公司零星用甲供物資采購(gòu)管理制度

1、公司零星用甲供物資采購(gòu)管理制度第一條 目的 為規(guī)范公司零星用甲供工程物資采購(gòu)工作流程，有效降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，特制定本制度。第二條 適用范圍本制度所指采購(gòu)物資為零星用甲供材料。第三條 物資需求采購(gòu)計(jì)劃的分類1、月度物資需求計(jì)劃2、緊急物資需求計(jì)劃第四條 采購(gòu)的方式分類1、固定廠商、長(zhǎng)期報(bào)價(jià)采購(gòu)2、即時(shí)詢價(jià)采購(gòu)第五條 采購(gòu)物資付款方式分為1、預(yù)付部分款項(xiàng)。2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款。3、貨到后分期付款。4、貨到延期付款。5、以上方式的結(jié)合。第六條 職責(zé)一、公司招采中心：1、審議批準(zhǔn)采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表。2、審議決定采取公開招標(biāo)方式的采購(gòu)事項(xiàng)。二、總經(jīng)理：1、采購(gòu)合同的批準(zhǔn)、簽訂。2、物資采購(gòu)

2、審批表的批準(zhǔn)。3、采購(gòu)付款的批準(zhǔn)。4、物資采購(gòu)審批表的審核。5、長(zhǎng)期物資供應(yīng)廠家的選定。6、物資招標(biāo)工作的組織。三、財(cái)務(wù)總監(jiān)：采購(gòu)付款的審核。四、招采部：1、負(fù)責(zé)填寫物資采購(gòu)審批表、采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表。2、負(fù)責(zé)采購(gòu)采購(gòu)物資。3、物資需求采購(gòu)計(jì)劃的審核。4、采購(gòu)物資的入庫(kù)檢驗(yàn)或驗(yàn)證。五、需求部門1、提報(bào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃。2、參加物資領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議，審議采購(gòu)工作相關(guān)事宜。第七條 采購(gòu)程序一、物資需求計(jì)劃及發(fā)放程序1、需求使用單位根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需求每月28日前填寫月度物資需求采購(gòu)計(jì)劃。對(duì)于確實(shí)急需不能列入月度物資需求采購(gòu)計(jì)劃的物資，物資需求使用單位可隨時(shí)及時(shí)填寫物資緊急需求計(jì)劃。2、月度物資需求計(jì)

3、劃或物資緊急需求計(jì)劃經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審核，所需物資主管部門的審查，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提報(bào)至需求物資的采購(gòu)部門。3、招采部根據(jù)所需物資的庫(kù)存情況出庫(kù)發(fā)放物資。（1）庫(kù)存數(shù)量充足的，先行部分發(fā)放或隨時(shí)發(fā)放。（2）庫(kù)存數(shù)量不足的，執(zhí)行物資采購(gòu)審批程序后發(fā)放。（3）庫(kù)存數(shù)量充足但發(fā)放后庫(kù)存數(shù)量不符合物資基準(zhǔn)庫(kù)存量明細(xì)規(guī)定的庫(kù)存基準(zhǔn)量的，先行全部或部分發(fā)放后執(zhí)行物資采購(gòu)審批程序。二、物資采購(gòu)審批程序招采部根據(jù)按照物資需求及發(fā)放程序匯總的月度物資需求計(jì)劃或物資緊急需求采購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合物資基準(zhǔn)庫(kù)存量明細(xì)和目前物資庫(kù)存情況，確定應(yīng)采購(gòu)物資的品名、數(shù)量和擬采取的采購(gòu)方式，填寫物資采購(gòu)審批表，經(jīng)分管副總經(jīng)理審核，總

