設(shè)備技術(shù)檔案管理制度管理辦法

1、設(shè)備技術(shù)檔案管理制度XX制造有限公司設(shè)備技術(shù)檔案管理辦法1.總則： 為建立健全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作,完整保存和科學(xué)管理公司的設(shè)備技術(shù)檔案,充分發(fā)揮設(shè)備技術(shù)檔案在公司建設(shè)和發(fā)展中的作用,更好地為公司各生產(chǎn)技術(shù)部門服務(wù),特制訂本管理制度 本公司設(shè)備技術(shù)檔案是指各技術(shù)部門、分廠在生產(chǎn)技術(shù)、科研成果、質(zhì)量、設(shè)備、基建等技術(shù)活動(dòng)中形成的具有歸檔保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、照片等技術(shù)資料以及外來、外購(gòu)的圖紙、資料、圖書等。設(shè)備檔案資料應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：（1）設(shè)備制造廠的技術(shù)檢驗(yàn)文件、合格證、技術(shù)說明書、裝箱單、圖紙等（2）設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)說明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、設(shè)備清單等（3）設(shè)備附錄及工具清單（4）

2、設(shè)備大、年修理施工總結(jié)、記錄，竣工驗(yàn)收單，修理檢測(cè)記錄（5）精度校驗(yàn)及檢驗(yàn)記錄（6）設(shè)備改造、更新技術(shù)（7）設(shè)備缺陷記錄及事故報(bào)告單（原因分析處理結(jié)果）（8）設(shè)備技術(shù)狀況鑒定表（9）設(shè)備基礎(chǔ)圖及土建圖（10）設(shè)備結(jié)構(gòu)及易損件、主要配件圖紙（11）設(shè)備維護(hù)檢修規(guī)程（12）其他資料 按介質(zhì)劃分設(shè)備檔案資料可分為下述類型：（1）紙拷貝（藍(lán)圖、透明圖、照片、白圖和其它印刷文件）（2）電子文檔（用CAD或其它軟件形成的設(shè)計(jì)圖、文字資料和音像制品等）2.管理職責(zé)設(shè)備部是設(shè)備技術(shù)檔案的歸口管理部門。按照集中統(tǒng)一管理設(shè)備技術(shù)檔案的基本原則，公司設(shè)備部設(shè)立設(shè)備技術(shù)檔案室（以下簡(jiǎn)稱檔案室），并配備專職人員管理。檔

3、案室在設(shè)備部的直接領(lǐng)導(dǎo)下，集中統(tǒng)一管理全公司的設(shè)備、基建等設(shè)備技術(shù)檔案。建立、健全設(shè)備技術(shù)檔案工作，達(dá)到全公司設(shè)備技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。公司各職能部門、分廠要把設(shè)備技術(shù)檔案工作納入本單位的技術(shù)業(yè)務(wù)管理工作中，保證其技術(shù)資料及時(shí)、完整歸檔，按制度借閱并及時(shí)返還，并在使用中對(duì)技術(shù)檔案中的錯(cuò)誤及時(shí)通知檔案室或設(shè)備部，以保證全公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的順利開展。3.設(shè)備檔案的歸檔技改和基建項(xiàng)目結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔:(1)工程施工執(zhí)照，開工報(bào)告(2)各專業(yè)施工圖會(huì)審記錄（土建、水暖、電氣、通風(fēng)等）(3)設(shè)計(jì)變更通知單(4)施工單位與建設(shè)單位往來的聯(lián)系單(5)工程定位測(cè)量

4、及放線記錄(6)地基承載力復(fù)查記錄或打樁記錄(7)建筑物、構(gòu)建物的沉降變形觀測(cè)記錄(8)水泥出廠質(zhì)量證明及檢驗(yàn)報(bào)告(9)鋼材出廠質(zhì)量證明及試驗(yàn)報(bào)告(10)金屬焊接試驗(yàn)報(bào)告及采用焊條證明(11)紅磚出場(chǎng)證明及試驗(yàn)報(bào)告（抗壓試驗(yàn)及抗凍試驗(yàn)）(12)砂、漿強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告(13)混凝土試驗(yàn)配合比及強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告(14)防水、保溫材料出廠證明、試驗(yàn)報(bào)告(15)采用構(gòu)件配件出廠證明(16)隱蔽（吊裝）工程驗(yàn)收記錄(17)水暖、設(shè)備管道試調(diào)、試壓記錄(18)電氣接地電阻、絕緣電阻測(cè)驗(yàn)記錄(19)工程質(zhì)量事故處理資料(20)分步分項(xiàng)工程質(zhì)量評(píng)定表(21)單位工程質(zhì)量評(píng)定表(22)工程竣工驗(yàn)收證明(23)工程交工驗(yàn)

