兼職檔案員培訓(xùn)手冊(cè)[教學(xué)]

1、綜合檔案管理系統(tǒng)兼職檔案員培訓(xùn)手冊(cè)文件狀態(tài)： 草稿 正式發(fā)布 正在修改文件標(biāo)識(shí)：當(dāng)前版本：1.0作 者：劉博完成日期：2021-08-14Revision History文件建立/修改記錄日期版本建立/修改內(nèi)容建立/修改人部門(mén)審核人2021/08/141.0建立劉博工程部目錄 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc269652685 1登陸與修改密碼 PAGEREF _Toc269652685 h 3 HYPERLINK l _Toc269652686 2待辦事宜 PAGEREF _Toc269652686 h 3 HYPERLINK l _Toc269652687

2、2.1申請(qǐng)事項(xiàng) PAGEREF _Toc269652687 h 3 HYPERLINK l _Toc269652688 2.2任務(wù)移交 PAGEREF _Toc269652688 h 4 HYPERLINK l _Toc269652689 2.3檔案整理 PAGEREF _Toc269652689 h 7 HYPERLINK l _Toc269652690 3檔案查閱 PAGEREF _Toc269652690 h 7 HYPERLINK l _Toc269652691 3.1目錄檢索 PAGEREF _Toc269652691 h 8 HYPERLINK l _Toc269652692 3.

3、2全文檢索 PAGEREF _Toc269652692 h 8 登陸與修改密碼登陸檔案系統(tǒng)可以通過(guò)在地址欄輸入檔案系統(tǒng)的網(wǎng)址登陸。 :/hnejda進(jìn)入系統(tǒng)后點(diǎn)擊操作界面，菜單欄“個(gè)人維護(hù)“個(gè)人信息維護(hù)“修改密碼，填寫(xiě)密碼相關(guān)信息可修改檔案系統(tǒng)密碼。待辦事宜申請(qǐng)事項(xiàng)由我申請(qǐng)局部顯示的全部由我發(fā)起的申請(qǐng)單據(jù)，分為電子檔案申請(qǐng)、實(shí)體檔案申請(qǐng)、檔案移交申請(qǐng)和檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)。電子借閱申請(qǐng)?jiān)谶M(jìn)行檔案瀏覽的過(guò)程中，根據(jù)權(quán)限才能瀏覽原文。如果在瀏覽的過(guò)程中不能瀏覽該條的電子原文，是因?yàn)楫?dāng)前用戶不具備查看原文的權(quán)利，此時(shí)就需要進(jìn)行電子借閱，經(jīng)審批后該用戶才能夠查看原文。在檔案瀏覽的界面中，選擇進(jìn)行電子借閱的條目

4、，可以選擇多條ctrl或shift鍵選擇，然后選擇菜單中的電子借閱申請(qǐng)，然后填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單。注：此時(shí)可通過(guò)繼續(xù)申請(qǐng)按鈕返回檔案庫(kù)界面繼續(xù)選擇其他條目進(jìn)行借閱，先前選擇的條目不會(huì)喪失。點(diǎn)擊刪除按鈕來(lái)去除所選的條目。輸入相應(yīng)的信息后，點(diǎn)擊確定，該申請(qǐng)單即生效并提交到對(duì)應(yīng)檔案員審批。申請(qǐng)人可以在待辦事宜中查看申請(qǐng)的單據(jù)的信息：選擇左側(cè)功能樹(shù)中的【申請(qǐng)事項(xiàng)】節(jié)點(diǎn)下的電子借閱申請(qǐng)。上述中如果檔案員審批完成并同意，就可以查看到借閱的文件，點(diǎn)【查看】按鈕即可。實(shí)體借閱申請(qǐng)?jiān)谶M(jìn)行檔案瀏覽的過(guò)程中，可能不僅需要查看電子檔案，還需要借出真正的實(shí)體檔案，這個(gè)時(shí)候需要先填寫(xiě)實(shí)體借閱的預(yù)申請(qǐng)單，然后由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批

5、，通過(guò)后可以到檔案室去提取實(shí)體檔案。借閱方法參考電子檔案借閱。檔案移交申請(qǐng)同電子檔案申請(qǐng)。檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)同電子檔案申請(qǐng)。任務(wù)移交檔案移交文件為檔案收集錄入的入口，各門(mén)類錄入人通過(guò)此模塊把各門(mén)類檔案進(jìn)行錄入，然后通過(guò)部室移交流程移交給門(mén)類檔案員或綜合檔案員。添加目錄、修改目錄、查看目錄、刪除目錄、原文管理同業(yè)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)管理頁(yè)面功能中相應(yīng)功能點(diǎn)。錄入了檔案數(shù)據(jù)之后，選擇需要移交的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊檔案移交申請(qǐng)，填寫(xiě)移交申請(qǐng)單，走移交申請(qǐng)流程。檔案移交文件檔案移交文件為檔案收集錄入的入口，各門(mén)類錄入人通過(guò)此模塊把各門(mén)類檔案進(jìn)行錄入，然后通過(guò)部室移交流程移交給門(mén)類檔案員或綜合檔案員。如下列圖所示：添加目錄：

