會計檔案管理辦法講解共59頁課件

1、2019年會計檔案管理辦法劉建中會計檔案管理辦法講解2 會計檔案與會計核算工作息息相關(guān)，是會計工作的重要組成。 會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，是單位預(yù)算和財務(wù)收支計劃的重要依據(jù)，也是經(jīng)濟(jì)建設(shè)中寶貴的信息資源。3 為規(guī)范會計檔案管理工作，提高會計檔案現(xiàn)代化管理水平，財政部、國家檔案局對原會計檔案管理辦法（財會字201932號）進(jìn)行了修訂，2019年12月11日以財政部、國家檔案局令第79號發(fā)布了新的會計檔案管理辦法，于2019年1月1日起施行。會計檔案管理辦法講解一、會計檔案管理辦法的背景二、會計檔

2、案管理辦法的修訂過程三、會計檔案管理辦法的修訂內(nèi)容5一、會計檔案管理辦法的背景 一是適應(yīng)信息化發(fā)展的客觀要求。會計電算化已基本普及、會計電算化迅速發(fā)展，客觀要求對產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接作為檔案進(jìn)行保存，以實現(xiàn)全面的信息化，提供工作效率。 二是適應(yīng)檔案管理的新規(guī)定、新要求。國家檔案部門對檔案的保管、檔案的鑒定、檔案的銷毀作出了一系列新的規(guī)定。會計檔案作為檔案的一個重要組成，需要符合新的要求、新的規(guī)定。 三是原管理辦法的一些規(guī)定相對滯后或可行性不強(qiáng)，需要予以修訂、完善。(其他檔案、法律法規(guī)民事案20年、資產(chǎn)存續(xù)期、以人為本、反腐)6會計檔案管理辦法講解一、會計檔案管理辦法的背景二、會計檔案管理辦法的修

3、訂過程三、會計檔案管理辦法的修訂內(nèi)容7二、會計檔案管理辦法的修訂過程 1.從2019年開始，財政部、國家檔案局陸續(xù)組織部分信息化程度較高的企業(yè)和地區(qū)開展會計檔案電子化管理試點工作； 2.2019-2019年財政部、國家檔案局、國家稅務(wù)總局、國家發(fā)展改革委專門針對電子發(fā)票的入賬和保管問題多次開展研討，并組織部分企業(yè)和地區(qū)開展電子發(fā)票及電子會計檔案管理綜合試點工作。隨著試點工作的穩(wěn)步推進(jìn)，電子發(fā)票相關(guān)政策的逐步完善，2019年財政部、國家檔案局著手修訂原管理辦法，形成了會計檔案管理辦法（征求意見稿），先后于2019年12月、2019年5月向社會兩次公開征求意見，形成了會計檔案管理辦法（修訂草案）。

4、 3.2019年9月財政部、國家檔案局組織有關(guān)專家集中研究討論會計檔案管理辦法（修訂草案），最終形成新管理辦法。8會計檔案管理辦法講解一、會計檔案管理辦法的背景二、會計檔案管理辦法的修訂過程三、會計檔案管理辦法的修訂內(nèi)容9三、會計檔案管理辦法的修訂內(nèi)容 新會計檔案管理辦法分為正文和附表。 正文共31條，對會計檔案管理辦法的制定宗旨、法律依據(jù)，會計檔案的管理體制、定義和范圍，電子會計檔案管理要求，會計檔案的移交、利用、銷毀，會計檔案在各單位之間的交接，會計檔案出境管理等進(jìn)行了全面規(guī)范。 附表包括企業(yè)和其他組織會計檔案保管期限表和財政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表，兩張表明確了

5、各類會計檔案的最低保管期限。10三、會計檔案管理辦法的修訂內(nèi)容 1.完善了會計檔案的定義范圍2.規(guī)范了電子會計檔案的管理3.延長了會計檔案的保管和移交期限4.完善了會計檔案的銷毀程序5.明確了會計檔案的出境要求111.完善了會計檔案的定義范圍2019年版本第五條 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2019年版本第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。121.完善了會計

