學(xué)生會第五屆第二任團學(xué)秘書部干事培訓(xùn)PPT

1、公共管理學(xué)院團委學(xué)生會公共管理學(xué)院團委學(xué)生會秘書部干事培訓(xùn)秘書部干事培訓(xùn)1.公文的簡單排版公文的簡單排版2.常委會會議材料的簡單排版常委會會議材料的簡單排版3.通知及電話的相關(guān)事宜通知及電話的相關(guān)事宜4.日常辦的禮貌用語等相關(guān)事項日常辦的禮貌用語等相關(guān)事項公文的三種發(fā)文字號公文的三種發(fā)文字號1.公管青發(fā)：常規(guī)性正式公文，主要是制度公管青發(fā)：常規(guī)性正式公文，主要是制度 性文件性文件2.公管青秘：常規(guī)性正式文件，主要是工作安排公管青秘：常規(guī)性正式文件，主要是工作安排等短期性文件等短期性文件3.公管青：掛院網(wǎng)的非正式公文公管青：掛院網(wǎng)的非正式公文 一、公管青發(fā)的排版一、公管青發(fā)的排版（一）發(fā)文字號（

2、一）發(fā)文字號1.位置：居中、表頭下方空位置：居中、表頭下方空2行、字體大小行、字體大小 為為3號號2.漢字字體：仿宋漢字字體：仿宋GB2312 數(shù)字字體：數(shù)字字體：Times New Roman3.符號：六角號符號：六角號 （在英文半角狀態(tài)下輸入在英文半角狀態(tài)下輸入） （二）標(biāo)題（二）標(biāo)題1.位置：發(fā)文字號下空兩行、字體大小位置：發(fā)文字號下空兩行、字體大小3號、號、居中居中2.字體：宋體、加粗、二號字體：宋體、加粗、二號3.行距：固定值行距：固定值36磅磅（三）抬頭（三）抬頭1.位置：位置： 標(biāo)題下方空一行、字體大小標(biāo)題下方空一行、字體大小3號、號、頂格書寫頂格書寫2.字體：字體： 仿宋仿宋G

3、B2312、三號、三號、冒號冒號半角狀半角狀態(tài)下輸入態(tài)下輸入（四）根據(jù)實際提出的一些說明或要求（四）根據(jù)實際提出的一些說明或要求1.字體：仿宋字體：仿宋GB2312、三號、三號2.行距：單倍行距行距：單倍行距3.段落：首行縮進段落：首行縮進2個字符個字符 ( (五）簽發(fā)日期五）簽發(fā)日期1.位置：說明下方空位置：說明下方空3行、大小行、大小3號、右對齊號、右對齊且右縮進且右縮進6個字符個字符2.字體：仿宋字體：仿宋GB2312、 3號號3.注意：年份為注意：年份為“二一二一”的表達方式，的表達方式，月份月份不能為阿拉伯?dāng)?shù)字不能為阿拉伯?dāng)?shù)字（六）正文（六）正文1.標(biāo)題：宋體、二號、加粗、居中、單倍

4、行距標(biāo)題：宋體、二號、加粗、居中、單倍行距2.正文內(nèi)容：正文內(nèi)容：（）位置：標(biāo)題下空一行、大小（）位置：標(biāo)題下空一行、大小號號（）字體：仿宋（）字體：仿宋GB2312、號號（）段落：兩端對齊首行縮進（）段落：兩端對齊首行縮進個字符、個字符、行距為單倍行距或行距為單倍行距或1.5倍行距倍行距（可視情況作適度調(diào)整可視情況作適度調(diào)整）（）副標(biāo)題：黑體、（）副標(biāo)題：黑體、號號（七）主題詞（七）主題詞1.字體：宋體、字體：宋體、號號2.詞間距：詞間距：個字符個字符（八）版面（八）版面頁邊距：上頁邊距：上 6.2cm 下下 3.5cm 內(nèi)內(nèi)2.8cm 外外2.6cm頁眉：頁眉：1.5cm 頁腳：頁腳：2.

5、5cm方向：縱向方向：縱向 裝訂線：左裝訂線：左（九）補充（九）補充1.數(shù)字字體都是數(shù)字字體都是Times New Roman2.符號都需在半角狀態(tài)下輸入符號都需在半角狀態(tài)下輸入3.公文頁數(shù)始終是公文頁數(shù)始終是雙雙數(shù)數(shù)4.序號：序號：“一、一、（一）（一） 1、 （1） ” 二、公管青秘的排版二、公管青秘的排版1.公管青秘的排版與公管青發(fā)的排版大致相同，公管青秘的排版與公管青發(fā)的排版大致相同，但也存在不同之處。但也存在不同之處。2.不同不同（1）發(fā)文字號）發(fā)文字號位置：表頭下方、右對齊位置：表頭下方、右對齊（2）標(biāo)題）標(biāo)題位置：發(fā)文字號下方空一行、大小位置：發(fā)文字號下方空一行、大小號號行距：單

6、倍行距行距：單倍行距（3）版面）版面頁邊距：上頁邊距：上 3cm 下下 2.6cm 內(nèi)內(nèi)2.6cm 外外2.4cm頁眉：頁眉：1.5cm 頁腳：頁腳：1.6cm三、常用文體排版標(biāo)準(zhǔn)三、常用文體排版標(biāo)準(zhǔn)（一）頁面設(shè)置（一）頁面設(shè)置 文件頁面設(shè)置按以下路徑打開：文件文件頁面設(shè)置按以下路徑打開：文件/頁面設(shè)置頁面設(shè)置（此為（此為office2003版本下的打開方式，版本下的打開方式，office2007版版本略有不同，在此不贅述）本略有不同，在此不贅述）1、頁邊距：、頁邊距：上下左右都為上下左右都為2.4cm 裝訂線裝訂線0cm，裝訂線位置：左，裝訂線位置：左2、版式：、版式：（1）距邊界：頁眉）距