5、收證明(24)工程竣工圖(25)設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件(26)設(shè)備調(diào)試報(bào)告或試驗(yàn)報(bào)告原施工圖變更不大，不影響工程質(zhì)量。有變更說明、變更圖紙、施工單位在圖紙封面上加蓋竣工圖專章，并有技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字的，亦可作為竣工圖。大、年修項(xiàng)目結(jié)束后二周內(nèi)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔:(1)大、年修計(jì)劃表(2)備件清單(3)開、竣工報(bào)告(4)竣工圖及設(shè)計(jì)變更通知單(5)油品化驗(yàn)報(bào)告(6)設(shè)備調(diào)試報(bào)告(7)竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告(8)大、年修總結(jié)3.3定修項(xiàng)目結(jié)束二日內(nèi)應(yīng)應(yīng)速將下述技術(shù)資料歸檔:(1)定修計(jì)劃表(2)定修檢查記錄凡外來、外購(gòu)設(shè)備的圖紙資料，隨儀器、設(shè)備入廠的圖紙、使用說明書、電氣線路圖等技術(shù)文件在開箱前，有關(guān)單位必須通

6、知設(shè)備管理人員或資料管理人員參加資料清點(diǎn)，如數(shù)歸檔。在未辦理借閱使用手續(xù)前任何人不得據(jù)為私有。對(duì)于測(cè)繪的備件圖紙應(yīng)在一周內(nèi)歸檔，對(duì)未歸檔的圖紙，設(shè)備部將不予安排備件訂貨。歸檔的資料由工程負(fù)責(zé)人、專業(yè)技術(shù)人員按類別整理后交檔案員歸檔。凡歸檔的技術(shù)資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、衛(wèi)生、圖面清晰，幅面符合標(biāo)準(zhǔn)，字跡工整。電子文檔歸檔時(shí)應(yīng)以光盤形式移交，光盤應(yīng)裝袋保管。凡不符合歸檔要求或技術(shù)文件資料不全的，檔案員有權(quán)拒絕接收。資料歸檔時(shí)，檔案員應(yīng)出具歸檔資料移交單（見附錄1），移交人和接收人簽字后雙方各留存一份。4.設(shè)備技術(shù)檔案的保管對(duì)已經(jīng)歸檔的設(shè)備技術(shù)資料應(yīng)根據(jù)資料內(nèi)容分類，在三日內(nèi)完成上帳、編號(hào)、裝卷等工作，以

7、便于借閱。設(shè)備技術(shù)資料歸檔、裝卷要遵循下述原則：(1)根據(jù)設(shè)備文件材料的形成規(guī)律以及設(shè)備文件材料的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量和載體形成等實(shí)際情況，在兼顧文件之間有機(jī)聯(lián)系和便于利用查找的組卷原則下，將每項(xiàng)設(shè)備的技術(shù)資料進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。(2)將最能反映設(shè)備購(gòu)置概況的文件材料，排放在各卷之首，其余設(shè)備技術(shù)文件材料、設(shè)備的工作程序及重要程序，依次系統(tǒng)排列。(3)卷內(nèi)文件材料按文字材料在前、圖表在后的要求排列。(4)拆除卷內(nèi)文件中的金屬物，用線裝訂，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)引進(jìn)設(shè)備中專用文件夾，可以保持原狀。(5)設(shè)備文件材料采用卷盒的保管形式，圖紙按卷盒規(guī)格疊成手風(fēng)琴式，引進(jìn)設(shè)備文件卷盒

8、保管有困難的，可按其自然狀態(tài)保管。(6)全部設(shè)備文件無論單面或雙面只要有書寫符號(hào)，每面均為一頁(yè)，每卷頁(yè)號(hào)均從1開始，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。(7)歸檔的案卷必須填寫卷內(nèi)目錄(見附錄2)，卷內(nèi)目錄可打印，也可用藍(lán)黑或碳素筆正楷填寫，字跡要工整、清晰，文面要整潔，不得涂改。(8)每個(gè)案卷內(nèi)要附卷內(nèi)卡片(見附錄3)，寫明本案卷的卷號(hào)、圖紙和文件材料的總頁(yè)數(shù)，借閱者的姓名、借期和還期。(9)擬定案卷標(biāo)題和卷號(hào)，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確。對(duì)進(jìn)口設(shè)備的外文案卷標(biāo)題、控制在100個(gè)字符以內(nèi)。外文說明書必須有中文譯名。卷號(hào)擬定原則見附錄4.(10)確定設(shè)備檔案卷內(nèi)文件的保管期限。對(duì)最能反映設(shè)備購(gòu)置概況和設(shè)備

