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文檔簡介
1、1進(jìn)出口貿(mào)易公司程序文件匯編ISO9001-2021目錄1. 進(jìn)口貿(mào)易過程控制程序2. 顧客溝通程序3. 客戶資信評估程序4. 樣品管理程序5. 驗貨交付程序6. 供給商評估程序7. 合同評審程序8. 出口貿(mào)易過程控制程序9. 顧客投訴處理程序10. 數(shù)據(jù)分析與利用程序進(jìn)口貿(mào)易過程控制程序1.0目的: 確保進(jìn)口貿(mào)易全過程的順利完成。2.0適用范圍: 本程序適用于各種進(jìn)口貿(mào)易過程。職責(zé):3.1業(yè)務(wù)員:負(fù)責(zé)與客戶溝通和進(jìn)口貿(mào)易的洽談,接受訂單,擬定進(jìn)口合同、銷售合同或代理進(jìn)口合同協(xié)議;辦理貨物進(jìn)口報關(guān)和檢驗;跟蹤合同協(xié) 議執(zhí)行的全過程,記錄和建立合同檔案工作。3.2業(yè)務(wù)部經(jīng)理:負(fù)責(zé)進(jìn)口業(yè)務(wù)的審批,
2、簽訂相關(guān)的合同協(xié)議必要時參與進(jìn)口貿(mào)易的洽談,檢查合同協(xié)議的執(zhí)行情況。3.3公司總經(jīng)理:負(fù)責(zé)進(jìn)口貿(mào)易和資金使用的審批。3.4財會部:收取顧客預(yù)付款或訂金、貨款,辦理付匯、結(jié)算。4.0工作程序:4.1洽談接單:4.1.1 業(yè)務(wù)員進(jìn)行進(jìn)口貿(mào)易的洽談,做好洽談記錄,保存洽談過程中的 、電子郵件等來往文件。必要時業(yè)務(wù)部經(jīng)理參與洽談的過程。4.1.2業(yè)務(wù)部對供貨商的資信情況進(jìn)行評估。參見?供給商評估程序?。4.1.3業(yè)務(wù)部對顧客或代理進(jìn)口委托方的資信情況進(jìn)行評估。參見?顧客資信評估程序?。4.1.4業(yè)務(wù)部對進(jìn)口商品的市場、政策風(fēng)險進(jìn)行評估,掌握本國和出口國的監(jiān)管措施,如是否需要進(jìn)口批文、關(guān)稅多少等。4.2
3、業(yè)務(wù)審批:4.2.1通過評估后,業(yè)務(wù)員擬定進(jìn)口合同、銷售合同或代理進(jìn)口合同協(xié) 議,交本部經(jīng)理審批。4.2.2業(yè)務(wù)員填寫?進(jìn)口本錢核算表?,經(jīng)業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批后交財務(wù)部審批,再呈總經(jīng)理審批。4.3合同的簽訂:通過審批后,由業(yè)務(wù)部經(jīng)理簽訂合同協(xié)議。4.4合同的執(zhí)行:4.4.1業(yè)務(wù)員按照合同的規(guī)定,敦促客戶或委托方按時支付訂金預(yù)付款、貨款等款項。4.4.2當(dāng)進(jìn)口的付款方式是信用證時,要填寫?信用證申請書?、?授信開證額度使用申請書?、?進(jìn)口付匯核銷單?, 附上合同等有關(guān)單證交財務(wù)部辦理開證。收到銀行開立的信用證副本,業(yè)務(wù)員要根據(jù)合同進(jìn)行認(rèn)真核對,發(fā)現(xiàn)有不符點立即通知銀行改正。4.5貨物進(jìn)口報關(guān):4.5
4、.1業(yè)務(wù)員敦促供貨商按照合同規(guī)定的時間和要求,裝運貨物和寄發(fā)提單、發(fā)票、裝箱單等單證。收到這些單證后,業(yè)務(wù)員要妥善保管并在接到到貨通知時,連同合同一起抓緊報關(guān)。當(dāng)委托報關(guān)行報關(guān)時,還要填寫?代理報關(guān)委托書?。單證文件交接要有簽收記錄。4.5.2 業(yè)務(wù)員報關(guān)時,要根據(jù)報關(guān)文件認(rèn)真填寫和核對?進(jìn)口報關(guān)單?,報關(guān)后要及時取回該單復(fù)印存檔。4.5.3收到稅單關(guān)稅、增值稅,業(yè)務(wù)員填寫?付款通知書?在稅單限期內(nèi),交財務(wù)部交納稅款。業(yè)務(wù)員要將稅單復(fù)印存檔。4.6貨物檢驗:業(yè)務(wù)員按照合同要求對進(jìn)口貨物進(jìn)行檢驗,及時將檢驗結(jié)果報告業(yè)務(wù)部經(jīng)理。參照?驗貨交付程序?執(zhí)行。4.7貨物交付: 業(yè)務(wù)員按照合同協(xié)議的約定,
5、進(jìn)行提單或貨物的交付。提單或貨物的交付要有客戶的簽收記錄。4.8進(jìn)口付匯:業(yè)務(wù)員填寫?進(jìn)口付匯申請書?、附上合同、發(fā)票、提單、報關(guān)單及相關(guān)單證,經(jīng)業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批后交財務(wù)部審批,再呈公司總經(jīng)理審批,然后再交財務(wù)部辦理付匯。單證的交收要有簽收記錄。當(dāng)以電匯結(jié)算時,還要填寫?進(jìn)口付匯核銷單?。當(dāng)以信用證結(jié)算時,收到銀行?付款通知書?要認(rèn)真審核信用證項下的單證是否相符,尤其是對進(jìn)口的品名、規(guī)格、數(shù)量、單價要倍加注意,發(fā)現(xiàn)有不符點原那么上應(yīng)提出拒付。4.9付匯核銷:業(yè)務(wù)員將?進(jìn)口報關(guān)單?等有關(guān)單據(jù)交財務(wù)部辦理核銷,交收要有簽收記錄。4.10結(jié)算: 業(yè)務(wù)員填寫?進(jìn)口結(jié)算單?附上相關(guān)單據(jù),經(jīng)業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批后
6、交財務(wù)部辦理結(jié)算。單證的交收要有簽收記錄。4.11合同歸檔:業(yè)務(wù)員從合同的開始到結(jié)束,要建立合同檔案和合同歸檔。5.0 相關(guān)文件及記錄:?供給商評估程序?顧客資信評估程序?驗貨交付控制程序?不合格控制程序?顧客溝通程序10 目的:加強與顧客的貿(mào)易信息交流,以獲取最正確的貿(mào)易額及利潤。20 適用范圍:公司業(yè)務(wù)部門在貿(mào)易過程中與顧客的為達(dá)成貿(mào)易而進(jìn)行的所有接觸。30 職責(zé):業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)與顧客有關(guān)簽約前后的細(xì)節(jié)的溝通,并在部門經(jīng)理或主管本部門的副總經(jīng)理的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)處理有關(guān)的顧客投訴。40 工作程序:41 對于新客戶,業(yè)務(wù)員應(yīng)充分利用中國出口商品交易會的展示,或到國際展覽會上展示公司的商品,以到達(dá)宣傳,