7、邊界：頁眉1.2cm，頁腳：，頁腳：1.2cm（2）文本對其方式：兩端對齊）文本對其方式：兩端對齊 3、紙張 標(biāo)準(zhǔn)A4紙 4、行距 1.0倍或1.5倍行距，可視具體情況選擇。 備注：在word默認情況下，一般只需要設(shè)置頁邊距和行距兩項數(shù)據(jù)指標(biāo)。 三、正文內(nèi)容格式要求三、正文內(nèi)容格式要求 1、標(biāo)題：華文中宋，三號，加粗居中； 2、標(biāo)題下空五號大小一行； 3、數(shù)字、字母字體：Times New Roman，時間的冒號在半角狀態(tài)下輸入； 4、二級標(biāo)題：標(biāo)題前空兩格，標(biāo)題為黑體、五號、加粗； 5、正文：宋體、五號，首行縮進兩個字符； 6、正文各部分內(nèi)容之間視情況空出五號大小一行； 7、正文結(jié)束后，在落

8、款和日期前空出五號大小三行，特殊情況下可視情況調(diào)整； 8、落款和日期不采用右對齊的段落格式，而是輸入空格，直到自動跳至下一行前為止；年份為“二一”的表達方式，月份不能為阿拉伯?dāng)?shù)字，其位置處于落款中下方左右； 9、各級標(biāo)題的序號從高級到低級一次是“一、（一） 1、 （1） 1 ”，其下如果還有列項，則用小寫英文字母表示。如果級別不多，則可在第二級是使用“1、”，然后再使用后面的序號。 四、通知及電話相關(guān)事宜四、通知及電話相關(guān)事宜（一）發(fā)通知和打電話時應(yīng)注意禮貌，以個人名義發(fā)信息或打（一）發(fā)通知和打電話時應(yīng)注意禮貌，以個人名義發(fā)信息或打電話時應(yīng)先表明身份。再說通知事宜。電話時應(yīng)先表明身份。再說通知

9、事宜。如：師兄如：師兄/師姐你好！我是（公管學(xué)院團學(xué)）秘書部的干事師姐你好！我是（公管學(xué)院團學(xué)）秘書部的干事?，F(xiàn)有一份。現(xiàn)有一份活動的邀請函，已放到你的宿舍樓下，活動的邀請函，已放到你的宿舍樓下，請你盡快領(lǐng)取。謝謝！請你盡快領(lǐng)取。謝謝?。ǘ┤羰菍F學(xué)內(nèi)部的群發(fā)短信，則開頭應(yīng)為（二）若是對團學(xué)內(nèi)部的群發(fā)短信，則開頭應(yīng)為“常委常委/部長部長/委委員你好！員你好！”；結(jié)尾應(yīng)為；結(jié)尾應(yīng)為“收到請回，謝謝！收到請回，謝謝！”署名應(yīng)為署名應(yīng)為“團學(xué)團學(xué)秘書部秘書部”。如：常委你好！明天（如：常委你好！明天（月月日）日）時將在團學(xué)辦公室召開時將在團學(xué)辦公室召開會，請準(zhǔn)時出席。收到請回，謝謝！會，請準(zhǔn)時出席

10、。收到請回，謝謝！ 團學(xué)秘書部團學(xué)秘書部（三）某些通知，如：（三）某些通知，如：“團學(xué)各個部門的通知團學(xué)各個部門的通知”、“秘書部內(nèi)秘書部內(nèi)部人員通知部人員通知”、“秘書部例會通知秘書部例會通知”等，由專門人員負責(zé)，其等，由專門人員負責(zé)，其他人員不得發(fā)送。他人員不得發(fā)送。（四）以（四）以“團學(xué)秘書部團學(xué)秘書部”為名義的通知，應(yīng)在發(fā)送完畢后，告為名義的通知，應(yīng)在發(fā)送完畢后，告知負責(zé)登記的同事，登記通知發(fā)送的時間和內(nèi)容等相關(guān)信息。知負責(zé)登記的同事，登記通知發(fā)送的時間和內(nèi)容等相關(guān)信息。五、日常辦公的禮貌用語及相關(guān)事宜五、日常辦公的禮貌用語及相關(guān)事宜（一）注意禮貌，見到老師、師兄、師姐們需問好。（一）注意禮貌，見到老師、師兄、師姐們需問好。（二）當(dāng)老師或師兄、師姐們有需要時，應(yīng)主動幫忙。（二）當(dāng)老師或師兄、師姐們有需要時，應(yīng)主動幫忙。（三）值班應(yīng)準(zhǔn)時，按時簽到、簽走。（三）值班應(yīng)準(zhǔn)時，按時簽到、簽走。（四）值班時應(yīng)及時了解近兩天活動室的借用情況、（四）值班時應(yīng)及時了解近兩天活動室的借用情況、（五）每個班次值班的人員，應(yīng)及時了解上一班同事所（五）每個班次值班的人員，應(yīng)及時了解上一班同事所交代的任務(wù)，并及時完成。交代的任務(wù)，并及時完成。（六）查看近期公文，派發(fā)給當(dāng)天值班的同事。（