編制紅頭文件格式(共13頁)

1、 編制(binzh)紅頭文件格式(g shi)1、作業(yè)(zuy)目的紅頭文件是以其文件首頁主題為紅色而得名，表明它的嚴肅性和重要性。紅頭文件是公司為了管理的需要，制定的針對一時或一事或者執(zhí)行有關政策的具體措施、方法、決定、意見等。關于文件以紅頭文件還是普通通知下發(fā)，主要根據文件的重要性和發(fā)文主體而定。2、紅頭文件分類 2.1、發(fā)布性紅頭文件：用于發(fā)布公司生產經營、行政管理等方面的規(guī)章制度；重大經營、生產、技術、管理等工作的決定；發(fā)布有關獎懲決定和通報。 2.2、任免性紅頭文件：用于公司內部人事任免和聘用等事項。2.3、批復性紅頭文件：用于對下屬企業(yè)上報文件的批復。2.4、請示性紅頭文件：用于對

2、政府部門請示上報或協(xié)調性文件。3、紅頭文件格式 3.1、組成紅頭文件的各要素 組成紅頭文件的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。紅頭文件首頁紅線以上部分為眉首，紅線（不含）以下至主題詞（不含）之間部分稱為主體，主題詞以下部分稱為版記。 3.2、眉首部分格式3.2.1發(fā)文單位：公司公文的發(fā)文單位*有限公司，由紅色字體標示。使用時由集團行政辦或分公司綜合辦統(tǒng)一印制，宋體，定號不限。需要注意的是請示性紅頭文件為上行文，發(fā)文單位比普通紅頭文件低55mm左右，一方面方便政府部門批示，另一方面也表示尊敬。上行文應注明簽發(fā)人、會簽人姓名，其中“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。 3.2.2發(fā)文(f

3、wn)字號：與發(fā)文單位標識下空1行，發(fā)文字(wnz)號由發(fā)文單位代字（如太原市陽光(ynggung)實業(yè)有限公司對內下發(fā)管理制度，代字“并陽辦字”）、年份和序號組成，用仿宋三號字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用括入；序號不編虛位（即1不編為01），不加“第”字（如太原市陽光實業(yè)有限公司3號文件編為“并陽辦字20143號”）。 3.2.3下劃線：由紅色下劃線劃出。 3.3、主體部分格式 主體部分包括標題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位、成文時間、印章等組成。3.3.1標題位于紅色下劃線下空1行，用宋體二號組成，可分為一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間

4、距恰當。 3.3.2 主送單位：用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體。但公告、通告等屬周知性公文沒有主送單位。3.3.3正文 首頁必須顯示正文，正文從主送單位名稱下一行開始排列，每自然段開頭左空2字，回行頂格。3.3.4附件公文中如有附件，在正文下空1行左空2字，用3號仿宋體標識“附件”，后標全角冒號和名稱，正文中附件如有序號使用阿拉伯數字（如“附件：1、*”），數字上下要對齊。附件是正文內容的組成部分，與正文一樣具有同等效力。附件應與公文一起裝訂，如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的附件號。如轉發(fā)或引用的附件為正文配套資料或內部資料，發(fā)文時

5、不加日期，如轉發(fā)附件為發(fā)文單位以外的文件，保持原有的格式及日期隨正文下發(fā)。3.3.5成文(chngwn)時間用漢字(Hnz)將年、月、日標全，“0”寫為“”。成文(chngwn)時間距上文空3行，右空4字。成文時間確定的原則如下：會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準；領導簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準；規(guī)章制度以文件批準日期為準。3.3.6印章（公文生效標識）公文除會議紀要外，均需蓋印章。一般公文在落款處不署發(fā)文單位名稱，只標識成文日期和蓋章。聯(lián)合行文，請示或其它形式的上行文只蓋主辦單位章，下行文各主辦單位均要蓋章。當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文日期拉開，左右各空7字，主辦單位印章在前，采用

6、同種加蓋印章方式，保證印章排列整齊，兩印章互不相交或相切，間隔不超過3mm。3.4、版記部分格式3.4.1主題詞格式主題詞用黑體三號字，居左頂格標識，后標全角冒號，詞用宋體三號字，詞目之間空1字。類別詞類屬詞文種，除類別詞外最多可選5個。另外須注意，如文件內容在一頁內并且?guī)в懈郊?，主題詞須另起一頁，不能跟正文放在一頁。3.4.2抄報、發(fā)格式公文如有抄報，在主題詞下一行，居左頂格用仿宋三號標識，后標全角冒號，抄報單位之間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄報單位對齊，在最后一個抄報單位后標句號。3.4.3 印發(fā)單位和印發(fā)日期位于(wiy)抄送單位之下（無抄送單位在主題詞之下）占1行位置(wi zhi)