7、推廣作用,同時可在日常工作中,通過信函,電子郵件, ,網(wǎng)上推銷,廣告等方式,詳細(xì)地向顧客介紹所經(jīng)營的產(chǎn)品具體資料。42 對于老顧客,業(yè)務(wù)員應(yīng)通過電子郵件, 等直接快捷的方式及時把新商品,新信息告知客戶,如情況需要,可按客戶的要求用快遞把樣品寄往顧客。是否要求樣品費,寄費是否由我司支付等問題均應(yīng)請示部門經(jīng)理的意見43 當(dāng)收到顧客的詢價時,業(yè)務(wù)員應(yīng)仔細(xì)地核對本錢,并讓供貨方對應(yīng)地把含稅的交貨價用文字形式報給我方。在此基礎(chǔ) 上,業(yè)務(wù)員應(yīng)加上相關(guān)的國內(nèi)費用,如需我方預(yù)付運費的,還需加上海運費,并選擇信譽好,運價合理的船務(wù)公司。在計算好公司的費用和合理的利潤后,需在當(dāng)天內(nèi)將價格用快捷的方法報給客戶,以抓
8、緊時機達(dá)成貿(mào)易。44 如顧客壓價幅度較大,同時供貨方?jīng)]法再降的,業(yè)務(wù)員應(yīng)請示部門經(jīng)理或主管本部門的副總經(jīng)理,以決定是否接受。同時應(yīng)盡快用文字答復(fù)客戶。45 在與顧客就合同各條款達(dá)成一致后,進(jìn)行出口合同評審程序。46 簽約后,業(yè)務(wù)員應(yīng)把洽談過程中的來往函件, 記錄整理歸檔。47 在履約過程中,業(yè)務(wù)員必須催促工廠按客戶確認(rèn)的樣品生產(chǎn),并要求工廠在生產(chǎn)完畢后將完整的裝箱單 到公司,業(yè)務(wù)員將相應(yīng)的出口托運單準(zhǔn)備好,交單證員制單配船,在裝船后應(yīng)及時將裝船資料通知客戶。48 在履約過程中或客戶收貨后,客戶提出異議的,業(yè)務(wù)員應(yīng)馬上報告本部門經(jīng)理,并進(jìn)行客戶投訴處理程序。49 合同履行過程中,如果因我司或工廠
9、原因影響合同履行的。應(yīng)及時與客戶溝通,并保存溝通的證據(jù),如果產(chǎn)生合同變更的,應(yīng)參照?合同評審程序?。410 發(fā)生合同變更時,應(yīng)保存與客戶溝通的證據(jù)。411 合同履行過程中,業(yè)務(wù)員應(yīng)及時把處理結(jié)果通知客戶。412 在正常履約后,業(yè)務(wù)員應(yīng)主動與客戶聯(lián)系,詢問客戶的滿意度,不斷提高效勞質(zhì)量。413 平時業(yè)務(wù)員應(yīng)定期和曾經(jīng)供過貨的客戶保持聯(lián)系,把最新的產(chǎn)品信息及報價通知客戶。50相關(guān)文件及記錄?出口合同評審程序?客戶投訴處理程序?客戶滿意度測量和監(jiān)控程序?進(jìn)口貿(mào)易過程控制程序?出口貿(mào)易過程控制程序?客戶來函報價單及復(fù)函出口銷售合同樣品管理程序10目的:通過對樣品進(jìn)行收集分類和管理,確保樣品齊全,整理和
10、取樣合理化,以及對樣品資源共享。20適用范圍:本程序適用于客戶來樣后,業(yè)務(wù)部門對樣品進(jìn)行復(fù)樣加工整理、進(jìn)行電子登記、在樣品間展示,以及對外寄樣。3.0職責(zé):3.1業(yè)務(wù)員:負(fù)責(zé)樣品保管整理安排工廠加工和寄出樣品。3.2樣品保管員:負(fù)責(zé)樣品分類識別登記手續(xù)的管理。3.3業(yè)務(wù)部經(jīng)理:負(fù)責(zé)審批本部門樣品生產(chǎn),及本部門樣品展柜(架)和樣品存放室的樣品統(tǒng)籌管理。3.4經(jīng)理辦:負(fù)責(zé)公司樣品間的統(tǒng)一管理。4.0工作程序:4.1樣品加工生產(chǎn):4.1.1業(yè)務(wù)員收到客戶來樣后立即開出?樣品加工通知單?并呈交部門經(jīng)理審批,業(yè)務(wù)員將審批后的通知單交工廠進(jìn)行樣品加工,工廠在通知單規(guī)定日期內(nèi)將客戶原樣及復(fù)樣一齊交回到業(yè)務(wù)員
11、手中。業(yè)務(wù)員對樣品進(jìn)行驗收,驗收合格那么予以登記簽收。4.2樣品寄出和存放:4.2.1給客戶的樣品,業(yè)務(wù)員需在電腦中填制?樣品記錄表?。4.2.2 樣品寄出前,業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)檢查是否符合樣品數(shù)量、質(zhì)量、包裝及寄往地點等方面的要求,確保無誤后,即行寄出。4.2.3業(yè)務(wù)員須將?樣品記錄表?交本部門相關(guān)業(yè)務(wù)員及財會人員,并將多余樣品放入樣品存放室,以便必要時使用。4.3公司樣品間樣品展示安排:4.3.1經(jīng)理辦負(fù)責(zé)樣品、種類、數(shù)量的安排,并通知各業(yè)務(wù)部門提供樣品,安排展示。4.3.2各業(yè)務(wù)部按經(jīng)理辦的要求提供樣品,安排展示。4.4 業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)對樣品進(jìn)行分類識別編號。樣品編號方式如下:業(yè)務(wù)員編號位:自定義碼
12、或客戶編碼位:海關(guān)商品編碼位4.5 業(yè)務(wù)員定期對樣品進(jìn)行清理更新盤點,并修改相應(yīng)的?樣品記錄表?,清理樣品所產(chǎn)生的費用和收入應(yīng)及時通知財務(wù)入帳。4.5.1客戶樣品存放超過兩年并且對該商品不再經(jīng)營的,由業(yè)務(wù)員通知客戶自行取回,在通知傳達(dá)一個月內(nèi)不取回的,由業(yè)務(wù)員予以清理。4.5.2樣品超過保質(zhì)期限,或已產(chǎn)生缺陷者,予以清理。4.5.3對已不再經(jīng)營的商品樣品,由業(yè)務(wù)員轉(zhuǎn)存樣品存放室,并在一年以后予以清理。4.6業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)對樣品間所屬展柜架和樣品存放室進(jìn)行管理,確保樣品展示美觀,樣品存放井然有序。樣品保管員負(fù)責(zé)根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的?樣品紀(jì)錄表?加以分類、歸檔,以便于對樣品進(jìn)行查找。4.8樣品保管員負(fù)責(zé)協(xié)
13、助業(yè)務(wù)員及有關(guān)人員查找所需樣品,以供使用。?出口貿(mào)易過程控制程序?樣品加工通知單?樣品紀(jì)錄表?合同評審程序50 目的:清楚了解合同的全部內(nèi)容,使合同的要求得到全面落實。60 適用范圍:所有進(jìn)出口合同。70 職責(zé)與權(quán)限:3. 1 業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)使用公司電腦系統(tǒng)草擬合同,填寫本錢預(yù)算表. 如果是來料加工業(yè)務(wù)和需要使用配額的, 同時填寫合同評審表。并對有關(guān)的合同的各項條款進(jìn)行初步審核。3. 2部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對出口合同內(nèi)容, 條款, 換匯本錢等進(jìn)行審核后審批。3. 3合同額在50萬美元以上(包括50萬美元)的出口合同必須向主管該部門的副總經(jīng)理說明情況, 或由主管經(jīng)理簽署。80 工作程序:4. 1 業(yè)務(wù)員與顧
