某集團(tuán)綜合部管理規(guī)范與流程圖

1、. .PAGE36 / NUMPAGES36目錄TOC o 1-3 h z uHYPERLINK l _Toc300857463第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖 PAGEREF _Toc300857463 h 3HYPERLINK l _Toc300857464第二章綜合部崗位職責(zé) PAGEREF _Toc300857464 h 4HYPERLINK l _Toc300857465一、部門(mén)崗位職責(zé) PAGEREF _Toc300857465 h 4HYPERLINK l _Toc300857466二、部門(mén)員工崗位職責(zé) PAGEREF _Toc300857466 h 4HYPERLINK l _Toc30

2、0857467第三章綜合部管理流程 PAGEREF _Toc300857467 h 8HYPERLINK l _Toc3008574681.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程 PAGEREF _Toc300857468 h 8HYPERLINK l _Toc3008574692.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程 PAGEREF _Toc300857469 h 9HYPERLINK l _Toc3008574703.信函收發(fā)工作流程 PAGEREF _Toc300857470 h 10HYPERLINK l _Toc3008574714.寄送信函、快件工作流程 PAGEREF _Toc300857471 h 11HYPERL

3、INK l _Toc3008574725. 發(fā)文工作流程 PAGEREF _Toc300857472 h 12HYPERLINK l _Toc3008574736. 收文工作流程 PAGEREF _Toc300857473 h 13HYPERLINK l _Toc3008574747.重要接待流程 PAGEREF _Toc300857474 h 14HYPERLINK l _Toc3008574758.入住酒店管理流程 PAGEREF _Toc300857475 h 15HYPERLINK l _Toc3008574769.前臺(tái)接待流程 PAGEREF _Toc300857476 h 16HY

4、PERLINK l _Toc30085747710.發(fā)文管理流程 PAGEREF _Toc300857477 h 17HYPERLINK l _Toc30085747811.收文管理流程 PAGEREF _Toc300857478 h 18HYPERLINK l _Toc30085747912.檔案歸檔流程 PAGEREF _Toc300857479 h 19HYPERLINK l _Toc30085748013.檔案借閱歸還流程 PAGEREF _Toc300857480 h 20HYPERLINK l _Toc30085748114.檔案銷(xiāo)毀流程 PAGEREF _Toc300857481

5、 h 21HYPERLINK l _Toc30085748215.印章制刻申請(qǐng)流程 PAGEREF _Toc300857482 h 22HYPERLINK l _Toc30085748316.印章使用流程 PAGEREF _Toc300857483 h 23HYPERLINK l _Toc30085748417.公司證照管理流程 PAGEREF _Toc300857484 h 24HYPERLINK l _Toc30085748518.會(huì)議管理流程 PAGEREF _Toc300857485 h 25HYPERLINK l _Toc30085748619.辦公用品購(gòu)買(mǎi)審批流程 PAGEREF

6、_Toc300857486 h 25HYPERLINK l _Toc30085748720.辦公用品領(lǐng)用流程 PAGEREF _Toc300857487 h 26HYPERLINK l _Toc30085748821.車(chē)輛使用流程 PAGEREF _Toc300857488 h 27HYPERLINK l _Toc300857489第四章綜合部管理表格 PAGEREF _Toc300857489 h 28HYPERLINK l _Toc3008574901.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表 PAGEREF _Toc300857490 h 28HYPERLINK l _Toc3008574912.信函與快

7、件簽收登記表 PAGEREF _Toc300857491 h 28HYPERLINK l _Toc3008574924.收文登記表 PAGEREF _Toc300857492 h 29HYPERLINK l _Toc3008574935.擬文處理簽 PAGEREF _Toc300857493 h 29HYPERLINK l _Toc3008574946.文件處理簽 PAGEREF _Toc300857494 h 30HYPERLINK l _Toc3008574957.周例會(huì)簽到表 PAGEREF _Toc300857495 h 30HYPERLINK l _Toc3008574968.用印審

8、批表 PAGEREF _Toc300857496 h 31HYPERLINK l _Toc3008574979.發(fā)文目錄表 PAGEREF _Toc300857497 h 31HYPERLINK l _Toc30085749810.文件檔案借閱登記表 PAGEREF _Toc300857498 h 31HYPERLINK l _Toc30085749911.辦公用品采購(gòu)審批單 PAGEREF _Toc300857499 h 32HYPERLINK l _Toc30085750012.辦公用品臺(tái)賬 PAGEREF _Toc300857500 h 32HYPERLINK l _Toc3008575