9、技術(shù)性能的文件材料，定為長(zhǎng)期保管。設(shè)備隨機(jī)的技術(shù)文件和使用維修、改造等文件，由于其價(jià)值是作為設(shè)備的組成部分而存在的，原則上隨設(shè)備而存在，保管期限與設(shè)備共存。同樣內(nèi)容的檔案一般應(yīng)一式二份，一份借閱，一份存檔。對(duì)于只有一份且常用的技術(shù)資料，應(yīng)盡量復(fù)制副本，原件存檔，副本借閱。藍(lán)圖、底圖和電子文檔要分別建賬（附錄5、附錄6）。編制檔案檢索目錄（附錄7），做到定位存放，妥善保管，方便使用。備件圖紙要加蓋“受控”章檔案員的職責(zé)檔案員要履行下述職責(zé)：(1)認(rèn)真貫徹公司設(shè)備技術(shù)檔案工作的方針政策，鉆研業(yè)務(wù)，提高管理水平，保證設(shè)備技術(shù)檔案工作任務(wù)的完成。積極主動(dòng)地為生產(chǎn)、開發(fā)提供技術(shù)資料。(2)科學(xué)地管理全公

10、司設(shè)備技術(shù)檔案，辦理設(shè)備技術(shù)檔案的接收、分類、裝卷、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放、統(tǒng)計(jì)等工作。(3)遵守公司保密制度，不泄漏檔案內(nèi)容(4)做好檔案安全工作,防盜、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀(5)嚴(yán)格執(zhí)行設(shè)備技術(shù)檔案的保管、借閱、發(fā)放制度。(6)對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。(7)保持檔案室內(nèi)整潔、衛(wèi)生。下班前要關(guān)閉室內(nèi)電源，鎖好門窗。5.設(shè)備技術(shù)檔案的借閱凡本公司技術(shù)人員、工作人員，因工作需要且履行規(guī)定的手續(xù)均可借閱設(shè)備技術(shù)檔案。借閱后請(qǐng)妥善保管這，按期交回。借閱檔案要履行下述手續(xù)：l 填寫借閱卡（見附錄8）l 填寫卷內(nèi)卡片，由檔案員從卷內(nèi)抽出保管。l 填寫借閱賬（見附錄9）檔案一

11、般應(yīng)成卷借閱，盡量不要只借閱卷內(nèi)某一部分。檔案借閱前雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)卷內(nèi)文件張數(shù)，否則，一旦缺頁(yè)應(yīng)由借閱人負(fù)責(zé)。檔案借期一般不能超過二周，法定假日前檔案應(yīng)全部交回檔案保管。無副本的技術(shù)檔案一般只能在檔案室內(nèi)查閱，不得帶出。檔案返回時(shí)檔案員要仔細(xì)核對(duì)卷內(nèi)文件張數(shù)，否則，一旦缺頁(yè)應(yīng)由檔案員負(fù)責(zé)。在確定歸還的檔案無誤后，檔案員要在借閱賬和卷內(nèi)卡片上注明歸還日期并將卷內(nèi)卡片裝入卷內(nèi)。除改圖外電子文檔和底圖一般不借閱。外單位借閱設(shè)備檔案需經(jīng)設(shè)備部長(zhǎng)批準(zhǔn)，只可在檔案室查閱有關(guān)的檔案資料，但不得將檔案資料帶出檔案室。外單位人員因工作需要，需將檔案資料帶出檔案室，應(yīng)當(dāng)經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)。本單位人員調(diào)出我公司或者辦理

12、離、退休手續(xù)前，有借閱設(shè)備檔案資料未歸還者，須到檔案室辦理歸還手續(xù)。否則，人事部不得辦理調(diào)動(dòng)或者退休手續(xù)。借閱者有義務(wù)保持檔案的完整、安全、整潔，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換和丟失。如發(fā)現(xiàn)丟失或有損壞者，由檔案員及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并根據(jù)其損壞的程度及檔案的重要性提出進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰的建議，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，送公司財(cái)務(wù)部，對(duì)檔案借閱人進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。6.設(shè)備檔案的復(fù)制和發(fā)放有下述之一者可以申請(qǐng)?jiān)O(shè)備檔案復(fù)制：l 設(shè)備的檢修、改造和基建l 設(shè)備和備件的定貨l 設(shè)備維護(hù)l 教育和培訓(xùn)l 其它需求因破損或霉變的檔案，復(fù)制后，原檔案保管期限為半年。因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。

