如何設(shè)置采購內(nèi)部控制制度

1、 采購業(yè)務(wù)是企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)的一個重要環(huán)節(jié)，因此一個完善的內(nèi)部控制制度必然會對這一業(yè)務(wù)進(jìn)行比較嚴(yán)密的控制。 設(shè)置采購內(nèi)部控制制度，應(yīng)該掌握以下內(nèi)容： 1明確采購內(nèi)控要求2運(yùn)用控制方法3熟悉控制技巧(1)采購工作中的計(jì)劃、訂貨、驗(yàn)收、結(jié)算等各個環(huán)節(jié)都必須分工負(fù)責(zé)。(2)采購人員除經(jīng)特別授權(quán)外不得擅自改變采購內(nèi)容，只能按批準(zhǔn)的品種、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行采購。(3)采購業(yè)務(wù)均要簽訂采購合同。明確采購內(nèi)控要求(4)購貨款必須在認(rèn)真審核、核對購貨合同之后，方可付款結(jié)算。(5)購貨款必須通過銀行計(jì)算。(6)采購的物資須經(jīng)過驗(yàn)收后方可入庫。(7)采購過程的損耗必須查明原因，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可處理。明確采購內(nèi)控要求運(yùn)用控

2、制方法(1)控制定額根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和實(shí)物消耗定額制定實(shí)物數(shù)量和資金定額，控制合理儲備，并控制實(shí)物采購，實(shí)現(xiàn)采購計(jì)劃。根據(jù)產(chǎn)品消耗定額控制發(fā)料和工藝過程的耗用量。(2)控制計(jì)劃根據(jù)實(shí)物收入、發(fā)出和結(jié)存計(jì)劃，對實(shí)物購進(jìn)業(yè)務(wù)實(shí)施計(jì)劃管理與控制。通過年度、季度和月度用料計(jì)劃來制定供應(yīng)計(jì)劃和采購計(jì)劃、控制實(shí)物的采購領(lǐng)用和庫存，并據(jù)以準(zhǔn)備采購資金。 運(yùn)用控制方法(3)控制合同根據(jù)供應(yīng)和采購計(jì)劃，提出需要購買的實(shí)物，經(jīng)批準(zhǔn)并授權(quán)后，組織實(shí)物供應(yīng)，簽訂實(shí)物訂貨合同。根據(jù)企業(yè)需要的實(shí)物，依照合同法與供貨單位簽訂合同，確定供應(yīng)實(shí)物的品種、類別、數(shù)量、單價(jià)、規(guī)格、質(zhì)量、日期和運(yùn)輸、包裝以及按期、按質(zhì)、按量保證供應(yīng)的相

3、關(guān)條款。按照合同組織進(jìn)貨，計(jì)劃外進(jìn)貨應(yīng)得到批準(zhǔn)。運(yùn)用控制方法請購。根據(jù)生產(chǎn)需要和實(shí)物儲備情況，由生產(chǎn)和倉儲部門提出請購單，經(jīng)批準(zhǔn)后，交采購供應(yīng)部門辦理。訂購。收到批準(zhǔn)的請購單后，還應(yīng)與采購計(jì)劃進(jìn)行核對，確定采購實(shí)物的品種、規(guī)格、數(shù)量，指定采購人員組織采購，大宗實(shí)物與供應(yīng)單位簽訂合同，并將合同副本分送會計(jì)、會計(jì)監(jiān)督以及請購部門，以便檢查合同執(zhí)行情況。(4)控制職能分工運(yùn)用控制方法驗(yàn)收。應(yīng)建立催收制度督促供貨單位按期交貨。采購的實(shí)物運(yùn)到后，須由驗(yàn)收部門清點(diǎn)數(shù)量，檢驗(yàn)質(zhì)量。付款。收到收料單、驗(yàn)收單和進(jìn)貨發(fā)票后，應(yīng)與合同(副本)進(jìn)行核對，核對無誤并經(jīng)財(cái)務(wù)主管審核后，辦理結(jié)算貨款，同時(shí)在發(fā)票上加蓋“付訖

4、”戳記。記賬。根據(jù)各原始憑證，編制記賬憑證，登記實(shí)物明細(xì)分類賬和總分類賬。 運(yùn)用控制方法(5)控制賬簿體系為了保證實(shí)物數(shù)量和成本的正確性，系統(tǒng)地反映實(shí)物發(fā)存情況，應(yīng)設(shè)置實(shí)物總分類賬，同時(shí)也要按各實(shí)物、用品的品名、規(guī)格和存放地點(diǎn)設(shè)置明細(xì)分類賬，形成賬簿體系。定期核對，做到賬賬、賬卡相符，發(fā)揮控制作用。另外，本期實(shí)物到貨，也應(yīng)與付款金額經(jīng)常進(jìn)行核對，確保兩者相符。 運(yùn)用控制方法(6)控制實(shí)物對實(shí)物實(shí)行分類保管定位存放，及時(shí)清點(diǎn)核對，保證安全；還要定期或不定期進(jìn)行盤點(diǎn)，由倉儲、實(shí)物采購與財(cái)會部門組成盤點(diǎn)小組，運(yùn)用與實(shí)物出入庫相同的計(jì)量儀器和計(jì)算方法，點(diǎn)清數(shù)量，查明質(zhì)量。購進(jìn)環(huán)節(jié)是企業(yè)資金周轉(zhuǎn)的關(guān)鍵環(huán)

5、節(jié)。只有及時(shí)組織好采購，才能保證生產(chǎn)的正常運(yùn)行，降低采購成本。 運(yùn)用控制方法(1)填寫物資采購申請單，辦理申請手續(xù)。各部門所需要的材料、商品和其他物資，或者倉儲部門認(rèn)為某種貨物的儲備量已降到最低庫存以下而需要補(bǔ)充時(shí)，應(yīng)當(dāng)通過填寫“申請單”，申請購貨。 熟悉控制技巧(2)簽訂“采購訂貨單”，規(guī)范采購活動。企業(yè)大宗購買業(yè)務(wù)盡可能簽訂合同并使用訂貨單制度，以實(shí)現(xiàn)采購活動的規(guī)范化?！安少徲嗀泦巍笔枪?yīng)部門進(jìn)行采購活動的一種業(yè)務(wù)執(zhí)行憑證，也是購銷雙方應(yīng)當(dāng)共同遵守的一種契約，這不僅使采購業(yè)務(wù)在開始時(shí)就可置于計(jì)劃控制之下，而且可以在任何時(shí)候、任何環(huán)節(jié)下對整個業(yè)務(wù)進(jìn)行檢查。 熟悉控制技巧(3)填寫“入庫單”，嚴(yán)格驗(yàn)收之后方可入庫。采購部門購回的各類物資，都要及時(shí)送交檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)，對于質(zhì)量檢驗(yàn)合格的物資，由采購人員持檢驗(yàn)人員出具的書面證明送交倉庫驗(yàn)收。由驗(yàn)收人員對照發(fā)貨單位的發(fā)貨票和購貨訂單等，對每種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行檢查，并在保證正確、相符的基礎(chǔ)上填寫“