合同訂單管理程序

1、縮寫XX公司文件編號(hào) 合同/訂單管理程序版本/修改A /0頁 次第 3 頁，共 3 頁1.0目的：為確保公司能順利完成客戶訂單，滿足客戶需求。確定顧客的要求并加以審核，以保質(zhì)保量并在規(guī)定的交貨期內(nèi)滿足顧客的要求。2.0范圍：此文件適用于公司與客戶簽訂的合同或正式訂單。3.0定義：3.1常規(guī)合同: 指產(chǎn)品的技術(shù)和制造工藝已經(jīng)被顧客批準(zhǔn)認(rèn)可、批量供貨的產(chǎn)品合同。3.2特殊合同：指新產(chǎn)品、新規(guī)格、新工藝的產(chǎn)品合同。4.0職責(zé)：4.1營銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)常規(guī)合同和訂單的評(píng)審簽訂。4.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)特殊合同和訂單的評(píng)審簽訂。4.3采購部負(fù)責(zé)對原材料及包裝材料進(jìn)行評(píng)審。4.4生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)對產(chǎn)品的數(shù)量、交貨期進(jìn)行

2、評(píng)審。4.5生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)對新產(chǎn)品的技術(shù)要求能否達(dá)到顧客要求及模具狀況進(jìn)行評(píng)審。4.6財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對產(chǎn)品成本的核算、比對。4.7質(zhì)檢部負(fù)責(zé)顧客對產(chǎn)品的試驗(yàn)及檢驗(yàn)型式和標(biāo)準(zhǔn)要求進(jìn)行評(píng)審。5.0參考文件：無6.0 記錄：序號(hào)名 稱保管部門保管期限1電話記錄生產(chǎn)技術(shù)部三年2評(píng)審表生產(chǎn)技術(shù)部三年3生產(chǎn)通知生產(chǎn)技術(shù)部三年4生產(chǎn)更改單生產(chǎn)技術(shù)部三年7.0內(nèi)容：7.1 確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求營銷部接到顧客的訂貨要求時(shí)應(yīng)確定：n 顧客規(guī)定的要求，包括產(chǎn)品接收標(biāo)準(zhǔn)或要求、價(jià)格、數(shù)量、交貨期、交付方式以及交付活動(dòng)后的要求等；n 顧客雖然沒有明示，但規(guī)定的用途或已知的預(yù)期用途所必需的要求；n 與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)要求；

3、n 公司確定的任何附加要求；n 顧客的其它附加要求,如在特殊特性的選擇、文件化和控制方面證明的要求。7.2 與產(chǎn)品有關(guān)的要求的評(píng)審7.2.1常規(guī)合同，營銷部確定與產(chǎn)品有關(guān)的要求后，首先確定客戶的要求是否能得到滿足。n 若是現(xiàn)有庫存, 營銷部員直接按公司規(guī)定給客戶報(bào)價(jià)。n 若客戶為公司老客戶，且其所訂產(chǎn)品已有報(bào)價(jià)，可省去書面報(bào)價(jià)程序。n 對于零售市場的報(bào)價(jià)，如營銷部員的口頭報(bào)價(jià)被客戶接受，并經(jīng)營銷部經(jīng)理同意，可免去書面報(bào)價(jià)程序。n 若顧客提供的要求沒有形成文件（如電話訂貨等），則由營銷部員填寫電話記錄經(jīng)營銷部主管核準(zhǔn)后，按正常訂單執(zhí)行，并要求客戶盡快補(bǔ)開正式訂單，營銷部在接受顧客要求前應(yīng)對顧客的

4、要求進(jìn)行確認(rèn)。n 常規(guī)產(chǎn)品的常規(guī)合同由營銷部員在合同或訂單上簽字評(píng)審，營銷部經(jīng)理簽字認(rèn)可。7.2.2 對于特殊合同： 營銷部洽談為新產(chǎn)品時(shí)，營銷部應(yīng)會(huì)同生產(chǎn)技術(shù)部等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審,是否有能力滿足顧客的要求，若能滿足要求財(cái)務(wù)部應(yīng)核算成本，提交營銷部以預(yù)算制定報(bào)價(jià)單。并將評(píng)審結(jié)果填寫于評(píng)審表。n 各部門參加評(píng)審后，出具書面意見并簽名。n 評(píng)審時(shí)的異議必須得到全部的解決。n 評(píng)審?fù)ㄟ^后,由營銷部與顧客鑒定合同，并由營銷部下達(dá)生產(chǎn)通知分發(fā)相關(guān)部門。7.2.3與顧客有關(guān)的要求的評(píng)審應(yīng)在合同、訂單簽訂前或標(biāo)書遞交前予以評(píng)審，并確保：n 產(chǎn)品要求得到規(guī)定；n 與以前表述不一致的合同或訂單的要求已予解決；n

5、 公司有能力滿足規(guī)定的要求。n 營銷部應(yīng)保存評(píng)審結(jié)果及評(píng)審所引起的措施的記錄。n 特殊合同必須由各相關(guān)部門在合同或訂單上簽字評(píng)審，總經(jīng)理簽字認(rèn)可。7.2.4若發(fā)生合同或訂單的更改，營銷部應(yīng)在接受更改前按原評(píng)審范圍予以評(píng)審，并在合同或訂單以及相關(guān)文件上修改。n 經(jīng)評(píng)審?fù)庑薷膭t由營銷部填寫生產(chǎn)更改單通知相關(guān)部門，若評(píng)審時(shí)有異議，又無法與客戶達(dá)成協(xié)議，由營銷部人員與客戶溝通，或維持原訂單或取消訂單，并及時(shí)將產(chǎn)品要求變更的信息以文件的形式通知相關(guān)部門或人員。n 如顧客放棄正式評(píng)審的要求，必須有顧客的書面授權(quán)證明，但仍需對有關(guān)的產(chǎn)品信息進(jìn)行評(píng)審。n 合同評(píng)審時(shí)必須進(jìn)行產(chǎn)品的制造可行性評(píng)審，包括風(fēng)險(xiǎn)分析。7.2.5顧客溝通n 營銷部必須對以下有關(guān)方面確定并實(shí)施與顧客溝通的有效安排：n 及時(shí)了解和宣傳產(chǎn)品信息;n 問訊、合同或訂單的處理，包括對其修改；n 顧客反饋，包括顧客抱怨。n 生產(chǎn)技術(shù)部應(yīng)將顧客對產(chǎn)品的整體要求視為產(chǎn)品規(guī)范，并在相應(yīng)的技術(shù)文件中加以規(guī)定，并可包括安裝說明、使用說明、質(zhì)量保