淺談企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范完善企業(yè)人事管理制度

1、淺談企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范-完善企業(yè)人事管理制度2013-04-16        內(nèi)容摘要：隨著勞動(dòng)合同法的施行，勞動(dòng)爭(zhēng)議案件屢見不鮮。企業(yè)用工成本增加、法律風(fēng)險(xiǎn)增多。完善企業(yè)人事管理制度是預(yù)防企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的重要手段。關(guān)鍵詞：   勞動(dòng)合同法    企業(yè)用工  法律風(fēng)險(xiǎn)防范企業(yè)人事管理制度勞動(dòng)合同法自施行以來，勞動(dòng)爭(zhēng)議案件屢見不鮮。作為勞動(dòng)關(guān)系中的強(qiáng)勢(shì)主體-企業(yè)常常以敗訴收?qǐng)?。勞?dòng)爭(zhēng)議案件的頻發(fā)增加了企業(yè)用工的成本，同時(shí)也加大了企業(yè)用工的法律風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)如何變不利為有利，如何防范企

2、業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)，成了企業(yè)最為頭疼的問題，也成為法律界關(guān)注的焦點(diǎn)。諸多企業(yè)通過法律專業(yè)人士的指導(dǎo)，制定了多種防范企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的辦法。勞動(dòng)合同法背景下企業(yè)用工存在哪些方面的法律風(fēng)險(xiǎn)，筆者對(duì)此進(jìn)行了簡(jiǎn)單的歸納。詳見下表：企業(yè)用工的法律風(fēng)險(xiǎn)類別風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)人事制度招聘制度入職審查一級(jí)告知義務(wù)二級(jí)違法要求擔(dān)保和押金三級(jí)績(jī)效考核制度獎(jiǎng)懲員工法律依據(jù)失效一級(jí)培訓(xùn)制度    試用期內(nèi)提供有償?shù)呐嘤?xùn)一級(jí)檔案管理制度檔案管理的規(guī)范化一級(jí)勞動(dòng)合同勞動(dòng)合同簽訂不訂立書面合同一級(jí)試用期約定不當(dāng)二級(jí)合同必備條款約定不當(dāng)二級(jí)服務(wù)期約定不當(dāng)二級(jí)勞動(dòng)合同無效三級(jí)簽訂無固定期限合同一級(jí)勞動(dòng)合同

3、履行變更勞動(dòng)合同不當(dāng)一級(jí)續(xù)簽勞動(dòng)合同不當(dāng)三級(jí)勞動(dòng)合同解除勞動(dòng)者解除合同一級(jí)用人單位單方解除合同一級(jí)非過失性解除合同三級(jí)后合同義務(wù)四級(jí)支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償金一級(jí)其 他商業(yè)秘密競(jìng)業(yè)禁止商業(yè)秘密三級(jí)競(jìng)業(yè)禁止三級(jí)鑒于企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的多樣化，本文僅就企業(yè)如何通過完善人事管理制度有效防范用工法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，期望能夠?qū)ζ髽I(yè)有所裨益。一、招聘制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范招聘是企業(yè)用工過程中與勞動(dòng)者建立勞動(dòng)關(guān)系的首要環(huán)節(jié)，招聘制度的完善是防范企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的第一道關(guān)。通過完善招聘的流程、修訂招聘系列表格可以從源頭上規(guī)范企業(yè)管理、使企業(yè)規(guī)避由招聘帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。（一）入職審查招聘過程中的入職審查是對(duì)入職者的身份

4、、履歷進(jìn)行核實(shí)的過程。在此過程中要求應(yīng)聘者提供真實(shí)的身份證明、學(xué)歷證明、履歷證明，其中履歷證明是證明求職者的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷，防止未與原單位解除勞動(dòng)合同關(guān)系的人員或者負(fù)有競(jìng)業(yè)禁止義務(wù)的人員進(jìn)入本企業(yè)。勞動(dòng)合同法第91條規(guī)定，用人單位招用與其他用人單位尚未解除或者終止勞動(dòng)合同的勞動(dòng)者，給其他用人單位造成損失的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。因此企業(yè)在新員工入職審查過程中應(yīng)當(dāng)要求有工作履歷的應(yīng)聘者提供與原用人單位解除勞動(dòng)關(guān)系的書面證明。在入職審查過程中，身份證明的審查也是非常重要的。公安部有專門的查驗(yàn)公民身份證真實(shí)性的平臺(tái),企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極運(yùn)用這一平臺(tái)查驗(yàn)新入職員工的身份情況。實(shí)踐中，存在勞動(dòng)者身份證丟失、正在

