時(shí)間管理與工作計(jì)劃 (2)ppt課件

1、時(shí)間管理與任務(wù)計(jì)劃今天的大綱 一.什麼是時(shí)間管理二.擬定任務(wù)計(jì)劃三.強(qiáng)化執(zhí)行才干四.掌握本人的目標(biāo) 在開(kāi)始之前.他的快樂(lè)是您的勝利是關(guān)心您的人及您所關(guān)心的人是請(qǐng)閉目一分鐘思索這個(gè)問(wèn)題找出他心中的優(yōu)先順序他最關(guān)心的人是誰(shuí)? 他認(rèn)為勝利是應(yīng)該完成什麼階段性任務(wù)? 他的勝利和他最關(guān)心的人有關(guān)嗎? 他勝利了他就快樂(lè)嗎?可是平時(shí)當(dāng)他掉到“忙碌的圈套時(shí)做的事情有多少是跟這些人或事情相關(guān)的?You delay but timedoes not ! - Benjamin Franklin人, 為何安於現(xiàn)狀?為何他我都不滿意現(xiàn)狀, 但是卻安於現(xiàn)狀?1.無(wú)奈2.因?yàn)楝F(xiàn)狀是他我最熟習(xí)的3.不確定改變之後會(huì)更好我們明

2、明時(shí)間管理不好, 卻不想要去改善它. 因?yàn)槊Φ脹](méi)有時(shí)間做時(shí)間管理嗎? 因?yàn)楦? 所以才更要花時(shí)間做時(shí)間管理.時(shí)間管理從那裡開(kāi)始時(shí)間管理不是聽(tīng)了這堂課就會(huì)時(shí)間管理, 也不是看了時(shí)間管理的書就會(huì)了, 而是從他不滿足於現(xiàn)狀, 或者是想要有更好的時(shí)間管理開(kāi)始.沒(méi)有人可教他時(shí)間管理, 除了他本人覺(jué)得需求再來(lái)是他需求一個(gè)新的思索方式. 什麼是新的思索方式呢?他可知道為何會(huì)想不出來(lái)?因?yàn)樗怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)他已想出來(lái)了. 祝賀他, 他可以用新的角度去思索一個(gè)舊有的問(wèn)題. 而CF的時(shí)間管理方法論就是一個(gè)新的思索方法, 他只需了解它, 接受它, 執(zhí)行它. 他就會(huì)得到一個(gè)良好的時(shí)間管理.時(shí)間管理是什麼

3、?時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣, 讓本人更有績(jī)效, 更具效能把事情很快地做完, 叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完, 叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃時(shí)間管理不是什麼?時(shí)間本身不是問(wèn)題. 因?yàn)槊總€(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是普通地多所以時(shí)間管理的問(wèn)題本身不在於時(shí)間多少, 而是在於本人如何善用及分配他本人的時(shí)間.時(shí)間管理的架構(gòu)緊急性重要性立刻處理定下期限處理 D B A C敢於拒絶委託他人緊急性重要性 D B A C緩重急輕計(jì)劃之研擬技能之提升公關(guān)之促進(jìn)問(wèn)題之調(diào)查健康檢查設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體衝突顧客抱怨停電有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾個(gè)人嗜好的

4、沈迷有些電話有些不速之客到訪有些會(huì)議之出列席有些無(wú)謂的請(qǐng)託有些臨時(shí)的邀約重要性緊急性案例研討檢視李經(jīng)理時(shí)間管理上的問(wèn)題點(diǎn)為何?假設(shè)他是李經(jīng)理，他會(huì)如何改善？擬定任務(wù)計(jì)劃完成任務(wù)的三大要素Time 交期Quality 品質(zhì)Cost 本錢PADC不好好耗用時(shí)間花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法耗用時(shí)間目標(biāo)的訂定目標(biāo)的訂定必須具挑戰(zhàn)性。目標(biāo)訂定要考慮優(yōu)先順序, 重要的話就多花一些資源及時(shí)間, 目標(biāo)跟投入的資源成正比。目標(biāo)要分階段性目標(biāo), 不要一下子把目標(biāo)訂得太高。m448中國(guó)最大的資料庫(kù)下載每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分要執(zhí)行的計(jì)劃由 80/20 法則決定先將一切計(jì)劃列出來(lái), 分成短中長(zhǎng)期 (自行定義)分成三

5、個(gè)項(xiàng)目(也可依本人的價(jià)值觀調(diào)整), 按照: 重要性, 急迫性及勝利機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù). 最好給 5 分, 最不好給 1 分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘, 分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃擬定計(jì)劃留意事項(xiàng)(一)1.要從結(jié)果來(lái)思索要有什麼樣的做法, 結(jié)果只需一個(gè), 做法卻有無(wú)窮多種組合, 只需花最少力氣及資源, 就是最好的做法2.要多聽(tīng)其他人的意見(jiàn), 特別是專家或者是曾經(jīng)做過(guò)人的意見(jiàn), 切忌閉門造車3.做法的骨架就是計(jì)劃的主軸, 一件專案的成敗, 在這裡已經(jīng)決定了擬定計(jì)劃留意事項(xiàng)(二)4.計(jì)劃中也有 80/20 的重要事項(xiàng), 這些事情是要最花心思去做的, 因?yàn)檫@ 20% 重要事情做完, 專案進(jìn)度也完成 80% 了. 5.

