五星級酒店后勤部門通用手冊崗位說明匯編操作流程

1、 工程部、保安部、人力資源部管 理 手 冊(人員結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、規(guī)章制度、操作流程匯編)1目目 錄錄第一節(jié)第一節(jié) 總經(jīng)理辦公室概述總經(jīng)理辦公室概述 .4一、總經(jīng)理辦公室組織架構(gòu).4二、總經(jīng)理辦公室人員編制.4二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍.5第二節(jié)第二節(jié) 行政人員崗位職責(zé)與行政制度行政人員崗位職責(zé)與行政制度 .7一、行政崗位職責(zé).7（一） 、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé).7（二） 、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé).7（三） 、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé).8（四） 、行政秘書崗位職責(zé).8二、行政制度.9（一） 、辦公室現(xiàn)場管理制度.9（二） 、文件處理制度.10（三） 、文件撰制管理制度.15（四） 、印鑒和文件

2、使用管理制度.21（五） 、檔案管理制度.27（六） 、文檔、圖表、資料編號的規(guī)定.29（七） 、文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度.30（八） 、保密工作管理制度.35（九） 、公司文件密級的規(guī)定.37（十） 、Domino/Loutes Notes 使用管理制度.39（十一） 、自備筆記本電腦管理辦法.41第三節(jié)第三節(jié) 工程崗位人員職責(zé)與工程制度工程崗位人員職責(zé)與工程制度 .43一、工程人員崗位職責(zé).43（一） 、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé).43（二） 、工程經(jīng)理崗位職責(zé).43（三） 、值班工程師（電工）崗位職責(zé).44（四） 、值班工程師（空調(diào)）崗位職責(zé).44（五） 、值班工程師（維修）崗位

3、職責(zé).45二、工程制度.45（一） 、工程部基礎(chǔ)管理制度.45（二） 、設(shè)備運(yùn)行管理制度.47（三） 、交接班制度.48（四） 、維修服務(wù)規(guī)范.49第四節(jié)第四節(jié) 保安崗位人員職責(zé)與保安制度保安崗位人員職責(zé)與保安制度 .502一、保安人員崗位職責(zé).50（一） 、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（保安）崗位職責(zé).50（二） 、保安經(jīng)理崗位職責(zé).51（三） 、保安員崗位職責(zé).51（四） 、保安員（大堂）崗位職責(zé).52（五） 、保安員（停車場）崗位職責(zé).52（六） 、保安員（樓層）崗位職責(zé).52（七） 、保安員（員工出口）崗位職責(zé).53（八） 、保安員（監(jiān)控中心）崗位職責(zé).53二、 工作流程.54（一） 、工作時間.

4、54（二） 、工作要求.54（三） 、保安各崗位工作流程.55三、保安管理制度.56（一） 、酒店安全管理規(guī)定.56（二） 、酒店消防設(shè)備管理規(guī)定.61（三） 、酒店消防器材管理制度.61（四） 、酒店消防安全培訓(xùn)制度.62（五） 、安全檔案管理規(guī)定.62（六） 、違反酒店安全、消防管理的處罰規(guī)定.63（七） 、酒店施工場地安全管理規(guī)定.63（八） 、批準(zhǔn)動火的原則：.64（九） 、施工人員的管理規(guī)定.65（十） 、用火用電制度.66（十一） 、各部門防火制度.67（十二） 、鑰匙管理規(guī)定.70（十三） 、停車場管理制度.71（十四） 、員工會客登記制度.72（十五） 、監(jiān)控室管理規(guī)定.72（

5、十六） 、員工通道管理規(guī)定.73（十七） 、進(jìn)貨門管理規(guī)定.73（十八） 、內(nèi)部運(yùn)轉(zhuǎn)管理制度.74第六節(jié)第六節(jié) 人力資源管理手冊人力資源管理手冊 .77一、崗位職責(zé).77（一）總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（人事）崗位職責(zé).77（二）人事經(jīng)理崗位職責(zé).78（三）培訓(xùn)主管崗位職責(zé).79（四）招聘員工關(guān)系主管.79（五）薪酬福利主管.80二、人事工作程序.81（一）組織機(jī)構(gòu)設(shè)計程序與標(biāo)準(zhǔn).81（二）工作分析流程和標(biāo)準(zhǔn).81（三）人員招聘流程和標(biāo)準(zhǔn).823（四）新員工入店工作流程和標(biāo)準(zhǔn).83（五）入職培訓(xùn).84（六）薪資工作流程和標(biāo)準(zhǔn).85（七）員工轉(zhuǎn)正流程和標(biāo)準(zhǔn).86（八）員工升職流程和標(biāo)準(zhǔn).87（九）員工降職

6、/處罰流程和標(biāo)準(zhǔn) .88（十） “優(yōu)秀員工”活動的評選流程和標(biāo)準(zhǔn).89（十一）員工請假的流程和標(biāo)準(zhǔn).89（十二）員工違紀(jì)處理流程和標(biāo)準(zhǔn).90（十三）員工獎勵的流程和標(biāo)準(zhǔn).91（十四）員工勞動爭議處理流程和標(biāo)準(zhǔn).91（十五）員工關(guān)系工作的流程和制度.92（十六）女員工計劃內(nèi)生育制度.93（十七）員工離職工作流程和標(biāo)準(zhǔn).94三、培訓(xùn)工作內(nèi)容.95（一）培訓(xùn)的目的.95（二）培訓(xùn)的作用.95（三）培訓(xùn)系統(tǒng)性模型.96（四）培訓(xùn)的四個步驟.96（五）培訓(xùn)實施的工作流程和標(biāo)準(zhǔn).97（六）酒店店內(nèi)培訓(xùn).98四、考評.100（一）考評工作流程和標(biāo)準(zhǔn).100（二）部門領(lǐng)導(dǎo)績效考評.101（三）中層人員和員工的

7、考評.101五、員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃.101六、員工關(guān)系管理.102七、人事 & 考核表格.103第一節(jié)第一節(jié) 總經(jīng)理辦公室概述總經(jīng)理辦公室概述4一、總經(jīng)理辦公室人員編制一、總經(jīng)理辦公室人員編制根據(jù)酒店人員編制，總經(jīng)理辦公室定編 12 名，見下表：部門部門編制編制說說 明明人事3人力資源經(jīng)理 1 人行政1行政經(jīng)理 1 人工程16經(jīng)理 1 人、主管 4 人、維修工 12 人安保28經(jīng)理 1 人、副理 1 人、安保員 26 人合計48二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍二、總經(jīng)理辦公室職責(zé)范圍酒店總經(jīng)理辦公室擁有四大職能，分別是:（一）行政管理（一）行政管理：作為酒店的聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)部門，在總經(jīng)理對酒店實施管理

8、的過程中處于上下溝通、左右協(xié)調(diào)、內(nèi)外聯(lián)系的中介地位。具體職責(zé)范圍為：1. 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)酒店與外單位如：政府機(jī)關(guān)、職能部門的關(guān)系，及時收集政府及職能部門有關(guān)政策、信息，為酒店經(jīng)營服務(wù)；2. 負(fù)責(zé)起草酒店年度工作報告及關(guān)系酒店整體經(jīng)營、管理發(fā)展方面的文字性材料；3. 負(fù)責(zé)起草酒店總經(jīng)理所需要的發(fā)言材料和總結(jié)報告；4. 負(fù)責(zé)酒店文書檔案管理和印鑒管理；5. 負(fù)責(zé)組織酒店總經(jīng)理辦公會議、行政例會和全體員工大會等各種會議，作好會議內(nèi)容的記錄和傳達(dá)；6. 負(fù)責(zé)來酒店公干客人的接洽和協(xié)調(diào)接洽以及信訪接待工作；7. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部工作用車的審批；8. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)部材料的印刷管理；9. 負(fù)責(zé)制定行政值班經(jīng)理值班制度和