14、客以面談, ,信函, ,電子郵件等形式洽談訂貨的名稱,規(guī)格,型號,數(shù)量,價格及價格條款,付款方式,包裝要求,交貨時間,交貨地點,運輸方式,驗收標(biāo)準(zhǔn)等, 業(yè)務(wù)員在報價前向部門經(jīng)理說明具體的情況, 本錢構(gòu)成, 換匯本錢, 在經(jīng)得同意后對外報價。經(jīng)雙方確認(rèn)后, 可以由顧客下訂單或我司業(yè)務(wù)員在公司電腦系統(tǒng)上草擬出口銷售合同,并根據(jù)歷史紀(jì)錄列明客戶的資信程度, 如果沒有紀(jì)錄, 必須開始客戶資信評估程序。4.2 業(yè)務(wù)員在公司電腦系統(tǒng)中輸入有關(guān)的合同資料后并制作預(yù)算表, 提交部門經(jīng)理審批。4.3 部門在對合同的內(nèi)容, 條款, 換匯本錢, 換匯水平等審核后, 通過系統(tǒng)進(jìn)行審批, 同意的, 由業(yè)務(wù)員將合同打印出
15、來, 部門經(jīng)理在合同正本上簽名并蓋上合同章, 由電腦編出合同號. 不同意的, 通過系統(tǒng)退回給業(yè)務(wù)員進(jìn)行修改, 并執(zhí)行4.1-4.3。4.4 業(yè)務(wù)員在出口合同簽署后, 將合同 或通過郵寄給客戶, 由客戶簽署后回傳給我司(或者客戶寄回合同正本) 該出口合同正式生效。4.5 合同生效后, 業(yè)務(wù)員及時跟進(jìn), 如果付款方式是L/C的必須要求客戶盡快開出相應(yīng)的L/C, L/C到后, 應(yīng)該馬上安排有關(guān)的供給商生產(chǎn), 并通過系統(tǒng)制作內(nèi)貿(mào)合同提交部門經(jīng)理審批. (對通過T/T, D/P結(jié)匯的結(jié)匯的合同, 在評估客戶的資信后, 對資信度高的顧客,在合同正式生效后即可安排供給商生產(chǎn)。4.5.1資信度高的顧客, 是指
16、長期友好合作, 而且是訂單有方案,有循環(huán)的從來未出現(xiàn)問題的老客戶。4.6 部門經(jīng)理對內(nèi)貿(mào)合同審核后, 通過系統(tǒng)審批同意, 業(yè)務(wù)員將收購合同打印出來經(jīng)部門經(jīng)理簽署蓋章后正式生效, 并 寄給供給商。4.7 內(nèi)外合同正式生效后, 業(yè)務(wù)員應(yīng)將整套資料備齊二套, 一套交給部門經(jīng)理, 一套自行留存. 經(jīng)辦業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)跟進(jìn)和執(zhí)行該合同, 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)催促執(zhí)行。4.8 當(dāng)客戶提出更改合同時, 業(yè)務(wù)員應(yīng)向有關(guān)經(jīng)理詳細(xì)說明更改的原因, 更改后的細(xì)節(jié), 以及客戶更改合同4.9 合同更改后業(yè)務(wù)員必須及時通知相關(guān)的部門和供給商。4. 10 當(dāng)出現(xiàn)以下情況時,業(yè)務(wù)員要會同部門經(jīng)理一同洽談并及時向主管經(jīng)理匯報:4.10.1
17、合同金額超過50萬美元。4.10.2 顧客特殊并且換匯水平較高。 顧客特殊可以理解為已經(jīng)長期與我司合作, 信譽良好并有意與我司繼續(xù)合作下去的顧客。巨大和必須向生產(chǎn)廠預(yù)付較大貨款的如工廠要求預(yù)付一定比例的貨款為啟動資金。5.0 相關(guān)的文件及記錄: ?顧客資信評估? ?出口本錢預(yù)算表? ?出口銷售合同? ?內(nèi)貿(mào)銷售合同?客戶資信評估程序1.0 目的:通過對客戶資信評估,確定客戶的資信情況,提高銷售、購貨合同的履約率,降低風(fēng)險。2.0 適用范圍:本程序適用于評估進(jìn)出口業(yè)務(wù)中的客戶。3.0 職責(zé):對客戶資信評估,將資信責(zé)任細(xì)化到各級崗位。3.1 業(yè)務(wù)員:負(fù)責(zé)對客戶的資信材料進(jìn)行調(diào)查、收集和整理,編制?
18、客戶資信評估表?,建立客戶的電子檔案,參與年度評估。3.2 部門副經(jīng)理:負(fù)責(zé)對?客戶資信評估表?進(jìn)行初步評估,并對客戶的資信給予量化,檢查客戶電子檔案材料的有效性,參與年度評估。3.3 部門經(jīng)理:負(fù)責(zé)批準(zhǔn)?客戶資信評估表?在目前公司客戶審批表中加上必要內(nèi)容,“客戶資信調(diào)查表信用額度按合同審批權(quán)限,參與年度評估。3.4 財務(wù)部:負(fù)責(zé)審核?客戶資信評估表?相關(guān)數(shù)據(jù)的真實性,并將審核結(jié)果反響給業(yè)務(wù)部及主管副總經(jīng)理。3.5 主管副總經(jīng)理:按合同審批權(quán)限的范圍負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)?客戶資信評估表?。3.6 經(jīng)理辦:負(fù)責(zé)建立企業(yè)客戶檔案,建立分類和相關(guān)資料檢索數(shù)據(jù)庫,尤其要注意收集共享的客戶信息,并將相關(guān)時機和風(fēng)
19、險信息及時反響給有關(guān)部門。4.0 工作程序:4.1初始評估:4.1.1對所有的客戶都應(yīng)進(jìn)行初始資信調(diào)查與評估,調(diào)查方式可以為:4.1.1.1在與客戶洽談、函電來往過程中了解客戶的經(jīng)營范圍、規(guī)模大小和貿(mào)易方式。4.1.1.2委托咨詢機構(gòu)進(jìn)行調(diào)查。4.1.1.3要求客戶提供最新財務(wù)報表和銀行資信。4.1.1.4向同行、我國駐外機構(gòu)了解客戶根本狀況。4.1.2通過評估的條件是:4.1.2.1能保證履行雙方約定的合同,有固定的經(jīng)營場所,具體的經(jīng)營商品,一定的年銷售額等。4.1.2.2財務(wù)狀況良好,有足夠的支付能力按雙方約定的條件支付貨款及應(yīng)付的費用。4.1.3在調(diào)查完成后,將有關(guān)信息登記在?客戶資信評
20、估表?中,并做出評估結(jié)論,即是否作為認(rèn)可客戶,如果作為認(rèn)可客戶,那么應(yīng)通過主管會計、本部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理的批準(zhǔn)。4.1.4對于通過認(rèn)可的客戶,各業(yè)務(wù)部門經(jīng)理建立本部門的?認(rèn)可客戶名單?。4.1.5但凡通過了資信認(rèn)可的客戶,在下次交易時,可以免于做客戶資信的初試評估,只要查閱?認(rèn)可客戶名單?和?客戶資信評估表?即可,但合同情況特殊時除外。4.2.客戶資信的更新:4.2.1對于通過認(rèn)可的客戶,當(dāng)其資信發(fā)生變化時,由相關(guān)業(yè)務(wù)部門及時修改?客戶資信評估表?,并在?認(rèn)可客戶名單?上做出標(biāo)注。4.2.2對于資信變差或在交易中發(fā)生不良信用的客戶,那么應(yīng)納入?不良信用客戶名單?,凡在此名單上的客戶,在簽定
