房地產(chǎn)開發(fā)(國有企業(yè))公司檔案管理制度

1、附件：規(guī)章制度控制表制度名稱xxxxx公司檔案管理制度制度編號xxxx（YW）-12-2015-02版本生效日期下次評估時間 起草人部門審核 分管領(lǐng)導(dǎo)審核 簽發(fā)人是否修訂20152015.52016.4. 否此次修訂的主要內(nèi)容本次為新制訂。 解釋 部門Xxxxx公司檔案室實施及完善執(zhí)行人Xxxxx公司檔案室室 備注xxxxxx公司檔案管理制度第一條 總則為進一步加強公司檔案管理，建立、健全公司檔案管理體系，全面提升檔案管理水平，確保公司檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效性，充分發(fā)揮檔案在公司項目建設(shè)、經(jīng)營管理以及發(fā)展等工作中的重要作用。根據(jù)中華人民共和國檔案法、機關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期

2、限規(guī)定、檔案法實施辦法和電子文件歸檔與電子檔案管理辦法等法律法規(guī)，特制訂本管理制度。 第二條 檔案的立卷歸檔一、立卷歸檔范圍公司在從事項目建設(shè)、經(jīng)營管理及發(fā)展等工作中形成的具有保存價值的文件材料、聲像資料和所獲得的榮譽資料及象征榮譽的實物檔案，任何個人不得將公司的檔案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔。二、歸檔的時間（一）工程建設(shè)項目，在工程竣工后將要歸檔的文件、資料組成保管單位，由項目負責(zé)人審定后，向公司檔案室管理人員進行移交；對活動周期較長的項目或時間連續(xù)性強的項目活動中形成的文件材料，可視具體情況按年度分批歸檔；對于機密性強的，重要的外來材料(如外購設(shè)備的隨機圖紙和文字說明材料等)須在工作完成后及時

3、歸檔。 （二）公司黨、政、工、團的電子文件歸檔，應(yīng)在公文管理中公文流程處理完畢后立即送檔案室，實體文件在次年的第二季度前向公司檔案室移交。（三）會計檔案由公司財務(wù)部兼職檔案管理員按照檔案管理的要求整理歸檔，負責(zé)完成當年檔案的數(shù)據(jù)錄入、分類、立卷、編目等工作。憑證、報表、工資冊可按月歸檔；帳簿可按年歸檔。歸檔后的會計檔案可暫由本部門保管三年，屆時向公司檔案室移交。而當年形成的各類檔案目錄在次年移交檔案室。（四）審計合同類資料的移交時間按每年移交檔案室。（五）因公外出學(xué)習(xí)、培訓(xùn)及出國人員帶回的資料，應(yīng)在回公司一周內(nèi)向公司檔案室移交，否則，不予簽字報銷。三、歸檔要求（一）歸檔的材料必須收集完整后并擬

4、寫清單由相關(guān)部門指定工作人員移交檔案室。（二）歸檔的文件材料、圖表必須齊全完整，照片(包括底片)、錄音、錄像帶、光盤等必須同其詳細的文字說明材料一起歸檔。（三）歸檔的文件材料必須準確地反映公司各項管理活動的真實內(nèi)容和歷史過程，符合自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。（四）歸檔的文件必須是原件(定稿)，具有重大意義的文件應(yīng)同時保存歷次修改稿。發(fā)文須在發(fā)文稿簽發(fā)欄加印。 （五）歸檔的文件材料要字跡清楚，圖面整潔，不得用易褪色的筆進行書寫、繪制，禁用鉛筆、圓珠筆、彩色筆、純藍墨水、紅墨水、復(fù)寫紙。（六）為確保案卷質(zhì)量，除保證文件材料齊全完整外、還須分類及保管期限劃分準確、組卷合理、排列有序（數(shù)

5、據(jù)錄入、文件材料、案卷等）、裝訂和編目符合要求、備考說明清楚、案卷封面及脊背填寫完全和正確、標題擬寫簡明扼要并與內(nèi)容一致。會計檔案在整理前，首先要符合會計管理的要求，然后按照以上檔案管理的要求歸檔。 （七）科技檔案按一式兩份歸檔，分別為正本和副本；文書檔案及其他門類檔案按一式一份歸檔。 （八）所有歸檔的案卷符合科學(xué)技術(shù)管理案卷構(gòu)成的一般要求、文書檔案案卷格式、技術(shù)用圖折疊方法的要求，紙張幅面為國際通用的A4標準。第三條 檔案的保管一、接收檔案必須認真進行驗收，并辦理接交手續(xù)。二、存放檔案必須有專用的庫房、柜、架，并應(yīng)按規(guī)定編號。柜與墻面距離不少于10cm，垂直于有窗的墻壁擺設(shè)，以便通風(fēng)。三、電