9、值班情況的檢查工作。（二）人力資源（二）人力資源：涵蓋了人事調(diào)配管理，人力資源開發(fā)利用、員工培訓(xùn)管理、勞動工資獎金和醫(yī)療管理等方面。具體職責(zé)范圍為：1. 堅持以人為本的原則，對人力資源進(jìn)行科學(xué)有效的調(diào)配、開發(fā)和利用；52. 規(guī)劃福成人力資源發(fā)展，對人力資源狀況進(jìn)行控制；3. 管理人員的招聘和選拔；4. 加強(qiáng)預(yù)算管理和成本核算，降低人工成本；5. 根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展制定培訓(xùn)計劃，并對日常培訓(xùn)監(jiān)督控制；6. 根據(jù)行業(yè)特點制定合理薪資體系；為酒店員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境；7. 制定員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為企業(yè)留住人才 ，提高員工的忠誠度；8. 制定各級人員激勵政策、提高的員工積極性。（三）工程：（三）工程：負(fù)責(zé)

10、動力設(shè)備的運(yùn)行管理和酒店設(shè)備設(shè)施的維修、維護(hù)和保養(yǎng)，以及設(shè)備設(shè)施的更新改造。具體職責(zé)范圍為：1. 負(fù)責(zé)酒店電力系統(tǒng)、電梯空調(diào)系統(tǒng)、冷熱水系統(tǒng)及地面管道運(yùn)行管理，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)和故障檢修。2. 負(fù)責(zé)酒店冷凍設(shè)備、制冰設(shè)備、排風(fēng)設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修。3. 負(fù)責(zé)酒店水暖設(shè)備、廚房設(shè)備的維修保養(yǎng)和故障檢修。4. 負(fù)責(zé)酒店電話系統(tǒng)、有線電視系統(tǒng)的維修保養(yǎng)和故障。5. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)樓宇維護(hù)和室內(nèi)裝修設(shè)施、家具、門鎖的維修維護(hù)工作。6. 負(fù)責(zé)酒店燈具、燈飾的維修、維護(hù)工作。7. 負(fù)責(zé)組織實施酒店改造工程。8. 合理控制能源消耗，將工程系統(tǒng)的運(yùn)行控制在最經(jīng)濟(jì)狀態(tài)。（四）保安（四）保安: 負(fù)責(zé)酒店安全保衛(wèi)工作的

11、組織和管理，保證酒店財產(chǎn)安全，與酒店員工、客人生命財產(chǎn)安全，維護(hù)酒店聲譽(yù)、利益。具體職責(zé)范圍為：1. 貫徹預(yù)防為主，確保重點，打擊犯罪，保障安全的工作方針，制定酒店安全管理方針、制度和防范措施并監(jiān)督實施。2. 領(lǐng)導(dǎo)酒店安全保衛(wèi)工作，部署保衛(wèi)力量，維護(hù)酒店正常應(yīng)運(yùn)秩序，保證重點要害部位安全防范工作。3. 組織實施安全檢查，對發(fā)現(xiàn)的隱患提出整改意見，通知相關(guān)部門限期整改，對已發(fā)現(xiàn)的安全事故應(yīng)及時查明原因，追究責(zé)任并提出改進(jìn)意見。4. 做好法制、安全、教育及宣傳工作，對酒店新入職員工進(jìn)行安全、消防、教育和安全技能專項培訓(xùn)，每年兩次對全體員工進(jìn)行安全教育和培訓(xùn)。5. 做好重大活動，大型會和貴賓的安全保

12、衛(wèi)工作，積極配合公安部門做好安全保衛(wèi)任務(wù)。6. 做好住客登記、驗證的監(jiān)督工作，對重點可疑人員實行查控。7. 協(xié)助公安人員抓獲通緝犯，打擊違法犯罪行為。8. 協(xié)同工程專業(yè)人員，做好酒店安全消防設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)。69. 加強(qiáng)對廚房、倉庫、配電室、強(qiáng)電豎井、電器機(jī)房及公共娛樂場所等重點要害部位的安全防范工作。10.全面掌握酒店內(nèi)部人員情況，查處違法違紀(jì)行為。11.搜集各類安全信息，防范、打擊各類不安全事件。12.貫徹“誰主管、誰負(fù)責(zé)”和“群防群治”的工作原則，幫助各部門落實崗位安全責(zé)任制。7第二節(jié)第二節(jié) 行政人員崗位職責(zé)與行政制度行政人員崗位職責(zé)與行政制度一、行政崗位職責(zé)一、行政崗位職責(zé)（一）（一）

13、 、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé)、酒店總經(jīng)理崗位職責(zé)職職 位：總經(jīng)理位：總經(jīng)理 級級 別：行政級別：行政級直屬上級：酒店董事會直屬上級：酒店董事會直屬下級：總經(jīng)理助理、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、營銷經(jīng)理直屬下級：總經(jīng)理助理、財務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、營銷經(jīng)理崗位職責(zé)：崗位職責(zé)：在上級公司和董事會的領(lǐng)導(dǎo)下，認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨和國家的各項路線、方案、政策、法令和法規(guī)；全心全意領(lǐng)導(dǎo)廣大員工管理好酒店，努力完成各項經(jīng)營管理指標(biāo)，不斷提高酒店的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。1. 制定酒店的經(jīng)營目標(biāo)，確立酒店的發(fā)展方向并指揮實施；2. 主持制定和完善酒店的各項規(guī)章制度，建立健全酒店內(nèi)部的組織系統(tǒng)，協(xié)調(diào)各部門關(guān)系，建立酒店內(nèi)部

14、合理有效的運(yùn)行機(jī)制；3. 研究并掌握市場的變化和發(fā)展情況，制定價格體系，適時提出階段性工作重點并指揮實施；4. 全面負(fù)責(zé)酒店的安全保衛(wèi)、工程改造工作，重點負(fù)責(zé)計劃財務(wù)、經(jīng)營銷售、人事勞資和工作；5. 負(fù)責(zé)重要客人的接待工作，保持與社會各界的廣泛聯(lián)系，塑造酒店良好的內(nèi)外部形象；6. 負(fù)責(zé)中層以上管理人員的培養(yǎng)和使用，督導(dǎo)酒店培訓(xùn)計劃；7. 發(fā)動廣大員工群策群力，搞好民主管理工作，關(guān)心員工生活，不斷改善員工的工作條件，提高員工的生活水平；8. 主持召開行政例會和總經(jīng)理辦公會議。（二）（二） 、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé)、酒店總經(jīng)理助理崗位職責(zé)職職 位：總經(jīng)理助理位：總經(jīng)理助理 級級 別：行政級別：行政