6、計(jì)劃要有系統(tǒng)面的思索 由上而下思索, 思索如何不遺漏, 不重疊. 如何做最節(jié)省資源執(zhí)行力如何展開(kāi)任務(wù)計(jì)劃一日之計(jì)在昨天睡覺(jué)前一週之計(jì)在於星期天一月之計(jì)在於月底一日之計(jì)在於昨天睡覺(jué)前每天睡覺(jué)前把今天完成的事情寫下來(lái), 他會(huì)很有成就感的每天睡覺(jué)前把今天應(yīng)完成未完成的事, 或者是明天做的事情應(yīng)調(diào)整方向的寫下來(lái), 這是明天的計(jì)劃隨身準(zhǔn)備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化為明天的行動(dòng), 他將是最有創(chuàng)意最有行動(dòng)力的人每日任務(wù)計(jì)劃分配原則早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓, 適合散心, 放鬆(Check)冷靜, 溝通(Action, Plan) Relax,

7、 人文, Thinking1.發(fā)e-mail2.電話敲定事情/ 做事情3.給 Leader 方向/ 畫架構(gòu)4.執(zhí)行進(jìn)行中專案1.面對(duì)面作追蹤2.到現(xiàn)場(chǎng)走動(dòng)3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問(wèn)題2.寫計(jì)劃/ Update Follow up進(jìn)度 (1hr)3.Update/Modify 進(jìn)行中專案1.花 1 小時(shí)寫作一週之計(jì)在於禮拜天在每個(gè)禮拜天要檢視目前專案的進(jìn)度視情況調(diào)整計(jì)劃的目標(biāo)或者是計(jì)劃的做法將下個(gè)禮拜這些計(jì)劃的應(yīng)完成事項(xiàng)列表出來(lái). 這就是週計(jì)劃寫出下個(gè)禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘錄. 將週計(jì)劃安排在適當(dāng)執(zhí)行的行程每週任務(wù)性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱(Do)思

8、考遲頓, 放鬆, 溝通(Check)冷靜, 思考(Action, Plan)1.大型專案丟球2.組內(nèi)專案丟球3.給予組員做事方向/做事重點(diǎn)4.創(chuàng)造議題1.Follow Up 一二所丟的球2.調(diào)整, Update 計(jì)劃3.議題收尾4.傾聽(tīng)溝通1.想想目的是什麼? 意義何在?2.有沒(méi)有辦法提昇自己的價(jià)值?3.計(jì)劃/ 規(guī)劃良好任務(wù)習(xí)慣的養(yǎng)成兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情, 特別是在任務(wù)情緒低潮時(shí)運(yùn)用記事簿記事簿是時(shí)間管理最重要的工具之一最適當(dāng)?shù)姆绞剿拇蟛糠?通訊錄、每週行程、每日計(jì)畫、備忘錄本人發(fā)展適合他的記事簿

9、一切資料記在記事簿上隨身攜帶查閱、記錄備忘錄時(shí)間管理的利器: to-do List備忘錄緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況重要的事情1.任務(wù)計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,安康,財(cái)富Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日Routine Work1.日常任務(wù)2.定期約會(huì)善用 顏色管理的功能紅色字體為重要一定完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)藍(lán)色字體為 Routine Schedule綠色字體為私人事情執(zhí)行不是一成不變的經(jīng)常想事情的合理性 表示對(duì)事情有用心靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體要懂得變通, 要有耐性, 要能夠把事情看清楚Buffer 緩衝區(qū)並不是每件事情都那麼的急假設(shè)我們每件事情都要即時(shí)地處理掉, 置信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不用馬上處理掉的事情, 但是時(shí)間到時(shí)又要能提示我們個(gè)人習(xí)慣的養(yǎng)成當(dāng)他了解了某一個(gè)觀念, 如時(shí)間法則, 進(jìn)而接受它執(zhí)行它時(shí), 經(jīng)過(guò)廿一天之後他就可以把這個(gè)觀念內(nèi)化, 並且將這種做法化為生活中的習(xí)慣這就是習(xí)慣養(yǎng)成法則當(dāng)他覺(jué)得需求時(shí)間管理, 去做時(shí)間管理, 得到實(shí)質(zhì)的好處, 更強(qiáng)化本人時(shí)間管理的動(dòng)機(jī), 成為一良好的正向循環(huán)掌握本人的目標(biāo)人生與事業(yè)目標(biāo)終身的事業(yè)目標(biāo)屬於本人的人生目標(biāo)、配合本人的專長(zhǎng)和興趣發(fā)掘並堅(jiān)持本人的專