21、合同時應(yīng)予以特別對待。4.3 定期評估:各業(yè)務(wù)部每年對所有客戶的資信進(jìn)行總結(jié)和清理,檢查的主要內(nèi)容為本年度的客戶信用情況、有無在交易中違約或發(fā)生根本情況的變更等等,決定是否需要將其納入?不良信用客戶名單?。檢查結(jié)果應(yīng)記錄在?客戶資信年度評估表?中。5.0 相關(guān)文件及記錄?客戶資信評估表?不良信用客戶名單?客戶資信年度評估表?客戶資信評估表名稱:通信地址:郵政編碼: : :E-MAIL: 法人代表:企業(yè)性質(zhì):1. 公司主要產(chǎn)品:經(jīng)營范圍2. 公司主要最終客戶:3. 公司經(jīng)營規(guī)模、年限:4. 公司主要貿(mào)易方式:5. 開戶銀行:6. 公司員工總數(shù):行政管理人數(shù):7. 與我司的交易紀(jì)錄:8 評估結(jié)論認(rèn)
22、可 不認(rèn)可 評估人: 9批準(zhǔn)必須經(jīng)過主管會計、部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)客戶資信年度評估表客戶名稱本年度交易及履約狀況客戶根本情況的變更(即客戶的根本情況是否發(fā)生了變化,是否對資信產(chǎn)生影響)評估結(jié)論認(rèn)可客戶 不良信用客戶評估人確認(rèn) 審批必須經(jīng)過主管會計、部門經(jīng)理和分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)供給商評估程序1.0 目的通過對供給商進(jìn)行評估與選擇,保證供給上具有滿足本公司、顧客的要求提供產(chǎn)品的能力。2.0 適用范圍本程序適用于評估進(jìn)出口業(yè)務(wù)過程中提供原材料、出口產(chǎn)品以及提供輔助效勞如倉儲、報關(guān)、貨代等的供給商。3.0 職責(zé)3.1 業(yè)務(wù)員:負(fù)責(zé)收集供給商資料、組織評估產(chǎn)品、效勞供給商,填寫?供給商評估表?,建立
23、供給商檔案。負(fù)責(zé)對產(chǎn)品的檢驗,并評估其質(zhì)量是否符合本公司及顧客要求。并負(fù)責(zé)反響顧客對產(chǎn)品、效勞的投訴,參加年度評估。3.2 業(yè)務(wù)部經(jīng)理:負(fù)責(zé)批準(zhǔn)?供給商評估表?,?供給商年度評估報告?。3.3 辦公室:建立供給商檔案。4.0 工作程序4.1 供給商分類4.1.1 A類供給商:向本公司提供原輔材料的供給商。4.1.2 B類供給商:向本公司提供出口產(chǎn)品4.1.3 C類供給商:提供輔助效勞如倉儲、報關(guān)、貨代等的供給商4.2 合格供給商的條件4.2.1 具有良好的質(zhì)量保證系統(tǒng),產(chǎn)品能符合本公司的進(jìn)出口合同中的質(zhì)量規(guī)定,并且質(zhì)量穩(wěn)定。適用于A、B類供給商4.2.2 能保證如期提供產(chǎn)品。4.2.3 價格合
24、理。4.2.4 具有良好的供給能力和售后效勞。4.2.5 具有有效的證明文件。4.3 評估方式。4.3.1 對供給商的調(diào)查或現(xiàn)場評估。4.3.2 對產(chǎn)品樣品的檢驗或由顧客認(rèn)可。4.3.3 綜合供給商的行業(yè)信譽及有關(guān)證明文件。4.4 A、B類供給商的評估。4.4.1 由業(yè)務(wù)部組織有關(guān)人員對供給商進(jìn)行現(xiàn)場考察,填寫?供給商質(zhì)量體系調(diào)查表?。對于無法去現(xiàn)場考察的供給商,由業(yè)務(wù)部向供給商發(fā)出?供給商質(zhì)量體系調(diào)查表?,由供給商填寫后交給業(yè)務(wù)部進(jìn)行評估。4.4.2 由業(yè)務(wù)員向供給商索取樣品及產(chǎn)品技術(shù)資料。4.4.3 業(yè)務(wù)員按照合同的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗;或必要時由認(rèn)可的檢驗機構(gòu)進(jìn)行檢驗。4.4.4 合同規(guī)定或
25、顧客要求由顧客認(rèn)可的,并由顧客出具認(rèn)可文件,必要時已對認(rèn)可的樣品進(jìn)行封樣。4.4.5 檢驗不合格或不被顧客認(rèn)可時,業(yè)務(wù)員應(yīng)通知供給商改良,依然達(dá)不到要求時,終止評估。4.4.6 業(yè)務(wù)員依據(jù)?供給商質(zhì)量體系調(diào)查表?、樣品檢驗結(jié)果或認(rèn)可的檢驗機構(gòu)出具的檢驗報告、或顧客認(rèn)可文件的結(jié)論,填寫?供給商評估表?,經(jīng)所在業(yè)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,納入?認(rèn)可供給商名單?。4.5 C類供給商的評估4.5.1 對提供運輸效勞的供給商由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)向供給商收集有關(guān)的證明文件營業(yè)證書、資格證書等。4.5.2由業(yè)務(wù)員結(jié)合以往的合作經(jīng)驗做出評估,并報所在部門的經(jīng)理批準(zhǔn)后成為合格供給商。4.7 通過上述評估合格的供給商,可與其簽訂采
26、購合同或效勞合同。4.8 當(dāng)供給商提供的產(chǎn)品存在質(zhì)量問題或效勞問題合同執(zhí)行過程需要改良時,由相關(guān)業(yè)務(wù)員填寫?質(zhì)量改良通知單?,經(jīng)所業(yè)務(wù)部經(jīng)理審批后知會供給商作出補救措施。供給商在規(guī)定期限內(nèi)沒有做出反響的,由業(yè)務(wù)員再次發(fā)出?質(zhì)量改良通知單?知會供給商,假設(shè)依然沒有按要求及時采取相應(yīng)的措施的或經(jīng)驗證改良達(dá)不到要求時,可以終止采購合同,取消認(rèn)可供給商資格,必要時追索供給商的相關(guān)賠償。4.9 對認(rèn)可供給商的定期評估。4.9.1 業(yè)務(wù)部應(yīng)定期組織對認(rèn)可供給商的評估,一般每年進(jìn)行一次評估。當(dāng)供給商提供的產(chǎn)品的質(zhì)量或供貨能力發(fā)生較大波動時,業(yè)務(wù)員可提出縮短評估的周期,評估內(nèi)容為:當(dāng)期的質(zhì)量、效勞和價格狀況。
