第二章 企業(yè)采購(gòu)管理組織

1、采購(gòu)管理與庫(kù)存控制李肖鋼第二章 企業(yè)采購(gòu)管理組織n本章要點(diǎn)：q采購(gòu)管理組織的設(shè)置q采購(gòu)管理組織的類型q采購(gòu)管理人員素質(zhì)q建立采購(gòu)管理組織的一般步驟1 采購(gòu)管理組織的設(shè)置n建立采購(gòu)管理組織應(yīng)該考慮的因素q企業(yè)規(guī)模的大小和企業(yè)組織結(jié)構(gòu)的復(fù)雜程度q采購(gòu)品種的數(shù)量和性質(zhì)q采購(gòu)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的復(fù)雜程度例如例如：2 采購(gòu)管理組織的類型根據(jù)采購(gòu)組織的模式不同：根據(jù)采購(gòu)組織的模式不同：q分散型組織q各預(yù)算單位自行開展采購(gòu)活動(dòng)的一種采購(gòu)實(shí)施形式。q集中型采購(gòu)組織q由一個(gè)部門統(tǒng)一組織本系統(tǒng)的采購(gòu)活動(dòng)的采購(gòu)實(shí)施模式。q集中/分散的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)（混合型）q在公司總部的管理層子上設(shè)立采購(gòu)部門，同時(shí)各個(gè)經(jīng)營(yíng)單位也有自己的采購(gòu)部

2、門。q公司采購(gòu)部門和各經(jīng)營(yíng)部門采購(gòu)有著明顯的分工。優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)自主性、靈活性、多樣性自主性、靈活性、多樣性 可在本地采購(gòu)，受當(dāng)?shù)貧g迎可在本地采購(gòu)，受當(dāng)?shù)貧g迎有利于部門間競(jìng)爭(zhēng)有利于部門間競(jìng)爭(zhēng) 造成供應(yīng)商分散和混亂造成供應(yīng)商分散和混亂 技術(shù)人員短缺，成本上升技術(shù)人員短缺，成本上升 重復(fù)采購(gòu)，分支間缺乏溝通重復(fù)采購(gòu)，分支間缺乏溝通缺乏財(cái)務(wù)控制缺乏財(cái)務(wù)控制過(guò)量的地方采購(gòu)過(guò)量的地方采購(gòu)分散型采購(gòu)組織的特點(diǎn)分散型采購(gòu)組織的特點(diǎn)適用：擁有多樣化經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司適用：擁有多樣化經(jīng)營(yíng)單位結(jié)構(gòu)的跨行業(yè)公司分散型采購(gòu)組織的特點(diǎn)分散型采購(gòu)組織的特點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)優(yōu)點(diǎn)缺點(diǎn)缺點(diǎn)規(guī)模效應(yīng)規(guī)模效應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，

3、有利于采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化，節(jié)省人員和工作量，有利于采購(gòu)戰(zhàn)略的實(shí)施戰(zhàn)略的實(shí)施有利于財(cái)務(wù)管理有利于財(cái)務(wù)管理利于更好的全面庫(kù)存管理和材料利用利于更好的全面庫(kù)存管理和材料利用避免因?yàn)楣?yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競(jìng)避免因?yàn)楣?yīng)短缺而引起集團(tuán)部門間的競(jìng)爭(zhēng)。爭(zhēng)。上下級(jí)之間的抱怨上下級(jí)之間的抱怨對(duì)系統(tǒng)的反抗對(duì)系統(tǒng)的反抗過(guò)高的管理費(fèi)用過(guò)高的管理費(fèi)用對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)較慢對(duì)市場(chǎng)的反應(yīng)較慢 適用：適用于下屬的經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買產(chǎn)品的相同或類似的公司適用：適用于下屬的經(jīng)營(yíng)單位購(gòu)買產(chǎn)品的相同或類似的公司采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷采購(gòu)生產(chǎn)營(yíng)銷這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購(gòu)組織的有點(diǎn)，能夠做到分散和這種結(jié)構(gòu)形式結(jié)合了兩種采購(gòu)組織的有點(diǎn)，能夠做到分散和