15、級直屬上級：總經(jīng)理直屬上級：總經(jīng)理8直屬下級：餐飲經(jīng)理、房務(wù)經(jīng)理直屬下級：餐飲經(jīng)理、房務(wù)經(jīng)理崗位職責(zé)：崗位職責(zé)：1. 協(xié)助總經(jīng)理完成董事會下達(dá)的經(jīng)營指標(biāo)，保證各項決議的貫徹落實；2. 定期組織召開分管部門經(jīng)理會議，了解部門工作情況，安排部署工作；3. 每天巡視分管部門崗位區(qū)域，檢查并指導(dǎo)各部門的工作；4. 負(fù)責(zé)酒店夜間值班工作，確保酒店及客人的安全和酒店的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；5. 認(rèn)真了解和掌握分管部門工作，及時向總經(jīng)理提供信息，與總經(jīng)理一起研究確定酒店的經(jīng)營方針和管理措施。（三）（三） 、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé)、總經(jīng)理辦公室經(jīng)理（行政）崗位職責(zé)職職 位：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理位：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理

16、級級 別：別：A A 級級直屬上級：總經(jīng)理直屬上級：總經(jīng)理直屬下級：行政秘書直屬下級：行政秘書崗位職責(zé)：崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)組織酒店對內(nèi)對外工作計劃、報告、總結(jié)、請示、通知、會議紀(jì)要等各種文件的起草、審核、打印、收發(fā)和存檔工作；2. 組織和安排總經(jīng)理辦公會議及其它與酒店經(jīng)營管理工作有關(guān)酒店會議，編寫會議紀(jì)要和有關(guān)決議，并隨時將會議精神的貫徹情況反饋給總經(jīng)理；3. 負(fù)責(zé)酒店內(nèi)外聯(lián)系、媒介宣傳聯(lián)絡(luò)和信訪接待工作；4. 負(fù)責(zé)各部門之間的協(xié)調(diào)平衡工作，使總經(jīng)理的經(jīng)營決策得以落實；5. 堅持經(jīng)常性的調(diào)查研究，分析經(jīng)營管理情況，收集各方面信息，搞好政策研究與管理咨詢，為總經(jīng)理、副總經(jīng)理決策提供依據(jù)；6.

17、做好對外溝通與聯(lián)絡(luò)工作，使總經(jīng)理、副總經(jīng)理與外界聯(lián)系的渠道保持暢通；7. 負(fù)責(zé)酒店印鑒使用管理和內(nèi)部用車的審批。（四）（四） 、行政秘書崗位職責(zé)、行政秘書崗位職責(zé)職職 位：行政秘書位：行政秘書 級級 別：別：C C 級（或級（或 D D 級）級）直屬上級：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理直屬上級：總經(jīng)理辦公室經(jīng)理崗位職責(zé)：崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)各類文件的打印、收發(fā)、歸檔工作；92. 負(fù)責(zé)處理來往信函、電傳、電報，及時上傳下達(dá)，接聽電話并做留言記錄；3. 負(fù)責(zé)行政例會的組織和會議記錄及記錄印發(fā)工作；4. 負(fù)責(zé)酒店印鑒的保存與管理；5. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理、總經(jīng)理文件的收發(fā)和歸類存檔工作；6.負(fù)責(zé)行政辦公室所有辦公用品的領(lǐng)

18、用、保存、管理工作；7.負(fù)責(zé)制定并申報酒店高級管理人員值班表。二、行政制度二、行政制度（一）（一） 、辦公室現(xiàn)場管理制度辦公室現(xiàn)場管理制度1.1. 制度內(nèi)容及適用范圍制度內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了辦公文明化、有序化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理組織、管理內(nèi)容及檢查考核等內(nèi)容。1.2 本制度適用于公司的全體員工。2.2. 管理組織管理組織2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)辦公室文明化方面的監(jiān)督和管理工作。3.3. 管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 按時上下班，不遲到，不早退，上班時間必須穿制服、帶胸卡；3.2 注意個人儀表、儀態(tài)，做到精神飽滿，儀態(tài)端莊；3.3 不在辦公室內(nèi)抽煙、隨地吐痰、亂扔雜物；3.4 保持自己辦公桌面

19、和工作間的整潔，物品分類擺放整齊有序，不常用的物品或資料用后立即放到抽屜或物品柜內(nèi)，下班前必須把自己的物品整理好再走，除電腦顯示器、鼠標(biāo)、電話與水杯外，桌面上不得留下其余物品；3.5 講文明、守秩序，上班時間不互相串訪，不能有大聲喧嘩、閑聊、嬉戲和打鬧等妨礙現(xiàn)場工作秩序和影響他人工作的行為；3.6 愛護(hù)辦公設(shè)施，使用貴重設(shè)備和儀器請按照使用說明進(jìn)行操作以免設(shè)備損壞影響使用，對違反操作規(guī)程造成的損失要做出相應(yīng)的賠償；3.7 工作期間不準(zhǔn)看與工作無關(guān)的書刊，吃東西，干與本職工作無關(guān)的事情;3.8 工作中注意使用禮貌用語，態(tài)度和藹，不準(zhǔn)在辦公室內(nèi)說臟話，亂開他人玩笑；接待公司客人要熱情大方，禮節(jié)得體

20、；103.9 不要在辦公室撥打和接聽私人電話，確有必要不能超過 3 分鐘；3.10 愛護(hù)公共財產(chǎn)，嚴(yán)禁在墻上和隔斷上亂貼、亂畫、亂劃；3.11 未經(jīng)同事同意，不得擅自使用同事電話，不得打開同事的電腦；3.12 打電話要注意不要干擾周圍同事；3.13 有事和同事商洽打內(nèi)部電話；信息咨詢，信息傳遞，使用 NOTES 系統(tǒng)平臺，盡量不要串訪；3.14 午間用餐要嚴(yán)格遵守作息時間，無故不得提前用餐和晚到；3.15 業(yè)務(wù)來訪人員在會議室接洽，禁止帶親友到辦公室，杜絕與本公司業(yè)務(wù)無關(guān)的人員參觀辦公室；3.16 下班前各自關(guān)好各自辦公區(qū)內(nèi)的門窗和電腦及其他辦公設(shè)備，并注意隨手關(guān)燈。4.4. 檢查與考核檢查與

21、考核4.1 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查和考核。5.5. 獎勵與處罰：獎勵與處罰：5.1 總經(jīng)理辦公室將對以上制度進(jìn)行定期與不定期的檢查，獎勤罰懶，對于多次違反上述條例者將按員工手冊進(jìn)行處罰。6.6. 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（二）（二） 、文件處理制度文件處理制度1.1. 制度內(nèi)容及適用范圍制度內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了文件的收發(fā)、傳閱、簽批、催辦、查辦、繕印校對及立卷歸檔等內(nèi)容。本制度所指文件包括公司與外部以及公司內(nèi)部各部門之間的來往文件。1.2 本制度適用于公司各部門的文件處理。2.2. 管理組織管理組織2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的文件處理。

22、2.2 總經(jīng)理辦公室對各部門的文件處理進(jìn)行指導(dǎo)、檢查和管理。3.3. 管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 收文：3.1.1公文的收進(jìn)，由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。3.1.2收文登記要仔細(xì)認(rèn)真。對來文要按文件來源和內(nèi)容分類設(shè)立文件登記簿(參見附件一)登記并存檔，標(biāo)明文件名稱以便查考。3.1.3登記的項目，一般包括：文件標(biāo)題、收文編號、收文日期、來文公司11（部門） 、附件及處理進(jìn)度及結(jié)果等情況等。3.2 發(fā)文：3.2.1發(fā)文用發(fā)文登記簿(參見附件一)，登記項目包括發(fā)文標(biāo)題、編號、時間、發(fā)送單位、份數(shù)、附件、分發(fā)日期等。3.2.2文件發(fā)放前要對文稿標(biāo)明的發(fā)送單位、密級程度、緩急、是否親啟、有無附件，是否核對和用印等一