6、用于檔案條目的添加。帶紅色星號(hào)的為必填字段，如未填寫(xiě)將不能保存；帶下拉框的為參考數(shù)據(jù)字典，這些著錄項(xiàng)的數(shù)據(jù)直接從下拉框中選擇，下拉框中數(shù)據(jù)在“數(shù)據(jù)字典管理中維護(hù)；帶箭頭按鈕的為參考組織機(jī)構(gòu)或者參考實(shí)體分類，這些著錄項(xiàng)的數(shù)據(jù)點(diǎn)擊按鈕進(jìn)行選擇。修改目錄：選擇需要修改的檔案條目，點(diǎn)擊修改目錄按鈕，進(jìn)入修改目錄頁(yè)面。查看目錄：選擇檔案條目，點(diǎn)擊查看目錄按鈕可以直接查看該條目所有著錄工程信息。刪除目錄：選擇需要?jiǎng)h除的檔案條目，點(diǎn)擊刪除目錄按鈕，數(shù)據(jù)將刪除到數(shù)據(jù)回收站。如下列圖所示：錄入了檔案數(shù)據(jù)之后，選擇需要移交的數(shù)據(jù)，點(diǎn)擊檔案移交申請(qǐng)，填寫(xiě)移交申請(qǐng)單，走移交申請(qǐng)流程。如下列圖所示：原文掛接原文管理：錄

7、入了檔案條目之后需要把條目所對(duì)應(yīng)的正文、附件、審批表單等等相關(guān)文件通過(guò)原文的形式上傳到該目錄項(xiàng)，原文存放位置和上傳方式需要在“FTP管理中設(shè)置好，否那么原文將不能上傳。選中一條記錄，點(diǎn)擊進(jìn)入“原文管理，點(diǎn)擊添加按鈕可以添加正文、附件等。簡(jiǎn)單檢索簡(jiǎn)單檢索：可以通過(guò)簡(jiǎn)單的條件在檔案庫(kù)中查找檔案，選擇查詢的著錄項(xiàng)，輸入查詢內(nèi)容，點(diǎn)擊確定按鈕高級(jí)檢索高級(jí)檢索：可以輸入非常復(fù)雜的條件，來(lái)進(jìn)一步過(guò)濾檔案數(shù)據(jù)，從而更加精確的定位到查詢的檔案。選擇著錄工程，選擇關(guān)系，填寫(xiě)內(nèi)容，點(diǎn)擊添加，按照上述方法可添加多條查詢關(guān)系，再點(diǎn)擊確定按鈕查詢。系統(tǒng)字段系統(tǒng)字段：可讓用戶選擇顯示需要查看到的一些系統(tǒng)字段。勾選需要顯示

8、的字段，點(diǎn)擊確定按鈕，在檔案條目表中著錄工程的最后將顯示這些選中的系統(tǒng)字段。刷新刷新：點(diǎn)擊刷新按鈕之后，檔案庫(kù)數(shù)據(jù)將回歸到最初狀態(tài)。檔案整理合卷案卷信息的更新包括文件件數(shù)、總頁(yè)數(shù)等，對(duì)卷內(nèi)文件要生成卷內(nèi)順序號(hào)。檔案查閱圖 STYLEREF 1 s 2 SEQ 圖 * ARABIC s 1 45目錄檢索目錄檢索針對(duì)檔案庫(kù)的類型來(lái)進(jìn)行檢索。所屬全宗：當(dāng)前用戶為單全宗用戶，所屬全宗為用戶所屬全宗；當(dāng)前用戶為多全宗權(quán)限管理用戶，所屬全宗為給當(dāng)前用戶賦權(quán)了的所有全宗；當(dāng)前用戶為多全宗檔案主管，所屬全宗為所有全宗。檢索庫(kù)模板：選擇所需檢索的檔案庫(kù)的模板。檔案分類：選擇所需檢索的檔案庫(kù)的屬性檔案類型：選擇所需檢索的檔案庫(kù)的類型。選擇所需檢索的著錄項(xiàng)，填寫(xiě)檢索關(guān)鍵字，點(diǎn)擊目錄檢索。檔案借閱分為實(shí)體檔案借閱和電子檔案借閱兩個(gè)局部。主要用于檔案借閱情況的查看和統(tǒng)計(jì)。全文檢索全文檢索系統(tǒng)是對(duì)存有原文的條目可以進(jìn)行對(duì)整個(gè)原文內(nèi)容