控制減少辦公用品費用

1、關于降低辦公費用指導性的建議為積極響應和貫徹公司“降本增效工作，進一步降低辦公本錢， 減少辦公費用開支，遏制浪費現(xiàn)象，結合公司實際情況特擬訂指導性 建議。一、辦公費用是指固定資產(chǎn)購置費、低值易耗品購置費、 500 元以下辦公用品及耗 材費用、復印打印費、維修費等 5 項費用。二、管理職責1 、辦公費用的歸口管理部門是辦公室，各部門 / 工程配合進行。2、辦公室的職責：(1) 擬定年度辦公費用的總指標，根據(jù)公司審批通過的總指標或 預算進行分解指標；(2) 指定專人按月對辦公費用進行統(tǒng)計， 分攤費用到部門 / 工程與 人，每月 10 號前出上月的統(tǒng)計報表；(3) 按月收集各部門 / 工程固定資產(chǎn)、

2、低值易耗品、辦公用品及耗 材的采購并匯總；(4) 負責辦公費用的統(tǒng)計、審核并按月分解到個人，公用性質的 辦公費用分解到各部門 / 工程公司公用的辦公費用分到辦公室但不納 入辦公室辦公費用考核 ；(5) 負責固定資產(chǎn)購置費用、低值易耗品購置費用以及辦公用品 和耗材費用、維修費用的請款以及報銷手續(xù)辦理；(6) 監(jiān)督各部門/工程的費用使用情況并對可能超支的單位提前預警；(7) 負責辦公費用的考核。每季度第一月10日前、每年一月份的10日前內分別對上季度、上一年的辦公費用進行考核并公布考核結果。三、各部門/工程的職責：(1) 每月25日前填報本部門/工程次月的?辦公用品月度需用方案申報表?交辦公室；(

3、2) 負責對辦公室提供的費用統(tǒng)計表進行確認并簽署意見；四、辦公費用控制1、堅持辦公用品登記、簽字、領用制度。各部門辦公用品有專人管理，在申請領用文具類或紙張類辦公用品時應將其上次領用情況作備 注說明。電池類用品一律實行“以壞換新的原那么，臨時急用用品除外可反復使用的辦公用品一律不得新購。2、 剪刀、訂書機、計算器、直尺等人手一件，損壞按領用時間2年 以上允許以舊換新。如屬于質量問題損壞，視情況而定3、加快推進無紙化辦公，利用 0A辦公系統(tǒng)或網(wǎng)絡電子文檔進行公 文處理，減少紙質文件和復印數(shù)量。4、根據(jù)文件需要確需紙質打印或復印時，要嚴格控制紙張數(shù)量，提倡紙張雙面使用和單面廢紙再利用。各部門打印機

4、、復印機旁設置“可再利用紙張收集箱，用于收集用紙過程中可再利用的紙張。打印、復 印非正式資料時，應首先使用收集箱中的單面紙張。屬于保密資料的 文件，即不可再利用，各部門應及時銷毀。5、 嚴格控制辦公用品及復印紙張的領取，1包以上含1包的復 印紙必須經(jīng)部門經(jīng)理簽批，并做好紙張用途及數(shù)量登記，接受質檢的 監(jiān)督檢查。6、 電腦、打印機、復印機、機、照相機等設備，要落實管理責任， 加強管理延長其使用壽命，在使用中出現(xiàn)故障以檢查維修為主，使用 期不考慮更換。盡量減少硒鼓、墨粉等材料的消耗量，防止因保管及 使用不當導致?lián)p耗，降低辦公設備消耗；電腦設備不能維修的，統(tǒng)一 由電腦部整合作零部件再次利用。7、加強

5、復印機管理，各部門每次復印時在復印登記本上簽字，綜合 部隨時抽查登記情況。財務對各部門辦公用品使用情況進行季度專項 檢查，并將結果納入其績效考核。8、辦公筆提倡選用鋼筆和墨水，減少中性筆或簽字筆申購，重復利 用中性筆或簽字筆筆套，到達降本的目的。9、減少申購，物品公用。如照相機、復印機、打印機網(wǎng)絡打印 等，由專人保管建立內部借用登記制度。如需外借，未經(jīng)領導批準， 保管人不得擅自外借，如因私自借出或使用保管不善造成損壞、喪失 的，按?酒店財務制度?進行賠償。10、來訪人員接待視情況提供一次性紙杯，盡量減少一次性紙杯的使 用量。五、辦公配套費用控制1、用電1春秋季減少空調的開啟；2冬夏季根據(jù)天氣情