9、0113.辦公用品領(lǐng)用表 PAGEREF _Toc300857501 h 33HYPERLINK l _Toc30085750214.外出員工登記表 PAGEREF _Toc300857502 h 33HYPERLINK l _Toc30085750315.車(chē)輛出入登記表 PAGEREF _Toc300857503 h 33HYPERLINK l _Toc30085750416.油卡登記表 PAGEREF _Toc300857504 h 33HYPERLINK l _Toc30085750517.車(chē)輛登記列表 PAGEREF _Toc300857505 h 34HYPERLINK l _Toc

10、30085750618.車(chē)輛登記卡 PAGEREF _Toc300857506 h 34HYPERLINK l _Toc30085750719.車(chē)輛請(qǐng)修表 PAGEREF _Toc300857507 h 35HYPERLINK l _Toc30085750820.保養(yǎng)記錄表 PAGEREF _Toc300857508 h 35HYPERLINK l _Toc30085750921.住宿登記表 PAGEREF _Toc300857509 h 36HYPERLINK l _Toc30085751022.公務(wù)接待審批表 PAGEREF _Toc300857510 h 36第一章綜合部組織結(jié)構(gòu)圖第二章

11、 綜合部崗位職責(zé)一、部門(mén)崗位職責(zé)1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖和集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略，負(fù)責(zé)重要文稿的起草工作；2.負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)所屬各公司綜合事務(wù)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公司資料、證照、資質(zhì)、印章、信息、宣傳報(bào)道等日常行政事務(wù)管理工作；3.組織制定公司有關(guān)規(guī)章制度；4.公司會(huì)議組織、記錄與記錄歸檔工作；5.負(fù)責(zé)前臺(tái)接待、客人來(lái)訪登記迎送等招待工作；6.負(fù)責(zé)公司日常安全保衛(wèi)與消防管理工作；7.負(fù)責(zé)公司車(chē)輛調(diào)動(dòng)管理工作；8.負(fù)責(zé)公司總務(wù)后勤管理工作；9.負(fù)責(zé)公司對(duì)外宣傳工作、公關(guān)工作；10.完成公司高層臨時(shí)交辦的工作。二、部門(mén)員工崗位職責(zé)（一）部門(mén)負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.根據(jù)公司階段性目標(biāo)和年度計(jì)劃，制定所屬部門(mén)的年度

12、目標(biāo)、計(jì)劃和措施；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)綜合部辦公、行政、總務(wù)、安全保衛(wèi)、等日常監(jiān)督管理與相關(guān)規(guī)章制度的制訂工作；3.負(fù)責(zé)所屬部門(mén)與各分公司綜合部的組織建設(shè)日常工作指導(dǎo)、考核等工作； 4.負(fù)責(zé)召集集團(tuán)公司辦公會(huì)議，跟蹤落實(shí)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況；5.負(fù)責(zé)公司比較重要的對(duì)外接待、聯(lián)誼、公關(guān)事宜的組織、安排和實(shí)施；6.負(fù)責(zé)編制公司行政用款計(jì)劃，做好行政費(fèi)用的預(yù)算與控制工作；7.負(fù)責(zé)組織本部的工作，并督促部門(mén)人員完成職責(zé)圍的各項(xiàng)工作任務(wù)；8.按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。（二）網(wǎng)絡(luò)管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，根據(jù)公司需求提出網(wǎng)絡(luò)改造意見(jiàn)并實(shí)施；2.負(fù)責(zé)公司數(shù)據(jù)安全管理，對(duì)重要數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，并嚴(yán)

13、格控制數(shù)據(jù)出入公司；3.負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，病毒防治與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，以與客戶(hù)端與相關(guān)準(zhǔn)系統(tǒng)接口的安全管理；4.負(fù)責(zé)對(duì)公司計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)置和安裝與對(duì)計(jì)算機(jī)的相應(yīng)調(diào)整分配的權(quán)利；5.負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)軟硬件的安裝、維護(hù)和管理，網(wǎng)絡(luò)線路連接與網(wǎng)絡(luò)設(shè)備參數(shù)設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)故障排除與系統(tǒng)優(yōu)化，做好日常工作日志；6.負(fù)責(zé)信息設(shè)備登記入帳，維修，報(bào)廢，保障系統(tǒng)、打印系統(tǒng)的正常運(yùn)作；7.負(fù)責(zé)公司監(jiān)控系統(tǒng)與OA系統(tǒng)平臺(tái)的建設(shè)工作；8.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（三）辦公事務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂辦公事務(wù)季、月度發(fā)展計(jì)劃；2. 起草、擬訂文件、資料、檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)與所屬公司的月度、周工作計(jì)劃的收集、

