2015年學(xué)校檔案工作會(huì)

1、2015年學(xué)校檔案工作會(huì)年學(xué)校檔案工作會(huì)20152015年年部門立卷歸檔部門立卷歸檔主要任務(wù)及要求主要任務(wù)及要求一、檔案館藏現(xiàn)狀一、檔案館藏現(xiàn)狀二、部門檔案工作職責(zé)二、部門檔案工作職責(zé)三、三、2015年檔案歸檔立卷的主要任務(wù)及要求年檔案歸檔立卷的主要任務(wù)及要求四、人事檔案的歸檔管理四、人事檔案的歸檔管理五、檔案的開放利用五、檔案的開放利用一、檔案館藏現(xiàn)狀一、檔案館藏現(xiàn)狀指標(biāo)指標(biāo)館藏總數(shù)館藏總數(shù)20052005年年20152015年年增量增量備注備注案卷總數(shù)（卷）指標(biāo)指標(biāo)單項(xiàng)內(nèi)容單項(xiàng)內(nèi)容20052005年年20152015年年增量增量備注備注教學(xué)檔案(卷)2278電子檔案（件）755實(shí)物檔案（件

2、）0重大活動(dòng)檔案（項(xiàng)）0聲像檔案（件）50n學(xué)校學(xué)校2012-2014年重大活動(dòng)檔案歸檔情況年重大活動(dòng)檔案歸檔情況序序號號歸檔單位歸檔單位活動(dòng)名稱活動(dòng)名稱歸檔數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)時(shí)間1建筑城規(guī)學(xué)院住建部建筑學(xué)專業(yè)碩士教育評估、城市規(guī)劃與設(shè)計(jì)專業(yè)碩士學(xué)位研究生教育評估紙質(zhì)（3本）光盤（4張）2012.1住建部建筑學(xué)專業(yè)本科（五年制）教育評估紙質(zhì)（3本）2012.1泰山學(xué)者論壇：“綠色建筑設(shè)計(jì)與理論”專題光盤1張，紙質(zhì)2014.92管理工程學(xué)院“城市發(fā)展與工程管理轉(zhuǎn)型.變革.創(chuàng)新國際學(xué)術(shù)研討會(huì)暨”中國建筑學(xué)會(huì)工程管理研究分會(huì)2012年年會(huì)紙質(zhì)（9項(xiàng)）電子版2012.9住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部工程管理專

3、業(yè)本科教育評估紙質(zhì)（14項(xiàng)）電子版2013.53熱能工程學(xué)院泰山學(xué)術(shù)論壇-可再生能源建筑利用技術(shù)紙質(zhì)（6項(xiàng)）光盤（4張）2012.94交通工程學(xué)院交通工程學(xué)院揭牌儀式紙質(zhì)（19項(xiàng)）光盤（5張）2012.115市政與環(huán)境工程學(xué)院 住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部給水排水工程專業(yè)教育評估紙質(zhì)（9項(xiàng)）電子版2013.56土木工程學(xué)院住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部土木工程專業(yè)本科教育評估(復(fù)評)紙質(zhì)（10項(xiàng)）電子版2013.5山東省GIS與智慧城市高層論壇紙質(zhì)5項(xiàng)、電子版2014.1泰山學(xué)者論壇：“土木工程預(yù)制裝配化研究進(jìn)展”專題光盤8張、1本書2014.17藝術(shù)學(xué)院“菲舍爾與濟(jì)南老火站” 暨山東建筑大學(xué)傳承建筑歷史文化實(shí)踐圖片展