6、檔案的定義范圍第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。會計檔案是由會計資料有條件地轉(zhuǎn)化而來的計檔案是辦理完畢的會計資料會計檔案是具有保存價值的會計資料會計檔案是按一定邏輯規(guī)律整理的會計資料外部接收取得的會計資料是指所記載內(nèi)容需要從單位外部取得的、能夠證明經(jīng)濟(jì)事項實際發(fā)生的會計資料，主要是外部取得的各類原始憑證，如發(fā)票、銀行回單、銀行對賬單、購銷合同、收據(jù)、消費清單等內(nèi)部直接形成的會計資料是指單位在會計核算過程中產(chǎn)生的會計資料，主要是記

7、賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿、月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告等1.完善了會計檔案的定義范圍第三條 本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。(1)電子會計檔案的來源是計算機(jī)等電子設(shè)備，即電子會計檔案是以計算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息(2)電子會計檔案的形成、辦理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)是通過計算機(jī)等電子設(shè)備為載體進(jìn)行的；(3)電子會計檔案最終可以存儲、保管在本地計算機(jī)等電子設(shè)備、設(shè)施，也可以存儲在第三

8、方提供的云存儲空間。強(qiáng)調(diào)了電子會計檔案的原生性，即是通過計算機(jī)等設(shè)備形成的，以區(qū)別于將紙質(zhì)會計檔案掃描形成的數(shù)字化副本。案例1關(guān)于對會計檔案的理解 某企業(yè)由于檔案庫房存儲空間已滿等原因，其檔案部門連續(xù)兩年沒有從財務(wù)部門接收會計檔案。對此，企業(yè)會計人員張某向財務(wù)部主任李某請示如何處理。財務(wù)部主任李某指出，這些會計資料沒有歸檔到檔案部門，嚴(yán)格意義上還不屬于會計檔案，而仍屬于會計資料，可以不執(zhí)行會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定。 顯然，該企業(yè)財務(wù)部主任李某的說法是錯誤的。是否屬于會計檔案應(yīng)當(dāng)滿足的是會計檔案的定義，而不論其存放地點15案例2關(guān)于對電子會計檔案的理解 某企業(yè)實行財務(wù)共享服務(wù)后，為實現(xiàn)異地集中核算

9、目的，會計核算均以原始憑據(jù)（如發(fā)票等）的電子掃描件，以及企業(yè)合同管理系統(tǒng)傳輸過來合同的電子文檔為依據(jù)進(jìn)行日常賬務(wù)處理，同時對原始憑證和合同的紙質(zhì)原件進(jìn)行歸檔保存。新會計檔案管理辦法頒布后，該企業(yè)負(fù)責(zé)人對會計人員說，新辦法將電子會計檔案納入會計檔案的范疇了，所以，公司以后可以只保存原始憑證的掃描件和合同的電子文檔了，紙質(zhì)原件可以不用再保存了，公司為此可以節(jié)約一大筆開支。 該企業(yè)負(fù)責(zé)人的說法是錯誤的。 電子會計檔案必須滿足通過計算機(jī)等電子設(shè)備載體形成、處理和傳輸?shù)臅嬞Y料。而本例中，原始憑證等屬于電子掃描件形成的，不屬于通過計算機(jī)形成的，容易篡改，所以不能把掃描件作為電子會計檔案，但可以作為會計核

10、算的依據(jù)。所以，不能僅以電子形式歸檔保存，單位仍應(yīng)同時保存原始憑證和合同的紙質(zhì)原件。161.完善了會計檔案的定義范圍2019年版本第六條 下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔：（一）會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；（二）會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；（三）財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；（四）其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。171.完善了會計檔案的定義范圍第二十八條 預(yù)算、計劃、制度等文件材料，應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理

11、規(guī)定，不使用本辦法。以下不屬于會計檔案：1、企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定屬于財務(wù)工作文件材料包括：財務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、總結(jié)；財務(wù)管理工作計劃、報告、通知；固定資產(chǎn)新增、報廢、調(diào)撥文件資料；生產(chǎn)財務(wù)和成本核算文件材料；資金管理、價格管理、會計管理文件材料；本企業(yè)稅務(wù)登記、交納、減免、返還等工作文件材料；本企業(yè)經(jīng)營盈虧情況報告、報表（含重要的、一般的）；本企業(yè)財務(wù)預(yù)決算報告。屬于審計工作文件材料包括：審計工作制度、總結(jié)；審計意見、審計報告、專項審計通知、報告、批復(fù)、結(jié)論、調(diào)查與證明等文件材料；審計工作方案、計劃、報告、紀(jì)要等。2、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定包括：機(jī)關(guān)財務(wù)預(yù)算、年