4、經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施物資采購(gòu)實(shí)施程序。三、物資采購(gòu)實(shí)施程序1、物資采購(gòu)部門采購(gòu)人員接到經(jīng)批準(zhǔn)的物資采購(gòu)審批表，先核對(duì)采購(gòu)內(nèi)容，查閱物資供應(yīng)商登記臺(tái)帳和其他有關(guān)資料后，根據(jù)采購(gòu)物資的緩急程度，參考市場(chǎng)行情及過去采購(gòu)記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)批準(zhǔn)的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。2、對(duì)于廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理后，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，和經(jīng)批準(zhǔn)的采購(gòu)方式向廠商議價(jià)。3、采購(gòu)經(jīng)辦人員詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后填寫采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表，經(jīng)招采部部長(zhǎng)審核后，進(jìn)行采購(gòu)。必要時(shí)與供應(yīng)商簽定購(gòu)貨合同，按合同審批程序各級(jí)審批后再進(jìn)行采購(gòu)。4、

5、采購(gòu)物資到公司后，需求部門提請(qǐng)采購(gòu)物資的主管部門對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證。 5、檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后，由招采部采購(gòu)人員填寫各類物資入庫(kù)驗(yàn)收單，經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證人員簽字后物資登記入庫(kù)。四、采購(gòu)物資付款工作程序1、采取預(yù)付款方式的采購(gòu)物資，由采購(gòu)人員憑采購(gòu)合同或采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表，填寫借款單，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理預(yù)付款手續(xù)。2、采取除預(yù)付款方式之外的方式付款的采購(gòu)物資，在采購(gòu)物資到廠入庫(kù)后，由采購(gòu)人員憑采購(gòu)合同或采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表，物資入庫(kù)驗(yàn)收單，以及購(gòu)貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。第八條 規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)1、物資需求采購(gòu)信息傳遞規(guī)定2、物資需求使

6、用單位必須在月度物資需求采購(gòu)計(jì)劃或緊急物資需求采購(gòu)計(jì)劃上將所需物資的相關(guān)要求說明，特別是品種、規(guī)格、型號(hào)、供貨日期以及對(duì)采購(gòu)物資的其它特殊要求。3、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應(yīng)月度物資需求(采購(gòu))計(jì)劃或緊急物資需求采購(gòu)計(jì)劃上注明相關(guān)事項(xiàng)。4、物資需求使用單位也要及時(shí)掌握所需物資的市場(chǎng)信息情況，在月度物資需求采購(gòu)計(jì)劃或緊急物資需求采購(gòu)計(jì)劃上將所需物資的估計(jì)單價(jià)和金額情況列明。5、物資需求使用單位需要對(duì)所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí)，必須立即通知招采部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。第九條 物資采購(gòu)規(guī)定1、物資采購(gòu)部門必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成

7、本、保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)”為目的，切實(shí)做好物資的采購(gòu)供應(yīng)工作。2、招采部要嚴(yán)格遵守供貨商評(píng)價(jià)制度，通過“同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容，在“重質(zhì)量、遵合同、守信用、看服務(wù)”的前提下，做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。公司主要采購(gòu)物資必須保證各有3-5家“資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高、服務(wù)周道”的備選供貨商。3、對(duì)于采購(gòu)單位提出的供貨商、供貨價(jià)格有疑義的物資需求使用單位，應(yīng)在召開的物資采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上提出，并由會(huì)議做出決定。4、凡采購(gòu)單價(jià)在3萬元以上的大型設(shè)備、10萬元以上的成套設(shè)

8、備、5萬元以上的大宗物資，必須采取公開招標(biāo)的采購(gòu)方式，由招標(biāo)小組(采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組)確定相關(guān)事項(xiàng)。5、若廠商報(bào)價(jià)的采購(gòu)物資規(guī)格與物資采購(gòu)審批表所列的規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采?gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)列出資料在物資采購(gòu)審批表上，經(jīng)主管審核后，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購(gòu)。6、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購(gòu)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知物資需求使用單位，雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。第十條 采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)、出規(guī)定：1、采購(gòu)物資到廠后，必須經(jīng)物資主管部門組織使用單位檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫(kù)。2、對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購(gòu)物資，采購(gòu)部門必須與供貨商進(jìn)行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各類物