13、設(shè)備檔案復(fù)制要履行下述手續(xù)：l 填寫圖紙托曬單（見附錄10），注明復(fù)制的檔案名稱、圖號(hào)及用途l 經(jīng)辦人和本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字l 設(shè)備部部長(zhǎng)（副部長(zhǎng)簽字）l 數(shù)量特別大時(shí)由設(shè)備副總簽字為了降低設(shè)備檔案復(fù)制成本，一般應(yīng)優(yōu)先采用曬圖方式，盡量不用或少采用復(fù)印方式。檔案復(fù)制后檔案員應(yīng)登記上賬（見附錄11）并在二個(gè)工作日內(nèi)通知經(jīng)辦人領(lǐng)取。7.設(shè)備檔案的修改、鑒定與銷毀圖紙出現(xiàn)錯(cuò)誤或與設(shè)備現(xiàn)狀不同要及時(shí)修改圖紙。修改圖紙要履行下列手續(xù)：l 分廠主管工程師提出l 填寫圖紙修改申請(qǐng)單（見附錄12）l 設(shè)備部主管工程師審核l 設(shè)備部部長(zhǎng)批準(zhǔn)因修改內(nèi)容而更換的檔案，原檔案報(bào)廢，保管期限為一年。修改圖紙要連同底圖一起修改

14、并按規(guī)定在圖紙上簽字。設(shè)備部將根據(jù)設(shè)備及檔案狀況定期組織專業(yè)技術(shù)人員對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行鑒定，鑒定結(jié)束后將鑒定結(jié)論填寫在設(shè)備檔案鑒定書上（見附錄13）。.設(shè)備調(diào)出時(shí)，設(shè)備檔案隨之調(diào)出；設(shè)備報(bào)廢時(shí)設(shè)備檔案隨之銷毀。凡要銷毀的設(shè)備技術(shù)檔案，必須造具清冊(cè)（見附錄14），經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定監(jiān)銷人監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，以防失密。銷毀清冊(cè)必須及時(shí)歸檔。8.設(shè)備檔案的保密制度公司職工必須嚴(yán)守機(jī)密，維護(hù)設(shè)備技術(shù)檔案的安全。借閱者必須履行借閱手續(xù)，對(duì)已借閱的設(shè)備檔案要妥善保管，不得遺失和損壞。設(shè)備技術(shù)檔案如有丟失、被盜、泄密等情況，應(yīng)立即上報(bào)并采取措施作妥善處理。非工作人員未經(jīng)允許，不得隨意翻閱設(shè)備技術(shù)檔案。技術(shù)檔案

15、一般不允許帶出公司。外單位借閱本公司技術(shù)資料必須經(jīng)設(shè)備副總批準(zhǔn)，且要辦理借閱手續(xù)。1717第 17 頁(yè) 共 17 頁(yè)序號(hào)圖號(hào)圖 名幅面數(shù)量介質(zhì)資料來源移交人（簽字）： 接收人（簽字）：附錄1 遼陽(yáng)西姆萊斯石油專用管制造有限公司歸檔資料移交清單附錄2 遼陽(yáng)西姆萊斯石油專用管制造有限公司卷內(nèi)目錄序號(hào)圖號(hào)圖 名幅面數(shù)量備注卷號(hào)： 卷名： 附錄4 卷號(hào)編制規(guī)則L 114 PM 0 E 00 A-00 a 卷號(hào)由7段代碼組成第1段：L表示公司代號(hào)第2段：分廠代碼 第3 段：機(jī)組代碼 第4段：相同設(shè)備的序號(hào)0-9第5段：專業(yè)代碼 R軋鋼 M機(jī)械 E電氣 P-動(dòng)力 H液壓 L潤(rùn)滑 B土建 F爐子 I儀表 C計(jì)算機(jī) T閉路電視 O工具第6段：相同卷的流水號(hào)00-99第7段：A/B卷第8段：柜（架）號(hào)00-99第9段：層號(hào),自上而下計(jì)，a-e附錄3 卷內(nèi)卡片卷名：卷號(hào)：姓名單位借期還期序號(hào)卷號(hào)圖號(hào)圖名幅面有底圖否資料來源附錄5 藍(lán)（底）圖賬附錄6 電子文檔賬序號(hào)光盤號(hào)文件名稱及內(nèi)容數(shù)量資料來源附錄7 檔案檢索目錄序號(hào)卷號(hào)卷名資料來源附錄8 借閱卡單位：姓名：日期：序號(hào)卷號(hào)卷名123456見附錄10 圖紙托曬單單位： 姓名： 托曬日期： 用圖日