27、.2 業(yè)務(wù)員評估時填寫?供給商年度評估報告?,參與評估人員簽字,報所在業(yè)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。4.9.3 假設(shè)評估合格那么保存其繼續(xù)為合格供給商的資格,否那么那么從?認(rèn)可供給商名單?中將其刪除。評估結(jié)果報經(jīng)理辦備案認(rèn)可供給商名單供給商質(zhì)量體系調(diào)查表供給商評估表A、B類供給商年度評估報告C類供給商年度評估報告產(chǎn)品質(zhì)量改良通知單出口貿(mào)易過程控制程序1.0 目的: 確保出口貿(mào)易全過程的順利完成。2.0 適用范圍: 本程序適用于各種出口貿(mào)易過程。3.0 工作職責(zé):3.1 總經(jīng)理: 監(jiān)督出口貿(mào)易在各業(yè)務(wù)部門的運作。3.2 經(jīng)理辦: 配合業(yè)務(wù)部門辦理有關(guān)貿(mào)易過程中的手續(xù)。3.3 財務(wù)部: 負(fù)責(zé)出口貿(mào)易過程中的本錢
28、控制, 資金收付等財務(wù)工作。3.4 業(yè)務(wù)部門:負(fù)責(zé)執(zhí)行整個出口貿(mào)易過程。3.4.1 業(yè)務(wù)員:3.4.1.1 與客戶洽談, 達(dá)成外銷合同。3.4.1.2 安排樣品和大貨的生產(chǎn), 保證按時, 按質(zhì), 按量交貨。3.4.1.3 根據(jù)合同, 審核有關(guān)信用證的條款的合理性。3.4.1.4 繕制貿(mào)易過程中的文件, 跟蹤收匯情況。3.4.1.5 安排向供給商付款, 協(xié)助辦理外匯核銷, 退稅工作。3.4.1.6 與客戶, 工廠保持良好的合作關(guān)系。3.4.1.7 業(yè)務(wù)全過程的任何環(huán)節(jié)必須有明確的標(biāo)志, 使工作具有可追溯性, 參見標(biāo)識與可追溯性控制程序。3.4.2 單證員:3.4.2.1 繕制運輸出運, 及收匯所
29、需要的各類文件, 保證及時, 平安的收匯。3.4.2.2 根據(jù)合同和(或)信用證打制出貨, 收匯文件。3.4.2.3 協(xié)助業(yè)務(wù)員辦理出口清關(guān), 海關(guān)手冊核銷。3.4.2.4 了解有關(guān)運價的變動和趨勢。3.4.3 財務(wù)人員:3.4.3.1 跟蹤每份合同的收匯情況。3.4.3.2 根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的支付憑證, 審核其合法性, 有效性, 并提供建議。3.4.3.3 根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的支付憑證, 辦理有關(guān)資金的支付, 并及時向業(yè)務(wù)員反響。3.4.3.4 辦理退稅憑證的整理, 并呈交財務(wù)部。3.4.3.5 對部門的財務(wù)狀況提供建議。3.4.4 部門經(jīng)理: 監(jiān)督, 審核本部門業(yè)務(wù)運作, 資金使用, 人員管理等
30、, 為本部門的良性開展提供方案和環(huán)境。3.4.4.1 根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的客戶資信評審, 供給商評估, 對有關(guān)客戶和供給商進(jìn)行審核。3.4.4.2 審核每宗合同的合法性, 合理性, 可操作性。3.4.4.3 審核每筆預(yù)付款/ 貨款/ 加工款, 進(jìn)行本錢控制, 費用支出控制, 調(diào)配部門資金。3.4.4.4 監(jiān)督合同的執(zhí)行, 隨時掌握合同進(jìn)度, 跟蹤收匯情況。4.0 工作程序4.1 出口貿(mào)易的分類:4.1.1 A類: 一般貿(mào)易4.1.2 B類: 來料/進(jìn)料加工4.1.3 C類: 代理出口貿(mào)易4.2 合同成交的前期工作:4.2.1 業(yè)務(wù)員與顧客進(jìn)行聯(lián)系,進(jìn)行商務(wù)洽談參照?顧客溝通程序?, 收集客戶資料和
31、信息, 對客戶資信進(jìn)行評審, 進(jìn)入?顧客資信評估程序?。4.2.2 選擇供給商,進(jìn)入 ?供給商評估程序?.4.2.3 根據(jù)客戶要求, 安排樣品生產(chǎn), 進(jìn)入 ?樣品控制程序?。4.3 外貿(mào)合同的成交: 根據(jù)客戶資信評估程序, 對顧客的資信和可能的開展前景進(jìn)行估計。4.3.1 洽談外銷合同: 適用于A類貿(mào)易.4.3.1.1 根據(jù)?合同評審程序?,業(yè)務(wù)員與客戶擬訂外銷合同, 同時必須附有相應(yīng)的本錢預(yù)算表。4.3.1.2 由部門經(jīng)理審核,或經(jīng)總經(jīng)理審批,決定是否簽約。如果已正式簽約且采用信用證的支付形式的,信用證內(nèi)容須由業(yè)務(wù)員、單證員審查后, 交部門經(jīng)理審核。4.3.2 洽談對外加工合同: 適用于類貿(mào)
32、易.4.3.2.1 工作程序與4.3.1.1相同. 根據(jù)?合同評審程序?, 業(yè)務(wù)員與顧客洽談后擬訂對外加工合同。在加工合同中須注明來料/進(jìn)料局部是否由顧客作價提供;如果作價提供,要在貨款中扣除來料/進(jìn)料款項;由公司支付外匯購置的,落實是否需要開信用證給國外。具體情況須詳細(xì)在合同中注明。4.3.2.2 由部門經(jīng)理審核,或總經(jīng)理審核通過后執(zhí)行。4.3.3 洽談代理出口協(xié)議: 適用于C類貿(mào)易.4.3.3.1 根據(jù)?合同評審程序?, 業(yè)務(wù)員與委托方洽談代理出口貨物的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、付款方式、代理出口時間、代理手續(xù)費等,經(jīng)雙方確認(rèn)后,擬定代理出口協(xié)議.4.3.3.2 部門經(jīng)理審核代理協(xié)議。
33、合同未通過評審的, 主管經(jīng)理向業(yè)務(wù)員說明原因, 提出意見, 由業(yè)務(wù)員重新與委托方商談。合同評審?fù)ㄟ^后,呈送總經(jīng)理審批通過,合同蓋章生效,由業(yè)務(wù)員 給委托方確認(rèn)。4.4 外貿(mào)合同的執(zhí)行4.4.1 洽談采購合同/國內(nèi)加工合同: 適用于A、B類貿(mào)易.4.4.1.1 在外貿(mào)合同簽訂后,業(yè)務(wù)員根據(jù) ?供給商評估程序?, ?采購控制程序?采購成品, 洽談并簽訂內(nèi)貿(mào)合同適用于A類貿(mào)易或國內(nèi)加工合同適于B類貿(mào)易。4.4.1.2 由部門經(jīng)理審核,或總經(jīng)理審核, 完成內(nèi)貿(mào)合同適用于A類貿(mào)易或國內(nèi)加工合同適于B類貿(mào)易。4.4.1.3 國內(nèi)加工合同應(yīng)注明公司提供給供給商的原材料/輔料是否作價,非作價須規(guī)定原材料/輔料
34、使用的損耗率,超出正常損耗的, 由工廠按照市場價向公司購置。4.4.2 辦理海關(guān)手冊: 適用于B類貿(mào)易。4.4.2.1 在簽訂內(nèi)/外加工合同后,經(jīng)經(jīng)理辦評審,送交有關(guān)部門外經(jīng)貿(mào)局、海關(guān)等辦理相應(yīng)的海關(guān)手冊。4.4.2.2 涉及到進(jìn)口原材料/輔料的, 如果在對外加工合同中注明須由公司開具信用證給國外的,根據(jù)?進(jìn)口貿(mào)易過程控制程序?開具信用證,辦理進(jìn)口手續(xù)。不作價的原材料/輔料,或者是作價但在貨款中扣除的,那么在國外原材料/輔料運到進(jìn)倉后, 由業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢驗及核對,合格無誤后, 填寫原材料/輔料檢驗合格單, 并送往供給商。4.4.2.3 涉及國內(nèi)原材料/輔料采購的, 進(jìn)入?采購控制程序?采購原材料