7、，用3號仿宋體。印發(fā)(ynf)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字，印發(fā)日期以公文付印日期為準，用阿拉伯數碼標識。 3.4.4 校對和印數 校對一般為擬稿人，用3號仿宋體，校對后冒號與主題詞后冒號對齊。印數用3號仿宋體，右空4字。紅頭文件格式（該頁為下行及平行文首頁格式）發(fā)文單位宋體，字號不限發(fā)文字號仿宋3號中魯辦字201311號關于組織“2013年度述職報告會”的通知標題宋體2號主送單位，仿宋3號集團各部門、各分公司領導：2013年的工作歷程即將結束，新的一年需要系統(tǒng)布局與安排，為了更好地總結過去，計劃未來，發(fā)現問題，調整改進，集團公司決定組織2013年度述職工作，現將有關事宜通知如下：一、組織部

8、門：集團人力資源部正文，仿宋3號二、述職人員：集團(jtun)：投融資總監(jiān)、人力(rnl)資源(zyun)總監(jiān)、財務總監(jiān)、行政總監(jiān)；地產事業(yè)部：總經理、工程副總、經營副總、營銷總監(jiān)；力鴻：總經理；居然物業(yè)：總經理；三、述職時間安排及地點： （該頁為上行文首頁格式）發(fā)文單位宋體，字號不限發(fā)文字號仿宋3號中魯辦字201411號 簽發(fā)人：關于的請示報告主送單位，仿宋3號標題宋體2號小店區(qū)公安局：太原市政府正式出臺關于進一步改革戶籍管理制度的意見，決定在全太原市范圍內取消農業(yè)戶口和非農業(yè)戶口的劃分方式，實行城鄉(xiāng)統(tǒng)一戶口登記、“居民戶口”管理。從6月1日起，符合條件者即可到各派出所辦理落戶手續(xù)。正文 仿

9、宋3號根據太原市人民政府關于進一步改革戶籍管理制度的意見文件要求 二一四年二月二十七日 （聯(lián)系人： ，電話(dinhu)： ）聯(lián)系人、電話：只在請示文中標注詞用宋體三號字，詞目之間空1字抄報仿宋三號主題詞黑體，三號用3號仿宋體，印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字主題詞: 請示(qngsh) 報告(bogo) 抄 報: 董事長山西(shn x)中魯物流有限公司 2014年2月27日印發(fā) 仿宋，三號，印數右空4字校對： 共印2份編制普通通知格式1、作業(yè)目的 普通通知，是印發(fā)上級單位和本級單位有關公文，批轉下級單位公文，傳達上級單位指示，發(fā)布法規(guī)和規(guī)章，以及要求下級單位辦理、執(zhí)行或周知事項的公文。2

10、、通知的分類 根據適用范圍的不同，可以分為以下幾大類 2.1、批轉性通知：用于上級單位批轉下級單位的公文，給所屬人員，讓其周知或執(zhí)行。 2.2、轉發(fā)性通知：用于轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文給所屬人員，讓其周知或執(zhí)行。 2.3、指示性通知：用于上級單位指示下級單位如何開展(kizhn)工作。 2.4、事務性通知：用于處理日常工作中帶事務性的事情，常把有關信息或要求用通知的形式傳達給有關單位(dnwi)或人員。2.5、發(fā)布性通知：用于發(fā)布規(guī)章制度(u zhn zh d)或規(guī)程等。3、通知格式 3.1通知的編號為方便查找，通知在頁眉部可加編號，用宋體五號字齊右排列，編號規(guī)則為公司簡稱+年份+月份

11、+日期+份數序號-文件密級（A一級、B二級、C三級、D四級）， 太原市陽光實業(yè)有限公司2013年12月6日發(fā)的第二份普通通知，編號為YGSY2013120602-D。3.2通知的標題和主送單位 3.2.1標題用宋體三號字體加粗，可只寫“通知”二字，如事情重要或緊急也可寫“重要通知”或“緊急通知”，以引起注意。也有在“通知”前寫上發(fā)通知單位名稱，或寫上通知的主要內容。3.2.2 寫被通知者姓名或單位名稱，距標題間隔一行頂格寫，宋體四號字。 3.3通知的正文，空兩格宋體四號字體。 3.3.1通知緣由：發(fā)布指示、安排工作的通知，這部分的寫法跟決定、指示很接近，主要用來表述有關背景、根據、目的、意義等