4、展板（21張）電子版2012.128信電學(xué)院2013“泰山學(xué)術(shù)論壇-智能控制與電氣節(jié)能專題”紙質(zhì)15項(xiàng)、電子版、光盤6張2013.119外國語學(xué)院山東省第七屆中外教師外語教學(xué)研討會(huì)光盤4張、照片1張、電子版、紙質(zhì)24項(xiàng)2014.12n學(xué)校學(xué)校2012-2014年重大活動(dòng)檔案歸檔情況年重大活動(dòng)檔案歸檔情況序號序號歸檔單位歸檔單位活動(dòng)名稱活動(dòng)名稱歸檔數(shù)據(jù)歸檔數(shù)據(jù)活動(dòng)時(shí)間活動(dòng)時(shí)間10組織部2012年、2013年部門工作總結(jié)、述職報(bào)告等，2014年中層領(lǐng)導(dǎo)班子屆中述職、黨的群眾路線教育實(shí)踐活動(dòng)電子版、照片盤一張、紙質(zhì)2012-201411教務(wù)處申報(bào)山東省應(yīng)用型人才培養(yǎng)特色名校紙質(zhì)、電子版2012-20

5、1412科技處生態(tài)山東:優(yōu)美.自然.幸福學(xué)術(shù)研討會(huì)、部分科研獲獎(jiǎng)證書及專利證書等電子版2012-201413校長辦公室學(xué)校發(fā)文、鳥瞰建大、“鐵路工業(yè)及建筑展示基地”鐵路設(shè)施捐建項(xiàng)目活動(dòng)電子版、紙質(zhì)2012-201414學(xué)生處山東省教育廳高校學(xué)生公寓管理檢查評估紙質(zhì)、光盤2012-201415宣傳部啟智講堂、筑基講堂、2012-2013年媒體建大、建大新媒體、博物館的申報(bào)等紙質(zhì)（2本）光盤（19張）電子2012-201416團(tuán)委創(chuàng)業(yè)大講堂電子版2012-201417新聞中心學(xué)校重大活動(dòng)照片集，建大網(wǎng)絡(luò)新聞光盤6張，電子版2012-201418國際交流處學(xué)校出訪和外賓來訪等外事活動(dòng)照片2011-2

6、013出訪，2010-2013來訪電子版2012-201419工會(huì)第七屆一次教代會(huì)，第七屆三次教代會(huì)電子版、紙質(zhì)2012-201420設(shè)計(jì)院山東建大建筑規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院創(chuàng)建20/53周年院慶紀(jì)念活動(dòng)紙質(zhì)2012-201421研究生處2014屆研究生畢業(yè)典禮光盤2張2012-2014n存在問題：存在問題：檔案資源不豐富，人物檔案（學(xué)校名人、著名校友）書稿檔案資源不豐富，人物檔案（學(xué)校名人、著名校友）書稿字畫、有價(jià)值的實(shí)物，反映學(xué)校各歷史時(shí)期的史料記載（建制字畫、有價(jià)值的實(shí)物，反映學(xué)校各歷史時(shí)期的史料記載（建制文件），系統(tǒng)性專題檔案（如教學(xué)文件、教學(xué)大綱，歷屆校友文件），系統(tǒng)性專題檔案（如教學(xué)文件、

7、教學(xué)大綱，歷屆校友照片）照片）學(xué)生畢業(yè)照：學(xué)生畢業(yè)照：5959年建校歷史，檔案館目前征集到有年建校歷史，檔案館目前征集到有3939屆占屆占67%67%，但具體到班級合影空缺，但具體到班級合影空缺40%40%；三個(gè)中專學(xué)校已征集到；三個(gè)中專學(xué)校已征集到55%55%。二、部門檔案工作職責(zé)二、部門檔案工作職責(zé) (一一) 部門檔案工作職責(zé)和任務(wù)：部門檔案工作職責(zé)和任務(wù)： 三納入四同步: 納入學(xué)校各單位的規(guī)劃計(jì)劃，納入管理制度，納入管理人員的職責(zé)范圍。做到“四同步”管理：布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)要同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。 （二）（二）部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)的職

8、責(zé) 1、組織本單位人員學(xué)習(xí)黨和國家的檔案工作方針、政策、法令、法規(guī)、組織本單位人員學(xué)習(xí)黨和國家的檔案工作方針、政策、法令、法規(guī)、不斷提高職工的檔案意識。不斷提高職工的檔案意識。 2、認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，把檔案工作納人本單位的議事、認(rèn)真執(zhí)行學(xué)校檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度，把檔案工作納人本單位的議事日程，建立健全部門檔案工作管理制度，做到檔案工作與本部門其它工作同日程，建立健全部門檔案工作管理制度，做到檔案工作與本部門其它工作同步進(jìn)行。步進(jìn)行。 3、加強(qiáng)與學(xué)校檔案館的聯(lián)系，共同做好檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和、加強(qiáng)與學(xué)校檔案館的聯(lián)系，共同做好檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和總結(jié)，確保檔案的數(shù)量