23、一核實清楚，然后再進(jìn)行登記、下發(fā)。3.2.3一般發(fā)文，以印出日期為發(fā)文日期，特定文件（如需要注明會議通過日期的文件等） ，可以原稿簽注的日期為發(fā)文日期。3.2.4凡是要收回的文件，都要注明“按期收回” 。3.3 分文與批辦：3.3.1文件收到后，總經(jīng)理辦公室秘書應(yīng)立即分文。填寫文件閱辦單(參見附件二)，由總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字批注后，分送領(lǐng)導(dǎo)或承辦單位閱處。3.3.2需要有關(guān)部門承辦或批復(fù)的文件，要待文件按程序閱讀后，方可交承辦單位辦理或批復(fù)。3.4 傳閱：3.4.1按照文件類別和閱辦部門，由總經(jīng)理辦公室傳遞至閱辦部門。閱辦的部門在文件閱辦單或文件傳閱單(參見附件三)上簽閱。文件遞送要安全、迅速

24、、準(zhǔn)確。3.4.2文件傳閱要迅速及時。對時間性強(qiáng)和需要領(lǐng)導(dǎo)批示的急件要單獨設(shè)夾，文到即送。其他根據(jù)來文部門分別設(shè)夾。非正式文件與正式文件應(yīng)嚴(yán)格分開，不要混在一起。3.4.3秘書對傳閱或閱辦的文件要勤檢查、催問。對已傳閱完的文件或過時的文件。要隨時剔除，該歸檔的及時歸檔。對領(lǐng)導(dǎo)閱后寫有批示意見的文件，要及時按批示意見轉(zhuǎn)交有關(guān)部門或人員閱辦。傳文嚴(yán)禁橫傳，以免積壓或丟失。3.5 催辦和查辦：3.5.1公司收發(fā)的文件，由公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)催辦和查辦。查辦工作要建立登記簿，定期催要辦理結(jié)果，及時向領(lǐng)導(dǎo)提供反饋信息。3.5.2以公司名義批轉(zhuǎn)的公文，如內(nèi)容涉及幾個部門，應(yīng)由主辦部門負(fù)責(zé)組織會簽，有不同意

25、見，要主動協(xié)調(diào)。會簽完畢后方可交分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.6 繕印和校對：3.6.1打印文件要登記，緊急文件要隨送隨打，一般文件不得超過兩天。3.6.2一切繕寫、打字或印刷文件都必須認(rèn)真仔細(xì)的進(jìn)行校對，并送領(lǐng)導(dǎo)審閱清樣，待領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可印刷。在校對過程中，如對原稿有疑問或發(fā)現(xiàn)原稿有錯誤或不確切的地方，應(yīng)隨時與文件起草部門聯(lián)系。需要改動時，應(yīng)請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，不得擅自修改。改動后，應(yīng)同時修改好原稿。3.7 立卷歸檔123.7.1公文承辦完畢，應(yīng)將文件處理結(jié)果及時報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，特別是批示領(lǐng)導(dǎo)。同時將有關(guān)文件收集齊全，立卷歸檔。3.7.2辦復(fù)的文件，經(jīng)檢查核實無誤后，按文件級別、內(nèi)容隨時存入分類設(shè)攤夾內(nèi)，以便當(dāng)

26、年備查。3.7.3年終將上級下發(fā)文件及公司形成的文件及其他有保存價值的文電、講話記錄、紀(jì)要收集起來，按級別、內(nèi)容和性質(zhì)分類組卷，打印目錄，裝訂成冊，統(tǒng)一編號。建立全卷宗，并編好檢索工具，以備查用。3.7.4立卷時，要認(rèn)真審查文件是否符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)有圓珠筆跡，無領(lǐng)導(dǎo)簽字等現(xiàn)象要進(jìn)行整理，補(bǔ)齊手續(xù)再行立卷。3.7.5健全檔案管理制度，設(shè)收進(jìn)、移出、借閱登記簿，嚴(yán)格使用手續(xù)。同時加強(qiáng)防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫、防強(qiáng)光等保護(hù)措施。3.7.6在公文處理過程中，必須嚴(yán)格保守秘密。3.7.7需要收回的文件，應(yīng)按照規(guī)定及時組織清交。如發(fā)現(xiàn)短缺，應(yīng)抓緊查找。確實查找不到的，應(yīng)查明責(zé)任及原因，寫出

27、報告，按照規(guī)定進(jìn)行處理。4.4. 檢查和考核檢查和考核4.1 公司總經(jīng)理辦公室公文處理接受主管領(lǐng)導(dǎo)檢查。4.2 各部門公文處理接受公司總經(jīng)理辦公室檢查。5.5. 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、收（發(fā)）文登記表 2、文件閱辦單3、文件傳閱單4、文件處理流程圖收（發(fā)）收（發(fā)）文登記表日 期來文(發(fā)送)單位文號文件名稱有無附件份數(shù)簽收備注13文文 件件 閱閱 辦辦 單單行文單位文件編號收到日期 年 月 日份數(shù)已發(fā)：文件名稱行 政 部 門處 理 意 見承 辦 部 門 意 見領(lǐng)導(dǎo)批 示處 理 結(jié) 果文文 件件 傳傳 閱閱 單單行文機(jī)關(guān)文件編號收到日期份 數(shù)已發(fā)：文件

28、名稱14總經(jīng)理辦公室意見閱 者 簽 字文件處理流程圖文件處理流程圖（三）（三） 、文件撰制管理制度文件撰制管理制度1.1. 主題內(nèi)容及適用范圍主題內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了文件的種類區(qū)分、格式、行文規(guī)則、印刷格式等內(nèi)容。公文到達(dá)行政秘書文件登記，填寫文件閱辦單總經(jīng)理辦公室總監(jiān)部主任承辦單位行政秘書相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批示主送單位、承辦單位、主管領(lǐng)導(dǎo)簽批文件處理意見拿出具體意見行政秘書編號行文形成批復(fù)存檔151.2 本制度適用于公司及各部門的文件撰制。2.2. 管理組織管理組織2.1 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司的文件撰制和管理。2.2 公司總經(jīng)理辦公室對公司各部門的文件撰制進(jìn)行指導(dǎo)檢查和把關(guān)。3.3.