6、子檔案在保管過程中應(yīng)進行抽樣檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施；定期進行檔案的清理核對工作，做到帳物相符。對破損和載體變質(zhì)的檔案，要及時進行修復(fù)和復(fù)制。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要注明原因，保存依據(jù)。同時設(shè)備更新時應(yīng)確認原載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進行電子檔案的載體轉(zhuǎn)化工作，原載體的保留至少不低于3年。定期檢驗結(jié)果應(yīng)填入電子檔案管理登記表。四、底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫時，要認真檢查其修改、補充等情況。底圖的存放以平放為宜。五、縮微膠片、照片、磁帶等的保管：（一）存放膠片、照片、磁帶等要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排放在膠片柜或防火柜內(nèi)。

7、縮微母片和拷貝片應(yīng)分別進行存放。（二）膠片柜應(yīng)設(shè)置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有毒有害氣體的環(huán)境，空氣調(diào)節(jié)設(shè)施、溫濕度應(yīng)符合規(guī)定的要求。六、保存檔案必須有良好的衛(wèi)生環(huán)境和具有防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害氣體和防污染等安全措施。七、定期記錄庫房溫濕度。聲像檔案庫房溫度應(yīng)控制在10-20之間；相對濕度在40-60之間；防磁檔案柜的擺放應(yīng)同時遠離磁場；紙質(zhì)檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14-24（±2），相對濕度在45-60（±5%）。八、做好庫房的“九防”工作(防火、防潮、防盜、防鼠、防蟲、防蛀、防光、防灰、防有毒有害氣體)，庫房室內(nèi)照明采用白熾燈，定期通風(fēng)透氣檢查，

8、對蟲霉等檔案及時處理。九、檔案管理人員負責(zé)本轄區(qū)的庫房管理。未經(jīng)同意，其他人一律不得隨意進出入庫房。確因工作需要，可履行有關(guān)手續(xù)，同意后方可進入。第四條 檔案借閱一、文件資料的借閱（一）歸檔的文件、技術(shù)資料原則上不得借出檔案室。借閱及查閱任何保密檔案和機密文件應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)，不允許私自抄錄和帶出。因工作需要須借閱或查閱的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準方可調(diào)卷，并做好借閱記錄，限期歸還。（二）外單位來查閱或抄錄檔案時，原則上不得調(diào)卷。若因工作需要，則要經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方能調(diào)卷，且只能查閱，不能借出。二、工程圖紙的借閱工程圖紙必須歸檔2套（其中1套永久保存，1套供查閱），原則上不得借出檔案室，若因工作需

9、要借出，則須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借出，并做好借閱記錄，限期歸還。三、科技圖書、雜志的借閱（一）科技圖書存檔只有1本的，不得借出。有多本的，借閱期限為1月，且1次只能借閱1本，待歸還后方可續(xù)借。 （二）雜志借閱期限為半月。且1次只能借閱2本，待歸還后方可續(xù)借。第五條 檔案的開發(fā)利用一、公司檔案信息資源開發(fā)的重點應(yīng)服務(wù)、服從于公司的改革、發(fā)展，公司檔案室應(yīng)把檔案信息的開發(fā)利用，作為發(fā)展、鞏固檔案工作的一項重要內(nèi)容。二、檔案信息資源的開發(fā)利用主要采用：（一）及時了解利用者的需要，對檔案進行加工整理，編制通用性專題（工程項目）匯編。（二）對檔案進行深層次加工整理，匯編專題資料、科研成果、數(shù)據(jù)手冊、圖表

10、手冊、市場信息、國內(nèi)外同行業(yè)經(jīng)營情況介紹等。（三）編制、提供檔案各類檢索目錄。（四）計算機檢索準確、迅速的調(diào)閱實體文件、圖紙以及電子件。（五）在公司內(nèi)部實行有范圍的檔案開架閱覽。（六）電話調(diào)卷。（七）提供檔案的復(fù)制件。三、檔案的開發(fā)和利用是為了公司的發(fā)展，滿足公司項目建設(shè)、經(jīng)營管理等需要，在檔案的利用過程中，必須嚴格實行保密制度，確保檔案使用的安全。第六條 檔案的鑒定與銷毀一、根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，制定本公司的保管期限表，定期對檔案進行鑒定，準確地判定檔案的存毀。二、檔案鑒定工作，應(yīng)在公司分管檔案工作負責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案室負責(zé)人、各專業(yè)技術(shù)人員、檔案室人員共同組成鑒定小組。三、檔案的鑒定工作應(yīng)由