9、資主管部門要對(duì)所有采購(gòu)物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)驗(yàn)證方式方法進(jìn)行規(guī)范和明確。4、各需求單位在物資驗(yàn)收合格后按需求單位使用情況由招采部辦理出庫(kù)手續(xù)。第十一條 采購(gòu)物資付款規(guī)定一、下列情況財(cái)務(wù)部應(yīng)拒絕支付采購(gòu)款項(xiàng)：1、與采購(gòu)合同或采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。2、物資主管部門和物資使用單位未在物資入庫(kù)驗(yàn)收單上簽字的款項(xiàng)。3物資入庫(kù)驗(yàn)收單中列出的采購(gòu)物資的數(shù)量、品種與采購(gòu)合同或采購(gòu)物資詢議價(jià)報(bào)告表不符的款項(xiàng)。、物資所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應(yīng)月度物資需求采購(gòu)計(jì)劃或緊急物資需求采購(gòu)計(jì)劃上注明相關(guān)事項(xiàng)。第十二條 采購(gòu)紀(jì)律規(guī)定1、各物資需求使用單位應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理

10、需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃，對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求采購(gòu)計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2、物資采購(gòu)經(jīng)辦人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，公司辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購(gòu)成本的最低化、采購(gòu)質(zhì)量的最優(yōu)化、采購(gòu)效率的最快化。3、采購(gòu)人員都必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)，任何人不得私自訂購(gòu)和盲目進(jìn)貨。4、采購(gòu)人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購(gòu)過程中私下收受回扣或酬金。對(duì)實(shí)際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。5、采購(gòu)人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所急，想生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所想，任何人不得無故

11、積壓或拖延采購(gòu)及相關(guān)工作。6、為掌握瞬息萬變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購(gòu)人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。第十三條 售后服務(wù)對(duì)于采購(gòu)物資，招采部在簽定購(gòu)買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。1、采購(gòu)物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由招采部門負(fù)責(zé)聯(lián)系。2、對(duì)于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由物資招采部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。第十四條 本制度由公司招采部制定，制度的最終解釋權(quán)歸招采部。20零星用甲供物資采購(gòu)管理流程需求部門物資需求發(fā) 放招采部匯總物資需求詢價(jià)/比價(jià)入 庫(kù)采 購(gòu)分管領(lǐng)導(dǎo)審 核審 核總經(jīng)理批準(zhǔn)批準(zhǔn)財(cái)務(wù)部

12、憑證報(bào)銷公司各部門物資需求統(tǒng)計(jì)表序號(hào)物資名稱規(guī)格數(shù)量備注公司物資需求匯總審批表序號(hào)部門物資名稱規(guī)格數(shù)量備注招采部意見：分管領(lǐng)導(dǎo)意見:總經(jīng)理意見：公司物資采購(gòu)詢議價(jià)報(bào)告表序號(hào)產(chǎn)品名稱品牌顏色規(guī)格型號(hào)單位供貨單位： 供貨單位:供貨單位：購(gòu)置原因數(shù)量單價(jià)：元金額：元數(shù)量單價(jià)：元金額：元數(shù)量單價(jià)：元金額：元1備注經(jīng)辦：綜合部審核：公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核：公司總經(jīng)理審批：公司物資入庫(kù)單序號(hào)物資名稱規(guī)格數(shù)量入庫(kù)時(shí)間公司物資出庫(kù)單序號(hào)物資名稱規(guī)格數(shù)量出庫(kù)時(shí)間公司物資入庫(kù)驗(yàn)收單序號(hào)物資名稱規(guī)格數(shù)量物資狀態(tài)物資使用部門意見物資管理部門意見合 同 審 批 表（工程、材料類）工程名稱合同名稱合同編號(hào)合同/暫估總價(jià)形成方式 （招標(biāo)、議標(biāo)）簽約單位名稱（乙方或丙方）