29、 管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 文件種類的區(qū)分和使用3.1.1 對重要事項或重大行動做出安排，用“決定” ；3.1.2 經(jīng)會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議” 。3.1.3 在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項，用“通告” 。3.1.4 發(fā)布有關(guān)規(guī)定和規(guī)章，轉(zhuǎn)發(fā)上級文件，批轉(zhuǎn)各部門的文件，要求下屬企業(yè)、部門辦理和需要周知、執(zhí)行的事項，用“通知” 。3.1.5 表彰先進(jìn)，批評錯誤，通報重要情況，用“通報” 。3.1.6 向?qū)ν怅P(guān)系單位或上級單位匯報工作，反映情況，提出意見、建議，用“報告” ；3.1.7 向?qū)ν怅P(guān)系單位或上級單位請求指示、批準(zhǔn)，用“請示” 。3.1.8 答復(fù)請示事項，用“批復(fù)”

30、 。3.1.9 同級部門之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題，用“函” 。3.1.10 傳達(dá)會議議定事項和重要精神，要求與會部門及人員共同遵守、執(zhí)行的，用“會議紀(jì)要” 。3.1.11 合同類文件：合同類文件的簽訂，合同的負(fù)責(zé)人要先將草擬定稿的合同文本交控股公司律師審核，并由其出具法律意見書，根據(jù)律師出具的法律意見書進(jìn)行修改最后定稿。將經(jīng)律師修改的定稿，附填寫完整的公司合同類文件處理單（附件二）交相關(guān)負(fù)責(zé)人簽批、同意后方可正式簽署合同。3.1.12 簽署的合同，我方留存部分要與有負(fù)責(zé)人簽批的合同文件處理單、合同簽訂前歷次修改草稿一同存檔。3.2 文件格式和行文規(guī)則3.2.1文件一般由標(biāo)題、文件編號、

31、正文、附件、印章或簽字、發(fā)文時間、附注等部分組成。在文件起草中要嚴(yán)格文件格式和行文規(guī)則。3.2.2文件標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括文件的主要內(nèi)容和文件種類，一般不用標(biāo)點符號，但標(biāo)題中的法規(guī)名稱要加書名號。3.2.3發(fā)文編號，包括公司名稱代號、部門代號、密級程度、年號和順序號。3.2.4在控股公司體系內(nèi)公司發(fā)文一律由公司負(fù)責(zé)人簽字，簽字位置在正文左下方空三行距離處橫線上，不再加蓋公司印鑒（具體格式見附件三文件模版） 。如有對外報送文件，則可根據(jù)實際行文格式及需要，加蓋公司印鑒。163.2.5請示一般只寫一個主送單位，如同時送其他單位，應(yīng)用抄送形式。主送與抄送對象寫于文件前附公文處理單上。3.2.6文

32、件如有附件，應(yīng)在文件處理單上寫明附件名稱和順序，正文之后發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽字之前，注明附件名稱和順序。3.2.7發(fā)文單位應(yīng)寫明發(fā)送對象的全稱或規(guī)范化簡稱。在報送上級公司時，名稱應(yīng)使用全稱如“新力凱控股有限公司”或“雅悅酒店投資管理有限公司” ，文內(nèi)可簡稱“控股公司”或“雅悅酒店” 。3.2.8會議通過的文件，應(yīng)在標(biāo)題之下、正文之前注明會議名稱和通過日期。3.2.9請示的文件一般應(yīng)一事一文，除領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不要直接送領(lǐng)導(dǎo)個人，應(yīng)要先送到總經(jīng)理辦公室，由行政秘書報送公司領(lǐng)導(dǎo)。3.2.10 文件落款時間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期為準(zhǔn)，任免文件以會議通過的日期為準(zhǔn)。3.2.11 秘密文件應(yīng)分別標(biāo)明“絕密”

33、、 “機(jī)密” ；緊急文件應(yīng)標(biāo)明“特急” 、 “急” 。3.3 文件的打印和印刷格式3.3.1公司正式文件字頭要規(guī)范整齊、勻稱美觀, 一般應(yīng)統(tǒng)一用宋體字型。3.3.2文件眉首，即首頁頁眉，包括公司 LOGO。3.3.3文件用紙，一律使用標(biāo)準(zhǔn) A4 型紙。3.3.4文件標(biāo)題用小 4 宋體加粗；段落標(biāo)題用小 4 號宋體加粗，正文用小 4 號宋體（如一篇文件的文字過少，可按照規(guī)范整齊、勻稱美觀原則適當(dāng)調(diào)整字號） ；批語，按語用 4 號楷體，其他部分的文字以宋體為原則，大小以美觀和利于閱覽為原則，文字一律從左向右橫排。一律都用黑色。3.3.5文件可根據(jù)需要使用正式文件或其他形式的便文。公司發(fā)文形式由總經(jīng)

34、理辦公室掌握。3.3.6公司對內(nèi)文件和對外文件均使用公司統(tǒng)一的文件模版（附件三） 。3.4 草擬文件應(yīng)注意的事項：3.4.1草擬文件，要根據(jù)有關(guān)規(guī)定和領(lǐng)導(dǎo)要求，盡可能詳盡地占有材料，認(rèn)真歸納、提煉，完稿后要細(xì)心修改。3.4.2不得違背國家的法律、法規(guī)，違背政府的方針、政策及有關(guān)規(guī)定。3.4.3情況要確實，觀點要明確，條理要清楚，層次要分明，文字要精練，標(biāo)點要正確，篇幅力求簡短明了。3.4.4人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。文件中的數(shù)字，一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，根據(jù)需要也可用漢字書寫。在同一文件中，數(shù)字的使用應(yīng)前后一致。3.4.5引用文件應(yīng)注明發(fā)文的時間、單位、文號和標(biāo)題。文號應(yīng)寫全稱，不得省略。3.

35、4.6在使用不熟知的簡稱時，應(yīng)先用全稱，并加以注明。173.4.7草擬或簽發(fā)文件，應(yīng)使用鋼筆或毛筆。不得使用圓珠筆或鉛筆，也不要使用紅墨水。4.4. 本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。本規(guī)定由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、公文處理單 2、合同類文件處理單3、文件模版文件4、文件撰制流程圖 公文處理單文件編號：密級：日期：緩急：簽發(fā)：會簽：主送：抄送：18擬稿單位：擬稿：核稿：份數(shù)：附件：標(biāo)題： 合同類文件處理單合同類文件處理單董事長/總經(jīng)理意見： 文件編號合同批準(zhǔn)人合同擬稿人合同簽訂人 合同審定人：法律意見：合同標(biāo)題：甲方：合同簽訂主體乙方：附件：備注文件模版:19文件撰制流程圖 空四行（全文件左

36、對齊，宋體小四號字，行距為固定值 15 磅，段前段后皆為 0 行） 日期（黑體小四號字）Date（Time New Roman 小四號字）：200*年*月*日發(fā)送 Attn.：各公司、部門（小四號宋體字）編號 No.：BAORUITZ2007001 （Time New Roman 五號字）主題 Subject：標(biāo)題（標(biāo)題（宋體小四號字加黑）空一行（小四號宋體字）正文：宋體小四號字附件：標(biāo)明序號及內(nèi)容行距:1.5 倍段距：0.5 倍字間距：標(biāo)準(zhǔn)頁眉：公司標(biāo)志頁腳：標(biāo)明頁碼，居中空三行總經(jīng)理（*部主任/經(jīng)理/經(jīng)理）20（四）（四） 、印鑒和文件使用管理制度印鑒和文件使用管理制度1. 制度內(nèi)容及適用

37、范圍制度內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了印鑒和文件使用管理的管理組織、內(nèi)容、用印權(quán)限及檢查考核。擬文部門起草文件行政秘書核稿、編號、排版、填寫公文處理單行政部門負(fù)責(zé)人擬稿部門負(fù)責(zé)人會簽相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)行政秘書發(fā)文相關(guān)公司或部門存檔211.2 本制度適用于各部門的用印管理和文件使用管理。2. 管理組織管理組織公司印鑒及文件由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)管理，行政秘書具體負(fù)責(zé)公司印鑒的保管和文件的使用。3. 管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 備案。公司印鑒啟用與登記注冊的證照類文件啟用之前，應(yīng)先到控股公司行政管理部備案（附印鑒備案表 ， ）證照掃描電子文件存檔備案。備案后正式啟用，由本公司總經(jīng)理辦公室專人負(fù)責(zé)管理。3.2