4、集中的有效結(jié)合。集中的有效結(jié)合。2 采購(gòu)管理組織的類型根據(jù)采購(gòu)在組織中的地位分類n采購(gòu)位于高層的采購(gòu)組織n采購(gòu)位于第二層的采購(gòu)組織n采購(gòu)位于較底層的采購(gòu)組織總經(jīng)理總經(jīng)理人事人事副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理采購(gòu)采購(gòu)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 高高 級(jí)級(jí) 管管 理理 層的采購(gòu)組織層的采購(gòu)組織總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理倉(cāng)儲(chǔ)倉(cāng)儲(chǔ)生管管制生管管制采購(gòu)采購(gòu)制造制造品管品管位于第二層，隸位于第二層，隸 屬屬 于于 生生 產(chǎn)產(chǎn) 部部總經(jīng)理總經(jīng)理行政

5、行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理人人事事采采購(gòu)購(gòu)財(cái)財(cái)務(wù)務(wù)計(jì)計(jì)算算機(jī)機(jī)中中心心生生產(chǎn)產(chǎn)管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)制制造造品品管管隸隸 屬屬 于于 行行 政政 部部其他部門其他部門副總經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理總經(jīng)理資材部資材部副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)部生產(chǎn)部副總經(jīng)理副總經(jīng)理采采購(gòu)購(gòu)跟跟催催文文書書處處理理采購(gòu)采購(gòu)生生產(chǎn)產(chǎn)計(jì)計(jì)劃劃生產(chǎn)管制生產(chǎn)管制生生產(chǎn)產(chǎn)日日?qǐng)?bào)報(bào)物物料料管管制制倉(cāng)倉(cāng)儲(chǔ)儲(chǔ)運(yùn)運(yùn)輸輸收收發(fā)發(fā)料料儲(chǔ)運(yùn)儲(chǔ)運(yùn)隸隸 屬屬 于于 資資 材材 部部總經(jīng)理總經(jīng)理行政行政副總經(jīng)理副總經(jīng)理業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)副總經(jīng)理副總經(jīng)理生產(chǎn)生產(chǎn)副總經(jīng)理副總經(jīng)理物資部物資部制制造造其其他他處于較低層，隸屬于物資部處于

6、較低層，隸屬于物資部采購(gòu)采購(gòu)2 采購(gòu)管理組織的類型q根據(jù)組織結(jié)構(gòu)形式分類n直線制n直線職能制n事業(yè)部制直線制的組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理采購(gòu)副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理采購(gòu)員采購(gòu)員采購(gòu)員采購(gòu)員n優(yōu)點(diǎn)：指揮和被指揮的關(guān)系簡(jiǎn)單，權(quán)力集中，責(zé)權(quán)分明，聯(lián)系簡(jiǎn)潔，指揮和命令統(tǒng)一，決策速度快，容易維持管理秩序。n缺點(diǎn)：采購(gòu)主管對(duì)下級(jí)的所有業(yè)務(wù)進(jìn)行指揮，對(duì)采購(gòu)主管的要求比較高。n適合中小型企業(yè)的采購(gòu)管理直線職能制的組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理行政副總經(jīng)理生產(chǎn)副總經(jīng)理業(yè)務(wù)副總經(jīng)理采購(gòu)副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理采購(gòu)員采購(gòu)員采購(gòu)員采購(gòu)員直線職能制的采購(gòu)組織結(jié)構(gòu)n優(yōu)點(diǎn)：集中領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮，便于調(diào)配人、財(cái)、物力；職責(zé)清楚