35、. 原材料進(jìn)倉後, 由業(yè)務(wù)員進(jìn)行檢驗及核對,合格無誤后, 填寫原材料/輔料檢驗合格單, 并送往供給商。4.4.2.4 需要將原材料/輔料進(jìn)出馬務(wù)倉的, 引入? 進(jìn)倉管理程序?和?出倉管理程序?。4.4.2.5 供給商必須在合理期限內(nèi), 檢收公司提供的原材料/輔料的品質(zhì)、數(shù)量, 并在送貨單上簽收。假設(shè)供給商在合理期限內(nèi)不提出異議, 視為原材料/輔料合格無誤, 此后出現(xiàn)的問題由供給商負(fù)責(zé)。4.4.3 生產(chǎn)/加工產(chǎn)品。4.4.3.1 對A、B類貿(mào)易,業(yè)務(wù)員根據(jù)?采購控制程序?, 及內(nèi)外合同安排監(jiān)督供給商生產(chǎn)/加工產(chǎn)品,控制生產(chǎn)加工貨期。假設(shè)供給商無法按期完成生產(chǎn), 業(yè)務(wù)部必須向供給商詢問原因, 并及
36、時通知客戶, 以便作相應(yīng)的安排。4.4.3.2 根據(jù)供給商具體情況, 決定是否需要向供給商支付預(yù)付款. 需預(yù)付款的,由業(yè)務(wù)員提交申請, 經(jīng)部門經(jīng)理同意, 財務(wù)部、公司總經(jīng)理審核后, 財務(wù)人員執(zhí)行支付.4.4.3.3 對A、B類貿(mào)易,根據(jù)?驗貨控制程序?, 執(zhí)行驗貨,如果有不合格的,那么將情況反響給供給商, 安排供給商改良缺陷。4.4.3.4 需要有客戶指定的公證機構(gòu)驗貨的, 應(yīng)提早與指定公證機構(gòu)聯(lián)系, 以免影響貨期. 4.4.3.5 對C類貿(mào)易,業(yè)務(wù)部在委托方通知備貨完畢后,對產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量進(jìn)行檢驗核對,審核有無違反國家和海關(guān)規(guī)定的產(chǎn)品。4.4.4 產(chǎn)品的交付: 4.4.4.1 對所有
37、類別的出口的貿(mào)易,業(yè)務(wù)部對產(chǎn)品的海關(guān)稅號進(jìn)行審核。 需要出具?商檢證書?的商品,須提前向商檢局申請辦理。4.4.4.2 如果顧客有指定特別機構(gòu)如SGS等查驗及出具特別證書的,業(yè)務(wù)員須及時聯(lián)系有關(guān)機構(gòu)辦理。4.4.4.3 業(yè)務(wù)員制作?八聯(lián)單?及裝箱單交單證員,單證員制作?托運單?。4.4.4.4 選擇提供運輸效勞的承運商或根據(jù)客戶/信用證要求的承運商, 將產(chǎn)品交到指定地點。4.4.4.5 成品需要進(jìn)出馬務(wù)倉的, 參見?進(jìn)倉管理程序?和?出倉管理程序?。4.4.5 出口報關(guān):4.4.5.1 業(yè)務(wù)員, 單證員備妥所有報關(guān)文件交報關(guān)員,如果出口產(chǎn)品需要?出口許可證?或?出口配額?,業(yè)務(wù)部須提前向有關(guān)機
38、構(gòu)申請獲取。 4.4.5.2 報關(guān)員向海關(guān)審報出口產(chǎn)品,取回?出口報關(guān)單?、?核銷單?。4.4.5.3 單證員, 報關(guān)員或業(yè)務(wù)員要及時跟進(jìn)裝船情況, 及時從承運商取回提單。4.4.5.4 單證員, 報關(guān)員或業(yè)務(wù)員要及時跟進(jìn)海關(guān)出口報關(guān)單退稅聯(lián)的進(jìn)度, 以便盡早辦理出口退稅。4.4.5.5 對B類貿(mào)易,在每次出口清關(guān)后,報關(guān)員須對?海關(guān)手冊?進(jìn)行核銷。4.4.5.6 有關(guān)費用, 業(yè)務(wù)員、 單證員, 或報關(guān)員申請費用支付, 部門經(jīng)理審核后, 予以報銷。4.4.6 出口收匯4.4.6.1 需要客戶投保的,業(yè)務(wù)員要及時通知客戶裝運日期,以便客戶購置保險;由我公司購置保險的,業(yè)務(wù)部應(yīng)及時聯(lián)系有關(guān)部門,選
39、擇保險公司,購置相關(guān)的保險。4.4.6.2 對應(yīng)不同的付款方式,單證員根據(jù)業(yè)務(wù)員提供的八聯(lián)單、 裝箱單、 合同等資料, 編制各類單據(jù),由業(yè)務(wù)員協(xié)助, 審核無誤后交銀行收匯。4.4.6.3 業(yè)務(wù)員應(yīng)及時將提單、 發(fā)票等文件 給客戶, 催促客戶付款。 4.4.6.4 合理期限內(nèi)尚未收到客戶付款的, 業(yè)務(wù)員要及時向客戶詢問, 并向部門經(jīng)理說明原因, 尋求解決方法, 確保順利收匯。4.4.7 支付供給商貨款/加工款, 完成內(nèi)貿(mào)合同。4.4.7.1 原那么上, 收到客戶貨款后, 向供給商支付貨款/加工款. 外匯到帳后,財務(wù)部憑銀行水單通知業(yè)務(wù)部, 業(yè)務(wù)員進(jìn)行審核并作記錄。4.4.7.2 業(yè)務(wù)員通知供給商
40、根據(jù)報關(guān)單上申報的貨物名稱開具發(fā)票, 并檢查發(fā)票是否正確無誤。4.4.7.3 A、C類貿(mào)易中小規(guī)模納稅人且出口產(chǎn)品不作退稅的供給商,或B類貿(mào)易中來料加工的供給商開具普通發(fā)票。4.4.7.4 A、C類貿(mào)易中屬一般納稅人并出口產(chǎn)品作退稅的供給商,B類貿(mào)易中進(jìn)料加工產(chǎn)品作退稅的供給商,開具增值稅發(fā)票和繳款書。4.4.7.5 業(yè)務(wù)員填制?出口商品本錢核算請款表?, 連同供給商提供的普通發(fā)票/增值稅發(fā)票和繳款書申請付款,由部門經(jīng)理審核,并經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后,財務(wù)部安排資金, 財務(wù)人員辦理。4.4.8 申請退稅: 4.4.8.1 業(yè)務(wù)員備齊出口報關(guān)單退稅聯(lián), 增值稅發(fā)票及繳款書, 出口收匯核銷
41、單等文件, 交給本部門財務(wù)人員.4.4.8.2 財務(wù)人員核對單證齊備、 正確后, 交給財務(wù)部, 向退稅處申辦退稅。4.4.8.3 假設(shè)退稅過程發(fā)現(xiàn)疑問, 業(yè)務(wù)員要配合財務(wù)人員, 財務(wù)部, 及時向供給商查詢, 做出適當(dāng)?shù)男拚?.5 整理并歸檔: 將合同的有關(guān)往來信函, 文件整理并歸檔. 參見?標(biāo)識與可追溯性控制程序?。4.6 參照?顧客資信評估程序?和?供給商評估程序?更新客戶和供給商信息。4.7 定期進(jìn)行客戶滿意度調(diào)查。 參見 ?客戶滿意度調(diào)查評價程序?。5、相關(guān)文件及記錄:?合同評審程序?顧客資信評估程序?供給商評估程序?采購控制程序?進(jìn)口貿(mào)易過程控制程序?樣品控制程序?標(biāo)識與可追溯性控制