12、度和年度以上計劃屬于文書檔案范圍1.完善了會計檔案的定義范圍新增內(nèi)容1.納稅申報表，是納稅人依照稅務(wù)部門指定的格式填寫，用以按照稅法規(guī)定的期限和內(nèi)容完成納稅申報程序的相關(guān)表格，是單位進(jìn)行稅款申報繳納和會計核算的重要原始憑據(jù)，屬于具有保存價值的會計資料。原管理辦法沒有單獨列明其屬于會計檔案，在實務(wù)操作中，各單位是否將其作為會計檔案管理的做法不統(tǒng)一。新管理辦法明確將納稅申報表明確列入會計檔案范圍。2.會計檔案鑒定意見書，是單位開展會計檔案鑒定過程中應(yīng)當(dāng)形成，且具有永久保存價值的重要資料，應(yīng)納入歸檔范圍。會計檔案鑒定意見書無固定格式，但至少應(yīng)包含以下內(nèi)容：（1）被鑒定會計檔案所屬年度及保管期限、列入

13、銷毀檔案的數(shù)據(jù)和主要內(nèi)容、鑒定的概況；（2）銷毀或延長保管期限檔案的主要理由；（3）需要銷毀檔案的清冊。192.規(guī)范了電子會計檔案的管理第七條電子會計檔案的載體計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信第八條電子會計檔案滿足的條件第九條電子簽名滿足的條件 202.規(guī)范了電子會計檔案的管理 第七條 單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。載體 利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，簡而言之，就是將分布在不同地理位置上的具有獨立功能的多臺計算機(jī)或終端及其附屬設(shè)備，用通信設(shè)備和通信線路連接起來，配以相應(yīng)的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案資源的共享。 不局限于傳統(tǒng)模式下通過實體檔案實現(xiàn)對檔案工作的技術(shù)性管理，而是前移至文件的形成階段

14、，逐步實現(xiàn)對會計檔案全生命周期的管理。 區(qū)別與原辦法“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”的要求是截然不同，不用報備 212.規(guī)范了電子會計檔案的管理第八條 同時滿足下列條件的，單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：成為電子會計檔案的條件 （一）形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸； （二）使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批

15、等必要的審簽程序； （三）使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系； （四）采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響； （六）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。 第八條及第九條分別對單位內(nèi)部形成和外部接收的電子會計資料實行無

16、紙化歸檔進(jìn)行了規(guī)范。 在實務(wù)中應(yīng)用本條規(guī)定時，各單位應(yīng)首先全面梳理和細(xì)化本單位屬于歸檔范圍的會計資料，再依照本條標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行衡量，對于符合第八條、第九條規(guī)定的電子會計資料可僅以電子形式歸檔保存，無需轉(zhuǎn)換成紙面形式222.規(guī)范了電子會計檔案的管理1形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸。強(qiáng)調(diào)：一是電子會計資料的來源要真實有效，二是電子會計資料產(chǎn)生與傳遞的全過程不能脫離計算機(jī)等電子設(shè)備，不能有人為干預(yù)從而導(dǎo)致會計信息不可靠的中間環(huán)節(jié)。原始憑證：內(nèi)部內(nèi)嵌符合單位授權(quán)審批管理制度的審批流程 外部本單位的信息系統(tǒng)與外部機(jī)構(gòu)（銀行、稅務(wù)部門）信息系統(tǒng)進(jìn)行對接互聯(lián)，利用接口傳輸或電子郵件記

17、賬憑證凡是由會計核算軟件根據(jù)設(shè)定規(guī)則自動生成或由會計人員在會計核算軟件中直接編制的記賬憑證，均可視為符合本項條件第一，將紙質(zhì)會計資料掃描為電子影像件或其他電子文件類型的，不能僅以電子文件歸檔，仍需保留紙質(zhì)會計資料，電子文件僅可作為數(shù)字副本歸檔保存。第二，如電子會計資料的生成方、發(fā)送方來源不可靠或不具有權(quán)威性，不得僅以電子文件歸檔。232.規(guī)范了電子會計檔案的管理使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序。24核心會計軟件，是電子會計檔案歸檔的重要信息系統(tǒng)，能夠生成