9、與質(zhì)量?？偨Y(jié)，確保檔案的數(shù)量與質(zhì)量。 4、加強(qiáng)對本單位文秘人員和兼職檔案員的領(lǐng)導(dǎo)，提出具體要求并幫助解、加強(qiáng)對本單位文秘人員和兼職檔案員的領(lǐng)導(dǎo)，提出具體要求并幫助解決檔案工作中的實(shí)際困難，為檔案工作提供必要條件保證。決檔案工作中的實(shí)際困難，為檔案工作提供必要條件保證。 5、督促、支持兼職檔案員履行崗位職責(zé)，對兼職檔案員完成的立卷任務(wù)、督促、支持兼職檔案員履行崗位職責(zé)，對兼職檔案員完成的立卷任務(wù)應(yīng)計(jì)應(yīng)計(jì)入入工作量，并工作量，并作作為為其其晉職、考核的內(nèi)容之一。晉職、考核的內(nèi)容之一。 6、負(fù)責(zé)審查本部門歸檔案卷，參加相關(guān)檔案的鑒定工作。、負(fù)責(zé)審查本部門歸檔案卷，參加相關(guān)檔案的鑒定工作。 （三）（三

10、）部門兼職檔案員主要職責(zé)部門兼職檔案員主要職責(zé) 1、在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累、保管、整理、立卷、在部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、積累、保管、整理、立卷與歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，積極主動(dòng)做好部門檔案工作。與歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，積極主動(dòng)做好部門檔案工作。 2、做好部門立卷和平時(shí)立卷制度，認(rèn)真做好部門檔案管理工作，熟悉本部門主要業(yè)、做好部門立卷和平時(shí)立卷制度，認(rèn)真做好部門檔案管理工作，熟悉本部門主要業(yè)務(wù)和人員分工，及時(shí)收集整理各項(xiàng)工作中形成的各種載體的文件材料。務(wù)和人員分工，及時(shí)收集整理各項(xiàng)工作中形成的各種載體的

11、文件材料。 3、在檔案館工作人員的指導(dǎo)下，根據(jù)本部門不同種類的文件材料形成的特征，制定、在檔案館工作人員的指導(dǎo)下，根據(jù)本部門不同種類的文件材料形成的特征，制定案卷類目，合理分類存放，做到組卷合理，頁碼編寫準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標(biāo)案卷類目，合理分類存放，做到組卷合理，頁碼編寫準(zhǔn)確，卷內(nèi)目錄填寫清楚，案卷標(biāo)題簡明扼要，嚴(yán)格遵守在次年題簡明扼要，嚴(yán)格遵守在次年6月底前完成歸檔任務(wù)的規(guī)定，按時(shí)向?qū)W校檔案館辦理移交，月底前完成歸檔任務(wù)的規(guī)定，按時(shí)向?qū)W校檔案館辦理移交，保質(zhì)保量完成歸檔任務(wù)。保質(zhì)保量完成歸檔任務(wù)。 4、全校性重要和專題活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由主管（辦）部門兼、全校性重要

12、和專題活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由主管（辦）部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，在活動(dòng)結(jié)束十天內(nèi)向?qū)W校檔案館辦理移交。職檔案員負(fù)責(zé)收集整理，在活動(dòng)結(jié)束十天內(nèi)向?qū)W校檔案館辦理移交。 5、凡屬各部門歸檔范圍內(nèi)的文字材料，嚴(yán)格按照要求向檔案館辦理移交，不得由部、凡屬各部門歸檔范圍內(nèi)的文字材料，嚴(yán)格按照要求向檔案館辦理移交，不得由部門或個(gè)人分散保存。防止出現(xiàn)學(xué)校工作中重要檔案流失或不齊全不完整的現(xiàn)象。門或個(gè)人分散保存。防止出現(xiàn)學(xué)校工作中重要檔案流失或不齊全不完整的現(xiàn)象。 三、三、20152015年檔案歸檔立卷的主要任務(wù)及要求年檔案歸檔立卷的主要任務(wù)及要求 檔案館上半年對學(xué)校各部門在2014年度形成的