6、況，適度控制空調溫度。辦公區(qū)域夏季室內 溫度26 C以上開啟空調；冬季室內溫度18 C以下開啟空調，離開 辦公室必須關閉空調；3開空調時不準開門窗，工作時間提倡每天少開1小時空調；4碎紙機、復印機用后立即關閉電源；5飲水機下班后關閉電源；6辦公電腦長時間不用時，應關閉電腦顯示器；下班前1分鐘應關閉辦公室內全部電器設備。2、純潔水1各辦公室要合理使用純潔水，減少水資源浪費；2不得用純潔水涮杯子，澆花草。以上建議主要是通過部門加強辦公用品的科學管理及有效利用， 減少浪費，增強降本意識，切實把“降本增效工作落到實處。六、費用組成說明1、 固定資產(chǎn)費用與低值易耗品費用是指各部門 /工程新購物品產(chǎn)生的

7、費用。各部門/工程閑置的固定資產(chǎn)由辦公室統(tǒng)一調撥，調撥的固定資 產(chǎn)不進入調入部門的固定資產(chǎn)費用。2、2500元以下辦公用品及耗材是以各部門/工程的領用量乘以領用物 品的單價進行結算。3、維修費是以各部門/工程實際發(fā)生的維修費用進行統(tǒng)計，復印機的維修費按各部門/工程復印量的比例進行分攤。 公司公用設施、設備包 括但不限于機、程控交換機等的維修費用分到辦公室但不納入辦公室辦公費用考核。七、辦公費用考核方法1、辦公費用的考核采用過程控制與結果控制相結合的方法；采用季度 考核與年終考核相結合的方式進行。考核單必須由辦公室與責任人雙 方簽字生效，將在季度末和年終公布，公布前將對超出標準的責任人 先進行核

8、對。2、 考核方法中所有的費用數(shù)據(jù)是以費用產(chǎn)生部門/工程與辦公室雙方 簽字確認的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為準。3、辦公費用考核標準是以人均辦公費用的標準作為考核依據(jù)。分為季 度考核標準和年考核標準。八、部門考核標準1、季度考核標準人均辦公費用標準x季度末月部門/工程人數(shù)x 32、年考核標準人均辦公費用標準x當年末月本部門/工程人數(shù)x 123、以上標準中所涉及到的當月、當季度、當年末月人數(shù)是指以辦公室 提供的當月最后一天、當季度最后一天以及當年最后一天單位在崗人 數(shù)。部門/工程辦公費用考核標準表部門辦公用品易耗品備注工程部元/月元/月籌劃部元/月元/月材料部元/月元/月財務部元/月元/月造價部元/月元/月銷售部

9、元/月元/月辦公室元/月元/月東托工程部元/月元/月工程技術部元/月元/月遼河口工程部元/月元/月阜新工程部元/月元/月集團辦元/月元/月九、考核方法1、 辦公室根據(jù)統(tǒng)計的結果以及設定的標準來判斷各部門/工程的辦公費用標準并與部門負責人簽定?部門人均辦公費用確認書?，同時公開明確?物品使用時間?，按月將各部門的辦公費用進行分攤并按季度考 核；主要針對各部門是否將每月、每季度以及當年全年的辦公費用控制在規(guī)定的額度范圍內。2、考核結果主要用于對部門的提示與預警，作為部門控制辦公費用的 參考數(shù)據(jù)。3、各部門考核結果評判標準為人均標準，有實際情況不同者，可在考核結果核對期間3日內到辦公室申述并提供相關證明材料方可修訂考 核結果，過期或材料不可取過于違反常理或沒有部門分管領導簽字 認可那么按照原考核結果生效。十、考核超標的標準與獎罰1、根據(jù)各部門簽定的?部門辦公費用確認單?的最低人均辦公費用標準，浮動在10%以上那么超標，浮動在10%以下那么應提出獎勵；部門/ 工程如果當季度的辦公費