜來到她對面坐下。寒暄了幾句，就話鋒一轉問道：“小張，咱們平時關系不錯，我就不拐彎抹角了，能跟我透點消息嗎?這次我們銷售部的人事是怎么變動的?咱們總經理很信任你，有機會的話，幫我在總經理面前多說幾旬好話?！苯巧?人扮田科長，1人做秘書展開對話其他同學注意觀察，思考應對策略。第39頁，共42頁。IQ、EQ、AQIQ（Inte