5、辦理中的情況，如何彌補(bǔ)這一漏洞？要求新入職的員工提供“無違法犯罪行為證明”不失為一個(gè)好辦法。此證明是居民戶籍地派出所在核實(shí)其真實(shí)身份、家庭住所等情況后，出具的證實(shí)此人戶籍、身份、住址及無違法犯罪行為記錄的證明，并加蓋有當(dāng)?shù)嘏沙鏊墓?。此證明能給企業(yè)在用工上加上一道防火墻。（二）告知義務(wù)企業(yè)在招聘過程中負(fù)有的告知義務(wù)也是不能小覷的。勞動(dòng)合同法第4條規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)將直接涉及勞動(dòng)者切身利益的規(guī)章制度和重大事項(xiàng)決定公示，或者告知?jiǎng)趧?dòng)者。第8條規(guī)定用人單位招用勞動(dòng)者時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)告知?jiǎng)趧?dòng)者工作內(nèi)容、工作條件、工作地點(diǎn)、職業(yè)危害、安全生產(chǎn)狀況、勞動(dòng)報(bào)酬，以及勞動(dòng)者要求了解的其他情況。如何履行告知義務(wù)？

6、這要求在涉員工切身利益的事項(xiàng)上要有合法的公示告知程序。在實(shí)踐中，法院審查這一點(diǎn)主要是看是否通過了公示程序。法院認(rèn)可的方式是多種多樣的，如內(nèi)部網(wǎng)站公告、電子郵件傳送、宣傳欄公示公告、員工手冊(cè)發(fā)放、規(guī)章制度培訓(xùn)考試等等。鑒于網(wǎng)站公告、電子郵件傳送、宣傳欄公告這三種公示方式都不易于舉證。所以企業(yè)在公示時(shí)盡量采取書面形式。（三）就職擔(dān)保流動(dòng)就業(yè)是當(dāng)今的一個(gè)趨勢(shì)，身處異鄉(xiāng)的求職者常常是只身一人在外，對(duì)于企業(yè)來講聘用外地的勞動(dòng)者，會(huì)給企業(yè)帶來無法預(yù)測(cè)的風(fēng)險(xiǎn)，尤其是某些特殊行業(yè)如會(huì)計(jì)，所以企業(yè)用工大多選擇人員本地化。當(dāng)然也有企業(yè)為了避免風(fēng)險(xiǎn)，要求勞動(dòng)者提供擔(dān)保或者押金或者扣押勞動(dòng)者的身份證、學(xué)歷證等證件。但

7、勞動(dòng)合同法對(duì)于這些企業(yè)以上的做法是明令禁止的。勞動(dòng)合同法第9條規(guī)定，用人單位招用勞動(dòng)者，不得扣押勞動(dòng)者的居民身份證和其他證件，不得要求勞動(dòng)者提供擔(dān)?；蛘咭云渌x向勞動(dòng)者收取財(cái)物。一邊是勞動(dòng)者的求職心切一邊是企業(yè)的用工風(fēng)險(xiǎn)，勞動(dòng)者和企業(yè)兩難。如果在招聘制度的表格設(shè)計(jì)中添加一欄“緊急聯(lián)系人”。要求入職者提供1-2名親屬的聯(lián)系電話和住址，然后進(jìn)行審查核實(shí)。既能解決外地勞動(dòng)者就業(yè)和又能防范企業(yè)用工風(fēng)險(xiǎn)。   二、績(jī)效考核制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范績(jī)效考核是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，更是企業(yè)實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理強(qiáng)有力的手段之一。績(jī)效考評(píng)的目的是通過考核提高每個(gè)員工的效率。有效的績(jī)效考核，還能

