Chapter2_入職培訓(xùn)系列之一職場溝通V10

1、入職培訓(xùn)系列之一：職場溝通1書面表達與溝通故事：新任總經(jīng)理助理的麻煩無論是公司的內(nèi)部部門之間還是與外部客戶之間，相互之間的協(xié)調(diào)、溝通與支持都應(yīng)當(dāng)有書面溝通函件 在IT企業(yè)，常用到的書面表達和溝通包括通知、會議紀(jì)要、入職總結(jié)、工程總結(jié)和方案2書面表達根本知識 書面表達能力：也就是我們常說的文才。指運用文字將思想和觀點準(zhǔn)確清晰、科學(xué)系統(tǒng)的傳達給讀者的能力書面表達應(yīng)用：在日常工作中應(yīng)用最廣泛的就是公文寫作。如：通知、會議紀(jì)要、總結(jié)、方案等3內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 4通知概念：上級對下級、組織對成員或平行單位之間進行部署

2、工作、傳達事情或召開會議等所使用的應(yīng)用文。通知的寫法以布告形式貼出，把事情通知有關(guān)人員，如學(xué)生、觀眾等，通常不用稱呼。另一種是以書信的形式，發(fā)給有關(guān)人員，寫作形式同普通書信，寫明通知的具體內(nèi)容即可。5通知通知Y2全體學(xué)員： 本星期日（8月18日）上午十時，中心簽約IT企業(yè)代表與Y2全體學(xué)員在中心第二教室舉行北大青鳥招聘說明會，請準(zhǔn)時出席。6通知關(guān)于2008年元旦放假的通知全體員工： 根據(jù)全國年節(jié)及紀(jì)念日放假方法的規(guī)定及國務(wù)院辦公廳關(guān)于2008年局部節(jié)假日安排的通知精神，今年公司元旦放假時間為：元月1日至3日，共3天。元月4日正常上班。2007年12月29日（星期六）、30日（星期日）分別上元月

3、2日（星期三）、3日（星期四）的班。 放假期間，公司安排值班人員要堅守崗位、高度負(fù)責(zé)，做好節(jié)日期間防火防盜工作，切實保障員工和財產(chǎn)的平安。預(yù)祝大家過一個愉快的元旦！*市*科技開發(fā)有限公司2007年12月21日7訓(xùn)練：寫通知請在5分鐘之內(nèi)，寫一篇拔河比賽的通知8內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 9會議紀(jì)要概念：會議紀(jì)要是指根據(jù)會議記錄、會議文件及其他有關(guān)材料加工整理而成的，是會議議定事項和重要精神，并要求有關(guān)單位或部門執(zhí)行的一種文體。 會議紀(jì)要特點： 綜合性指導(dǎo)性備查性10會議紀(jì)要會議紀(jì)要一般分兩大局部開頭第一局部一般應(yīng)寫明

4、會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二局部是紀(jì)要的中心局部，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據(jù)會議性質(zhì)、規(guī)模、議題等不同，大致可以有以下三種寫法： 集中概述法分項敘述法發(fā)言提要法會議紀(jì)要的寫法11會議紀(jì)要樣例產(chǎn)學(xué)研討論會議紀(jì)要 時 間：2004年2月16日上午 主 持 人：毛大龍 出 席 人：黃立鵬、王梅珍、陳星達、陳運能、張福良、黃煒 列 席 人：林建萍、徐進、李克讓、梁慧、朱國定、呂秀君、鄭祿紅、李濱、張劍鋒、董珍時、夏朝豐、陸麗君、劉雪燕、任振成、馮盈之、范建波會議要點：1、毛大龍同志傳達了

5、全國第二次產(chǎn)學(xué)研工作會議精神和2004年全省教育工作要點。要求要結(jié)合上級指示精神，創(chuàng)造性地開展工作。 2、會議決定，王梅珍同志協(xié)助毛大龍同志主持學(xué)院行政日常工作。各單位、部門要及時向分管領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報工作，分管領(lǐng)導(dǎo)要在職權(quán)范圍內(nèi)大膽工作，及時拍板。如有重要問題需要學(xué)院解決，則提交辦公會議研究。12會議紀(jì)要與會議記錄的區(qū)別性質(zhì)不同會議記錄是討論發(fā)言的實錄，屬事務(wù)文書。會議紀(jì)要只記要點，是行政公文。功能不同會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閱，只作資料存檔；會議紀(jì)要通常要在一定范圍內(nèi)傳達或傳閱，要求貫徹執(zhí)行。13內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上