13、各類檔案在進(jìn)行集中立卷接收。希望各部門高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌安排，認(rèn)真負(fù)責(zé)，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核歸檔內(nèi)容，6月底前完成立卷歸檔工作。 2015年檔案立卷歸檔工作有年檔案立卷歸檔工作有三三個(gè)重點(diǎn)：個(gè)重點(diǎn)： 一是加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，進(jìn)一步理順歸檔機(jī)制，規(guī)范部門歸檔范圍和建檔工作，要求各院（部）、校直各部門做到應(yīng)歸盡歸； 二是規(guī)范干部人事檔案管理； 三是積極開展檔案編研利用，要求各院（部）、校直各部門認(rèn)真整理和挖掘檔案資源，對本部門教學(xué)、科研、重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、重大事件等檔案進(jìn)行專題編研和修史建志工作，為學(xué)校建校60周年和學(xué)校發(fā)展提供高效翔實(shí)的檔案信息。1 1、歸檔范圍歸檔范圍 凡2014年1

14、 月1日至12月31日期間，學(xué)校在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的文件材料均應(yīng)按照黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、人物、實(shí)物、重大活動(dòng)等十三類立卷歸檔。具體內(nèi)容按照山東建筑大學(xué)部門文件材料歸檔范圍執(zhí)行。 校直各部門文件材料歸檔范圍，包括該部門在其職能活動(dòng)的全過程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、電子、圖表、聲像、實(shí)物等不同載體的材料。（向上級主管部門呈報(bào)的有關(guān)報(bào)表）黨群、行政類文件材料的歸檔黨群、行政類文件材料的歸檔： 對學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究價(jià)值對學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考作用、憑證作用和研究價(jià)值；

15、反映學(xué)校黨政部門職能活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 歸檔的重點(diǎn)歸檔的重點(diǎn)：1. 本校形成的各種載體、形式的文件材料，特別是涉及全校性、綜合性的文件材料。2. 上級和其他單位所發(fā)的文、電及文件中針對我校的指令性、指導(dǎo)性的文件材料。教學(xué)類檔案教學(xué)類檔案 學(xué)校教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是學(xué)校檔案的主體、核心和重點(diǎn)。 歸檔重點(diǎn)歸檔重點(diǎn)綜合管理、學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)、招生、學(xué)籍管理、課堂教學(xué)與實(shí)踐、學(xué)位工作、教材等。（教務(wù)處、研究生處、繼續(xù)教育學(xué)院、各學(xué)院）科研類檔案科研類檔案 實(shí)行科技主管部門與課題組立卷歸檔制度?？蒲袡n案必須納入科研計(jì)劃、規(guī)劃、管理制度和有關(guān)人員職責(zé)范圍之中，與計(jì)劃管理

16、、課題管理、成果管理等工作緊密結(jié)合。實(shí)行科研工作和建檔工作“四同步”管理。 本校承擔(dān)課題各階段形成的各種載體、形式的文件材料，特別本校承擔(dān)課題各階段形成的各種載體、形式的文件材料，特別是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究成果依據(jù)的原始材料是研究實(shí)驗(yàn)階段形成的作為研究成果依據(jù)的原始材料必須歸檔必須歸檔。 外事類外事類 歸檔重點(diǎn)綜合管理、出國（境）、來校任教、講學(xué)、進(jìn)修、訪問、考察、國際合作、留學(xué)生工作，重大涉外和國外合作項(xiàng)目重大涉外和國外合作項(xiàng)目。 財(cái)會(huì)類財(cái)會(huì)類 主要內(nèi)容包括綜合管理、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬薄、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資清冊等。 人物類人物類：歸檔的主要內(nèi)容，包括生平傳記、工作業(yè)績、學(xué)術(shù)成果、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、社