11、檔案管理人員提出檔案鑒定報告，經(jīng)鑒定小組成員采取逐份鑒定的辦法審定后，由鑒定小組負責(zé)人簽名，注明鑒定日期。四、檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。五、銷毀失去保存價值的檔案須由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，由至少兩人在指定地點監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。未經(jīng)批準同意，任何部門和個人都不能任意處置和銷毀公司的檔案，否則，將追究法律責(zé)任。決定銷毀的檔案，最好另行保留一段時間再處理。第七條 檔案管理體制一、公司的檔案是指公司在各個歷史時期的項目建設(shè)、經(jīng)營管理活動中形成的全部檔案，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、圖樣、聲像檔案、照片檔案、磁性載體檔案、

12、實物檔案等，它們都是公司檔案的有機組成部分，根據(jù)各門類檔案的自身特點，按照特定的分類法，對其進行系統(tǒng)、規(guī)范、統(tǒng)一的管理。 二、公司的檔案管理工作是在公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及檔案室主任的領(lǐng)導(dǎo)下，實行對公司各部門的檔案集中統(tǒng)一管理。 三、為加強公司檔案管理，應(yīng)成立檔案管理機構(gòu)，并配備和調(diào)整專職和兼職檔案員。四、根據(jù)國家檔案管理規(guī)定公司檔案管理目標需達一級管理水平的要求，公司需將檔案管理工作納入公司發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，納入到公司領(lǐng)導(dǎo)辦公會議、工作議事日程，納入到公司員工的經(jīng)濟責(zé)任制、崗位責(zé)任制（三納入）。五、設(shè)備開箱、工程的竣工驗收、創(chuàng)新成果鑒定必須有檔案室專（兼）職檔案管理人員參加。六、由檔案

13、室建立、健全公司檔案管理的各項制度、網(wǎng)絡(luò)體系及制定年度歸檔計劃，使檔案管理工作制度化、規(guī)范化、程序化。第八條 檔案管理人員的崗位職責(zé)一、熱愛本崗位工作，嚴格執(zhí)行國家的有關(guān)檔案法規(guī)。二、負責(zé)管轄范圍檔案的接收、整理、歸檔及上架工作。三、負責(zé)管轄范圍的檔案信息資源的開發(fā)利用工作。四、負責(zé)所轄范圍檔案的借閱、保密工作。五、負責(zé)所轄范圍檔案管理的現(xiàn)代化管理工作。第九條 公司兼職檔案員職責(zé) 一、在公司檔案室和本部門的直接領(lǐng)導(dǎo)下，負責(zé)做好本部門在經(jīng)營管理、項目建設(shè)等活動中文件材料的形成、積累、整理、歸檔等工作。二、積極開展檔案的利用工作，更好地為經(jīng)營管理、項目建設(shè)及發(fā)展等工作服務(wù)。三、督促本部門嚴格貫徹執(zhí)

14、行檔案歸檔、保密等制度。四、負責(zé)公司黨、政、工、團文件的移交；負責(zé)項目工程竣工資料的移交工作。五、負責(zé)檔案的保管和利用安全。六、有權(quán)向本部門或個人索取應(yīng)歸檔的科技檔案材料。七、有權(quán)參加設(shè)備開箱，并收集資料。八、熟悉本部門的工作性質(zhì)及業(yè)務(wù)。九、了解檔案工作的基本要求和重要性，并結(jié)合本部門工作性質(zhì)和內(nèi)容，具有識別有價值文件材料的能力。十、熟練運用現(xiàn)代化管理設(shè)備對收集的文件材料進行編目。十一、產(chǎn)生專門檔案的職能部門，應(yīng)由兼職檔案員按照檔案的要求做好檔案的立卷工作，做到分類清晰、數(shù)據(jù)錄入順序正確、組卷合理、頁數(shù)和密級劃分準確、裝訂規(guī)范、編目與案卷排架一致、填寫案卷題名簡明扼要、脊背寬度合適。在暫存保管