38、 印章、文件的管理和使用，必須嚴(yán)格按照規(guī)定和公司印章、文件管理制度、領(lǐng)導(dǎo)的指示執(zhí)行。3.3 用印和文件使用的范圍3.3.1 公司用印包括：以公司名義外報的公文、計劃報表；公司進(jìn)行機(jī)構(gòu)設(shè)置、高級管理人員任命等重大事項發(fā)布的公文；對外聯(lián)系工作的文函等；其他需要使用公司印章的材料。3.3.2 公司總經(jīng)理辦公室用印包括：證明介紹信和其他需要印章的材料等。3.3.3 公司的文件包括公司營業(yè)執(zhí)照、介紹信、證明信等適用于辦理與公司有關(guān)的各種業(yè)務(wù)的有關(guān)文件資料。3.4 用印程序3.4.1 印章的刻制與銷毀。公司及所屬各部門在刻制公章前，先到公司總經(jīng)理辦公室開具證明，然后找經(jīng)公安部門認(rèn)可的刻章機(jī)構(gòu)或公司刻章，并

39、指定專人取章，取回公章后，先在印模冊上蓋上新印模，由總經(jīng)理簽字字批準(zhǔn)啟用，注明啟用時間，然后下發(fā)通知啟用，同時收回舊章，蓋上印模，注明作廢日期。收回的舊章，區(qū)別情況予以封存或銷毀。3.4.2 印章的使用3.4.2.1 凡使用公司公章，必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽字確認(rèn)（涉及付款的或其他重要的合同或協(xié)議書必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)） ，做到件件有依據(jù)，責(zé)任分明。3.4.2.2 用印前，必須在啟用公章登記簿上注明用印時間、部門、用印人、批準(zhǔn)人與用印事項。3.4.2.3 在緊急情況且在總經(jīng)理不在時，有總經(jīng)理或副總經(jīng)理簽字的文件可以經(jīng)22得總經(jīng)理口頭允許后蓋章，事后需在第一時間補(bǔ)簽。3.4.2.4外出開會、洽談業(yè)務(wù)

40、、參觀考察、辦理各種證件等，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，方可到總經(jīng)理辦公室開具統(tǒng)一格式的公司介紹信，如特殊情況，需要用空白介紹信或空白蓋章信箋的，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，如果空白介紹信或信箋未用，要及時退回。3.4.3 印章的保管3.4.3.1 公司印章和印模均由總經(jīng)理辦公室秘書保管，保管人員有絕對的責(zé)任，用印時，不可隨意拿出辦公室，特殊情況需要外出，保管人員始終不能離章。用印，要親自蓋章，不可交他人代用。印刷文件用印模時，保管人員應(yīng)到場監(jiān)視。3.4.3.2公章保管人員在離崗時，應(yīng)將印模鎖好，保證印章的保管和使用絕對安全可靠。3.5 文件的使用3.5.1 凡使用公司的文件，如各種證件、公文等，必須經(jīng)總經(jīng)理辦

41、公室經(jīng)理簽字確認(rèn)，并在文件使用薄上注明時間、部門、用件人、批準(zhǔn)人、用件事項。3.5.2 總經(jīng)理辦公室秘書在文件上注明文件僅限于用件的事項（特別是在文件上蓋公章的文件） 。4用印權(quán)限用印權(quán)限4.1 保管人員有權(quán)拒絕個人蓋私章。4.2 未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員有權(quán)拒絕擅自啟用公章。4.3 未經(jīng)批準(zhǔn)，保管人員有權(quán)拒絕開具空白信箋。5檢查與考核檢查與考核印鑒及公司文件的使用及管理由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查。6本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。附：1、印鑒啟用登記表 2、公章使用登記簿3、文件使用借閱登記簿234、印簽啟用與銷毀流程圖印鑒啟用登記表印鑒名稱印鑒印模印

42、鑒管理人簽字啟用時間備注公章合同章財務(wù)專用章法定代表人名章公司負(fù)責(zé)人簽字：24公 章 使 用 登 記 簿 編號：200 00使用時間使用事由使用人批準(zhǔn)人部門負(fù)責(zé)人是否帶出文 件 使 用 借 閱 登 記 簿 編號：200 00使用時間使用事由使用人批準(zhǔn)人歸還時間印簽啟用與銷毀流程圖25責(zé)任部門/責(zé)任人工作流程公司各部門申請刻制公章公安部門指定的刻章機(jī)構(gòu)刻章開具證明總經(jīng)理辦公室指派專人公司各部門封存或銷毀舊章蓋舊章印模（注明作廢日期）收回舊章下發(fā)通知啟用（注明起用時間）簽字、批準(zhǔn)使用在印模冊上蓋新印模取章總經(jīng)理公司各部門公司各部門公司各部門公司各部門公司各部門26印章使用流程圖責(zé)任部門/責(zé)任人工作

43、流程圖責(zé)任部門/責(zé)任人在不在 行政秘書用印人簽字、批準(zhǔn)公章登記簿登記用章保管公章批準(zhǔn)行政總監(jiān)監(jiān)督用章總經(jīng)理或副總經(jīng)理已簽字的文件涉及付款或重要合同、協(xié)議書用印文件總經(jīng)理或副總經(jīng)理總經(jīng)理簽字、批準(zhǔn)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理用印人總經(jīng)理總經(jīng)理口頭允許27（五）（五） 、檔案管理制度、檔案管理制度1.1. 主題內(nèi)容及適用范圍主題內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了公司檔案管理工作的管理組織、管理內(nèi)容、管理程序以及權(quán)限、檢查與考核。1.2 本制度適用于公司各部門檔案管理工作的各個方面。1.3 檔案管理范圍包括經(jīng)營、計劃、合作、統(tǒng)計、財會、人事、培訓(xùn)、安全等方面形成的具有保存價值的文字、圖片、圖表、記錄、數(shù)據(jù)、聲像

44、制品等不同載體材料。2.管理組織管理組織2.1 總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)整個公司的檔案管理，對各部門的檔案管理有監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)的權(quán)利。2.2 公司檔案由總經(jīng)理辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理；各部門應(yīng)指定專人對本部門的檔案進(jìn)行管理，負(fù)責(zé)將本部門的日常文件進(jìn)行收集、整理，并按月向公司檔案管理人移交歸檔備份（含電子文檔） 。2.3 投資、商業(yè)計劃等業(yè)務(wù)檔案在項目完成后一周內(nèi)，由業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人按要求移交至公司檔案管理人處統(tǒng)一存檔。2.4 公司發(fā)起設(shè)立、對外投資等方面的重要檔案，根據(jù)控股公司的要求應(yīng)及時將備份文件移交至控股公司存檔。3.3. 管理內(nèi)容管理內(nèi)容2.5 須移交控股公司存檔備案的重要文件：2.5.1公司變