7、，有利于提高辦事效率；能夠綜合考慮采購(gòu)需求，使采購(gòu)變得更加合理。n缺點(diǎn)：各職能部門和直線指揮部門之間容易產(chǎn)生矛盾，加大最高領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)工作量；難以培養(yǎng)熟悉企業(yè)內(nèi)部全面業(yè)務(wù)的管理人才；信息傳遞線路較長(zhǎng)，整個(gè)組織系統(tǒng)適應(yīng)性較差，對(duì)復(fù)雜情況不能及時(shí)作出反應(yīng)。n目前中國(guó)企業(yè)普遍采用采購(gòu)事業(yè)部制總經(jīng)理行政副總經(jīng)理財(cái)務(wù)副總經(jīng)理人事副總經(jīng)理事業(yè)部A事業(yè)部B事業(yè)部C事業(yè)部D技術(shù)部銷售部采購(gòu)部采購(gòu)事業(yè)部制n特點(diǎn)：q構(gòu)成事業(yè)部的產(chǎn)品、地區(qū)或顧客，具有相對(duì)獨(dú)立的市場(chǎng)q每個(gè)事業(yè)部都是一個(gè)利潤(rùn)中心q具有全企業(yè)綜合經(jīng)營(yíng)的一部分管理權(quán)限n優(yōu)點(diǎn)：q有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作，提高勞動(dòng)生產(chǎn)率q最高管理部門可以擺脫日常行政事務(wù)，成為

8、堅(jiān)強(qiáng)有力的決策機(jī)構(gòu)q各事業(yè)部自成體系，在分權(quán)范圍內(nèi)可以發(fā)揮靈活性和主動(dòng)性q各事業(yè)部之間的競(jìng)爭(zhēng)，促使企業(yè)發(fā)展n缺點(diǎn)：q由于機(jī)構(gòu)重復(fù)，造成管理人員浪費(fèi)q事業(yè)部經(jīng)理經(jīng)營(yíng)，使事業(yè)部間的人員互換困難，相互支援能力差q忽視企業(yè)的整體利益，僅僅從本部門利益出發(fā)n適用于規(guī)模大且品種多、需求復(fù)雜、市場(chǎng)多變的企業(yè)。采購(gòu)組織發(fā)展的趨勢(shì)采管購(gòu)采采購(gòu)部門結(jié)構(gòu)圖采購(gòu)部門結(jié)構(gòu)圖采購(gòu)調(diào)研部門流程管理部門采購(gòu)部一采購(gòu)部二采購(gòu)部三采購(gòu)經(jīng)理采購(gòu)主管庫(kù)存主管庫(kù)存計(jì)劃庫(kù)房主管3 采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：采購(gòu)組織內(nèi)部的設(shè)計(jì)各個(gè)企業(yè)有所不同，如：采購(gòu)部采購(gòu)部經(jīng)理經(jīng)理采購(gòu)課采購(gòu)課課長(zhǎng)課長(zhǎng)稽催課稽催課課長(zhǎng)課長(zhǎng)

9、管理課管理課課長(zhǎng)課長(zhǎng)研究課研究課課長(zhǎng)課長(zhǎng)原料組原料組組長(zhǎng)組長(zhǎng)燃料組燃料組組長(zhǎng)組長(zhǎng)設(shè)備組設(shè)備組組長(zhǎng)組長(zhǎng)辦公用品辦公用品組長(zhǎng)組長(zhǎng)維修組維修組組長(zhǎng)組長(zhǎng)鉛鉛采購(gòu)員采購(gòu)員鉛鉛采購(gòu)員采購(gòu)員化學(xué)品化學(xué)品采購(gòu)員采購(gòu)員電器電器采購(gòu)員采購(gòu)員機(jī)械機(jī)械采購(gòu)員采購(gòu)員某金屬制造公司組織某金屬制造公司組織表表l課這個(gè)行政機(jī)構(gòu)，只有國(guó)營(yíng)企業(yè)單位才有,并在很多單位沒(méi)有設(shè)置。l課比科的級(jí)別低，比股的級(jí)別高。大都數(shù)的國(guó)營(yíng)公司（主要是正科級(jí)單位）下面的中層科室就直接設(shè)的是股。但在比較大或是人員相當(dāng)多的國(guó)營(yíng)公司，駐外機(jī)構(gòu)多，或是又不能獨(dú)間核算的分公司多，但這些部門行使的行政權(quán)力比中層科室又小，這樣的單位才設(shè)置“課”。 l大致配置是：總

