中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案整理輔導(dǎo)

1、中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案整理輔導(dǎo)一、我們做檔案工作要遵行按照“真實(shí)、完整、安全、效能“的總要求。真實(shí)是指：檔案是在一定的歷史背景下的原始記錄，一般來說，是比其他的文字材料具有更大的可靠性和真實(shí)性。但是，事實(shí)上有的檔案在形成過程中由于種種外界的原因而形成了一些并沒有真正反映歷史事實(shí)的檔案，也就是檔案的內(nèi)容有誤、摻假等。但是，就算是這樣，檔案也是真實(shí)可靠的，因?yàn)闄n案是在當(dāng)時(shí)的歷史背景下形成的，就算是有誤，通過這些人為的錯(cuò)誤，我們也能簡(jiǎn)介的看到那個(gè)歷史年代的真面目。檔案的真實(shí)可靠其含義為：（1）檔案本身內(nèi)容是真實(shí)的，真實(shí)、直接的反映歷史事實(shí)；（2）檔案本身的內(nèi)容有誤，但同樣從另一面反映了歷史事實(shí)。完

2、整是指：是指各種檔案材料齊全完整，不能缺失。安全是指：所謂檔案安全保護(hù)就是保證檔案的安全，對(duì)于檔案安全作出全面的保護(hù)。檔案安全保護(hù)是針對(duì)檔案庫房的安全保護(hù)，一般通過檔案庫房安全保護(hù)智能化綜合管理系統(tǒng)來為檔案的安全作出全方位的保護(hù)。檔案保護(hù)的重點(diǎn)主要是防止檔案：涂改，丟失，被盜。我國檔案事業(yè)發(fā)展指導(dǎo)思想的概括表達(dá)指出三大體系，具體是指“覆蓋人民群眾的檔案資源體系，方便人民群眾的檔案利用體系和確保檔案安全保密的檔案安全體系”。今年3月19日，我們市委辦、市政府辦以兩辦的名義下發(fā)了關(guān)于加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)工作的意見中，定四大體系，增強(qiáng)了保障體系。效能是指：主要指的檔案價(jià)值的挖掘和利用。最終

3、落實(shí)到具體的事務(wù)操作中就是收、管、用，今天我們只講收和管兩個(gè)方面的問題，用的問題在這里就不進(jìn)行講解。二、資助檔案材料的收集。講三個(gè)方面：如何收集，收集哪些材料，有什么樣的要求。去年6月份，我們市檔案局聯(lián)合市政府督查室對(duì)全市30多家市直機(jī)關(guān)單位的檔案和數(shù)據(jù)資源建設(shè)進(jìn)行督查，發(fā)現(xiàn)有關(guān)收集的問題不少，一是該收集沒有收集齊全，二是收集的重復(fù)件太多，三是各部門之間主動(dòng)協(xié)調(diào)少，檔案資料丟失的現(xiàn)象比較多。這就給我們檔案的整理工作帶來了很大的難度。一是如何收集，我想1、主動(dòng)收集。目前，有些檔案材料形成部門和個(gè)人的檔案意識(shí)淡薄，材料產(chǎn)生后把材料據(jù)為已有，沒有及時(shí)移交。2、適時(shí)收集?？梢栽谑录k理過程中進(jìn)行收集，

4、也可以在事件辦理完畢后進(jìn)行收集，但一定要注意及時(shí)進(jìn)行收集，防止丟失。3、追蹤收集。工作人員要經(jīng)常關(guān)注這項(xiàng)工作，隨時(shí)掌握工作進(jìn)度，及是與相關(guān)人員取得聯(lián)系，避免時(shí)間過長(zhǎng)造成材料無法收集到位。二是收集哪些材料，這個(gè)湖南省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法的通知上不明確的要求，中職學(xué)生資助檔案的歸檔材料主要包括以下幾類：1、工作文件 （1）國家、省、市（州）、縣（市、區(qū)）相關(guān)文件及有關(guān)材料； （2）學(xué)校學(xué)生資助組織機(jī)構(gòu)文件和制定的有關(guān)學(xué)生資助管理文件； （3）學(xué)校學(xué)生資助管理機(jī)構(gòu)人員分工及職責(zé)；（4）學(xué)校學(xué)生資助工作計(jì)劃、工作總結(jié)、資助工作會(huì)議記錄等資料。 2、國家助學(xué)金材料 （1）學(xué)生學(xué)籍花名冊(cè)；（2