6、司溝通的一般原則 14總結(jié)方案概念：總結(jié)：單位或個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回憶歸納、分析評價，從中得出規(guī)律性認(rèn)識用以指導(dǎo)今后工作的事務(wù)性文書。15總結(jié)總結(jié)的寫法 標(biāo)題 正文 前言主體結(jié)尾落款16總結(jié)樣例試用期工作總結(jié)試用期工作總結(jié) 17工程總結(jié) 工程總結(jié)應(yīng)到達的目的：1、確認(rèn)本工程中什么是行之有效的2、防止重復(fù)錯誤3、鼓勵團隊成員4、作為工程實踐的證據(jù)18工程總結(jié)內(nèi)容 工程時間工程本錢 實際開發(fā)結(jié)果 產(chǎn)品 主要功能和性能 工程質(zhì)量 根本流程 進度 人員管理以及溝通交流 采用的新技術(shù)或新方法 工程特點 開發(fā)工作評價 客戶反應(yīng) 經(jīng)驗與教訓(xùn) 19內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場

7、溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 20工程方案方案的概念 機關(guān)、團體、企事業(yè)單位或個人 ，對一定時期的工作預(yù)先做出安排和打算時，都要制定方案。方案的內(nèi)容和寫法要比規(guī)劃具體、深入，要比設(shè)想正規(guī)、細(xì)致，要比方案簡明、集中。21方案包括的內(nèi)容開頭 主體 要做哪些事做到何種程度怎么做（詳細(xì)步驟和安排） 誰來做（具體到人） 結(jié)尾 22寫方案常見的問題對方案不重視 把目標(biāo)當(dāng)成方案，只有目標(biāo)，沒有完成目標(biāo)具體的方法、步驟、策略方案不具體、不明確，沒有落實到人 23案例討論：突發(fā)奇想 A公司是從事外包和系統(tǒng)集成的軟件開發(fā)商，經(jīng)常需要在不同的行業(yè)打單。 最近他們又為河南的一個投標(biāo)

8、的軟件工程組織了一個臨時的突擊小組，主要是為該工程構(gòu)造一個原型，為競標(biāo)演示做準(zhǔn)備。軟件小組組織架構(gòu)是這樣的24內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 25平級溝通（1）做個讓人喜歡的人維護他人的自尊；不自私，不逞強；盡量使自己成為一位隨和的人；防止發(fā)怒；不嫉妒做個讓人信服的人老實，做人的靈魂；真誠，信賴的基石；守信，說到就要做到；平等，絕不盛氣凌人。26平級溝通（2）如何尋求幫助盡心盡力地幫助他人：不帶個人目的去幫助他人；強化自己的團隊合作精神；不可貪功，不要獨攬榮譽；用具體的行為描述贊美他人以及指出問題；不要過于直率地、特別是

9、當(dāng)眾指出別人的錯誤；勇于成認(rèn)你需要別人幫助：不要害怕“丟面子而不懂裝懂；27案例分析：同事之間 李明是一個工程的領(lǐng)導(dǎo)，劉剛是他團隊里的軟件工程師。 李明：“幾個星期以前，我給工程團隊每人發(fā)了一份電子郵件，告訴大家今天離開中心前提交每個人的進度及工程模塊開發(fā)文檔。而且，你可能要用到這些，因為明天下午2：00我們組的工程情況階段評審，需要你代表我們工程組進行講演 28內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 29客戶溝通多用請求句 少用否認(rèn)句 運用負(fù)正法 語氣應(yīng)委婉、尊敬 用詞不能太專業(yè) 30案例分析：難纏的小鬼 前段時間，劉笑參與的

10、兩個工程都碰到了客戶溝通問題。在做出產(chǎn)品試用版本后，總有那么幾個用戶“百般刁難，提出各種各樣的問題，他們甚至?xí)凸こ探M規(guī)劃開發(fā)的思路，提供設(shè)計界面，會從他們理解的軟件工程角度給工程組出謀劃策，如果不按照他們的思路做，系統(tǒng)就不可能過他們這一關(guān)，后來關(guān)系搞得比較對立。工程馬上就驗收了，可是那幾個“難纏的小鬼如果過不去的話，一切將白搭31內(nèi)容概要書面溝通通知會議紀(jì)要總結(jié)方案職場溝通與同事溝通的一般原則與客戶溝通的一般原則與上司溝通的一般原則 32與上司溝通（1）溝通原則了解上司的性格特點；記下領(lǐng)導(dǎo)交辦事項的重點；確認(rèn)理解命令內(nèi)容和含義；快速響應(yīng)，主動請示匯報；溝通的基調(diào)：尊敬、執(zhí)行、配合。33與上司溝通（2）匯報：向直接上級匯報，切忌越級；充分準(zhǔn)備，把握報告的時機；語言簡潔、用詞準(zhǔn)確無歧義；列出詳細(xì)的資料和分析結(jié)果；防止直接地指出上司的錯誤；除非有上司明確指示，否則不能只提問題，不談解決方案；最好提供兩種以上的解決方案，并列出每個提案的優(yōu)缺點。34案例分析：與工程經(jīng)理吵架 李爽是工程組的設(shè)計師和高級程序員。昨天李爽和工程組的工程經(jīng)理吵了整整一下午，為什么？全部在一個測試報告上，李爽認(rèn)為應(yīng)該把第三期