45、更情況，每年度工商年檢后營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)資料，包括其它相關(guān)機(jī)構(gòu)對企業(yè)資質(zhì)的認(rèn)定書；2.5.2公司每年度制度匯編定本；2.5.3投資額 200 萬元以上的各種裝修、改造、新建項目的合同、項目預(yù)算書、決算書、竣工圖紙；2.5.4其它重要文檔。2.6 檔案的歸檔2.6.1歸檔文件撰制應(yīng)手續(xù)完備，使用標(biāo)準(zhǔn)文件格式，紙張、字跡、材料規(guī)范、耐久。282.6.2歸檔文件收集應(yīng)齊全完整，做到五全：定稿、打印件要全；請示、批復(fù)、來文要全；正件、復(fù)印件要全；帳內(nèi)、帳外文件要全；特殊載體的文件材料要全。2.6.3文件材料歸檔時，應(yīng)辦理移交清冊，存檔。清冊一般有以下內(nèi)容：2.6.3.1.交接部門名稱；2.6.3.2.交

46、接人姓名；2.6.3.3.交接日期；2.6.3.4.文件材料的名稱、數(shù)量、密級、保管期限。2.6.4長期或永久保存的檔案存入移動硬盤，密碼由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人掌握。2.7 檔案的查閱2.7.1查閱檔案應(yīng)在閱檔室或電腦上進(jìn)行，不準(zhǔn)私自帶出檔案。特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)副總簽字后才能外借，借出時間一般不得超過一周。機(jī)密級以上檔案按規(guī)定需由總經(jīng)理以上人員批準(zhǔn)，方可借閱。2.7.2人事、財務(wù)和研發(fā)檔案的查閱須經(jīng)其部門經(jīng)理批準(zhǔn)。2.7.3檔案根據(jù)對公司的重要性的不同分為絕密、機(jī)密、和普通三個等級，其中絕密為最高級，查閱人員也分別設(shè)有相應(yīng)的權(quán)限，除非經(jīng)過有相當(dāng)查閱權(quán)的負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，不準(zhǔn)越級查

47、閱檔案；有相當(dāng)查閱權(quán)的部門負(fù)責(zé)人查閱另一專業(yè)部門的檔案時也要取得該部門具有相當(dāng)查閱權(quán)負(fù)責(zé)人的同意。2.8 檔案的保管期限2.8.1檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種，長期為十年至三十年左右，短期為十年以下，一般為五年。2.8.1.1.凡是反映本公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司的發(fā)展有長期利用價值的檔案，列為永久保管。2.8.1.2.凡是反映本公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司工作有參考價值的文件材料，列為長期保管。2.8.1.3.凡是較長時間內(nèi)對本公司有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。2.9 檔案的工作程序與標(biāo)準(zhǔn)要求：2.9.1收集材料：做到三清一收，即清卷夾、清借條、

48、清帳物；收集散存在部門和個人手中的文件，確保齊全完整。2.9.2立卷分類：做到四分四不混，即分年度、分單位、分問題、分期限；除有29特殊規(guī)定外，不同年度、不同單位的文件不混合，不同類型問題的文件不混合，永久、長期、短期保存的文件不混合。2.9.3立卷組合：做到以問題特征為主，按文件類型組合，適當(dāng)分級，兼顧其他特征，卷內(nèi)文件排列有序。2.9.4立卷編目2.9.4.1.卷內(nèi)文件編號：成卷裝訂的文件在有字面依次編定頁號、按件裝訂的在每頁首頁右上角加蓋檔案號，編寫件號。2.9.4.2.填寫卷內(nèi)目錄，填寫齊全不漏頁。2.9.4.3.擬制案卷題名，題名包含責(zé)任者、內(nèi)容、名稱三要素，文字簡明確切。2.9.4

49、.4.編定卷號：區(qū)別不同期限，案卷排列條理，保持規(guī)律性。2.9.4.5.填寫案卷目錄：項目填寫齊全。2.9.4.6.填寫案卷封皮：碳素筆書寫或印刷，字跡工整無污染。2.9.4.7.填寫備考表：情況說明周全，簽署姓名認(rèn)真。2.9.4.8.打印全引目錄：文字排列整齊，印刷清晰、干凈。2.9.4.9.裝訂案卷：卷內(nèi)去掉金屬物，對破損件修裱襯托，裝訂結(jié)實、整齊、美觀。4.4. 檢查與考核檢查與考核4.1 檔案管理制度的實施由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)并定期組織檢查。5.5. 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋。（六）（六） 、文檔、圖表、資料編號的規(guī)定、文檔、圖表、資料編號的規(guī)定1.制度

50、內(nèi)容、目的與適用范圍制度內(nèi)容、目的與適用范圍1.1 本制度規(guī)定了公司文檔、圖表、資料的編號規(guī)則。1.2 目的：規(guī)范公司文檔的管理及各類文件編號的管理。1.3 本制度中的文檔指廣義的文檔，包括公司各類管理文檔、圖表、資料的編號，各部門根據(jù)工作需要制定的特殊材料、用具編號參照此規(guī)定制定。2.管理組織管理組織總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司文檔編號的管理；各部門負(fù)責(zé)本部門有關(guān)文檔的編號管30理。3.管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 公司及部門文檔編號：公司文檔編號由公司名稱、部門名稱、文檔屬性、版本號、文檔編號組成。3.1.1 .公司名稱、部門名稱編號用簡稱或漢語拼音大寫字母表示，如，福成酒店用簡稱BAORUI，總經(jīng)理辦

51、公室簡稱XZ，財務(wù)部簡稱CW，房務(wù)部簡稱FW，餐飲部簡稱CY，營銷部簡稱YX等。3.1.2 .文檔屬性編號的構(gòu)成：根據(jù)文檔的大類劃分，分為管理制度（ZD），合同（HT），計劃（JH），總結(jié)（ZJ），圖表（TB）等。3.1.3 .公文的屬性編號根據(jù)公文的類別劃分，分為請示（QS）、批復(fù)（PF）、報告（BG）、通知（TZ），通報（TB）、決定（JD）3.1.4 .密級在文檔編號中年份、序號前面，如AA2006003，表示06年第三號文件，密級為AA，非密級文件標(biāo)注“N”表示。3.1.5 .文檔、圖表版本號：1.0（初版）1.1（修訂一次，依此類推）如無版本號，可省略。 舉例：1）公司發(fā)文：公司-屬

52、性-編號，BAORUI-QS-N2007001；2）部門行文：部門-屬性-編號， CW-PF-N2006005；3）公司制度：公司-部門-屬性-編號，BAORUI-XZ-ZD-20070064.本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋（七）（七） 、文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度、文件資料領(lǐng)閱與外借管理制度1. 制度內(nèi)容及適用范圍：制度內(nèi)容及適用范圍：1.1 本制度規(guī)定了公司文件資料領(lǐng)閱與外借管理的組織、管理內(nèi)容及檢查與考核。1.2 本制度適用于全公司文件資料領(lǐng)閱與外借的工作管理。2. 管理組織管理組織2.1 公司總經(jīng)理辦公室秘書負(fù)責(zé)公司文件資料的領(lǐng)閱與外借管理登記工作。313.