5、）湖南省中等職業(yè)學(xué)校國家助學(xué)金申請(qǐng)表；（3）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件和家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于湖南省中等職業(yè)學(xué)校國家助學(xué)金申請(qǐng)表后）； （4）湖南省中等職業(yè)學(xué)校國家助學(xué)金受助學(xué)生匯總表； （5）國家助學(xué)金受助學(xué)生公示名單及公示照片； （6）學(xué)生本人簽字的中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡發(fā)放名冊(cè)； （7）中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生異動(dòng)情況表（增加/減少）； （8）中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助卡丟卡補(bǔ)卡登記表；（9）國家助學(xué)金發(fā)放憑證（如學(xué)生簽名冊(cè)、打卡發(fā)放的銀行對(duì)賬單復(fù)印件等）。3、免學(xué)費(fèi)材料（1）湖南省中等職業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表（附件6）；（2）學(xué)生身份證或戶籍復(fù)印件及家庭經(jīng)濟(jì)困難證明（分貼于湖南省中等職

6、業(yè)學(xué)校家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生免學(xué)費(fèi)申請(qǐng)審批表后）；（3）中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)匯總花名冊(cè)，其中涉農(nóng)專業(yè)學(xué)生、農(nóng)村家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、城市家庭經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生和頂崗實(shí)習(xí)困難專業(yè)學(xué)生須分類匯總； （4）免學(xué)費(fèi)學(xué)生公示名單及公示照片；（5）學(xué)生本人簽字的中等職業(yè)學(xué)校免學(xué)費(fèi)學(xué)生學(xué)費(fèi)退還名冊(cè)；（6）其他免學(xué)費(fèi)或退學(xué)費(fèi)憑證；（7）物價(jià)部門批準(zhǔn)的學(xué)校分專業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)文件。4、校內(nèi)資助檔案（根據(jù)學(xué)校要求整理）5、中職學(xué)生資助學(xué)期統(tǒng)計(jì)報(bào)表（從全國中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生管理信息系統(tǒng)或全國技工院校電子注冊(cè)和統(tǒng)計(jì)信息管理系統(tǒng)打印，并加蓋學(xué)校公章或法人代表簽字）。三是收集材料有什么要求，我想：1、收集的材料齊全完整；2、收集的材料要是原始材料

7、；3、收集的材料辦理的手續(xù)要齊全；4、要剔除重復(fù)重件。中職學(xué)生資助檔案所有歸檔材料要求真實(shí)、完整。屬歸檔范圍，但因特殊原因確實(shí)無法收集到的文件，經(jīng)辦人應(yīng)在備考表中陳述，并由經(jīng)辦人、資助中心負(fù)責(zé)人審批簽字后，存檔備查。這是我要講的第一個(gè)問題，要講的第二個(gè)問題就管，管的過程中就包括整理，保管兩大塊。請(qǐng)大家一下幻燈片，從中可以看出什么東西不學(xué)校年學(xué)期國家助學(xué)金第冊(cè)三、資助檔案材料的整理，他包括分類，裝訂，編頁碼，編目錄，填寫備考表，裝盒，書寫檔案盒，排序等工序。1、分類：湖南省中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案管理辦法的通知中，對(duì)中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生資助檔案的分類有要求：中職學(xué)生資助檔案須分學(xué)期、按項(xiàng)目整理歸檔。

8、中等職業(yè)學(xué)校的資助項(xiàng)目主要有國家助學(xué)金、免學(xué)費(fèi)和校內(nèi)資助。2、裝訂中職學(xué)生資助檔案須按學(xué)期、項(xiàng)目、班級(jí)排序裝訂，并按檔案管理有關(guān)規(guī)定編制頁碼和冊(cè)內(nèi)文件目錄。3、編頁碼我們可參照文書檔案編寫頁碼的方式來編寫，將頁碼編在每頁的右上角，注意凡是有字的頁都要編頁碼。4、編目錄我們可參照科技檔案編寫卷內(nèi)目錄的方式來編寫目錄，它包括序號(hào)，文件編號(hào)，責(zé)任者，文件題名，日期，頁數(shù)，備注七項(xiàng)內(nèi)容，見附表。5、填寫備考表中職學(xué)生資助檔案要分卷填好備考表并裝訂于冊(cè)尾。備考表主要注明冊(cè)內(nèi)文件情況說明、建冊(cè)人、檢查人、立卷時(shí)間等。6、裝盒各校中職學(xué)生資助檔案應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒保存。學(xué)校對(duì)檔案盒有統(tǒng)一規(guī)定的，按學(xué)校規(guī)定執(zhí)行。無統(tǒng)一規(guī)定的，采用長(zhǎng)寬為3122cm的無酸紙檔案盒。7、書寫檔案盒中職學(xué)生資助檔案盒應(yīng)統(tǒng)一封面設(shè)計(jì)，在正面和脊面注明該冊(cè)檔案文件名稱，包括學(xué)校、學(xué)期、項(xiàng)目、冊(cè)號(hào)等（如學(xué)校年學(xué)期國家助學(xué)金第冊(cè)）。8、排序從右至左，從下到下按照順序依次排列就可以。四、資助檔案材料的保管按照檔案保管的要求中華人民共和國檔案法第十三條規(guī)定，各級(jí)各類檔案館，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其