14、匯總、跟催工作；4.負(fù)責(zé)企業(yè)、外各種來(lái)往文件的核對(duì)、頒布和下發(fā)工作；5.負(fù)責(zé)起草會(huì)議文件與通知，與時(shí)完成會(huì)議記錄、紀(jì)要工作；6.負(fù)責(zé)集團(tuán)報(bào)宣傳人員的選拔與管理工作，定期做好報(bào)刊的相關(guān)事宜；7.負(fù)責(zé)集團(tuán)大事記的收集、整理、匯編與集團(tuán)月度信息簡(jiǎn)報(bào)的編輯、發(fā)布等工作；8.負(fù)責(zé)集團(tuán)公共往來(lái)文件的檢查、跟蹤處理與信息回饋工作；9.協(xié)助處理與集團(tuán)宣傳、秘書(shū)、物品印刷等有關(guān)的其它工作。10. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（四）檔案資料管理崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司部與外來(lái)文件的傳遞工作，嚴(yán)格執(zhí)行文件簽收、登記、傳遞辦理、分類(lèi)立卷、歸檔等工作；2.負(fù)責(zé)集團(tuán)公章的保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行公章用印登記審核程序；3.負(fù)責(zé)集團(tuán)管理制

15、度、通知、通告等重要文件的公示、保管、分發(fā)、借閱、更新等工作；4.負(fù)責(zé)集團(tuán)各部門(mén)與所屬公司相關(guān)資質(zhì)、證照、專(zhuān)利、文件資料、合同、檔案等歸檔工作，并進(jìn)行分類(lèi)整理、保管、編制檢索工具；5.嚴(yán)格檔案借閱程序，按規(guī)定辦理檔案借閱登記手續(xù)；6.負(fù)責(zé)做好檔案的防盜、防火、防塵、防霉、防鼠、防蟲(chóng)、防光等工作，確保檔案材料完整無(wú)缺； 7.負(fù)責(zé)公司會(huì)務(wù)接待、會(huì)務(wù)安排、會(huì)場(chǎng)布置與服務(wù)等工作；8. 完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（五）后勤總務(wù)主管崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)擬訂綜合部季、月度資金使用計(jì)劃；2.負(fù)責(zé)油卡、房租、水電等費(fèi)用的管理工作；3.負(fù)責(zé)組織辦公行政用品的購(gòu)買(mǎi)、登記、發(fā)放與管理；4.負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)進(jìn)出、分類(lèi)、編號(hào)與

16、臺(tái)帳等管理工作；5.負(fù)責(zé)公司財(cái)產(chǎn)物資安全與設(shè)施的維修工作；6.負(fù)責(zé)公司行政車(chē)輛的調(diào)度，協(xié)調(diào)各部門(mén)車(chē)輛的使用7.負(fù)責(zé)員工宿舍的登記、分配、租賃與管理工作；8.負(fù)責(zé)公司所有鑰匙的登記、編號(hào)、配制、領(lǐng)用登記等管理工作；9.負(fù)責(zé)公司證照、法律、合同文件的變更、登記與年檢工作；10.與時(shí)安排并完成綜合部主管臨時(shí)下達(dá)的各項(xiàng)接待或領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)任務(wù)；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（六）前臺(tái)崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)、信函的收轉(zhuǎn)發(fā)工作，做好工作信息的記錄、整理、建檔等工作；2.負(fù)責(zé)訪客、來(lái)賓的登記、接待、引見(jiàn)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員出入公司；3.執(zhí)行公司考勤制度，負(fù)責(zé)員工的考勤記錄匯總、外出登記，監(jiān)督員工刷卡等工作；4.負(fù)責(zé)員工出差預(yù)

17、訂機(jī)票、火車(chē)票、客房等，差旅人員行程與聯(lián)絡(luò)登記等工作；5.負(fù)責(zé)辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生、綠化等監(jiān)督管理工作；6.負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用、發(fā)放、登記、入庫(kù)與盤(pán)存等工作；7.負(fù)責(zé)公司員工通行錄與的更新等工作；8.負(fù)責(zé)會(huì)議室管理與開(kāi)會(huì)期間的服務(wù)工作；9.配合辦公事務(wù)主管完成部分文件的打印、復(fù)印、文字編制等工作；10.負(fù)責(zé)每日公司就餐人數(shù)的統(tǒng)計(jì)并登記，安排落實(shí)員工就餐等工作；11.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。（七）司機(jī)崗位職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度和工作程序，服從上級(jí)指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查；2.根據(jù)公司的年度預(yù)算與車(chē)輛使用狀況，編制車(chē)輛年度、月份維修保養(yǎng)計(jì)劃；3.保持車(chē)輛外的衛(wèi)生整潔，經(jīng)常進(jìn)行車(chē)輛保養(yǎng)，保