18、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等會計資料一是會計資料要以會計人員可以理解的形式呈現(xiàn)，而不能是單純的計算機(jī)代碼和純數(shù)據(jù)；二是呈現(xiàn)的方式應(yīng)當(dāng)符合會計領(lǐng)域約定俗成的內(nèi)容和格式，而不能是體現(xiàn)特殊業(yè)務(wù)邏輯的內(nèi)容格式。會計核算系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具有提供導(dǎo)出電子會計檔案的接口，會計檔案的存儲格式要符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式。是對電子會計檔案在形成過程中所采取的風(fēng)險控制手段。自動生成的會計檔案，已伴隨著審核和控制，可視為自動審核；其它手工編織的會計憑證或涉及人工干預(yù)的，應(yīng)設(shè)定必要的審簽程序電子會計檔案存儲格式的選擇和確定方案（1）數(shù)據(jù)庫記錄電子文件、文字處理系統(tǒng)形成的電子文件一般選用版式為歸檔存儲格式；版式存儲格式按照版式電子

19、文件長期保存格式需求（DA/T47）的原則確定；符合DA/T47要求的版式電子文件存儲格式標(biāo)準(zhǔn)較多，應(yīng)首先選擇具有國內(nèi)自主知識產(chǎn)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)，在確無國內(nèi)自主知識產(chǎn)權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)的情況，可選擇國外開放的格式標(biāo)準(zhǔn)。有些企業(yè)對電子檔案具有統(tǒng)計分析要求，可采用版式、XML兩種格式同時存儲的方式進(jìn)行，也可將具有統(tǒng)計需求的字段值存儲為擴(kuò)展元數(shù)據(jù)。當(dāng)前采用較多的版式文件存儲格式主要為PDF格式。有關(guān)要求可參考文獻(xiàn)管理 長期保存的電子文檔文件格式 第一部分：PDF1.4（PDF/A-1）的使用（GB/T23286.1-2009）,也可參考文獻(xiàn)管理 可移植文檔格式第1部分：PDF1.7（GB/T320196.1-2019

20、）。電子會計檔案存儲格式的選擇和確定方案（2）圖像電子文件的歸檔存儲格式可根據(jù)DA/T47的原則和電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894）的規(guī)定，并參照公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T32的要求確定。（3）圖形類電子文件的歸檔存儲格式可根據(jù)DA/T47的原則和GB/T 18894的規(guī)定，并參照DA/T32的要求確定；其中，CAD（計算機(jī)輔助設(shè)計）系統(tǒng)形成的電子文件其源存儲格式標(biāo)準(zhǔn)一般不公開，此類電子文件歸檔時可采用源格式和交換文件格式同時存儲，以盡量減少長期可讀風(fēng)險，交換文件格式可供選擇的有STEP、DXF等格式標(biāo)準(zhǔn)。（4）由于技術(shù)的進(jìn)步，國家將不定期發(fā)布有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。各單位應(yīng)密集關(guān)

21、注，盡可能采用國家規(guī)范的格式。電子文件在形成時確實無法采用檔案管理要求的格式的，應(yīng)在歸檔時轉(zhuǎn)換成符合檔案管理要求的格式進(jìn)行歸檔。確實無法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)歸檔可供閱讀、顯示相關(guān)電子文件的軟件系統(tǒng)及其軟件運行需要的專用硬件。2.規(guī)范了電子會計檔案的管理 使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。 電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：（1）系統(tǒng)配置管理功能總體。包括分類方案管理、檔號規(guī)則管理、保管期限管理等；（2）電子檔案管理功能具體內(nèi)容。包括采集、等級、分類、編目、命名等；（3）電子檔案安全管理功能安全。

