兼職檔案員培訓(xùn)手冊[教學(xué)]

1、綜合檔案管理系統(tǒng)兼職檔案員培訓(xùn)手冊文件狀態(tài)： 草稿 正式發(fā)布 正在修改文件標(biāo)識：當(dāng)前版本：1.0作 者：劉博完成日期：2021-08-14Revision History文件建立/修改記錄日期版本建立/修改內(nèi)容建立/修改人部門審核人2021/08/141.0建立劉博工程部目錄 TOC o 1-2 h z u HYPERLINK l _Toc269652685 1登陸與修改密碼 PAGEREF _Toc269652685 h 3 HYPERLINK l _Toc269652686 2待辦事宜 PAGEREF _Toc269652686 h 3 HYPERLINK l _Toc269652687

2、2.1申請事項 PAGEREF _Toc269652687 h 3 HYPERLINK l _Toc269652688 2.2任務(wù)移交 PAGEREF _Toc269652688 h 4 HYPERLINK l _Toc269652689 2.3檔案整理 PAGEREF _Toc269652689 h 7 HYPERLINK l _Toc269652690 3檔案查閱 PAGEREF _Toc269652690 h 7 HYPERLINK l _Toc269652691 3.1目錄檢索 PAGEREF _Toc269652691 h 8 HYPERLINK l _Toc269652692 3.

3、2全文檢索 PAGEREF _Toc269652692 h 8 登陸與修改密碼登陸檔案系統(tǒng)可以通過在地址欄輸入檔案系統(tǒng)的網(wǎng)址登陸。 :/hnejda進(jìn)入系統(tǒng)后點擊操作界面，菜單欄“個人維護(hù)“個人信息維護(hù)“修改密碼，填寫密碼相關(guān)信息可修改檔案系統(tǒng)密碼。待辦事宜申請事項由我申請局部顯示的全部由我發(fā)起的申請單據(jù)，分為電子檔案申請、實體檔案申請、檔案移交申請和檔案銷毀申請。電子借閱申請在進(jìn)行檔案瀏覽的過程中，根據(jù)權(quán)限才能瀏覽原文。如果在瀏覽的過程中不能瀏覽該條的電子原文，是因為當(dāng)前用戶不具備查看原文的權(quán)利，此時就需要進(jìn)行電子借閱，經(jīng)審批后該用戶才能夠查看原文。在檔案瀏覽的界面中，選擇進(jìn)行電子借閱的條目

4、，可以選擇多條ctrl或shift鍵選擇，然后選擇菜單中的電子借閱申請，然后填寫借閱申請單。注：此時可通過繼續(xù)申請按鈕返回檔案庫界面繼續(xù)選擇其他條目進(jìn)行借閱，先前選擇的條目不會喪失。點擊刪除按鈕來去除所選的條目。輸入相應(yīng)的信息后，點擊確定，該申請單即生效并提交到對應(yīng)檔案員審批。申請人可以在待辦事宜中查看申請的單據(jù)的信息：選擇左側(cè)功能樹中的【申請事項】節(jié)點下的電子借閱申請。上述中如果檔案員審批完成并同意，就可以查看到借閱的文件，點【查看】按鈕即可。實體借閱申請在進(jìn)行檔案瀏覽的過程中，可能不僅需要查看電子檔案，還需要借出真正的實體檔案，這個時候需要先填寫實體借閱的預(yù)申請單，然后由相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批

5、，通過后可以到檔案室去提取實體檔案。借閱方法參考電子檔案借閱。檔案移交申請同電子檔案申請。檔案銷毀申請同電子檔案申請。任務(wù)移交檔案移交文件為檔案收集錄入的入口，各門類錄入人通過此模塊把各門類檔案進(jìn)行錄入，然后通過部室移交流程移交給門類檔案員或綜合檔案員。添加目錄、修改目錄、查看目錄、刪除目錄、原文管理同業(yè)務(wù)管理檔案數(shù)據(jù)管理頁面功能中相應(yīng)功能點。錄入了檔案數(shù)據(jù)之后，選擇需要移交的數(shù)據(jù)，點擊檔案移交申請，填寫移交申請單，走移交申請流程。檔案移交文件檔案移交文件為檔案收集錄入的入口，各門類錄入人通過此模塊把各門類檔案進(jìn)行錄入，然后通過部室移交流程移交給門類檔案員或綜合檔案員。如下列圖所示：添加目錄：