18、持車(chē)輛的良好運(yùn)行狀態(tài)；4.按規(guī)定到指定地點(diǎn)維修，并提供詳盡、有效的費(fèi)用明細(xì)；5.嚴(yán)格出車(chē)登記制度，按照公司規(guī)定時(shí)間，規(guī)定路線發(fā)車(chē)；6.負(fù)責(zé)車(chē)輛違章記錄的查閱與處理工作；7.負(fù)責(zé)車(chē)輛費(fèi)用、公里數(shù)的統(tǒng)計(jì)，按公里數(shù)核算相關(guān)部門(mén)費(fèi)用；8.負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的管理、存放、年審、保險(xiǎn)等工作；9.完成領(lǐng)導(dǎo)安排的臨時(shí)工作。第三章綜合部管理流程1.預(yù)約客人來(lái)訪接待工作流程整理當(dāng)天預(yù)約記錄告知來(lái)訪者情況開(kāi)始結(jié)束綜合部前臺(tái)接待客人各職能部門(mén)確認(rèn)與提醒訪問(wèn)事宜來(lái)訪來(lái)訪登記通知被訪者客人等待接待來(lái)訪客人確認(rèn)來(lái)訪告知相關(guān)事宜準(zhǔn)備接待來(lái)訪客人引領(lǐng)會(huì)見(jiàn)配合送走客戶(hù)來(lái)訪信息錄入，記錄匯總審核存檔2.來(lái)電轉(zhuǎn)接流程開(kāi)始撥通 結(jié)束前臺(tái)接待

19、外部單位人員各部門(mén)或員工聽(tīng)到 鈴響拿起話筒接聽(tīng)傾聽(tīng)來(lái)電事由明確被訪人在否 處理范圍內(nèi)范圍外轉(zhuǎn)接接電在單位不在告知情況留言記錄3.信函收發(fā)工作流程開(kāi)始接收信函審核登 記審核分 信接 收回 信寄 信結(jié)束有無(wú)拆 信登記信息是否有明確收信人綜合部前臺(tái)接待各職能部門(mén)4.寄送信函、快件工作流程開(kāi)始登 記聯(lián)絡(luò)相應(yīng)單位處理發(fā)送結(jié)束前臺(tái)接待各職能部門(mén)外部單位交待寄送信函、文件事宜簽 收接到服務(wù)要求5. 發(fā)文工作流程開(kāi)始提出申請(qǐng)審批結(jié)束登 記發(fā) 原件存檔填寫(xiě)申請(qǐng)表綜合部前臺(tái)接待員工6. 收文工作流程開(kāi)始收 文簽收結(jié)束登 記復(fù) 印轉(zhuǎn)交文件存 檔接收綜合部前臺(tái)接待各部門(mén)或員工7.重要接待流程是否是是是否否提出重要接待

20、申請(qǐng)結(jié)束審核審核審批規(guī)劃接待事宜提交請(qǐng)購(gòu)報(bào)告審核審批組織實(shí)施配合執(zhí)行執(zhí)行開(kāi)始結(jié)束相關(guān)部門(mén)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)公司領(lǐng)導(dǎo)是否8.入住酒店管理流程結(jié)束部門(mén)/員工綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)前臺(tái)接待審批否是員工住宿登記酒店安排酒店退訂審核是否辦理入住手續(xù)填寫(xiě)住宿申請(qǐng)表同意住宿入住辦理入住手續(xù)開(kāi)始9.前臺(tái)接待流程看到客人，禮貌招呼開(kāi)始問(wèn)明來(lái)訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點(diǎn)引領(lǐng)客人到達(dá)等待地點(diǎn)奉茶，請(qǐng)客人稍等離開(kāi)結(jié)束10.發(fā)文管理流程相關(guān)部門(mén)綜合部有關(guān)部門(mén)公司領(lǐng)導(dǎo)是草擬文本開(kāi)始結(jié)束審核審核會(huì)簽否會(huì)簽審核寄發(fā)公文校稿、更正復(fù)印、蓋章正式公文否否11.收文管理流程秘書(shū)回復(fù)具體辦理綜合部主管審核領(lǐng)導(dǎo)閱否傳閱傳閱否核定文件領(lǐng)導(dǎo)