22、包括身份認(rèn)證、權(quán)限管理、跟蹤審計等；（4）系統(tǒng)管理功能管理。包括系統(tǒng)參數(shù)管理、系統(tǒng)用戶、操作權(quán)限等；（5）各門類紙質(zhì)檔案管理功能，包括對電子檔案和紙質(zhì)檔案同步編目、排序等；（6）紙質(zhì)檔案數(shù)字化一級紙質(zhì)檔案數(shù)字副本管理功。 電子檔案管理系統(tǒng)功能要求可參照電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T29194）。272.規(guī)范了電子會計檔案的管理使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。其核心要求是：電子會計檔案應(yīng)脫離原生成系統(tǒng)進(jìn)行歸檔保存。需要注意的是：第一，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系

23、統(tǒng)也應(yīng)進(jìn)行歸檔保存；涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代可能無法繼續(xù)讀取以前生成的電子會計檔案的，還應(yīng)將硬件設(shè)備進(jìn)行保存。第二，因系統(tǒng)運行維護(hù)需要而對原生成系統(tǒng)進(jìn)行的備份，無論是在線的還是離線的，都不是真正意義上的歸檔保存。282.規(guī)范了電子會計檔案的管理使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系。 建立電子會計檔案與其相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，是指在電子檔案管理系統(tǒng)中調(diào)閱電子會計檔案可以準(zhǔn)確定位對應(yīng)紙質(zhì)會計資料的歸檔存放位置，反之，查閱紙質(zhì)會計檔案時也可以利用關(guān)鍵信息查找電子會計檔案的內(nèi)容，其目的

24、是保證會計檔案的線索性和相互關(guān)聯(lián)性。如在實務(wù)中，可以使用“年份+電子記賬憑證號”或類似編碼規(guī)則形成標(biāo)準(zhǔn)條形碼，粘貼在相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)原始憑證首頁，紙質(zhì)原始憑證組卷、裝盒后，分別編制標(biāo)準(zhǔn)的檔號和盒號條形碼，在電子檔案管理系統(tǒng)中為電子記賬憑證與上述條形碼建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，便于電子檔案與實體檔案之間相互檢索。292.規(guī)范了電子會計檔案的管理采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改。 檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計檔案具有信息與載體完整不可分割的特點，并且修改后通常會留下痕跡。電子會計檔案可以在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中容易被篡改且難以被發(fā)現(xiàn)，因此，采用信息安全技術(shù)手段來保證它的真實性和完整性顯

25、得尤為重要。 單位應(yīng)采用技術(shù)和管理相結(jié)合的方式，保證電子文件在收集、移交、檢測、整理和電子檔案保管、利用、遷移、移交等過程中操作的不可抵賴性、數(shù)據(jù)存儲的完整性、用戶身份的真實性，并妥善管理在運行過程中使用的密碼、密鑰等認(rèn)證數(shù)據(jù)，保證電子文件和電子檔案信息不被非法更改。302.規(guī)范了電子會計檔案的管理建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響。 建立電子會計檔案的備份制度是保證會計資料安全的基本要求。相對于紙質(zhì)資料，電子資料存在更多的滅失風(fēng)險因素，易受高溫、潮濕、電磁、劇烈震動等影響而失效。電子檔案管理系統(tǒng)的備份應(yīng)當(dāng)依照檔案信息系統(tǒng)運行維護(hù)規(guī)范（DA/T 56）進(jìn)行

26、。需要指出的是，“有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響”對單位的要求是比較高的。例如，要防止人為破壞，需要建立對會計資料存儲設(shè)備的物理保護(hù)措施，防止無關(guān)人員對設(shè)備的接觸。對于一般規(guī)模較小的企業(yè)，特別是小微企業(yè)而言，這些條件一般是達(dá)不到的。小微企業(yè)要實行會計資料的無紙化管理，可以選擇采用大型會計軟件廠商提供的會計軟件云服務(wù)，以滿足上述要求。大型會計軟件廠商具有較強(qiáng)的實力和規(guī)模優(yōu)勢，一般具備完善的數(shù)據(jù)庫備份體系。另外，具備一定規(guī)模的會計代理記賬機(jī)構(gòu)也可能具備上述條件。312.規(guī)范了電子會計檔案的管理形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。 新管理辦法規(guī)定保管期