10、經(jīng)理（正科級(jí)），副總經(jīng)理（副科級(jí)），中層科室里設(shè)正課長(zhǎng)，副課長(zhǎng)。課的下面分公司或駐外機(jī)構(gòu)設(shè)置正股長(zhǎng)，副股長(zhǎng)。主要會(huì)按以下的角度來(lái)設(shè)計(jì)采購(gòu)部門：1.按采購(gòu)地區(qū)設(shè)計(jì)采購(gòu)總部國(guó)際采購(gòu)國(guó)內(nèi)采購(gòu)東北地區(qū)華東地區(qū)華南地區(qū)歐洲地區(qū) 美洲地區(qū) 亞洲地區(qū)2.按物品類別設(shè)計(jì) 采購(gòu)總部采購(gòu)一部 采購(gòu)二部 采購(gòu)三部辦公用品電子零件采購(gòu)部采購(gòu)三課采購(gòu)二課采購(gòu)一課電子零件(包括集成電路、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動(dòng)器、機(jī)黽器等）機(jī)械制品(包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等）工程發(fā)包事務(wù)用品維護(hù)機(jī)械維護(hù)水電某電子公司采購(gòu)部組織某電子公司采購(gòu)部組織表表3.按采購(gòu)功能設(shè)計(jì)采購(gòu)總部開發(fā)來(lái)源議價(jià)招 標(biāo) 比價(jià)議 標(biāo) 決標(biāo)

11、簽 約 稽 催履 約 供應(yīng)處供應(yīng)處內(nèi)內(nèi)購(gòu)購(gòu)課課外外購(gòu)購(gòu)課課接接轄轄課課資資訊訊課課結(jié)報(bào)組議價(jià)組訪價(jià)組綜合組履約組訂約組報(bào)關(guān)組驗(yàn)收組提貨組資訊組稽催組物料管理組某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表某國(guó)防科技單位采購(gòu)組織表4 崗位設(shè)置及責(zé)任n采購(gòu)部門的職責(zé)q分析材料市場(chǎng)品質(zhì)、價(jià)格等行情q尋找供應(yīng)源q與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商資料q決策：要求報(bào)價(jià)、進(jìn)行議價(jià)，比較q采購(gòu)物料q檢驗(yàn)進(jìn)廠物品q以采購(gòu)合約或協(xié)議控制實(shí)時(shí)調(diào)度交貨期q對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估：價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量q庫(kù)存的控制、呆料與廢料的預(yù)防與處理崗位的設(shè)置n采購(gòu)主管n采購(gòu)主管助理n采購(gòu)工程師n采購(gòu)員n采購(gòu)文員各崗位的職責(zé)n采購(gòu)主管的工作職責(zé)q制定采購(gòu)部門的工作方

12、針與目標(biāo)q負(fù)責(zé)主要原物料的采購(gòu)q編制年度采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算q簽審訂購(gòu)單及合約q采購(gòu)部門工作制度之建立及改善q撰寫部門周報(bào)及月報(bào)q主持采購(gòu)人員的教育訓(xùn)練q建立與供應(yīng)商的良好關(guān)系q督導(dǎo)采購(gòu)部門全盤業(yè)務(wù)及人員考核q主持或參加采購(gòu)部門的會(huì)議q與相關(guān)部門溝通和協(xié)調(diào) n采購(gòu)主管助理的工作職責(zé)q協(xié)助主管進(jìn)行材料采購(gòu)渠道的搜集q協(xié)助采購(gòu)主管制定計(jì)劃q市場(chǎng)行情的調(diào)查分析與統(tǒng)計(jì)q供應(yīng)商評(píng)估數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析q主持采購(gòu)人員的教育訓(xùn)練q采購(gòu)相關(guān)文件的編寫工作 n采購(gòu)工程師的工作職責(zé)q主要原材料的估價(jià)q供應(yīng)商材料樣板的品質(zhì)初步確認(rèn)q材料樣板的初期制作與更改q替代材料的搜尋q采購(gòu)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制q與技術(shù)、品質(zhì)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問(wèn)題的溝通與協(xié)調(diào)q與供應(yīng)商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問(wèn)題的溝通與協(xié)調(diào)n采購(gòu)員的職責(zé)q經(jīng)辦一