英文郵件商務(wù)及常用語(yǔ)

1、英文郵件（商務(wù)）格式及常用語(yǔ)I郵件主題： .主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings;長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES:Suppliertraining；NO:professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太長(zhǎng)） 主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO:像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)；YES:應(yīng)改為T(mén)omorrow'smeetingcanceled。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞

2、的首字母大寫(xiě)即可；另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)。YES:NewE-mailAddressNotification;DetailedcalculationNO:detailedcalculation .視信的內(nèi)容是否重要，還可以在開(kāi)頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供參考），如:URGENT:Submityourreporttoday!U稱呼：Dearxx（人名）,或者DearMr./Ms.xx（姓）,一般正式的郵件這樣就OK了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行換行，頂格寫(xiě)，不用空格。川

3、正文： .郵件第一段開(kāi)頭可以說(shuō)到自己是誰(shuí)（ThisisX人名）fromX公司名），也可以不說(shuō)； .感謝讀者是郵件開(kāi)場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。.Thankyouforcontactingus.如果有人寫(xiě)信來(lái)詢問(wèn)公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開(kāi)頭，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝。.Thankyouforyourpromptreply.當(dāng)一個(gè)客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定記得要感謝他們；如果回復(fù)并不及時(shí)，只要將“prompt”除去即可，你還可以說(shuō)，“Thankyouforgettingbacktome.Thankyouforprovidi

4、ngtherequestedinformation.如果你詢問(wèn)某人一些信息，他們花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對(duì)他們的付出表示感激。.Thankyouforallyourassistanee.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對(duì)他們表示特別的感激，就用這個(gè)句子，"Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.Thankyouraisingyourconcerns.就算某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫(xiě)郵件給你對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對(duì)他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感激。同時(shí)，你也可以使用

5、，"Thankyouforyourfeedback.” .正文中，段與段之間也是空一行，再頂格寫(xiě)。注意：正文的內(nèi)容你需要注意5C原則：Clear（信息明了）、Complete（內(nèi)容完整卜Correct（準(zhǔn)確無(wú)誤卜Concise（簡(jiǎn)明扼要）、Courteous（禮貌周到）.正文中的人稱選擇：I,You,We等，如果郵件很長(zhǎng)的話，you的使用不能過(guò)多；I和We的區(qū)別是顯而易見(jiàn)的，生意上、客戶之間一般都是用We,你是代表公司的；當(dāng)然該用I表示你個(gè)人的時(shí)候還是要用I的，視具體情況而定。語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度。如：NO:Youwillbepleasedtolearnthatyo

6、uhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一樣）YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou'lagreetoserve.（這就友善多了）不用你來(lái)判斷我呀）NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookand

7、foundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformaneeappraisals.（客氣一點(diǎn),人家受落）.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我們是主語(yǔ)，不是report。）.句子不要凌碎例子：Hed

8、ecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcomplianee.應(yīng)該連在一起。.結(jié)構(gòu)對(duì)稱，令人容易理解。例子：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.應(yīng)改為：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.單復(fù)數(shù)不要

9、搞亂，不然會(huì)好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearanee.動(dòng)詞主詞要呼應(yīng)。想想這兩個(gè)分別：1) Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2) Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.時(shí)態(tài)和語(yǔ)氣不要轉(zhuǎn)變太多?？瓷虅?wù)英語(yǔ)已經(jīng)是苦事，不要浪費(fèi)人家的精力啊。.選詞正確像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才

10、好用啦。.地址上的數(shù)字直接用阿拉伯?dāng)?shù)字，除了One,例子：127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlazaW結(jié)尾：.結(jié)尾的常用語(yǔ))fyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的結(jié)尾，正文中不用說(shuō)的非常詳細(xì)，顯得冗余，可以這樣結(jié)尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain.

11、/Iappreciateagainforyourattentionandtime.結(jié)尾的感謝用語(yǔ).Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的盡快回復(fù)，這樣的寫(xiě)法很常用，”oon”就足可以表示“盡快”的意思，不要用”squicklyasyoucan"這樣生硬的短語(yǔ)，像是在下命令，很不禮貌。.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，謝。那就先得表示感.Thankyouforyourattentiontothismatter

12、.與以上的類(lèi)似，本句包含了你對(duì)對(duì)方將來(lái)可能的幫助表示感謝。.Thankyouforyourunderstanding.如果你寫(xiě)到任何會(huì)對(duì)讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。.Thankyouforyourconsideration.如果您是在尋求機(jī)會(huì)或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結(jié)尾。(8).Thankyouagainforeverythingyou'vedone.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開(kāi)頭已經(jīng)謝過(guò)了讀者，你就可以使用這句話，但是因?yàn)樗麄兊膸椭憧梢灾卦俅胃兄x你們的付出。.在署名自己的之前的客套話.正式一點(diǎn)的，客戶、公司之間的：Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,.一般的就OK，如：BestRegards,ThanksandBestRegards,Sincerelyyours,Yourssincerely.Sincerely,Cordiallyyours,Yourscordially,Cordially,然后空一行換行，你的名字、聯(lián)系方式，公司的名字、聯(lián)系方式、Logo等