8、幫助企業(yè)確定每位員工對(duì)企業(yè)的貢獻(xiàn)或不足，更可為員工職位的晉升、降級(jí)提供決定性的評(píng)估資料，使企業(yè)在管理過程獎(jiǎng)懲員工有合法合理的依據(jù)。企業(yè)的績(jī)效考核制度是在不違反法律法規(guī)的情況下，自行結(jié)合企業(yè)特色制定的管理制度。崗位職責(zé)以及完成企業(yè)工作任務(wù)及獎(jiǎng)懲辦法都直接體現(xiàn)在績(jī)效考核制度中。就在勞動(dòng)合同法頒布后的兩周也就是2008年1月15日企業(yè)職工獎(jiǎng)懲條例被廢止了。企業(yè)的績(jī)效考核制度不能再依據(jù)此條例制定相關(guān)獎(jiǎng)懲辦法。企業(yè)無權(quán)對(duì)員工進(jìn)行獎(jiǎng)懲，因?yàn)閯趧?dòng)合同的主體是平等的。企業(yè)如何對(duì)員工行使管理權(quán)？企業(yè)可以通過制定相應(yīng)的管理制度規(guī)定諸如降薪、調(diào)崗等，而這方面的制度往往體現(xiàn)在績(jī)效考核制度中。勞動(dòng)合同法第39條是關(guān)于用

9、人單位單方解除勞動(dòng)合同的規(guī)定，“嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度”這一法律規(guī)定正是企業(yè)制定具體考核獎(jiǎng)懲辦法掌握主動(dòng)權(quán)的源泉。正是因?yàn)閲曳煞ㄒ?guī)沒有明確具體的規(guī)定，就給企業(yè)留下了自行制定相應(yīng)獎(jiǎng)懲標(biāo)準(zhǔn)的空間。企業(yè)可以結(jié)合自身特點(diǎn)，根據(jù)企業(yè)規(guī)模、盈利狀況和員工數(shù)量自行制定多層次、多檔位的考核獎(jiǎng)懲辦法。例如：獎(jiǎng)，員工凡符合下列條件之一者當(dāng)月予以1-10分獎(jiǎng)勵(lì)；員工凡符合下列條件之一者當(dāng)月予以11-20分獎(jiǎng)勵(lì)等。懲，月匯總某部門員工績(jī)效考核不合格率達(dá)30%，該部主任當(dāng)月崗位工資按照85%領(lǐng)?。辉聟R總某部門員工績(jī)效考核不合格低于50%，該部主任當(dāng)月崗位工資不得領(lǐng)取等。員工獎(jiǎng)懲體現(xiàn)在考核制度中，要做到合法又合理，最重

10、要的是要有公示程序。一套完善績(jī)效考核制度從制定到實(shí)施經(jīng)過與員工面談、審查制定、公示征詢意見、考評(píng)、考評(píng)意見反饋、考評(píng)結(jié)果的應(yīng)用等若干環(huán)節(jié)，每一個(gè)員工都參與其中，每一級(jí)主管都層層考評(píng)，其公告公示的過程是具體的、明確的甚至是書面的?？己酥贫鹊亩鄬哟巍⒍鄼n位能使考核制度更加規(guī)范化、合理化。三、培訓(xùn)制度  與企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范培訓(xùn)，能使員工迅速成長、能使企業(yè)永葆生機(jī)。企業(yè)內(nèi)的培訓(xùn)多種多樣，從一個(gè)員工的角度看分為入職培訓(xùn)、專項(xiàng)技能提升培訓(xùn)、管理技巧提升培訓(xùn)等。培訓(xùn)能夠使一個(gè)員工在最短的時(shí)間內(nèi)了解企業(yè)的企業(yè)文化、規(guī)章制度、掌握本企業(yè)某項(xiàng)專門的技能，從而提升新員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感、歸屬感，提高員