12、。 3.3.2通知(tngzh)事項：這是通知的主體部分，所發(fā)布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步驟等，都在這部分中有條理地組織表達。內容復雜的需要分條列項。 3.3.3執(zhí)行要求：發(fā)布指示、安排工作的通知，可以在結尾處提出貫徹執(zhí)行的有關(yugun)要求。如無必要，可以沒有這一部分。 3.4 落款：行文日期(rq)寫在正文右下方，距正文空3行，右空4字。宋體五號 在頁眉處通知格式通知的標題，宋體三號字體加粗編號：YGSY2013120602-D主送單位，和標題間隔一行，宋體四號關于組織“2013年度述職報告會”的通知集團各部門、各分公司領導：2013年的工作歷程即將結束，新的一年需要系統(tǒng)

13、布局與安排，為了更好地總結過去，計劃未來，發(fā)現問題，調整改進，集團公司決定組織2013年度述職工作，現將有關(yugun)事宜通知如下：一、組織部門：集團(jtun)人力資源部二、述職(sh zh)人員：集團：投融資總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、財務總監(jiān)、行政總監(jiān)；通知的內容，需要思路清楚、表達意識清楚，宋體四號字體地產事業(yè)部：總經理、工程副總、經營副總、營銷總監(jiān)；力鴻：總經理；發(fā)文的時間，宋體四號，右空四字，距正文空3行 二一三年十二月六日 編制會議紀要格式1.作業(yè)目的組織召開會議必須編制會議紀要，這是為了避免泛泛而談，議而不決，決而不行；是為了提高會議效率，切實解決實際問題。同時也是為了減少所謂“事

14、出有因，查無實據”等扯皮現象。編制人通過一定的編制和歸納技巧，把分散的意見以適當的文字引導成統(tǒng)一的決議，便于參會各方理清思路，加強遵照執(zhí)行的自覺性。 2.主辦(zhbn)單位會議紀要由召集和主持(zhch)的會議的單位(dnwi)指派人員負責編制。3.作業(yè)描述3.1會議紀要格式示范單位： 太原市陽光實業(yè)有限公司（宋體三號加粗）標題：會議紀要（宋體三號加粗）文號：2014第 9次（宋體三號加粗）文號寫在標題的正下方，由年份、序號組成，用阿拉伯數字全稱標出，并用“”括入，如：2014第 5次。辦公會議紀要對文號一般不做必須的要求，但是在辦公例會中一般要有文號，如 “第X次”，寫在標題的正下方。會議

15、日期：（ 年 月 日 午 時）會議地點：主 持 人：出席對象：出席單位、姓名缺 席 人：記 錄 人：上周工作： （一部門一段）本周工作任務：（一部門一段）領導布置工作任務：（一事一段）標題性文字用宋體四號加粗，正文統(tǒng)一用宋體四號字。3.2作業(yè)要求3.2.1正文部門是紀要的主體部分，是對會議的主要內容、主要精神、主要原則以及基本結論和今后任務等進行具體的綜合和闡述。具體要求如下：3.2.1.1要從會議的客觀(kgun)實際出發(fā)，從會議的具體內容出發(fā)，抓中心，抓要點。抓中心就是抓住會議中心思想、中心問題、中心工作。所謂要點(yodin)，就是會議主要內容，要對此進行(jnxng)條理化的紀要。3.

16、2.1.2會議紀要是以整個會議的名義表述的，因此，必須概括會議的共同決定，反映會議全貌。凡沒有形成一致意見的問題，則需要分別論述并寫明分歧之所在。3.2.1.3為了敘述方便，眉目清楚，常用“上周主要工作”、“本周工作任務”、“領導布置工作任務”等詞語，作為段落的開頭語。也有用在段中的，仍起強調的作用。3.2.1.4 屬于介紹性文字，記要者可以靈活自由敘述，但屬于引用性文字，必須忠實于發(fā)言原意，不能篡改，也不可強加于人。 3.2.2由本單位主持的會議，會議紀要由本單位指定專人編制，本單位為主要出席對象的會議，本單位應主動要求承擔編制會議紀要。3.2.3對于個人發(fā)言先做好記錄，意見統(tǒng)一的編入會議紀

17、要。如有持不同意見者堅持要求將其意見記入會議紀要的，決議表述力求清晰明確，不可含糊其詞而引發(fā)歧義。3.2.4會議紀要由專人編制完成后由主持人負責審核，確認無誤后由編制人以電子形式轉發(fā)所有參會人員。會議紀要格式公司名稱、會議標題、年度號和次序號，宋體三號加粗山西中魯物流有限公司月度工作會議紀要2014 第4次時 間：2014年2月20日8點30分地 點：705會議室主 持 人： 會議的時間、地點、主持人、會議內容等標題，宋體四號加粗參會(cn hu)人員：缺 席 人: 所有正文內容為宋體四號記 錄 人： 會議(huy)內容：上月主要(zhyo)工作內容（一）集團XXX部： 1、1月份的工作基本已經按計劃完成；2、銷售工作，；3、年底，；4、管理調整：。會議內容標題，宋體四號加粗（二）