17、會(huì)活動(dòng)、個(gè)人愛好等，歸檔的重點(diǎn)，在國內(nèi)外有影響的學(xué)科成就、學(xué)術(shù)成果、論文、著作、生平材料等。 實(shí)物實(shí)物類類：各院（部），校直各部門在其職能活動(dòng)和教學(xué)科研活動(dòng)中獲得的各種省部級以上獎(jiǎng)勵(lì)等實(shí)物，應(yīng)及時(shí)歸檔。 2 2、歸檔管理及要求、歸檔管理及要求 紙質(zhì)檔案歸檔要求：1、重要文件材料須有相應(yīng)的標(biāo)識，例如加蓋單位印章、部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人簽字等；2、學(xué)校發(fā)文，由擬稿單位整理立卷歸檔。上級來文、來函直接發(fā)至部門的，要求部門向檔案館移交歸檔；3、立卷歸檔的文件材料必須是原件。 電子檔案歸檔要求：電子文件原文應(yīng)移交光盤，文本文件一般采用WORD、WPS、PDF等格式,圖像文件一般采用JPEG等格式。 學(xué)籍學(xué)籍

18、學(xué)位檔案的歸檔管理學(xué)位檔案的歸檔管理：研究生處、教務(wù)處、繼續(xù)教育學(xué)院為學(xué)籍學(xué)位檔案主管部門，負(fù)責(zé)學(xué)位文件材料的統(tǒng)一制發(fā)和立卷歸檔的統(tǒng)一布置與驗(yàn)收；各院部教學(xué)辦公室、團(tuán)總支為學(xué)籍學(xué)位檔案的二級管理單位。負(fù)責(zé)學(xué)位檔案形成整理和向?qū)W校檔案館移交。按照校院兩級檔案管理的辦法，各院（部）的綜合檔案管理工作由學(xué)院（部）辦公室負(fù)責(zé)；院部留存的教學(xué)過程材料保管期限應(yīng)不少于五年。學(xué)院應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)檔案的安全科學(xué)保管工作，及時(shí)消除各種隱患。 3 3、時(shí)間、時(shí)間要求要求 歸檔時(shí)間統(tǒng)一要求為：校直各部門在6月底前歸檔；各院（部）學(xué)位檔案在10月底前歸檔；科研類檔案在項(xiàng)目完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔，基建類檔案在項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸

19、檔。學(xué)校重大活動(dòng)檔案主辦、承辦單位應(yīng)當(dāng)在活動(dòng)結(jié)束之日30日內(nèi)歸檔。 人事檔案是黨和國家的機(jī)密，是歷史地、全面地考察了解干部的重人事檔案是黨和國家的機(jī)密，是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)，其真實(shí)性是干部人事工作嚴(yán)肅性的基本保證。體現(xiàn)了一個(gè)人的基要依據(jù)，其真實(shí)性是干部人事工作嚴(yán)肅性的基本保證。體現(xiàn)了一個(gè)人的基本誠信，反映了黨員干部基本素質(zhì)。加快學(xué)校人事檔案工作的制度化、規(guī)本誠信，反映了黨員干部基本素質(zhì)。加快學(xué)校人事檔案工作的制度化、規(guī)范化、信息化和科學(xué)化建設(shè)，才能更好的為學(xué)校干部、人事、師資管理和范化、信息化和科學(xué)化建設(shè)，才能更好的為學(xué)校干部、人事、師資管理和人事決策工作服務(wù)。人事決策工作服務(wù)。 1. 1.部門負(fù)責(zé)人是部門負(fù)責(zé)人是人事檔案人事檔案歸檔歸檔管理的第一責(zé)任人管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本負(fù)責(zé)本部門部門人員歸人員歸檔材料檔材料鑒鑒別審核；別審核；2 2. .嚴(yán)把嚴(yán)把“入口關(guān)入口關(guān)”，規(guī)范檔案材料收集渠道。人事檔案，規(guī)范檔案材料收集渠道。人事檔案由組織部由組織部、人事處收集鑒別審核歸