11、工的工作效率。企業(yè)對(duì)勞動(dòng)者提供培訓(xùn)，是員工的一種福利，所以勞動(dòng)合同法對(duì)企業(yè)培訓(xùn)做出了保護(hù)性的規(guī)定，第22條規(guī)定，用人單位為勞動(dòng)者提供專項(xiàng)培訓(xùn)費(fèi)用，對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的，可以與該勞動(dòng)者訂立協(xié)議，約定服務(wù)期。勞動(dòng)者違反服務(wù)期約定的，應(yīng)當(dāng)按照約定向用人單位支付違約金。但是仍有缺憾。企業(yè)往往在招聘員工后第一時(shí)間進(jìn)行上崗培訓(xùn)，為了使員工盡快上崗，往往對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，但是在試用期內(nèi)的培訓(xùn)卻不受上述條款的保護(hù)。勞動(dòng)合同法第37條規(guī)定，勞動(dòng)者在試用期內(nèi)提前三日通知用人單位，可以解除勞動(dòng)合同。也就是說，勞動(dòng)者在試用期內(nèi)想走就走，不用承擔(dān)任何責(zé)任，即使企業(yè)在此期間對(duì)其進(jìn)行了有償?shù)呐嘤?xùn)。這種情形下，企業(yè)是

12、人財(cái)兩空。企業(yè)如何規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，首先在試用期的約定上，并不是越長越好，勞動(dòng)合同法對(duì)試用期期限有嚴(yán)格的限制，所以，約定合理的試用期，是防范風(fēng)險(xiǎn)的辦法之一。其次，對(duì)在試用期內(nèi)的員工進(jìn)行培訓(xùn)，可以選擇企業(yè)文化、企業(yè)的規(guī)章制度、崗位職責(zé)等基礎(chǔ)培訓(xùn)。盡量避免有償?shù)摹ｍ?xiàng)技能的培訓(xùn)。如遇特殊原因必須提供專項(xiàng)培訓(xùn)的，可提前終止試用期。最后培訓(xùn)制度的規(guī)范化、系統(tǒng)化也非常重要。制定合理的年度培訓(xùn)、各種專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，在培訓(xùn)計(jì)劃中規(guī)避有償?shù)膶ｍ?xiàng)技能培訓(xùn)，從源頭上杜絕試用期內(nèi)的有償培訓(xùn)。四、檔案管理制度與企業(yè)用工法律風(fēng)險(xiǎn)的防范企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營活動(dòng)中形成的對(duì)本企業(yè)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的

13、資料。檔案管理是為了高效、有序地利用檔案材料，提高企業(yè)工作效率。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)來講檔案管理制度還有其特殊的價(jià)值。就拿人事檔案來講，規(guī)范化的檔案管理可為企業(yè)提供員工個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)水平、工作表現(xiàn)、工作變動(dòng)等情況，便于企業(yè)知人善任。其法律意義也尤為重要，在發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的時(shí)候，規(guī)范化的檔案管理制度可以幫助企業(yè)規(guī)避因不能舉證導(dǎo)致的敗訴風(fēng)險(xiǎn)。中華人民共和國勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解仲裁法第6條規(guī)定，與爭(zhēng)議事項(xiàng)有關(guān)的證據(jù)屬于用人單位掌握管理的，用人單位應(yīng)當(dāng)提供；用人單位不提供的，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)不利后果。最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定第6條規(guī)定，在勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案件中，因用人單位作出開除、除名、辭退、解除勞動(dòng)合同、減少勞動(dòng)報(bào)酬、計(jì)算勞動(dòng)者工作年限等決定而發(fā)生勞動(dòng)爭(zhēng)議的，由用人單位負(fù)舉證責(zé)任。也就是說企業(yè)在做出上述決定時(shí)一定要經(jīng)過合法的程序，且保留書面的證據(jù)。沒有合法的程序，企業(yè)管理將會(huì)陷于困境，檔案管理的價(jià)值也就無從談起。所以，企業(yè)在做出涉勞動(dòng)者切身利益的重大決定時(shí)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)職工代表大會(huì)討論（無職工代表大會(huì)的由全體職工討論），提出具體方案和意見，然后與工會(huì)或者職工代表平等協(xié)商確定，最后將決定