文件控制程序培訓(xùn)

1、 1精精 度度+ 高高 產(chǎn)產(chǎn)在中國在中國 2本次培訓(xùn)的主要目的本次培訓(xùn)的主要目的:一、使員工了解質(zhì)量體系文件的基本架構(gòu)，重要性及控制要求，以便為將來進(jìn)行全員參與質(zhì)量管理，建立質(zhì)量管理體系打好基礎(chǔ)；二、培養(yǎng)和提高員工編制質(zhì)量體系文件的能力；三、為了更好的實(shí)施文件控制程序。 3培訓(xùn)教材主要內(nèi)容培訓(xùn)教材主要內(nèi)容:一一文件基礎(chǔ)培訓(xùn)文件基礎(chǔ)培訓(xùn)二二文件編寫技巧培訓(xùn)文件編寫技巧培訓(xùn)三三文件控制程序培訓(xùn)文件控制程序培訓(xùn) 4 5這些情況我們是否遇到過經(jīng)常出現(xiàn)的問題：經(jīng)常出現(xiàn)的問題：1.技術(shù)文件新老版本混合使用，沒有標(biāo)識、員工不知道使用哪個(gè)版本，導(dǎo)致生產(chǎn)大量的不合格品；2.管理文件沒有簽批、評審，導(dǎo)致各部門執(zhí)行

2、不力；3.現(xiàn)場文件沒有放至員工崗位可接觸處，導(dǎo)致員工無法直接獲得，文件發(fā)霉，上了一層灰。 6也許這樣會(huì)好一些 7l什么是文件？什么是文件？ 文件：信息及其承載媒體。示例：記錄、規(guī)范、程序文件、圖樣、報(bào)告、標(biāo)準(zhǔn)等。注：媒體可以是紙張，計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其他電子媒體，照片或標(biāo)準(zhǔn)樣品， 或它們的組合。ISO9000:2005質(zhì)量管理體系 基礎(chǔ)與術(shù)語中給出的定義：文件能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，其作用在于 ：（1）符合標(biāo)準(zhǔn)要求）符合標(biāo)準(zhǔn)要求 在在ISO9001條文中，要求組織條文中，要求組織“建立體系，形成文件，加以實(shí)施和保持建立體系，形成文件，加以實(shí)施和保持”（2）工作的依據(jù)）工作的依據(jù)明確工作職責(zé)明確

3、工作職責(zé)和內(nèi)容和內(nèi)容明確工作規(guī)程，規(guī)范管理明確工作規(guī)程，規(guī)范管理合理化改進(jìn)工作流程，改善部門間溝通合理化改進(jìn)工作流程，改善部門間溝通提供適宜的培訓(xùn)提供適宜的培訓(xùn)l文件到底有什么作用？文件到底有什么作用？ 8（3）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ)）提升管理技術(shù)水平的基礎(chǔ) 當(dāng)所有的工作要求都文件化后，可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷提升管理和當(dāng)所有的工作要求都文件化后，可在此基礎(chǔ)上通過日常工作不斷提升管理和技術(shù)的要求。技術(shù)的要求。（4）提供質(zhì)量管理體系實(shí)施和評價(jià)改進(jìn)的依據(jù)）提供質(zhì)量管理體系實(shí)施和評價(jià)改進(jìn)的依據(jù)（5）有利于知識經(jīng)驗(yàn)的積累和共享及作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化）有利于知識經(jīng)驗(yàn)的積累和共享及作業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化（6）改善人際關(guān)

4、系）改善人際關(guān)系 用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的要求，在執(zhí)行上大大減少了口頭式用于工作的依據(jù)全部在書面上有明確的要求，在執(zhí)行上大大減少了口頭式的命令和溝通，同時(shí)減少了同事之間發(fā)生工作摩擦的機(jī)會(huì)的命令和溝通，同時(shí)減少了同事之間發(fā)生工作摩擦的機(jī)會(huì)l文件文件到底有什么作用到底有什么作用？ 9質(zhì)質(zhì) 量量手手 冊冊程序文件程序文件作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書記記 錄錄綱領(lǐng)文件，表明意向及達(dá)到此目的的策略及方法。說明由誰負(fù)責(zé)執(zhí)行什么及什么情況下執(zhí)行程序。說細(xì)說明如何執(zhí)行某些工作，如制度、規(guī)章、規(guī)定、管理辦法、流程圖、作業(yè)指導(dǎo)書、圖紙、工藝文件、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。證明已按文件執(zhí)行工作的證據(jù)質(zhì)量體系文件的架構(gòu)

5、 10受控文件：受控文件：是指需進(jìn)行編、審、批，分發(fā)時(shí)需登記，更改/作廢時(shí)也需收回，在使用過程中始終為最新有效版本的文件，通常在這類文件的每一面蓋有“受控文件”標(biāo)識。作廢文件：作廢文件：是指已公布失效或廢止的文件。外來文件：外來文件：是指來自公司外部的文件，如法律法規(guī)、顧客圖紙、國家（或國際）標(biāo)準(zhǔn)等。 11 121.1. 符合性符合性 l 符合標(biāo)準(zhǔn)的要求；符合標(biāo)準(zhǔn)的要求；l 符合法律法規(guī)的要求；符合法律法規(guī)的要求；l 符合組織的實(shí)際情況；符合組織的實(shí)際情況；2.2. 確定性確定性l 在描述質(zhì)量活動(dòng)過程時(shí)，必須具有確定性。保證過程的一致性，確保過程結(jié)果的在描述質(zhì)量活動(dòng)過程時(shí)，必須具有確定性。保證

