理想會(huì)議的組織秘訣有用

1、理想會(huì)議的組織秘訣“提醒一下，你們還有3分鐘時(shí)間?！睍?huì)議室外面已經(jīng)有人在提醒了?！昂玫?，馬上結(jié)束。”會(huì)議室里人們有的匆忙地收拾著筆記本電腦，有的擦著記錄板上的圖案和數(shù)字，“我們再約個(gè)時(shí)間吧，這次會(huì)議還有些問題沒有討論完。”一個(gè)小時(shí)的會(huì)議很快結(jié)束了，但是議題還沒有討論完，下次開會(huì)又要占用時(shí)間，這是幾乎成為各個(gè)寫字樓和公司每天都會(huì)遇到的問題。職業(yè)經(jīng)理人們幾乎每天都要預(yù)定會(huì)議室，為了把這個(gè)形式讓員工更好接受，微軟（中國）將會(huì)議室起名為“天王星、海王星、冥王星”，來增加一些開會(huì)的樂趣。會(huì)議，在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展中顯得越來越重要，也越來越煩瑣。美國紐約時(shí)報(bào)特約作家巴爾瑪莎提出，會(huì)議具有“紅綠燈”的指標(biāo)作用，

2、甚至經(jīng)濟(jì)不景氣的根源就是開會(huì)。這些話是否言過其實(shí)呢?事實(shí)證明，當(dāng)前的會(huì)議確實(shí)變得越來越盲目、冗長、超時(shí)、空泛、枯燥，難以介入、難以駕馭企業(yè)要解決問題，形成決策或激勵(lì)員工斗志，就必須以開會(huì)的形式進(jìn)行相互交流、溝通。因此，所有企業(yè)召開會(huì)議都面臨一個(gè)挑戰(zhàn)達(dá)到預(yù)定的會(huì)議目的。換言之，就是要完成會(huì)議溝通的高效率。然而，目前的會(huì)議效率如何呢?有資料顯示，即使是高科技企業(yè)的會(huì)議，也僅有49稱得上是有效率的會(huì)議，會(huì)議浪費(fèi)了經(jīng)理人13還多的時(shí)間。更令人吃驚的是，竟然很少有人能確切說出來時(shí)間到底浪費(fèi)在哪里。那么，怎樣才能開一個(gè)高效會(huì)議？怎樣減少你的會(huì)議？舉行“必要的”、而不是“需要”的會(huì)議。美國霍夫史塔大學(xué)于19

3、99年針對1000多位企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人所作的調(diào)查顯示:72的人覺得近五年來用在開會(huì)上面的時(shí)間比以往增加了很多；有超過半數(shù)的人不認(rèn)為參加開會(huì)的人都能真正了解會(huì)議的決議，他們也質(zhì)疑開會(huì)到底能否達(dá)成所謂的“決議”。為什么最近公司的會(huì)議數(shù)量普遍增加了呢？在大型的跨國企業(yè)里，機(jī)動(dòng)性高的組織團(tuán)隊(duì)及快速準(zhǔn)確的信息來源，已成為企業(yè)獲取商機(jī)的渠道。快速的組織變動(dòng)正在成為企業(yè)生存的重要法則。企業(yè)要適應(yīng)多變的企業(yè)環(huán)境，內(nèi)部和外部溝通是必需的。企業(yè)內(nèi)部機(jī)制的變革如何調(diào)動(dòng)員工士氣，各分支機(jī)構(gòu)的職員能否很好地執(zhí)行企業(yè)計(jì)劃，新技術(shù)的引進(jìn)是否成功等等問題，正是需要引入會(huì)議討論的。這樣一來，舉行“必要的”、而不是“需要”的會(huì)議，就非

4、常重要。怎樣決定會(huì)議是否必要呢？這里強(qiáng)調(diào)的舉行“必要”會(huì)議與會(huì)議質(zhì)量有緊密聯(lián)系，必要的會(huì)議應(yīng)符合以下要求：(一)會(huì)議目的單純化比如企業(yè)的業(yè)務(wù)會(huì)議，應(yīng)以業(yè)務(wù)相關(guān)工作的協(xié)調(diào)、裁決、計(jì)劃與執(zhí)行為主要議程，如果在會(huì)議上摻入專業(yè)性議題或者例行性的行政工作，就沒有必要。(二)會(huì)議資料有準(zhǔn)備會(huì)議資料應(yīng)由專職的部門負(fù)責(zé)匯總和作分析，并將報(bào)告重點(diǎn)及有待決定的事項(xiàng)進(jìn)行整理，于會(huì)前送交會(huì)議主持人參考。(三)會(huì)前先行溝通報(bào)告事先整理，送交會(huì)議主持人，以便事先了解問題所在，在會(huì)議中做出更明智的決定。(四)書面解決無法當(dāng)場決定的事項(xiàng)這種做法有利于減少將一些不成熟的意見納入議題中的現(xiàn)象，對經(jīng)營決策者而言，可以有更多時(shí)間深入了解問題核心，避免陷入決策的陷阱中。(五)報(bào)告內(nèi)容要有摘要會(huì)前，應(yīng)要求發(fā)言人將重點(diǎn)及待協(xié)調(diào)事項(xiàng)以摘要方式列于書面報(bào)告的首頁，以不超過一頁為原則。(六)有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門如果沒有負(fù)責(zé)會(huì)后考核工作的部門，這樣的會(huì)議就是不必要的會(huì)議了。關(guān)于會(huì)議決議過程的選用，一是權(quán)威式?jīng)Q議、二是少數(shù)服從多數(shù)式?jīng)Q議、三是強(qiáng)勢少數(shù)式?jīng)Q議、四是無異議一致通過式?jīng)Q議。雖然說這四種決議方式都是可行的，但最常見的會(huì)議決議方式，還是“標(biāo)準(zhǔn)議則”。這個(gè)方法從對與會(huì)者的心理研