27、限為永久的會計資料必須以紙質(zhì)形式歸檔保存，如年度財務(wù)會計報告、會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書等。各單位自行鑒定認(rèn)為具有重要保存價值的其他會計檔案也應(yīng)以電子形式保存。322.規(guī)范了電子會計檔案的管理第九條 滿足本辦法第八條規(guī)定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合中華人民共和國電子簽名法規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。根據(jù)中華人民共和國電子簽名法第十三條規(guī)定，電子簽名同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：（一）電子簽名制作數(shù)據(jù)用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；（二）簽署時電子簽名制作數(shù)據(jù)僅由電子簽名人控制；（三）簽署后

28、對電子簽名的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)；（四）簽署后對數(shù)據(jù)電文內(nèi)容和形式的任何改動能夠被發(fā)現(xiàn)。 第八條 數(shù)據(jù)電文的真實性： 1、生成、儲存或傳遞數(shù)據(jù)電文的方法的可靠性； 2、保持內(nèi)容完整性方法的可靠性； 3、用以鑒別發(fā)件人方法的可靠性； 4、其他相關(guān)因素33.延長了會計檔案的保管和移交期限原因： 一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來，國家檔案局對機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，機(jī)關(guān)文件檔案材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第8號）、企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局令第10號）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。 二是與有

29、關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會計檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)。民事案件的訴訟時效最長為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時間了，民事案件常常需要20年以前的會計檔案作為證據(jù)，但大部分會計檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過由于會計檔案到期已銷毀而無法判定欠款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時效最長為20年，建議將會計憑證和會計賬簿的保管期限修改為20年以上。三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會計檔案，在到保管期限內(nèi)，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍

30、在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會計檔案需要調(diào)閱查用。四是貫徹以人為本的理念。大量會計檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會在較長時間內(nèi)需要查閱利用。原會計檔案管理辦法規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限，為了維持各單位員工或社會其他成員的合法權(quán)益，將會計檔案的保管期限適當(dāng)延長是必要的。五是現(xiàn)實使用反映會計原定保管期限過短。各單位大量到了原定保管期限的會計檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會計檔案仍舊保留著；超過15年的憑證檔案和超過25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個側(cè)面反映了會計檔案保管期限有延長的必要。六是考慮電子會計檔案的特點。與紙質(zhì)載體相比，電子會計檔案對庫房等物理空間占用較少，保

31、管成本大幅降低，具備延長保管期限的條件。七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會計檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。八是原辦法設(shè)定的會計檔案定期保管期限類型太多，許多會計人員和檔案人員在劃定會計檔案的具體保管期限時往往無法很好掌握。.延長了會計檔案的保管和移交期限第十四條 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。本條對會計檔案保管期限定期的設(shè)置進(jìn)行了重新規(guī)范。為便于單位檔案的統(tǒng)一管理，并結(jié)合會計檔案的實際利用需求，本次修訂將會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調(diào)整為10年、30年兩類，并將

32、原附表1、2中保管期限為3年、5年、10年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為10年，將保管期限為15年、25年的會計檔案統(tǒng)一規(guī)定保管期限為30年。其中會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限已延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。36.延長了會計檔案的保管期限第十五條 各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。 單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。本條對會計檔案保管期限的靈活處置原則進(jìn)行了規(guī)定。 本條是對第十四條的補(bǔ)充。即各單位在劃分檔案保管期限時，可不限于永久、3

33、0年、10年三個時間期限，而可根據(jù)自身實際需要，劃設(shè)會計檔案的保管期限，但其劃設(shè)的會計檔案保管期限不得低于管理辦法規(guī)定的各類會計檔案的保管期限要求。如應(yīng)劃分為永久的會計檔案不得定為50年。 單位的會計檔案如不能與管理辦法附表中的各類會計檔案名稱一一對應(yīng)，可以根據(jù)會計檔案的使用價值劃定保管期限。如具有憑證價值的會計檔案應(yīng)參照憑證類會計檔案，最低保管期限為30年。37.延長了會計檔案移交的期限第十一條 當(dāng)年形成的會計檔案，在年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)同意。 單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。且出

34、納人員不得兼管會計檔案 VS原管理辦法要求會計年度終了后，會計檔案可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。 4.完善了會計檔案的銷毀程序簽定銷毀監(jiān)銷原管理辦法規(guī)定了會計檔案銷毀的具體程序，要求“單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。39 4.完善了會計檔案的銷毀程序第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限；對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。第十七條 會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。第十六條、十七條主要規(guī)