15、期間做好專門檔案的利用、登記工作，保證之后檔案能規(guī)范、完整地移交到公司檔案室。十二、對各類文件材料的保管，做到目錄與實體一致。第十條 檔案的保密一、嚴格貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的保密政策和保密制度，加強管理，維護檔案的完整和安全。保守公司機密，愛護公司財產(chǎn)，防止丟失和泄密事故的發(fā)生。二、檔案是公司的寶貴財富，檔案是機密文件的匯集，檔案工作人員要嚴格保證公司機密檔案的絕對安全。三、凡查閱機密檔案，原則上必須在檔案室查閱，領(lǐng)導(dǎo)同意借出的要辦理登記手續(xù)，并按期收回。四、個人使用的一切機密文件、材料、筆記本、報表、圖紙等，在下班前要收藏好，以防丟失和泄密。五、不準在非保密本上記錄和摘錄檔案機密事項。六

16、、保密檔案的管理和利用，密級劃分變更和解密必須按照國家有關(guān)保密制度和規(guī)定辦理。七、檔案工作人員要互相監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)有失密和泄密的情況要保護好現(xiàn)場，并及時匯報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案管理人員的法律責(zé)任（一）檔案工作人員有下列行為之一的，由紀律監(jiān)察部門及有關(guān)主管部門提請公司對直接負責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：1損毀、丟失屬于公司所有的檔案的；2擅自提供、抄錄、公布、銷毀屬于公司所有的檔案資源的；3涂改、偽造檔案的；4違反規(guī)定擅自出賣或轉(zhuǎn)讓檔案的；5倒賣檔案牟利或者將檔案賣給、贈送給境外組織或個人的；6不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案的；7明知所保存的檔案面臨

17、危險而不采取措施，造成檔案損失的；8玩忽職守造成檔案損失、泄密的。（二）對違反檔案管理規(guī)定損害企業(yè)或他人的民事權(quán)利的，應(yīng)依法承擔(dān)民事責(zé)任。九、對違反上述有關(guān)規(guī)定的工作人員，按照國家有關(guān)規(guī)定視其情節(jié)輕重給予經(jīng)濟處罰。第十一條 檔案經(jīng)濟責(zé)任制一、為保證公司的合法利益，實行檔案經(jīng)濟責(zé)任考核制度，對在檔案移交、歸檔、利用過程中不認真履行公司檔案管理有關(guān)規(guī)定的部門和個人進行考核，并進行通報。二、檔案管理的考核辦法（見下頁）序號考核內(nèi)容考 核 情 況審查部門1工程項目竣工檔案應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，否則每項考核責(zé)任部門200元檔案室2工程項目竣工檔案資料應(yīng)經(jīng)檔案室驗收合格，否則每項考核責(zé)任部門200元檔案室3

18、技術(shù)設(shè)備檔案，按歸檔范圍歸檔齊全，否則每缺一項考核責(zé)任部門200元檔案室4外出學(xué)習(xí)、參加會議帶回的文件材料、技術(shù)資料未經(jīng)檔案室簽字的財務(wù)不得報銷，否則考核責(zé)任部門200元檔案室5設(shè)備開箱時應(yīng)通知工程檔案管理人員參加，（并清點合格證、圖紙、說明書、產(chǎn)品質(zhì)量證明書、測試說明書、裝箱說明書等齊全） 未通知，一次無故不參加者，一次考核責(zé)任部門100元 考核個人100元檔案室6收到與公司有關(guān)的文件材料、技術(shù)資料未及時交檔案室，擅自保存，按照每一份考核責(zé)任部門200元檔案室7本公司的行文（電子和紙質(zhì)文件），底稿和正文要完整、齊備，并加蓋公章，且與發(fā)文登記相符，每漏一項收文的處理按照公文流程處理完畢后（紙質(zhì)和電子文件）要一并及時歸檔，且與收文登記相符，每丟失一份文件考核責(zé)任人100元檔案室8請示與批文要一并存放，對無批復(fù)的請示文需在登記簿里注明，否則考核責(zé)任人100元檔案室9存檔和移交的檔案、文件材料必須是原件（特殊情況應(yīng)注明）；否則，按每件考核責(zé)任人100元檔案室10簽閱、歸檔文件字跡清楚，按規(guī)定用鋼筆（碳素、籃黑墨水）書寫，否則考核責(zé)任部門100元檔案室11各類檔案歸檔時間按每年歸檔計劃規(guī)定執(zhí)行，每拖延1日考核責(zé)任部門50元日檔案室12專門檔