6、用于檔案條目的添加。帶紅色星號的為必填字段，如未填寫將不能保存；帶下拉框的為參考數(shù)據(jù)字典，這些著錄項的數(shù)據(jù)直接從下拉框中選擇，下拉框中數(shù)據(jù)在“數(shù)據(jù)字典管理中維護(hù)；帶箭頭按鈕的為參考組織機(jī)構(gòu)或者參考實體分類，這些著錄項的數(shù)據(jù)點擊按鈕進(jìn)行選擇。修改目錄：選擇需要修改的檔案條目，點擊修改目錄按鈕，進(jìn)入修改目錄頁面。查看目錄：選擇檔案條目，點擊查看目錄按鈕可以直接查看該條目所有著錄工程信息。刪除目錄：選擇需要刪除的檔案條目，點擊刪除目錄按鈕，數(shù)據(jù)將刪除到數(shù)據(jù)回收站。如下列圖所示：錄入了檔案數(shù)據(jù)之后，選擇需要移交的數(shù)據(jù)，點擊檔案移交申請，填寫移交申請單，走移交申請流程。如下列圖所示：原文掛接原文管理：錄

7、入了檔案條目之后需要把條目所對應(yīng)的正文、附件、審批表單等等相關(guān)文件通過原文的形式上傳到該目錄項，原文存放位置和上傳方式需要在“FTP管理中設(shè)置好，否那么原文將不能上傳。選中一條記錄，點擊進(jìn)入“原文管理，點擊添加按鈕可以添加正文、附件等。簡單檢索簡單檢索：可以通過簡單的條件在檔案庫中查找檔案，選擇查詢的著錄項，輸入查詢內(nèi)容，點擊確定按鈕高級檢索高級檢索：可以輸入非常復(fù)雜的條件，來進(jìn)一步過濾檔案數(shù)據(jù)，從而更加精確的定位到查詢的檔案。選擇著錄工程，選擇關(guān)系，填寫內(nèi)容，點擊添加，按照上述方法可添加多條查詢關(guān)系，再點擊確定按鈕查詢。系統(tǒng)字段系統(tǒng)字段：可讓用戶選擇顯示需要查看到的一些系統(tǒng)字段。勾選需要顯示

8、的字段，點擊確定按鈕，在檔案條目表中著錄工程的最后將顯示這些選中的系統(tǒng)字段。刷新刷新：點擊刷新按鈕之后，檔案庫數(shù)據(jù)將回歸到最初狀態(tài)。檔案整理合卷案卷信息的更新包括文件件數(shù)、總頁數(shù)等，對卷內(nèi)文件要生成卷內(nèi)順序號。檔案查閱圖 STYLEREF 1 s 2 SEQ 圖 * ARABIC s 1 45目錄檢索目錄檢索針對檔案庫的類型來進(jìn)行檢索。所屬全宗：當(dāng)前用戶為單全宗用戶，所屬全宗為用戶所屬全宗；當(dāng)前用戶為多全宗權(quán)限管理用戶，所屬全宗為給當(dāng)前用戶賦權(quán)了的所有全宗；當(dāng)前用戶為多全宗檔案主管，所屬全宗為所有全宗。檢索庫模板：選擇所需檢索的檔案庫的模板。檔案分類：選擇所需檢索的檔案庫的屬性檔案類型：選擇所需檢索的檔案庫的類型。選擇所需檢索的著錄項，填寫檢索關(guān)鍵字，點擊目錄檢索。檔案借閱分為實體檔案借閱和電子檔案借閱兩個局部。主要用于檔案借閱情況的查看和統(tǒng)計。全文檢索全文檢索系統(tǒng)是對存有原文的條目可以進(jìn)行對整個原文內(nèi)容