42、程序?驗貨交付控制程序?驗貨控制程序?不合格控制程序?進(jìn)倉管理程序?出倉管理程序?資金風(fēng)險控制程序?驗貨交付程序1.0目的通過對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗或驗證,確保其質(zhì)量符合規(guī)定要求和客戶的要求,并使產(chǎn)品能順利交付給船務(wù)公司或運輸車隊,確保產(chǎn)品能順利準(zhǔn)時平安地到達(dá)客戶手里。本程序適用于從QC或業(yè)務(wù)員到工廠或指定地點按照有關(guān)要求對產(chǎn)品進(jìn)行檢驗或驗證到將產(chǎn)品交付給船務(wù)公司或運輸車隊。業(yè)務(wù)員和QC:組織產(chǎn)品的檢驗,并保存相關(guān)記錄。4.0工作程序4.1在以下情況下應(yīng)進(jìn)行驗貨:² 顧客要求驗貨的;² 進(jìn)口或出口單批貨值在10萬元以上含10萬元的;² 供給商有不良記錄的² 主管
43、業(yè)務(wù)員認(rèn)為需要檢驗的。² 該客戶為新客戶4.2驗貨時機業(yè)務(wù)員在生產(chǎn)期中、期末與供給商確定驗貨時間、地點和驗貨人員和方式等相關(guān)事項。如果合同中有具體的質(zhì)量要求,那么按合同質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)檢驗;如果沒有就依次按下面各項選取一項作為檢驗依據(jù)。雙方封樣或雙方共同確認(rèn)的樣板;產(chǎn)品檢驗通用標(biāo)準(zhǔn);供給商的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.4 驗貨方法可以采用以下任何一種方法進(jìn)行驗貨:我方業(yè)務(wù)員在現(xiàn)場監(jiān)督生產(chǎn)廠家QC驗貨驗貨報告由廠家簽字。如果客戶要求自驗貨,那么按客戶要求驗,保存客戶的驗貨記錄。當(dāng)客戶要求在供給商現(xiàn)場驗證時,由我方在采購合同中加以說明,并按客戶的要求安排到現(xiàn)場驗證。其產(chǎn)品的放行權(quán)限由客戶決定。 我方應(yīng)保存檢驗
44、報告的副本。驗貨產(chǎn)品合格,驗貨結(jié)束,可跳過進(jìn)入。驗貨不合格按?不合格控制程序?執(zhí)行。驗貨合格后,業(yè)務(wù)員要選定船務(wù)公司,運輸車隊或聯(lián)系客戶指定的船務(wù)公司。<<出口貨物托運單>>, 到船務(wù)公司訂艙位。 4.9貨物送達(dá)船務(wù)公司,有以下三種情況:4.9.1 當(dāng)散貨入倉時,業(yè)務(wù)員要從船務(wù)公司取得<<貨物進(jìn)倉通知單>>,由供給商或我司派員送散貨到船務(wù)公司指定的倉庫,要求倉庫出具已簽名的<<進(jìn)倉單>>。4.9.2 當(dāng)我司自拖柜入倉時,業(yè)務(wù)員要從船務(wù)公司取得放柜通知書并聯(lián)系運輸車隊,由運輸車隊拖柜入倉。4.9.3船務(wù)公司派車到工廠提貨。供
45、給商按實際出貨情況填寫<<裝箱單>>或<<裝柜記錄單>>。業(yè)務(wù)員單證員根據(jù)該<<裝箱單>>或<<裝柜記錄單>>填寫出口報關(guān)單證交給船務(wù)公司,并應(yīng)要求船務(wù)公司簽收<<出口收匯核銷單>>等。4.11裝柜或送貨入倉后,業(yè)務(wù)員要密切跟船務(wù)公司聯(lián)絡(luò),追蹤報關(guān)情況, 假設(shè)船務(wù)公司通知海關(guān)已將貨物通關(guān)放行,業(yè)務(wù)員應(yīng)積極與船公司核準(zhǔn)裝船期和核對提單,在五個工作日內(nèi)向客戶發(fā)<<裝船通知書>>。,要求船公司交付正本提單。4.13取得正本提單,準(zhǔn)備其它結(jié)匯單證連同提單一起交
46、銀行議付或按商定的方式交給客戶。<<出口收匯核銷單>>和<<出口貨物報關(guān)單>>出口結(jié)匯專用聯(lián)及出口退稅專用聯(lián)。交付程序結(jié)束。<<商業(yè)發(fā)票>>,<<裝箱單>>,<<進(jìn)倉單>>,<<裝船通知書>>,<<提單副本>>歸入合同檔案。50 相關(guān)文件或記錄<<驗貨報告>>不合格控制程序<<出口貨物托運單>><<核銷單簽收記錄>><<進(jìn)倉單>>&l
47、t;<商業(yè)發(fā)票>><<裝箱單>><<裝船通知書>><<提單副本>>顧客投訴處理程序1.0目的:通過對顧客投訴的處理,消除顧客對公司的誤解、減低顧客對公司的不滿意度,并根據(jù)分析結(jié)果改善質(zhì)量體系,不斷提高顧客的滿意水平。2.0適用范圍:本程序適用于公司外貿(mào)業(yè)務(wù)客戶的投訴處理。3.0職責(zé):3.1 相關(guān)業(yè)務(wù)部及公司任何部門:負(fù)責(zé)接收顧客投訴并記錄在?顧客投訴表?。3.2 經(jīng)理辦同與投訴有關(guān)的業(yè)務(wù)部:負(fù)責(zé)處理顧客的投訴。3.3 主管副總經(jīng)理:負(fù)責(zé)審批并做出處理決定。4.0運作程序:4.1 相關(guān)業(yè)務(wù)部及公司任何部門負(fù)
48、責(zé)接收顧客投訴、記錄在?顧客投訴表?并復(fù)印一份轉(zhuǎn)經(jīng)理辦。4.2 經(jīng)理辦接到?顧客投訴表?后進(jìn)行分類:包括本公司效勞問題,產(chǎn)品質(zhì)量問題,外界因素問題。 本公司效勞問題:經(jīng)理辦會同被投訴的業(yè)務(wù)部進(jìn)行分析投訴原因及制定改良措施。 產(chǎn)品質(zhì)量問題:如果是代理貿(mào)易,那么協(xié)助顧客與產(chǎn)品供給商聯(lián)系;如果是自營,與被投訴業(yè)務(wù)部進(jìn)行分析投訴原因及制定改良措施;如果顧客提出索賠要求,那么轉(zhuǎn)入?不合格處理程序?。 外界因素:如果非本公司的責(zé)任,將情況向顧客解釋清楚。4.3 主管副總經(jīng)理對針對投訴制定的改良措施進(jìn)行審批,確定是否需要啟動?糾正和預(yù)防措施控制程序?。如不需啟動?糾正和預(yù)防措施控制程序?,由被投訴業(yè)務(wù)部將改
49、良后的情況反響顧客。如需啟動?糾正和預(yù)防措施控制程序?,由經(jīng)理辦公室會同相關(guān)的業(yè)務(wù)部填寫?糾正和預(yù)防措施申請表?,按?糾正和預(yù)防措施控制程序?執(zhí)行,并將改良情況反響顧客,以取得共識。4.4 相關(guān)文件及記錄由經(jīng)理辦公室保存。5.0 相關(guān)文件及記錄:?顧客投訴表?糾正和預(yù)防措施控制程序?糾正和預(yù)防措施申請表?顧 客 投 訴 表顧客名: 聯(lián)絡(luò)人: 已發(fā)生投訴次:投訴日期: 要求答復(fù)日期: 實際答復(fù)日期:投訴內(nèi)容 記錄人: 日期:原 因 分 析 分析人: 日期:改 進(jìn) 措 施實施時期: 完成時期:審批意見 審批人: 時期:反響顧客后意見 記錄人: 日期:糾正和預(yù)防措施申請表 序號:糾正和預(yù)防措施申請理