21、審閱公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)是否是否開(kāi)始外部文件外部單位結(jié)束資料存檔12.檔案歸檔流程準(zhǔn)備資料是否合格資料匯總分類(lèi)歸檔上架重新整理相關(guān)部門(mén)綜合部是否搜集資料開(kāi)始結(jié)束13.檔案借閱歸還流程否按相關(guān)規(guī)定處理歸還后檢查是否損壞分管領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)審核審核審核機(jī)密否辦理手續(xù)檔案使用否否是是是開(kāi)始結(jié)束 借閱申請(qǐng)否是否辦理注銷(xiāo)14.檔案銷(xiāo)毀流程是否提出銷(xiāo)毀檔案申請(qǐng)審批銷(xiāo)毀開(kāi)始審批結(jié)束相關(guān)部門(mén)綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)信息存檔15.印章制刻申請(qǐng)流程公司領(lǐng)導(dǎo)綜合部相關(guān)部門(mén)主管審核審核審核公安部門(mén)批文制刻印章啟用印章否是制刻申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束是否16.印章使用流程相關(guān)部門(mén)綜合部公司領(lǐng)導(dǎo)審核公司章審核審核請(qǐng)示否加蓋印章用印登記加蓋

22、部門(mén)章用印登記否是用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束否是否否是否是資料歸檔資料歸檔17.公司證照管理流程移交人綜合部使用部門(mén)開(kāi)始移交登記、保管申請(qǐng)使用使用流程是否需要年檢歸還年檢結(jié)束否是18.會(huì)議管理流程開(kāi)始與會(huì)各單位召開(kāi)會(huì)議部門(mén)綜合部提出會(huì)議召開(kāi)申請(qǐng)結(jié)束會(huì)議準(zhǔn)備會(huì)議通知接受接受邀請(qǐng)會(huì)議服務(wù)按時(shí)參會(huì)按時(shí)參會(huì)形成會(huì)議決議和文件會(huì)后管理19.辦公用品購(gòu)買(mǎi)審批流程采購(gòu)人員分管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門(mén)綜合部審核 核審核審核采購(gòu)程序是否開(kāi)始購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)單結(jié)束20.辦公用品領(lǐng)用流程相關(guān)部門(mén)綜合部結(jié)束信息存檔審核審核按清單發(fā)放否是開(kāi)始填寫(xiě)領(lǐng)用單否是21.車(chē)輛使用流程開(kāi)始審核審批填寫(xiě)車(chē)輛請(qǐng)用單查詢(xún)車(chē)輛使用信息調(diào)配車(chē)輛安排司機(jī)檢查車(chē)輛提供車(chē)輛登

23、記用車(chē)信息接車(chē)信息使用車(chē)輛結(jié)束辦理車(chē)輛使用手續(xù)行政部經(jīng)理交代的其他工作辦理車(chē)輛使用手續(xù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人綜合部部門(mén)第四章綜合部管理表格1.公司前臺(tái)來(lái)訪客人登記表年月日序號(hào)所在單位來(lái)訪人數(shù)是否預(yù)約被訪人事由時(shí)間備注部門(mén)到達(dá)離開(kāi)122.信函與快件簽收登記表日期來(lái)件單位數(shù)量密級(jí)接收部門(mén)簽收人（簽字）3信函與快件寄送登記表日期送寄部門(mén)數(shù)量密級(jí)送達(dá)單位接收人送寄人（簽字）4.收文登記表 第 頁(yè)收文編號(hào)收 到日 期來(lái)文單位文件號(hào)文件標(biāo)題（容）處 理 情 況備注月日承辦單位承辦人 簽字處理結(jié)果5.擬文處理簽行文單位起草人文件主題主送單位抄送單位文件編號(hào)號(hào)份數(shù)份發(fā)文日期年月日（加蓋印章）部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：年月日領(lǐng)導(dǎo)批示簽字：年月日6.文件處理簽來(lái)文單位秘級(jí)來(lái)文單位文件名容摘要受文部門(mén)受文日期受文單位處理意見(jiàn)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示受理部門(mén)意見(jiàn)7.周例會(huì)簽到表部門(mén)個(gè)人日期：日期：日期：日期：主持：主持：主持