53、管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 文件資料的借閱3.1.1 借閱登記要完整齊全，標(biāo)明文件資料的名稱、編號文件、借閱人姓名和所屬部門。3.1.2 公司機(jī)密文件或資料的領(lǐng)閱需要有相應(yīng)查閱權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字。3.1.3 領(lǐng)閱的文件或資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印、傳真、摘抄、傳閱或在上面刪改、涂抹。3.1.4 領(lǐng)閱的文件或資料一般不得超過一周。3.1.5 未經(jīng)批準(zhǔn)，領(lǐng)閱的文件或資料不得帶出公司。3.1.6 未經(jīng)批準(zhǔn)，領(lǐng)閱的文件或資料不得借與他人。3.2 文件資料的外借3.2.1 可外借的文件范圍：包括決定、指示、通知、通報、報告、請示、各類來往信函、會議紀(jì)要、基建文件及相關(guān)圖紙、商業(yè)計劃書。3.2.1 文件密級程度包括絕密、

54、機(jī)密二個等級。3.2.3 外借以上文件均應(yīng)與總經(jīng)理辦公室檔案管理人員簽定文件外借協(xié)議書 。在各部門存放，尚未在總經(jīng)理辦公室存檔的文件外借必須征得總經(jīng)理辦公室檔案管理人員的同意，按規(guī)定簽定文件外借協(xié)議書后，方可外借所存文檔。3.3 密級不同文件借閱規(guī)定如下：3.3.1 絕密文件借閱必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理及公司總總經(jīng)理簽批后才可借閱，不得復(fù)印、記錄，更不可帶離公司；如確因特殊原因需復(fù)印或帶離公司必須經(jīng)總經(jīng)理辦公室經(jīng)理及總經(jīng)理共同簽批并填寫文件/資料外借協(xié)議書 。文件借閱時間不得超過三天。3.3.2 機(jī)密文件借閱必須經(jīng)公司分管總經(jīng)理辦公室的副總裁簽批后才可借閱，原則上不允許復(fù)印和帶離公司；如因特殊原

55、因，需復(fù)印和帶離的，經(jīng)公司分管總經(jīng)理辦公室的副總裁批準(zhǔn)后方可，并且由總經(jīng)理辦公室檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印所需借閱的文件。帶離公司的此類文件借閱時間不得超過五天。3.3.3 普通文件經(jīng)公司總經(jīng)理辦公室經(jīng)理簽批后即可借閱、記錄。借閱時間不得超過一周。3.3.4 借閱人員或部門必須認(rèn)真保管好資料的完整及完好性，并按照要求，在規(guī)32定期限內(nèi)歸還所借閱文件。如因特殊情況，需要延長借閱時間的，需與公司再重新辦理借閱手續(xù)。如在文件借閱過程中發(fā)生文件損壞及丟失現(xiàn)象，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。4.4. 檢查與考核檢查與考核4.1 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)檢查與考核。5.5. 本制度由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋本制度由總經(jīng)

56、理辦公室負(fù)責(zé)解釋 附：1、 文件外借協(xié)議書 （樣本） 2、文件借閱與外借管理流程圖 33文件/資料外借協(xié)議書甲 方：北京福成酒店有限公司乙 方：地址：電話： 傳真：現(xiàn)乙方向甲方借閱 文件，密級程度為 ，歸還/銷毀時間為： 。 （如銷毀，請傳真告之）乙方承諾：1嚴(yán)格遵守業(yè)界成文或不成文的商業(yè)秘密保護(hù)方法，未經(jīng)甲方書面同意不將上述文件全部和/或部分的復(fù)印、摘抄、泄露或散布給第三方。2象對待本公司的機(jī)密資料一樣對待所借上述資料或文件，保證文件外借后的安全可靠性及文件的完整、完好性，不在文件上做任何涂改或刪除。3未經(jīng)甲方書面同意，不得將上述文件或資料用以針對第三方的商業(yè)目的或其他用途。4嚴(yán)格按照甲方提

57、出的文件處理方案及時歸還或銷毀所借文件。如因乙方違背上述承諾，甲方保留對乙方的相應(yīng)追究的權(quán)利。甲方借閱經(jīng)辦人簽字：甲方借閱經(jīng)辦人簽字： 乙方借閱經(jīng)辦人簽字：乙方借閱經(jīng)辦人簽字：年 月 日 年 月 日34文件借閱與外借管理流程圖文件借閱與外借管理流程圖責(zé)任部門責(zé)任部門/責(zé)任人責(zé)任人工作流程工作流程借閱 外借總經(jīng)理辦公室/檔案管理員總經(jīng)理分管副總總經(jīng)理辦公室/檔案管理員總經(jīng)理辦公室/檔案管理員總經(jīng)理辦公室總監(jiān)簽字批準(zhǔn)區(qū)分文件密級程度公司文檔、資料借閱人員借閱登記填寫文件外借協(xié)議絕密文件機(jī)密文件普通文件借閱、外借文件絕密文件（三天內(nèi)）簽字批準(zhǔn)簽字批準(zhǔn)機(jī)密文件（五天內(nèi)）普通文件（一周內(nèi)）借閱人員按期歸

58、還文件35（八）（八） 、保密工作管理制度、保密工作管理制度1 制度內(nèi)容及適用范圍制度內(nèi)容及適用范圍1.1 本制度規(guī)定了公司保密工作的管理組織、管理內(nèi)容及檢查與考核。1.2 本制度適用于全公司保密工作管理。2 管理組織管理組織2.1 公司成立保密工作管理小組，分管副總?cè)谓M長，總經(jīng)理辦公室經(jīng)理、秘書、檔案管理員為成員，負(fù)責(zé)對保密工作監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。2.2 利用各種形式，結(jié)合辦公室實際，切實抓好保密宣傳，經(jīng)常對員工進(jìn)行保密教育，克服麻痹思想，增強(qiáng)保密觀念，法制觀念，紀(jì)律觀念，嚴(yán)格按保密制度辦事。3 管理內(nèi)容管理內(nèi)容3.1 秘密定義：公司的秘密是關(guān)系到公司的權(quán)利和利益，依照特定的程序確定，在一定的

59、時間內(nèi)只限一定范圍的人員知悉的事項。3.2 秘密范圍：涉及公司人事、投資方向、工資、財務(wù)、行政、統(tǒng)計資料、業(yè)務(wù)機(jī)密等列入保密范圍的，均應(yīng)嚴(yán)格管理，以確保公司利益不受損失。3.3 公司的秘密包括下列秘密事項： a、公司重大決策中的秘密事項（絕密） ； b、公司財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表（絕密） ； c、公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息（絕密） ； d、公司的投資方向及力度（絕密） ； e、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目和經(jīng)營決策（機(jī)密） ； f、公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入及資料（機(jī)密） ；g、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告

60、、主要會議記錄（機(jī)密） ； h、其它經(jīng)公司確定應(yīng)保密的事項（機(jī)密） ；一般性決定、決議、通知、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。3.4 秘密的等級：公司的秘密根據(jù)對公司的重要性的不同分為絕密、機(jī)密二個等級。3.5 秘密的知情權(quán)：秘密的知情人員分別設(shè)有相應(yīng)的權(quán)限。絕密文件僅有總裁及相36關(guān)副總裁有權(quán)查閱，機(jī)密文件僅有相關(guān)部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱。同一部門人員除非經(jīng)過本部門有相當(dāng)秘密知情權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)越級以任何方式了解本部門的所不應(yīng)當(dāng)知道的秘密；在未經(jīng)對方部門同意的情況下，不同部門的人員不得了解另一部門的秘密，有相當(dāng)秘密知情權(quán)的部門領(lǐng)導(dǎo)了解另一專業(yè)部門的秘密時也要取得該部門具有相當(dāng)秘密知情權(quán)領(lǐng)導(dǎo)的書面同