50、由:申請部門:申請人/日期:審核人/日期:以上內(nèi)容由申請部門填寫完成后交分管總經(jīng)理副總經(jīng)理是否同意糾正和預(yù)防措施申請 不同意 不同意的理由: 同 意 參與糾正和預(yù)防措施會議人員:原因分析:建議采取的措施:糾正和預(yù)防措施責(zé)任部門:限定完成時間:批準(zhǔn)分管總或副總經(jīng)理:日期:以上內(nèi)容由審批者填寫后交責(zé)任部門采取措施:填寫人:日期:以上內(nèi)容由責(zé)任部門填寫后交分管總或副總經(jīng)理驗證情況結(jié) 果 糾正預(yù)防措施已完成且有效 尚在進(jìn)行 尚未實施或?qū)嵤┖鬅o效驗證人:日期:數(shù)據(jù)分析與利用程序1目的收集、匯總、分析、利用各類數(shù)據(jù),掌握公司生產(chǎn)經(jīng)營狀況,提高公司管理水平。2適用范圍本程序適用于公司/工程部各類數(shù)據(jù)的收集、
51、分析、利用及傳遞管理。3術(shù)語與定義本程序引用?質(zhì)量手冊?中的有關(guān)術(shù)語與定義。4職責(zé)公司辦公室、人力資源部、工程管理部、機電物資部、國際工程管理部、平安質(zhì)量環(huán)保部、市場合同部、科技部、財務(wù)部、工程部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)相關(guān)數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用和傳遞。5工作程序5.2工程部作業(yè)層數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞工程部作業(yè)層負(fù)責(zé)質(zhì)量、平安、物資材料消耗、本錢、施工進(jìn)度等基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)的采集,分類匯總后上報工程部相關(guān)部門。5.3工程部數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞工程部負(fù)責(zé)對作業(yè)層反響的質(zhì)量、平安、物資材料消耗、本錢、施工進(jìn)度等信息進(jìn)行收集、匯總、分析和利用,并根據(jù)公司的要求上報相應(yīng)職能部門。5
52、.4公司職能部門數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞公司各職能部門根據(jù)職責(zé)分工,對工程部反響的內(nèi)、外部信息進(jìn)行收集、匯總、分析、利用及傳遞。1)國家、行業(yè)、地方政府對工程施工的政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及地方政府部門監(jiān)視、檢查結(jié)果;2)行業(yè)主管部門及第三方認(rèn)證機構(gòu)審核結(jié)果;3)同行業(yè)企業(yè)在施工中有關(guān)信息;4)相關(guān)方反響的信息;5)市場動態(tài)(包括競爭對手有關(guān)信息)。1)各種經(jīng)濟(jì)、技術(shù)指標(biāo)完成情況;2)管理體系內(nèi)部審核、過程的監(jiān)視和測量、產(chǎn)品的監(jiān)視和測量結(jié)果以及管理評審的結(jié)果;3)對顧客(業(yè)主)滿意度調(diào)查的信息;4)其他信息(如員工建議)。5.4.2內(nèi)部信息收集、匯總、分析、利用及傳遞1)財務(wù)部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍
53、內(nèi)財務(wù)信息、數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞;2)工程管理部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞;3)平安質(zhì)量環(huán)保部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)質(zhì)量平安環(huán)保信息、內(nèi)部審核、信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞;4)機電物資部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)機械設(shè)備、物資材料消耗、物資采購等信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞;5)科技部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)科技信息、工程信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞;6)市場合同部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)市場開發(fā)信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞;7)人力資源部負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)人力資源管理數(shù)據(jù)的收集、匯總、分析、利用及傳遞;8)公司辦公室負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)在建工程糾紛、合同文件
54、、管理評審等數(shù)據(jù)和信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞;9)檔案室負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)竣工驗收資料、獲獎證書及獎狀、圖片資料、竣工工程回訪評語等信息的收集、匯總、分析、利用及傳遞。10經(jīng)濟(jì)責(zé)任制辦公室11基地管理建設(shè)部12法律事務(wù)部5.4.3外部信息收集、分析、利用及傳遞公司各職能部門負(fù)責(zé)其職責(zé)范圍內(nèi)有關(guān)法律法規(guī)、顧客(業(yè)主)來函、來電等外部信息的收集、分析、利用及傳遞。5.5.1排列圖、因果圖:主要用于QC小組活動;5.5.2抽樣方法:主要用于進(jìn)貨檢驗、過程檢驗和最終檢驗;5.5.3網(wǎng)絡(luò)圖:主要用于工程的組織、施工;5.5.4方差分析、回歸分析、加權(quán)平均法和萊因達(dá)準(zhǔn)那么:主要用于檢驗和試驗結(jié)果的處理與分析。5.6.1公司/工程部對收
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