6、過程的一致性，確保過程結(jié)果的穩(wěn)定。穩(wěn)定。l 即做什么即做什么(what) (what) 、為什么做、為什么做(why)(why)、何時(shí)做、何時(shí)做(when)(when)、在哪里做（、在哪里做（Where)Where)、由誰、由誰去做去做(who)(who)、怎樣做、怎樣做(how) (how) ，必須加以明確規(guī)定。，必須加以明確規(guī)定。3.3. 相容性相容性 質(zhì)量管理體系文件之間應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，質(zhì)量管理體系文件之間應(yīng)保持良好的相容性，即不僅要協(xié)調(diào)一致，不相互矛盾，而且要各自為實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。而且要各自為實(shí)現(xiàn)總目標(biāo)承擔(dān)相應(yīng)的任務(wù)。編制應(yīng)遵循的原則：編制應(yīng)

7、遵循的原則： 134. 4. 可操作性可操作性 每個(gè)文件都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)、利益和成本，尋求最佳的平衡要符合組織的客觀實(shí)際，使每個(gè)文件都應(yīng)權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)、利益和成本，尋求最佳的平衡要符合組織的客觀實(shí)際，使其具有可操作性。這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提。其具有可操作性。這是文件得以貫徹執(zhí)行的重要前提。5. 5. 系統(tǒng)性系統(tǒng)性 質(zhì)量管理體系本是一個(gè)由組織架構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成的有機(jī)整體。應(yīng)對過程輸質(zhì)量管理體系本是一個(gè)由組織架構(gòu)、程序、過程和資源構(gòu)成的有機(jī)整體。應(yīng)對過程輸入、輸出、過程之間的界面接口和相互關(guān)系，以及文件的層次（支持性）關(guān)系施以有效入、輸出、過程之間的界面接口和相互關(guān)系，以及文件的層次（支持性

8、）關(guān)系施以有效的控制，使質(zhì)量管理體系文件形成一個(gè)有機(jī)的整體。的控制，使質(zhì)量管理體系文件形成一個(gè)有機(jī)的整體。6.6.增值性。增值性。 每個(gè)文件都應(yīng)體現(xiàn)出增值性。沒有文件就得不到控制，會(huì)出現(xiàn)很多問題，甚至產(chǎn)生每個(gè)文件都應(yīng)體現(xiàn)出增值性。沒有文件就得不到控制，會(huì)出現(xiàn)很多問題，甚至產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)的過程都應(yīng)建立文件。那些無關(guān)的，低風(fēng)險(xiǎn)的或者大家的一般慣例無需建立文件。風(fēng)險(xiǎn)的過程都應(yīng)建立文件。那些無關(guān)的，低風(fēng)險(xiǎn)的或者大家的一般慣例無需建立文件。7. 7. 預(yù)防預(yù)防 預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓，在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要預(yù)先對可能的各種影響因素作出有預(yù)防是質(zhì)量保證的精髓，在質(zhì)量管理活動(dòng)中，要預(yù)先對可能的各種影響因素作出有效控制

9、安排，應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。效控制安排，應(yīng)注重如何發(fā)現(xiàn)各種潛在的不合格因素，并在體系文件中加以體現(xiàn)。 148.持續(xù)改進(jìn)持續(xù)改進(jìn) 任何管理活動(dòng)的安排均應(yīng)善始善終，實(shí)施動(dòng)態(tài)控制，并按照任何管理活動(dòng)的安排均應(yīng)善始善終，實(shí)施動(dòng)態(tài)控制，并按照PDCAPDCA循環(huán)力求不斷改循環(huán)力求不斷改進(jìn)。在體系策劃及文件編制時(shí)應(yīng)體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。進(jìn)。在體系策劃及文件編制時(shí)應(yīng)體現(xiàn)閉環(huán)管理思想。9. 普及性普及性 盡可能擴(kuò)展到組織最低層次。盡可能擴(kuò)展到組織最低層次。 15 質(zhì)量管理體系文件編制除了應(yīng)遵循前面所列的編寫原則之外，還應(yīng)注意以質(zhì)量管理體系文件編制除了應(yīng)遵循前面所列的編寫原則之

10、外，還應(yīng)注意以下事項(xiàng)：下事項(xiàng)：1.1. 規(guī)范性（格式、內(nèi)容）規(guī)范性（格式、內(nèi)容） 為保持文件的規(guī)范性，應(yīng)用統(tǒng)一的要求來編寫，而不能自行其是，為保持文件的規(guī)范性，應(yīng)用統(tǒng)一的要求來編寫，而不能自行其是，“百百花齊放花齊放”。2.2. 邏輯性邏輯性 在內(nèi)容安排及說明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。在內(nèi)容安排及說明文字中，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。3.3. 異常流的控制異常流的控制 即即“非正常的少數(shù)非正常的少數(shù)”，指質(zhì)量活動(dòng)失控所造成的那一部分，異常流下的，指質(zhì)量活動(dòng)失控所造成的那一部分，異常流下的產(chǎn)品易失控而造成品質(zhì)問題。如例緊急放行、設(shè)備漏檢、標(biāo)示丟失等。在體產(chǎn)品易失控而造成品質(zhì)問題。如例緊急放行、設(shè)備漏檢、標(biāo)示丟失等。在體系文件中應(yīng)對異常流有充分的控制措施，來預(yù)防失控。系文件中應(yīng)對異常流有充分的控制措施，來預(yù)防失控。 164 4 文字表達(dá)準(zhǔn)確、順暢、簡練文字表達(dá)準(zhǔn)確、順暢、簡練要注意文字表達(dá)的規(guī)范性。要注意文字表達(dá)的規(guī)范性。“準(zhǔn)確準(zhǔn)確”就是要表達(dá)清楚，避免歧意。就是要表達(dá)清楚，避免歧意?！绊槙稠槙场本褪且Z句通順，流暢。就是要語句通順，流暢。