35、范已到最低保管期限的會計檔案的鑒定工作。各單位應(yīng)定期對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期滿的會計檔案進(jìn)行相應(yīng)的處置。會計檔案的鑒定周期、頻率可視單位的實際情況而定。如果每年到期檔案量不大且?guī)旆靠臻g充足，可幾年鑒定一次，如果每年到期會計檔案量比較大，且?guī)旆靠臻g有限，可每年開展一次鑒定工作。40 4.完善了會計檔案的銷毀程序鑒定人員：對保管期滿的會計檔案進(jìn)行鑒定，應(yīng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭組織，參加人員至少應(yīng)包括會計管理機(jī)構(gòu)、審計機(jī)構(gòu)等單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的人員，內(nèi)部設(shè)置紀(jì)檢監(jiān)察部門的，應(yīng)邀請紀(jì)檢監(jiān)察部門的人員參加，必要時還應(yīng)邀請單位法律部門的人員參加。 鑒定程序：1.可先由檔案部門會同會

36、計部門通過逐卷、逐份檔案閱讀的方法，提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論可以是銷毀或繼續(xù)保存期限。初步鑒定結(jié)論提出后，形成初步鑒定意見。2.單位應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會（或小組），對初步鑒定意見進(jìn)行討論審定，形成正式鑒定意見書。單位檔案鑒定委員會（或小組）組成可參照企業(yè)檔案管理規(guī)范（DA/T47）的7.7.1或機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范（國檔發(fā)198727號）中8.2有關(guān)內(nèi)容。41 4.完善了會計檔案的銷毀程序?qū)τ诰哂欣^續(xù)保存價值的會計檔案，應(yīng)重新劃定其保管期限。重新劃定保管期限的會計檔案，通常包括兩種情形：一種是需保存較長時間的，建議以鑒定時點為起點，仍按

37、管理辦法附表列示的保管期限進(jìn)行劃定；另一種是因債權(quán)債務(wù)未了需要繼續(xù)保存的，會計檔案繼續(xù)保存至債權(quán)債務(wù)事項結(jié)束即可。424.完善了會計檔案的銷毀程序_銷毀第十八條 經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：（一）單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。（二）單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀

38、清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。434.完善了會計檔案的銷毀程序監(jiān)銷 監(jiān)銷是保證檔案銷毀工作按照規(guī)定程序和要求進(jìn)行的一項制度安排。 原管理辦法規(guī)定，“銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)和會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷”。 新管理辦法刪除了財政部門、審計部門派員監(jiān)銷的規(guī)定，同時進(jìn)一步明確了單位內(nèi)部組織監(jiān)銷的有關(guān)要求

39、，即“單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章?！?44.完善了會計檔案的銷毀程序455.明確了會計檔案的出借和出境要求第十三條第二款“單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！?VS原管理辦法規(guī)定，“各單位保存的會計檔案不得借出” 5.明確了會計檔案的出借和出境要求第二十五條 單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。會計檔案出境必須

40、符合以下國家有關(guān)規(guī)定：1.中華人民共和國檔案法第十八條規(guī)定“屬于國家所有的檔案和本法第十六條規(guī)定的檔案以及這些檔案的復(fù)制件，禁止私自攜運出境?！?.中華人民共和國保守國家秘密法第二十五條第五款規(guī)定“未經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)，不得攜帶、傳遞國家秘密載體出境?！?集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施;必要時，可以收購或者征購。前款所列檔案，檔案所有者可以向國家檔案館寄存或者出賣;向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，

41、應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)規(guī)定由縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準(zhǔn)。嚴(yán)禁倒賣牟利，嚴(yán)禁賣給或者贈送給外國人。 475.明確了會計檔案的出境要求3.中華人民共和國檔案法實施辦法第十九條規(guī)定“各級國家檔案館館藏的一級檔案嚴(yán)禁出境。各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的，必須經(jīng)國家檔案局審查批準(zhǔn)。各級國家檔案館館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以外的屬于國家所有的檔案和屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級國家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗放行?！?85.明確了會計檔案的出境要求4. 關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報同級保密行政管理部門備案。是否屬于國家秘密不明確或者有爭議的，應(yīng)當(dāng)報有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報國家檔